9. Kết cấu của Luận văn:
3.2. Xây dựng mô hình quản lý nhân lực KH&CN tại cácđơn vị quản lý
qui hoạch đô thị.
Sau hơn hai mƣơi năm đổi mới với tốc độ phát triển kinh tế nhanh kéo theo sự dùng nổ đô thị đã phát sinh nhiều vấn đề về qui hoạch kiến trúc đô thị, sử dụng đất, ô nhiễm môi trƣờng... khiến bức tranh chung về kiến trúc đô thị còn qúa nhiều bất cập, thậm chí đƣợc đánh giá là chắp vá, xộc xệch.
Có không ít các điều luật, văn bản pháp lý đã đƣợc ban hành trong những năm qua, cụ thể đã 10 năm triển khai thí điểm mô hình Kiến trúc sƣ trƣởng ở hai thành phố lớn là Hà nội và TP HCM, rồi mấy năm qua là chuyển sang mô hình quản lý mới là Sở quy hoạch kiến trúc. Nhƣng đến nay vấn đề qui hoạch kiến trúc vẫn là đề tài nóng bỏng và không ít những sự kiện về vấn đề này đang trở thành vấm đề khá nổi cộm trong cả nƣớc.
Thành phố Hải Dƣơng cũng không nằm ngoài cái vòng luẩn quẩn của kiến trúc đô thị nói chung của Việt Nam hiện nay. Thành phố chƣa xây dựng đƣợc mô hình nào thích hợp với điều kiện đó, mọi việc đề mang tính dập khuôn máy móc, thiếu khoa học, chƣa thoát ra khỏi cái hạn chế về tƣ duy trong việc sử dụng, quản lý nguồn nhân lực thực hiện việc quản lý qui hoạch đô thị. Cho dù đội ngũ này hiện nay không phải là không có trình độ, năng lực
chuyên môn, họ đều đƣợc đào tạo một cách chính qui tại các trƣờng Đại học, tuy nhiên việc sử dụng, bố trí, sắp xếp họ vào vị trí nào, quản lý ra sao đến việc trả công, chế độ lƣơng thƣởng còn nhiều vấn đề cần phải nghiên cứu, xem xét một cách khoa học hơn.
Bên cạnh những mục tiêu của quy hoạch xây dựng đô thị đã đƣợc khẳng định rất rõ ràng, nhiệm vụ cũng đƣợc đánh giá là rất lớn lao, nặng nề, còn lại là việc tổ chức thực hiện, đƣa ra những giải pháp hợp lý, cụ thể để chúng ta có những thành công nhƣ mong muốn. Đó là đã quy hoạch xây dựng và xây dựng đƣợc những khu đô thị phát triển.
Muốn đô thị của thành phố phát triển bền vững cần phải thể hiện ở lĩnh vực, có những thay đổi về nhận thức, sự hiểu biết và nâng cao trình độ chuyên môn và phải biến thành những hành động thực sự. Trong các lĩnh vực:
- Lĩnh vực những ngƣời hoạch định chính sách ra những quyết định phê duyệt các đồ án quy hoạch và các quyết sách chiến lƣợc.
- Những nhà chuyên môn, các chuyên gia, các nhà khoa học hoạt động trong mọi lĩnh vực và các nhà quy hoạch, kiến trúc, xây dựng, lập các dự án về quy hoạch và phát triển đô thị.
- Những nhà quản lý điều hành xây dựng đô thị, theo các quy hoạch xây dựng đã đƣợc nghiên cứu đề xuất và phê duyệt.
- Cộng đồng: ở đây muốn nói đến cộng đồng của các nhà đầu tƣ, những ngƣời dân, cũng cần phải hiểu đƣợc vai trò quan trọng của quy hoạch xây dựng đô thị, cùng gắn kết tham gia với các nhà chuyên môn ở từng vị trí, từng công đoạn của cả quá trình lập và thực hiện quy hoạch với tƣ cách là những ngƣời trong cuộc.
Từ những nhận định và mong muốn đó, trong phạm vi nghiên cứu của mình, tác giả luận văn xin đề cập một số mô hình sau, giúp cho việc quản lý nhân lực KH&CN tại các đơn vị quản lý qui hoạch đô thị trên địa bàn thành
phố đạt đƣợc hiệu qủa cao hơn, hoàn thành nhiệm vụ chính trị đƣợc giao . Đó là:
3.2.1. Xây dựng mô hình quản lý theo cấu trúc ma trận:
Đổi mới quản lý tổ chức và nhân lực KH&CN phải được tiến hành đồng thời, chúng thúc đẩy lẫn nhau trong tiến trình hoàn thiện đổi mới, sẽ không thực hiện được đổi mới quản lý nhân sự nếu không tổ chức lại hệ thống, tính kém hiệu qủa của hoạt động KH&CN bắt nguồn từ tổ chức không hợp lý... Lý thuyết tổ chức (PGS.TS Phạm Huy Tiến).
