a. Nhận biết vai trò của từng bộ phận làm việc trong
Mặc dù mỗi bộ phận cần những yêu cầu về kỹ năng riêng khác nhau, nhưng hầu hết các nhóm phòng ban đều có một số vai trò dễ nhận thấy để cùng thực hiện và chia sẻ. Khi xây dựng phòng ban quản lý vốn, cần chú trọng những vai trò của nhóm. Một số có thể chồng chéo nhau và đôi khi quay vòng để các thành viên trong nhóm có cơ hội đảm nhiệm những vai trò khác nhau nhằm cùng rút kinh nghiệm và chia sẻ công việc. Một vài kiểu nhóm có thể luân phiên cả vai trò trưởng nhóm, đặc biệt là đối với những nhóm tự quản.
b. Xây dựng các chuẩn mực của bộ phận quản lý sử dụng vốn
• Tất cả các cuộc họp sẽ bắt đầu và kết thúc đúng giờ.
• Mỗi cuộc họp phải có chương trình cụ thể.
• Tất cả các thành viên phải có mặt và tham gia vào những buổi họp riêng của bộ phận tài chính.
• Những ý kiến phê bình phải mang tính xây dựng.
Bằng cách đặt ra những nguyên tắc và chuẩn mực như vậy, giám đốc đã quản lý nhân viên hiệu quả và tiến hành công việc chuyên nghiệp hơn.
c. Tuyển chọn thêm nhân viên của phòng tài chính
Vấn đề nhân sự ngành tài chính của công ty Vilaco vẫn còn thiếu về số lượng và chất lượng.Bằng việc tập trung vào một chiến lược rõ ràng của giám đốc tài chính, bộ phận nhân sự sẽ dễ dàng tìm thấy những ứng cử mong muốn cho bộ phận tài chính của công ty trong việc phối hợp thực hiện sử dụng vốn hiệu quả.
•Tuyển dụng những cá nhân có thể đóng góp kỹ năng tài chính, quản lý vốn.
• Lựa chọn những cá nhân có năng lực giải quyết vấn đề tồn đọng nợ, huy động vốn cụ thể và ra quyết định.
• Lưu ý thông tin tiến cử từ cấp trên và các đồng nghiệp.
• Tìm kiếm các cá nhân có kinh nghiệm làm việc theo nhóm.
• Tìm kiếm những người coi đây là cơ hội để kết hợp kỹ năng và trí tuệ của mình với những người khác.
Lựa chọn thành viên vì thái độ, kỹ năng phù hợp, kinh nghiệm và kiến thức am hiểu về vấn đề sử dụng vốn(chuyên ngành tài chính doanh nghiệp).
e. Phối hợp giữa các thành viên của nhóm làm việc
Để xây dựng được một nhóm làm việc hiệu quả trưởng nhóm sẽ phải tốn nhiều công sức và nỗ lực để phối hợp một cách hiệu quả giữa các thành viên của nhóm.
Đặt ra mục tiêu thành công cho nhóm. Là trưởng nhóm đồng nghĩa với
việc là nhân vật trung gian giữa các thành viên của nhóm với cấp trên hoặc với khách hàng. Trước khi bắt đầu, trưởng nhóm cần đặt ra mục tiêu thành công cho nhóm. Trưởng nhóm cần phải kiểm tra:
• Mục đích của nhóm có rõ ràng không?
• Các nguồn lực có phù hợp với yêu cầu để hoàn thành công việc hay không?
• Nhóm có quyền hạn và những sự hỗ trợ cần thiết để hoàn thành công việc hay không?
Nếu trong các câu hỏi trên, có bất cứ câu trả lời “Không” nào thì trưởng nhóm cần phải đưa ra lý lẽ để bảo vệ nhóm và giải trình tính khả thi mục tiêu đề ra.
Chủ động trong công việc.Phải biết sáng tạo trong công việc. Việc
trưởng nhóm đưa ra lý lẽ hay tranh luận không có nghĩa là than vãn, phàn nàn hay từ chối tham gia vào công việc cho đến khi tất cả đều hoàn hảo. Một phần của công việc lãnh đạo nhóm là phải tạo thế chủ động. Trưởng nhóm không thể ngồi một chỗ để chờ đợi những thứ mình cần tự động xuất hiện trước mặt ngay từ đầu, nhất là khi trưởng nhóm là người chưa có kinh nghiệm hoặc chưa có nhiều thành tích với những vị trí tương tự.
Trong trường hợp thiếu nguồn lực:
• Trưởng nhóm phải tận dụng mạng lưới của mình. Thu thập ý tưởng và sự trợ giúp từ bất cứ đối tượng phù hợp nào.
