Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý công ty

2)

2.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý công ty

2.1 Tổchức bộmáy quản lý Công ty TNHH TM Sài Gòn Hoàng Thương.

2.1.3.2. Chức năng, nhiệm vụcủa các phòng ban.

Giám đốc:Người quản lý, điều hành toàn bộhoạt động của công ty và chịu trách nhiệm vềtoàn bộhoạt động của công ty trước Pháp luật.

Phó Giám đốc: Giúp giám đốc điều hành công ty theo sựphân công và ủy quyền của giám đốc. Đồng thời, là trợ thủ đắt lực cho giám đốc, giúp giám đốc trong mọi vấn đề về kỹ thuật, quy trình công nghệ và giao dịch với khách hàng.

Phòng kinh doanh và tiếp thị:

Chức năng: Thực hiện các hoạt động kinh doanh, xây dựng kế hoạch chiến lược trong từng giai đoạn cụ thể nhằm đem lại hiệu quả cao trong hoạt động kinh doanh của đơn vị.

GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC Phòng Kinh Doanh và Tiếp Thị Phòng Hành Chính Nhân Sự Phòng Kỹ Thuật Phân Xưởng Phòng Kế Toán Tài Chính

Nhiệm vụ:

- Tìm kiếm và thu hút khách hàng, thực hiện các cuộc giao dịch, ký kết hợp đồng với đối tác.

- Tổ chức công tác quảng cáo, tiếp thị, mở rộng thị trường nhằm tăng doanh sốbán hàng và xây dựng thương hiệu cho công ty.

 Phân xưởng:

Chức năng: Sản xuất hàng hóa, thành phẩm cho công ty.

Nhiệm vụ:

- Sản xuất các loại than sạch theo đúng yêu cầu về chất lượng và mẫu mã của công ty.

- Thực hiện nghiêm chỉnh các quy định về an toàn lao động, phòng chống cháy nổ và đảm bảo vệ sinh môi trường.

 Phòng hành chính nhân sự:

- Thực hiện quản trị hành chính văn phòng và các quan hệ pháp lý đối với đơn vịcá nhân có liên quan.

- Tuyển dụng nhân sự, sắp xếp công việc cho ngườilao động.

- Quản lý công nhân viên trong công ty, thực hiện chế độ, chính sách vềlao động và tiền lương theo đúng quy định của Pháp luật Nhà Nước hiện hành.

 Phòng kỹthuật:

- Kiểm tra chất lượng sản phẩm và nguyên vật liệu.

- Sửa chữa, xửlý các sự cố về máy móc, phương tiện vận tải của công ty. Tổ chức chỉ đạo thực hiện công tác xửlý sựcốtại chỗ, tìm nguyên nhân và biện pháp khắc phục sựcố.

- Tổng hợp các báo cáo và có kế hoạch kiểm tra thực tế để đánh giá chất lượng sản phẩm.

- Xây dựng kế hoạch, biện pháp kiểm tra, đánh giá chất lượng sản phẩm phù hợp.

 Phòng kếtoán tài chính: Chức năng.

- Thực hiện những công việc vềnghiệp vụ chuyên môn tài chính kếtoán theo đúng chuẩn mực kế toán và tham mưu cho giám đốc về chế độ kế toán và những thay đổi của chế độqua từng thời kỳtrong hoạt động kinh doanh. - Cùng với các bô phận khác tạo nên mạng lưới thông tin quản lý năng động,

hữu hiệu đồng thời theo dõi phản ánh sự vận động kinh doanh của công ty dưới mọi hình thái và cốvấn cho ban lãnhđạo những vấn đềliên quan.

Nhiệm vụ.

- Ghi chép, tính toán phản ánh số liệu hiện có, tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư, vốn, quá trình kết quảhoạt động SXKD và sửdụng vốn của công ty.

- Kiểm tra hình thức thực hiện kế hoạch SXKD, kế hoạch thu chi tài chính, việc thu nộp, thanh toán, phát hiện kịp thời tình trạng gây lãng phí, vi phạm chế độ công ty, đồng thời phổ biến chính sách chế độ quản lý tài chính của Nhà Nước đối với các bộphận liên quan khi cần thiết.

- Cung cấp các số liệu, tài liệu cho việc điều hành SXKD, kiểm tra và phân tích hoạt động kinh tếtài chính, phục vụ công tác lập, theo dõi kếhoạch và báo cáo kết quảhoạt động kinh doanh cho giám đốc công ty.