Các đơn vị quản lý qui hoạch đô thị là một hệ thống bao gồm việc cho
ra các đồ án qui hoạch kiến trúc, cảnh quan (sản xuất) và ứng dụng vào thực
tế tại địa phƣơng, vị trí nơi nghiên cứu qui hoạch (phân phối sản phẩm). Với
ngôn ngữ là các bản vẽ qui hoạch thể hiện chủ yếu trên chất liệu giấy, lụa để truyền tải đến ngƣời dân nơi thực hiện dự án và cộng đồng dân cƣ.
Với trung tâm quản lý qui hoạch- Sở xây dựng có thể coi đây là một tổ chức công nghệ do nó có thể thỏa mãn định nghĩa về công nghệ, vì có các thành phần của công nghệ nhƣ: qui trình thiết kế sản phẩm, hệ thống thiết bị kỹ thuật, cơ cấu tổ chức, hệ thống thông tin và con ngƣời, có cơ sở hạ tầng và các nguồn lực khác để thiết kế, sản xuất và truyền thông tin.
Theo lý thuyết hệ thống thì tính hệ thống ở bậc cao hơn bao giờ cũng qui định tính hệ thống ở bậc thấp hơn nó. Trong mỗi vấn đề đều có một hệ thống riêng và bản thân bài toán cũng là một hệ thống. Và tất cả những gì có liên quan đến hệ thống nói chung cũng đều đúng với bài toán trên hai phƣơng diện, đó là: hệ có trong bài toán và bài toán nhƣ là hệ thống.
Đối với công nghệ thì các thành phần có mối quan hệ mật thiết với nhau, chúng bổ sung cho nhau, không thể thiếu bất cứ một thành phần nào trong đó. Nhƣng giới hạn tối thiểu để có thể thực hiện qúa trình biến đổi, đồng thời cũng có giới hạn tối đa cho mỗi thành phần để hoạt động biến đổi mà không mất đi tính tối ƣu, tính hiệu quả của công nghệ đƣợc khảo sát.
Phần kỹ thuật là cái cốt lõi nhất của công nghệ. Máy móc, thiết bị cùng với con ngƣời sẽ tăng đƣợc sức mạnh và trí tuệ. Các đặc tính điển hình cho một qúa trình biến đổi, đó là: mức độ phức tạp, mức năng lƣợng phát ra, cách xử lý, công cụ cần dùng; về năng xuất và mức độ chính xác có thể chắc chắn đạt đƣợc, nhƣng máy móc nhờ vào sự nhanh, chính xác sẽ đạt kết quả cao hơn con ngƣời trong mỗi tổ chức.
Sự hoạt động trong dây chuyền phải liên kết một cách đồng bộ của cả phần kỹ thuật, con ngƣời và các thông tin đƣa tới. Con ngƣời điều khiển máy móc hoạt động, cải tiến thay thế và bổ sung các tính năng của hệ thống. Chức năng chính của yếu tố con ngƣời trong một hệ thống đó là: điều hành và hỗ trợ. Chức năng điều hành gồm vận hành máy móc, theo dõi hoạt động của máy móc; hỗ trợ trong việc bảo dƣỡng, đảm bảo chất lƣợng và quản lý chu trình sản xuất. Mọi công nghệ con ngƣời đều có thể làm chủ đƣợc, sự phức tạp của con ngƣời không chị phụ thuộc vào kỹ năng làm việc mà còn ở thái độ của từng cá nhân đối với công việc. Họ quyết định mức độ đạt đƣợc hiệu qủa của phần kỹ thuật, điều này có liên quan đến thông tin mà con ngƣời đƣợc trang bị cũng nhƣ hành vi, thái độ của họ dƣới sự điều khiển của tổ chức.
Tổ chức đóng vai trò điều hòa, phối hợp ba thành phần trên của công nghệ để thực hiện hoạt động biến đổi vật chất và thông tin một cách có hiệu qủa. Nó là công cụ để quản lý; lập kế hoạch, bố trí nhân sự, tổ chức bộ máy, động viên thúc đẩy và kiểm soát mọi hoạt động trong công nghệ. Đánh giá phần vai trò của phần tổ chức, ngƣời ta coi nó là động lực của một công nghệ. Mức độ phức tạp của phần tổ chức phụ thuộc vào mức độ phức tạp của ba thành phần của công nghệ đƣợc khảo sát.
Với đặc điểm chức năng và nhiệm vụ của các đơn vị quản lý qui hoạch đô thị nhƣ trên, việc tổ chức quản lý nguồn nhân lực KH&CN theo cấu trúc ma trận là hợp lý. Trong lý thuyết khoa học quản lý, cấu trúc ma trận là loại hình tổ chức kết hợp cả hai loại cấu trúc: cấu trúc chức năng và cấu trúc dự án.
