II. VẬN DỤNG CHẾ ĐỘ KẾTOÁN HIỆN HÀNH TẠI CễNG TY 2.1 Chế độ chứng từ
2.3.2 Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn
Khi cú cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh, cỏc hồ sơ chứng từ cú liờn quan đến nghiệp vụ kinh tế đú sẽ được tập trung và gửi tới phũng tài vụ. Cỏc nhõn viờn kế toỏn trong phũng sẽ kiểm tra chứng từ về cỏc mặt như cỏc yếu tố cơ bản cần thiết của chứng từ và một số yếu tố bổ sung nếu cú; kiểm tra nội dung kinh tế của nghiệp vụ ghi trờn chứng từ, đối chiếu với cơ chế, thể lệ tài chớnh hiện hành; kiểm tra việc định khoản trờn chứng từ.
Sau đú trờn cơ sở những chứng từ kế toỏn được kiểm tra đó hợp phỏp hợp lệ, người kế toỏn tổng hợp trong Cụng ty sẽ tiến hành lập định khoản và nhập số liệu vào nhật ký chung theo thứ tự thời gian và theo quan hệ đối ứng tài khoản. Những chứng từ kế toỏn liờn quan đến tiền mặt, thủ quỹ ghi vào sổ quỹ, cuối ngày chuyển sổ quỹ kốm theo chứng từ thu chi tiền mặt cho kế toỏn để kế toỏn tiến hành ghi sổ nhật ký chung.
Căn cứ vào nhật ký chung số liệu trờn nhật ký chung sẽ được chuyển sang sổ cỏi cho những tài khoản cú liờn quan.
Đồng thời, hàng ngày căn cứ vào cỏc chứng từ gốc, kế toỏn vào sổ hoặc thẻ kế toỏn chi tiết cú liờn quan.
Cuối kỳ, căn cứ vào số liệu ở cỏc sổ chi tiết, kế toỏn tổng hợp số liệu và khoỏ sổ chi tiết, lập bảng bảng tổng hợp chi tiết cỏc tài khoản. Bảng tổng hợp chi tiết TK131: Phải thu khỏch hàng
•Bảng tổng hợp chi tiết TK1362: ứng tiền giao khoỏn nội bộ •Bảng tổng hợp chi tiết TK 13684: Phải thu nội bộ
•Bảng tổng hợp chi tiết TK 1388: Phải thu khỏc •Bảng tổng hợp chi tiết TK 141: Tạm ứng •Bảng tổng hợp chi tiết TK 311: Vay ngắn hạn •Bảng tổng hợp chi tiết TK 341: Vay dài hạn
•Bảng tổng hợp chi tiết TK 331: Phải trả cho người bỏn
•Bảng tổng hợp chi tiết TK 33311: Thuế giỏ trị giỏ tăng đầu ra •Bảng tổng hợp chi tiết TK 3334 : Thuế doanh thu
•Bảng tổng hợp chi tiết TK 3338 : Thuế khỏc
•Bảng tổng hợp chi tiết TK 3341 : Thanh toỏn lương với CBCNV •Bảng tổng hợp chi tiết TK 3342 : Lương khoỏn bờn ngoài
•Bảng tổng hợp chi tiết TK 3383 : Bảo hiểm xó hội •Bảng tổng hợp chi tiết TK 336 : Phải trả nội bộ •Bảng tổng hợp chi tiết TK 3388 : Phải trả khỏc
•Bảng tổng hợp chi tiết TK 411 : Nguồn vốn kinh doanh
Đồng thời, kế toỏn tớnh ra số phỏt sinh Nợ và phỏt sinh Cú và số dư cuối kỳ của từng tài khoản trờn sổ cỏi, lập bảng cõn đối số phỏt sinh. Tiến hành đối chiếu số liệu giữa bảng cõn đối số phỏt sinh và cỏc bảng chi tiết tài khoản. Khi số liệu trờn cỏc bảng đó phự hợp, kế toỏn trưởng sẽ tiến hành lập cỏc bỏo cỏo kế toỏn cần thiết. Chu trỡnh trờn cú thể được thể hiện trong sơ đồ.
Lờ Tài Hậu Lớp CDKT48D 40
Sơ đồ 2.2 : Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn theo hỡnh thức nhật ký chung tại Cụng ty
Nhờ việc đưa mỏy tớnh vào cụng tỏc kế toỏn nờn cụng việc của cỏc nhõn viờn trong phũng được giảm bớt, cỏc quỏ trỡnh như chuyển sổ, tớnh ra số dư cuối kỳ, lập bỏo cỏo … đều được mỏy tớnh thực hiện một cỏch tự động theo lệnh của người sử dụng. Chương trỡnh kế toỏn mỏy mà Cụng ty đang sử dụng được cài đặt chung cho toàn tổng Cụng ty với chu trỡnh như sau:
Sổ quỹ Chứng từ gốc Nhật ký chung Sổ kế toỏn chi tiết Sổ cỏi Bảng CĐ sổ phỏt sinh Bảng tổng hợp chi tiết TK Bỏo cỏo kế toỏn
Nhập dữ liệu vào mỏy hàng ngày Quan hệ đối chiếu
định kỳ mỏy chuyển dữ liệu theo yờu cầu của kế toỏn
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ chu trỡnh kế toỏn trờn mỏy tớnh