2.1.4. Tổchức công tác kếtoán tại công ty.

2.1.4.1. Sơ đồtổchức bộmáy kếtoán tại công ty.

2.2 Tổchức bộmáy Kếtoán tại Công ty TNHH TM Sài Gòn Hoàng Thương.

2.1.4.2. Chức năng, nhiệm vụcủa từng bộphận.

 Kế toán trưởng:

- Tổ chức công tác kế toán tài chính của công ty. Ghi chép chính xác, phản ánh trung thực kịp thời đầy đủtoàn bộtài sản và phân tích kết quảhoạt động SXKD của công ty.

- Xét duyệt các báo cáo kếtoán, lập tổng hợp đầy đủ và gửi đúng hạn các báo cáo kế toán, thống kê và quyết toán tài chính của công ty theo chế độ quy định của Nhà Nước.

- Tổchức bảo quản và lưu trữ các chứng từkếtoán, giữbí mật các tài liệu và số liệu kế toán của công ty. Đồng thời theo dõi phản ánh đúng tình hình công ty.

- Nghiên cứu các chế độ chính sách trong lĩnh vực thuế, tài chính, thống kê luật doanh nghiệp… của Nhà Nước liên quan đến hoạt động của công ty nhằm đưa ra cách thực hiện phù hợp.

-Cùng giám đốc chịu trách nhiệm về hoạt động tài chính của công ty trước Pháp luật. KẾ TOÁN TRƯỞNG ThủQuỹ ThủKho KếToán Tổng Hợp KếToán Công Nợ

 Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ hướng dẫn, kiểm tra tổng hợp số liệu chứng từcác bộ phận kế toán chi tiết, lập chứng từ ghi sổvà ghi vào các sổ tổng hợp, tính kết quảkinh doanh trong kỳhoặc từng công trình, lập báo cáo quyết toán hàng quý, năm.

 Kếtoán công nợ:

- Lập phiếu nhập xuất kho NVL… lập hóa đơn GTGT, theo dõi và lưu các hợp đồng. Theo dõi hợp đồng, tình hình phát sinh công nợ trong phạm vi quản lý quy định, chi tiết theo từng đối tượng.

- Phát hiện những bất hợp lý, mất cân đối các hiện tượng nợ đọng không có khả năng thu hồi vào báo cáo với kế toán trưởng cùng giám đốc để có biện pháp xửlý.

- Báo cáo tình hình công nợ định kỳhoặc thời điểm theo chế độ báo cáo hiện hành hoặc yêu cầu của giám đốc và lập biên bản đối chiếu công nợ khi có yêu cầu.

 Thủ quỹ: Có nhiệm vụ quản lý việc thu chi tiền mặt của công ty khi có phiếu thu, phiếu chi hợp lệ, hợp pháp. Hàng tháng, tiến hành kiểm kê báo cáo tình hình tiền mặt cho kế toán trưởng và giám đốc công ty biết.

 Thủ kho: Có nhiệm vụ bảo quản và tránh hư hỏng, thất thoát hàng trong kho, kiểm tra nhiệm vụnhập–xuất–tồn trong kỳ.

2.1.4.3. Hình thức ghi sổkếtoán áp dụng tại công ty.

 Hình thức sổsách kếtoán: Nhật Ký Chung.

 Sơ đồtrình tựghi sổkếtoán tại Công ty TNHH TM Sài Gòn Hoàng Thương.

2.3:Sơ đồhình thức ghi sổkếtoán Nhật ký chung.

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra

Diễn giải:

Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổNhật ký chung đểghi vào SổCái theo các tài khoản kếtoán Sổ, thẻkếtoán chi tiết SổNhật ký đặc biệt Chứng từkếtoán SỔNHẬT KÝ CHUNG SỔCÁI Bảng cân đối sốphát sinh

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Bảng tổng hợp chi tiết

sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.

Trường hợp đơn vịmở các sổNhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứvào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụphát sinh vào sổNhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3, 5, 10... ngày) hoặc cuối tháng, tuỳkhối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy sốliệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổNhật ký đặc biệt (nếu có).

Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng sốliệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp, đúng sốliệu ghi trên SổCái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻkếtoán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính.

Vềnguyên tắc, Tổng sốphát sinh Nợ và Tổng sốphát sinh Có trên Bảng cân đối sốphát sinh phải bằng Tổng sốphát sinh Nợ và Tổng sốphát sinh Có trên sổNhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổNhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừsốtrùng lặp trên các sổNhật ký đặc biệt) cùng kỳ.