Với qui trình khảo sát, thiết kế, quản lý các dự án qui hoạch của các đơn vị quản lý qui hoạch nhƣ vậy thì rõ ràng nhận thấy đƣợc đây là một tổ chức có cơ cấu ma trận dự án tổ chức hỗn hợp cơ cấu chức năng và dự án. Trong mô hình này có rất nhiều biến thể thành phần. Cấu trúc ma trận xuất hiện khi các tổ chức chức năng thực hiện dự án, các chuyên gia là các KS, KTS, KTV ở các bộ phận khác nhau trong cơ cấu chức năng của đơn vị tổ chức tham gia vào dự án mà ngƣời ta thƣờng gọi là “ekíp” làm dự án. Với sự xuất hiện của cấu trúc ma trận nó sẽ phá vỡ chức năng truyền thống lâu nay, nó đòi hỏi phải sử dụng một cách sáng tạo, năng động và hiệu qủa nguồn nhân lực trong tổ chức, các đội dự án và các tổ chức tạm thời khác trong cơ cấu ma trận giúp tối ƣu hóa khả năng khai thác nguồn nhân lực KH&CN, họ đƣợc tập hợp lại để giải quyết vấn đề mà cơ cấu chức năng không thực hiện đƣợc, sau khi hoàn thành nhiệm vụ họ trở về vị trí cũ ở cơ cấu chức năng. Ngƣời tham gia vào dự án chỉ là ngƣời mƣợn ở tổ chức chức năng chứ không thuộc về nhà quản lý dự án. Trách nhiệm của họ là trách nhiệm kép, vừa thực hiện nhiệm vụ của cơ cấu chức năng vừa thực hiện nhiệm vụ của cơ cấu dự án và chịu sự chi phối của hai thủ trƣởng với quyền lực chức năng và quyền lực dự án.
Sử dụng cấu trúc ma trận cho phép tổ chức sẽ phản ứng nhanh hơn với sự thay đổi của môi trƣờng, thị trƣờng thông qua cơ cấu dự án nhƣng không phá vỡ cơ cấu chức năng, giữ đƣợc cơ cấu chức năng để thỏa mãn kế hoạch dài hạn, đây là một tổ chức mềm dẻo có nhiều khả năng sáng tạo, linh hoạt và uyển chuyển; kiến thức, kinh nghiệm phong phú sẽ đƣợc dịch chuyển từ dự án này qua dự án khác. Do đó đáp ứng nhanh hơn yêu cầu của khách hàng, có thể đạt cân bằng tốt hơn giữa thời gian, chí phí và kết qủa thông qua sự kiểm tra bên trong, cân bằng bên trong và sự đàm phán liên tục giữa tổ chức và dự án đƣợc xem xét.
Nhƣng bên cạnh đó, tổ chức ma trận cũng gặp phải một số trở ngại nhƣ: thông thƣờng những ngƣời tham gia dự án là những ngƣời có năng lực nên ngƣời quản lý dự án phải đáp ứng các giá trị về chuyên môn tƣơng ứng.
Kỷ luật cũng có thể coi là vấn đề nảy sinh vì chế độ làm việc rất tự do trong nhóm do quan hệ quyền lực không rõ ràng, đôi khi còn vị nể. Mỗi dự án có một mục tiêu khác nhau, cũng nhƣ mục tiêu của tổ chức. Khả năng giao tiếp khi thực thi dự án mà không kịp thời sẽ gây ra những xáo trộn trong nội bộ nhóm và chức năng trong cơ cấu chuyên môn, đặc biệt với ngành quản lý quy hoạch đô thị.
Nhƣ đã đề cập và phân tích ở trên, hiện trung tâm quản lý qui hoạch kiến trúc đô thị có thực hiện cơ chế quản lý nguồn nhân lực theo cách tạm thời tách một bộ phận trong đội ngũ nhân lực KH&CN hoàn toàn khỏi công việc hàng ngày, dần hình thành các nhóm chuyên biệt, họ làm việc trong các dự án mà tỉnh giao cho sở rồi sở lại giao cho trung tâm thực hiện. Tại UBND Thành phố, vừa qua cũng đã có tín hiệu hình thành nhóm khi tham gia khảo sát các điểm dân cƣ nghèo có thu nhập thấp trên địa bàn. Với mô hình này thể hiện đƣợc quan điểm tập trung nguồn lực theo mục tiêu, để có thể hoàn thành nhanh nhất việc nghiên cứu phục vụ mục tiêu cụ thể. Về nhân lực, đòi hỏi phải tập trung những ngƣời có chuyên môn gần nhau, có năng lực cao trong một hoặc nhiều lĩnh vực liên quan. Về vật lực, đòi hỏi đƣợc trang bị tốt để có thể hoàn thành nhiệm vụ nghiên cứu trong một thời gian ngắn. Khi hoàn thành nhiệm vụ nghiên cứu và cho ra các đề án, số liệu khảo sát phục vụ công tác lập qui hoạch, hồ sơ bản vẽ qui hoạch đƣa vào triển khai thực hiện, những ngƣời đó lại trở về hoạt động trong đơn vị của mình. Nó sẽ giúp nâng cao đƣợc năng lực hoạt động của nhân lực KH&CN của một số đơn vị, bộ phận.
