- Trường hợp áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ:
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TIỀN HÀNG TẠI CTCP LIÊN DOANH H&H
2.2.1 Hạch toán ban đầu:
Trong tháng khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, các nhân viên kế toán theo các chức năng đã phân công thực hiện việc hạch toán ban đầu.Việc hạch toán ban đầu tại công ty bao gồm:
- Xác định các loại chứng từ sử dụng trong từng bộ phận, từng kho hàng, cửa hàng. Các chứng từ liên quan đến quá trình mua hàng và thanh toán tiền hàng phải được ghi chép, sử dụng theo đúng quy định của bộ Tài Chính. Bên cạnh đó do công việc, mặt hàng kinh doanh của công ty có đặc thù riêng biệt (kinh doanh hóa mỹ phẩm, quần áo, thực phẩm chức năng...) nên công ty và tại các kho hàng, cửa hàng có thể sử dụng thêm một số chứng từ luân chuyển nội bộ mà vẫn không ảnh hưởng đến quá trình chung.
- Kế toán trưởng hướng dẫn việc ghi chép chứng từ phải đầy đủ cả về nội dung lẫn tính hợp lệ, hợp pháp.
- Quy định trình tự luân chuyển các chứng từ ban đầu từ các bộ phận lên phòng kế toán và công tác bảo quản lưu trữ chứng từ.
Chất lượng của công tác kế toán (tính chính xác, đầy đủ, kịp thời, rõ ràng, đảm bảo tính hợp pháp hợp lệ) được quyết định trước hết ở chất lượng hạch toán ban đầu. Do đó kế toán không chỉ hướng dẫn nghiệp vụ ghi chép chứng từ mà còn phải tăng cường công tác kiểm tra giám sát, nhằm đảm bảo các hoạt động kinh tế tài chính đã phản ánh trong chứng từ đúng chế độ chính sách và các hiện tượng hành vi tiêu cực trong quá trình quản lý sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
CTCP liên doanh H&H là doanh nghiệp kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, vì vậy ngoài các chứng từ sử dụng nội bộ,công ty sử dụng các chứng từ hoá đơn do Bộ tài chính ban hành theo Nghị định số 89/2002/NĐ CP ngày 07/11/2002 của Chính phủ về việc in, phát hành, sử dụng, quản lý hoá đơn (đã được sửa đổi theo Thông tư số 16/2010/TT-BTC):
- Hoá đơn GTGT (Hoá đơn đỏ): Khi doanh nghiệp mua hàng của những doanh nghiệp thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, doanh nghiệp sẽ được người bán cung cấp hóa đơn GTGT (liên 2). Đây là căn cứ đầu tiên mang tính chất pháp lý nhất. Trên hoá đơn GTGT phải ghi rõ các chỉ tiêu đã quy định như:
+ Giá hàng hoá, dịch vụ: Chưa có thuế GTGT
+ Các khoản phụ thu và phí tính thêm ngoài hàng hóa, dịch vụ (nếu có) + Thuế suất thuế GTGT, số tiền thuế GTGT
+ Tổng giá thanh toán (đã có thuế GTGT)
- Hoá đơn bán hàng (hoá đơn này do bên bán lập): Sử dụng trong trường hợp công ty mua hàng của những doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT. Doanh nghiệp sẽ được bên bán cung cấp hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn kiêm phiếu xuất kho (liên 2).
- Phiếu nhập kho: Khi hàng hoá được vận chuyển đến kho của doanh nghiệp, bộ phận nghiệp vụ đối chiếu chứng từ giao hàng của bên bán. Nếu phù hợp tiến hành kiểm tra và làm thủ tục nhập kho. Thủ kho ký nhận vào hoá đơn GTGT giao trả liên chứng từ của người bán, một liên gửi bộ phận làm nghiệp vụ thanh toán. Số liệu ghi trên phiếu nhập kho được lấy từ hoá đơn GTGT. Phiếu
+ Một liên giao cho kế toán kho.
+ Một liên giao cho kế toán thanh toán với người bán làm căn cứ ghi sổ chi tiết tài khoản 331.
Trong trường hợp khi mua hàng đơn vị thanh toán ngay cho người cung cấp thì thủ kho ký xác nhận vào hoá đơn, sau đó chuyển lên cho kế toán thanh toán, kế toán viết phiếu chi, ký duyệt và chuyển lên cho thủ quỹ rút tiền để trả cho người bán.
- Biên bản kiểm kê hàng hoá: Được sử dụng trong trường hợp số lượng hàng hóa thực nhận có sự chênh lệch (thừa, thiếu) so với số lượng ghi trong hóa đơn.
- Hoá đơn vận chuyển bốc xếp: Là hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng do bên nhận vận chuyển bốc xếp lập.
- Chứng từ thanh toán: Phiếu chi, biên bản thanh toán tạm ứng, giấy báo nợ của ngân hàng.
Đối với nghiệp vụ mua hàng từ nước ngoài ( nhập khẩu hàng hoá): Sau khi hoàn tất bộ chứng từ nhập khẩu theo đúng quy định hiện hành và thủ tục đã ký. Doanh nghiệp theo dõi quá trình vận chuyển hàng, thủ tục nhập hàng, giao nhận hàng làm thủ tục hải quan hợp pháp hợp lệ. Tổ chức đưa hàng về kho của công ty, kiểm tra làm thủ tục nhập kho, lên phiếu nhập kho, các bảng kê tương ứng.
Tất cả các chứng từ do doanh nghiệp lập hay từ bên ngoài chuyển đến phải tập trung ở phòng kế toán, phòng kế toán có nhiệm vụ kiểm tra, xác minh tính pháp lý để ghi sổ đầy đủ.
Trình tự lập, luân chuyển và kiểm tra chứng từ cũng được công ty tuân thủ áp dụng, bao gồm các bước:
- Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán.
- Nhân viên kế toán, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Giám đốc (hoặc người được uỷ quyền) ký duyệt.
- Phân loại, sắp xếp chứng từ, định khoản và ghi sổ kế toán. - Lưu trữ, bảo quản chứng từ.
chứng từ, tính hợp pháp của nghiệp vụ, đối chiếu chứng từ với các tài liệu liên quan, tính chính xác của số liệu và thông tin trên chứng từ.