2.1.4.4. Chế độ kếtoán áp dụng tại công ty.

 Hệthống tài khoản sửdụng: DN sử dụng hệthống kếtoán do Bộ Tài Chính ban hành theo Quyết định số15/2006-QĐ-BTC ban hành ngày 20/03/2006.  Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Theo phương pháp kê khai thường

xuyên.

 Phương pháp xác định giá trịhàng tồn kho cuối kỳ: Bình quân gia quyền.  Nộp thuế GTGT: Theo phương pháp khấu trừ.

 Phương pháp khấu hao TSCĐ: Khấu hao theo đường thẳng.

 Niên dộ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.

 Đơn vịtiền tệsửdụng tại DN là VNĐ.

2.2. Thực trạng công tác kế toán Doanh thu, chi phí và xác định kết quảkinh doanh tại công ty TNHH TM Sài Gòn Hoàng Thương.

2.2.1. Đặc điểm hoạt động của công ty liên quan đến công tác kế toán xác định kết quảkinh doanh.

Công ty TNHH SX-TM Sài Gòn Hoàng Thương chuyên sản xuất và kinh doanh mặt hàng “than sạch khử độc”. Thị trường chủ yếu của công ty là các nhà hàng, khách sạn, quán ăn thuộc các quận huyện trên địa bàn TP. Hồ Chí Minh, các tỉnh miềnĐông và miền Tây Nam bộ.

Trong nhiều năm qua, công ty đã tạo được uy tín và đứng vững trên thị thường trước sựcạnh tranh khốc liệt của các đối thủkhác trong ngành.

Công ty không sửdụng kênh bán lẻ đểmang sản phẩm đến người tiêu dùng mà thông qua các đại lý. Khi công ty xuất kho hàng hóa bán cho đại lý thì tức là đã xácđ ịnh tiêu thụvà hạch toán doanh thu. Việc tiêu thụ hàng hóa như thế nào là hoàn toàn phụ thuộc vào chính đại lý. Đại lý cũng sẽ không được hưởng hoa hồng khi bán hàng cho công ty vì giá bán lẻsản phẩm ra thị trường là do đại lý toàn quyền quết định. Tuy nhiên, công ty cũng hỗ trợ cho đại lý thông qua việc giao hàng tận nơi đến các đại lý trênđịa bàn TP. HồChí Minh. Đối với các đại lýởtỉnh khác, công ty sẽgiao hàng ra cảng, bến tàu hoặc một địa điểm cho đại lý chỉ định được thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế đã ký kết.

Việc chuyển giao quyền sử dụng cũng như rủi ro cho đại lý là hoàn toàn hợp lý vì như vậy công ty sẽgiảm được rất nhiều chi phí trong khâu tiêu thụ sản phẩm; nắm được nhu cầu thị trường (thông qua đơn hàng của các đại lý) từ đó có kế hoạch sản xuất hợp lý, tránh tồn kho quá mức cần thiết; đảm bảo sựthận trọng trong công tác kế toán, tránh được các rủi ro có thểxảy ra.

2.2.2. Kế toán xác định kết quảkinh doanh tại công ty. 2.2.2.1.Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.

a. Nội dung.

b. Chứng từvà sổkếtoán.

- Đơn đặt hàng.

- Hóa đơn GTGT/ Hóa đơn bán hàng. - Phiếu xuất kho

- SổNhật ký chung. - Sổcái TK 511.

 Quy trình luân chuyển chứng từ.

Khách hàng có nhu cầu mua hàng sẽ đến trực tiếp hoặc gửi đơn đặt hàng đến phòng kinh doanh của công ty. Tại đây nhân viên kinh doanh sẽ tiến hành tìm hiểu và tư vấn cho khách hàng hiểu rõ hơn về sản phẩm than sạch Hoàng Thương. Nếu thống nhất, hai bên sẽ tiến hành ký kết hợp đồng. Hợp đồng được lập thành 2 bản giống nhau và có giá trị pháp lý như nhau. Một bản giao lại cho khách hàng, một bản sẽ được chuyển xuống phòng kế toán. Trong hợp đồng sẽ thỏa thuận các điều kiện về hàng hóa, phương thức vận chuyển, phương thức thanh toán, thời gian giao hàng,…

Căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết và đơn đặt hàng từ phòng kinh doanh chuyển xuống. Phòng kế toán lập hóa đơn GTGT (3 liên): Liên 1 không xé mà để lưu luôn trong cuốn hóa đơn GTGT, Liên 2 xé giao cho khách hàng, Liên 3 xé chuyển xuống bộphận kho.