• Kêu gọi sự giúp đỡ của những nhân viên và bộ phận khác.
• Có những sáng kiến riêng để tuyển dụng nhân viên, thiết bị hay công nghệ cần thiết để thực hiện công việc.
Trong trường hợp thời gian và ngân sách không thực tế:
•Đề xuất những sự lựa chọn khác khả thi hơn.
• Đưa ra ví dụ điển hình về những nguồn lực cần thiết và lý do cần đến các nguồn lực này.
• Chứng minh rằng nhóm cần nhiều nguồn lực hơn nguồn lực hiện có.
• Dự đoán khối lượng công việc có thể hoàn thành trong khoảng thời gian và ngân sách đã giao.
Việc đưa ra những lý lẽ xác đáng để đấu tranh cho nhóm đòi hỏi trưởng nhóm phải có những hiểu biết về chính sách và hết sức cẩn thận trong việc sử dụng uy thế của mình. Tuy nhiên, sau mỗi lần dẫn dắt nhóm thành công, trưởng nhóm sẽ có thêm thành tích, kinh nghiệm và nhất là tăng thêm danh tiếng cho mình. Có thể trưởng nhóm cũng sẽ có ảnh hưởng lớn hơn khi cần thuyết phục những cá nhân tham gia vào nhóm của mình. Và tất nhiên, trưởng nhóm cũng có thể theo đuổi được những dự án mà họ muốn tham gia.
Đảm bảo tính thực tế. Nếu thời gian được giao để có thể hoàn thành
công việc là thiếu thực tế và nguồn lực quá nghèo nàn, nhưng trưởng nhóm lại cho rằng có thể làm được và hy vọng vào một kết quả tốt đẹp nhất. Suy nghĩ thiếu thực tế như vậy có thể dẫn đến sự thất vọng hoặc mất lòng tin từ phía các thành viên. Họ sẽ đánh mất sự tín nhiệm không chỉ đối với trưởng nhóm mà còn với đồng nghiệp và tất cả các thành viên khác trong nhóm vì đã làm cho cả nhóm thất bại trong dự án. Vì vậy trưởng nhóm phải đảm bảo tính thực tế nếu muốn mục tiêu của dự án được hoàn thành, hoặc không thực hiện dự án đó.
Theo dõi những dấu hiệu của sự thất bại. Mỗi nhóm có thể thất bại theo nhiều cách. Nhận biết nguy cơ tiềm ẩn của thất bại có thể giúp cho nhóm hạn chế những thất bại. Những lý do cơ bản có thể dẫn tới sự thất bại trong hoạt động của một nhóm:
• Thiếu sự hỗ trợ quản trị.
• Nguồn lực không hợp lý.
• Khả năng lãnh đạo kém (Yếu tố này chính là vai trò của trưởng nhóm).
• Hiểu nhầm hay xung đột về mục tiêu trong nhóm.
• Hạn chế nhóm tập trung vào mục tiêu, bỏ qua mối quan hệ giữa các cá nhân trong nhóm.
• Nhóm có quá ít hay quá nhiều thành viên.
• Thiếu tinh thần làm việc độc lập và tầm nhìn chung.
• Quy chế khen thưởng không hợp lý.
Việc lập kế hoạch cẩn thận sẽ giúp trưởng nhóm sẵn sàng cho thành công về mọi mặt cho hoạt động của nhóm.
g. Tạo động lực làm việc của từng thành viên.
Mỗi cá nhân khi tham gia vào làm việc đều mang theo trí tuệ, mối quan tâm và động lực của riêng họ. Nghệ thuật tuyển dụng nhân viên liên quan đến việc thấu hiểu nhu cầu và mong muốn của con người cũng như làm sao để đáp ứng được những điều đó.Ở công ty Vilaco nhân viên có được :
• Có cơ hội để học hỏi và trưởng thành trong một môi trường chuyên nghiệp.
• Được công nhận là đã hoàn thành công việc một cách sáng tạo.
• Được đáp ứng sở thích của việc tham gia làm việc nhóm và được hợp tác với người khác.
Nhà quản lý đảm bảo được là các thành viên trong tổ chức đều biết rõ đóng góp của họ sẽ mang lại phần thưởng xứng đáng và như vậy có thể biến một nhân viên kém nhiệt tình trở lên hoạt động hiệu quả hơn bằng cách đền đáp cho tiềm năng cá nhân hoặc đáp ứng những mong muốn trong nghề nghiệp của họ.