3.2.2. Xây dựng mô hình quản lý chất lượng toàn diện:
Kiểm tra chất lƣợng và kiểm soát chất lƣợng toàn diện tập trung kiểm soát con ngƣời, kiểm soát phƣơng pháp, kiểm soát yêu cầu các yếu tố đầu vào, thiết bị và kiểm soát môi trƣờng. Phƣơng pháp này giảm đƣợc chi phí kiểm tra, duy trì ổn định chất lƣợng sản phẩm, đạt lợi nhuận cao và giảm đƣợc dung sai. Đây là một hệ thống có hiệu quả để nhất thể hóa các nỗ lực phát triển chất lƣợng, duy trì chất lƣợng và cải thiện chất lƣợng của các nhóm khác
nhau vào trong một tổ chức, sao cho các hoạt động kỹ thuật, sản xuất, marketing và dịch vụ có thể tiến hành một cách kinh tế nhất, cho phép thỏa mãn hoàn toàn khách hàng. Phƣơng pháp quản lý chất lƣợng toàn diện đƣợc áp dụng ở các nƣớc phƣơng Tây những năm 80 của thế kỷ 20. Đây là cách thức quản lý của một tổ chức tập trung vào chất lƣợng dựa vào sự tham gia của tất cả các thành viên của tổ chức nhằm đạt đƣợc sự thành công lâu dài nhờ việc thoả mãn khách hàng và đem lại lợi ích cho các thành viên của tổ chức xã hội.
Trong quản lý chất lƣợng toàn diện, bộ tiêu chuẩn ISO 9000 là toàn bộ các tiêu chuẩn quốc tế và hƣớng dẫn về quản trị chất lƣợng, các nguyên tắc:
- Định hƣớng vào khách hàng đƣợc coi nhƣ là nguyên tắc quan trọng đầu tiên vì chỉ có khách hàng mới đem lại lợi ích cho doanh nghiệp.
- Sự lãnh đạo là cần thiết để cung cấp sự thống nhất đồng bộ của mục đích và đƣờng lối, tạo ra môi trƣờng nội bộ lành mạnh để lôi cuốn mọi ngƣời trong việc đạt đƣợc các mục tiêu của tổ chức.
- Sự tham gia của mọi ngƣời là sự phối hợp và tham gia của mọi ngƣời cho phép sử dụng đầy đủ và hiệu qủa những năng lực của họ cho lợi ích của tổ chức.
- Tiếp cận theo quá trình cho phép quản lý mọi nguồn lực, hoạt động nhƣ những qúa trình, nhƣ vậy sẽ đạt đƣợc một cách hiệu qủa hơn, nguyên tắc tiếp cận hệ thống theo quản lý nhằm xác định và quản lý một hệ thống các qui trình có liên quan lẫn nhau để đạt đƣợc các mục tiêu sẽ đóng góp vào hiệu qủa và hiệu suất của tổ chức.
- Cải tiến liên tục, là mục tiêu thƣờng xuyên của tổ chức.
- Quyết định dựa trên các sự kiện, vì các quyết định có hiệu qủa đƣợc xây dựng trên cơ sở phân tích có logic và thông tin thực tế.
- Quan hệ các bên cùng có lợi với nhà cung cấp là mối quan hệ giữa một tổ chức và các nhà cung cấp của tổ chức sẽ nâng cao năng lực của các bên để tạo ra giá trị.
Hoạt động quản lý qui hoạch đô thị có nhiều nhóm đối tƣợng tham gia, các cộng đồng rộng rãi trong xã hội. Có ảnh hƣởng đến không gian và chất lƣợng môi trƣờng sống cho ngƣời dân. Do đó hoạt động này ngày càng có vai trò quan trọng đối với đời sống xã hội hiện tại và an sinh xã hội.
Các hoạt động của đội ngũ nhân lực KH&CN không chỉ ở khâu quản lý mà còn phải kể đến mục đích tự thân của nó nữa. Bởi vì mục đích cuối cùng cần đạt đƣợc và mong muốn là nâng cao đƣợc hiệu quả hoạt động của các đơn vị, mang lại lợi ích xã hội cao cho cộng đồng. Do đó việc quản lý chất lƣợng