Thủ kho căn cứ vào hóa đơn GTGT do kế toán chuyển xuống để lập phiếu xuất kho (2 liên): Liên 1 lưu tại bộ phận kho, Liên 2 chuyển lên cho kế toán. Sau đó tiến hành xuất kho, giao hàng cho khách hàng.

c. Tài khoản sửdụng.

TK 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”

d. Trình tựhạch toán một sốnghiệp vụphát sinh

Căn cứ vào hóa đơn số 0000597 ngày 03/7/2012, công ty bán 350 thùng than sạch khử độc cho Chi nhánh Công ty TNHH dịch vụ ăn uống Anh

Đào Vina, với giá bán chưa thuế là 77,250đ/thùng. Thuế GTGT 10%, khách hàng chưa thanh toán. Kếtoán hạch toán như sau:

Nợ TK 131(AĐ): 29,741,250 Có TK 511: 27,037,500 Có TK 3331: 2,703,750

Căn cứ vào hóa đơn số 0000598 ngày 13/7/2012, công ty bán 475 thùng than sạch khử độc cho Công ty TNHH An Khuê, với giá bán chưa thuế là 77,250đ/thùng. Thuế GTGT 10%, khách hàng chưa thanh toán. Kế toán hạch toán như sau:

NợTK 131(AK): 40,363,125 Có TK 511: 36,693,750 Có TK 3331: 3,669,375

Căn cứ vào hóa đơn số 0000599 ngày 19/7/2012, công ty bán 320 thùng than sạch khử độc cho Công ty TNHH MTV TMDV Trúc Ngân, với giá bán chưa thuế là 79,250đ/thùng. Thuế GTGT 10%, khách hàng thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng. Kếtoán hạch toán như sau:

NợTK 1112: 27,896,000 Có TK 511: 25,360,000 Có TK 3331: 2,536,000

Căn cứ vào hóa đơn số 0000600 ngày 25/7/2012, công ty bán 240 thùng than sạch khử độc cho Công ty TNHH MTV Quán Xôi Lá Chuối, với giá bán chưa thuế là 79,250đ/thùng. Thuế GTGT 10%, khách hàng chưa thanh toán. Kếtoán hạch toán như sau:

NợTK 131(XLC): 20,922,000 Có TK 511: 19,020,000 Có TK 3331: 1,902,000

Căn cứ vào hóa đơn số 0000601 ngày 29/7/2012, công ty bán 130 thùng than sạch khử độc cho Bà Dương Thị Thu, với giá bán chưa thuế là 79,250đ/thùng. Thuế GTGT 10%, khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt. Kếtoán hạch toán như sau:

NợTK 1111: 11,332,750 Có TK 511: 10,302,500 Có TK 3331: 1,030,250

Căn cứ vào hóa đơn số 0000602 ngày 29/7/2012, công ty bán 270 thùng than sạch khử độc cho Công ty TNHH MTV SX TM DV Thực phẩm Bari., với giá bán chưa thuế là 79,250đ/thùng. Thuế GTGT 10%, khách hàng chưa thanh toán. Kếtoán hạch toán như sau:

NợTK 131(BR): 23,537,250 Có TK 511: 21,397,500 Có TK 3331: 2,139,750

Cuối tháng kết chuyển doanh thu bán hàng để xác định kết quảkinh doanh.

NợTK 511: 139,811,250 Có TK 911: 139,811,250

2.4Sơ đồhạch toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. TK 911 TK 511 27,037,500(131AĐ) 36,693,750 (131 AK) 25,360,000 (1112) 139,811,250 139,811,250 19,020,000 (131XLC) 10,302,500 (1111) 21,397,500 (131BR) 139,811,250 139,811,250

SỔ CÁI TK 511 Tháng 7/2012 Sốchứng từ Diễn giải TK đối ứng Sốphát sinh Ngày Số Nợ Có 03/7/12 0000597 Bán than sạch khử độc cho chi nhánh Cty TNHH DV ăn uống Anh Đào Vina.

131 27,037,500

13/7/12 0000598 Bán than sạch khử độc cho Cty TNHH An Khuê.

131 36,693,750 19/7/12 0000599 Bán than sạch khử độc cho Cty TNHH MTV TMDV Trúc Ngân 1112 25,360,000