7. Kết cấu của đề tài
1.2.6. Kế toán chi phí quản lý kinh doanh
1.2.6.1. Khái niệm [5. Tr214-215]
Chi phí quản lý kinh doanh là những chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, hay những chi phí liên quan đến hoạt động quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và quản lý điều hành chung của doanh nghiệp.
1.2.6.2. Nguyên tắc ghi nhận [1. Tr381-382]
Tài khoản 642 được mở sổ chi tiết theo dõi từng nội dung chi phí. Tùy theo đặc điểm kinh doanh, yêu cầu quản lý của từng đơn vị. TK 642 có thể mở chi tiết theo từng loại chi phí như: Chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, trong từng loại chi phí được theo dõi chi tiết theo từng nội dung chi phí như:
* Đối với chi phí bán hàng:
Chi phí nhân viên: Là các khoản phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói, vận chuyển, bảo quản sản phẩm, hàng hóa...
Chi phí vật liệu bao bì: Là các chi phí vật liệu, bao bì xuất dùng cho việc bảo quản, tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ.
Chi phí dụng cụ, đồ dùng: Là các chi phí về công cụ dụng cụ phục vụ cho quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa.
Chi phí khấu hao TSCĐ: Là các chi phí khấu hao TSCĐ ở bộ phận bảo quản, bán hàng.
Chi phí dự phòng: Là khoản dự phòng phải trả về bảo hành sản phẩm, hàng hóa đã được bán trong kỳ.
Chi phí dịch vụ mua ngoài: Là chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho bán hàng.
22
Chi phí bằng tiền khác: Là các chi phí khác phát sinh trong khâu bán hàng ngoài các chi phí kể trên.
* Đối với chi phí quản lý doanh nghiệp
Chi phí nhân viên quản lý: Là các khoản phải trả về tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ của Ban Giám đốc, nhân viên quản lý ở các phòng, ban của doanh nghiệp.
Chi phí vật liệu quản lý: Là các chi phí vật liệu xuất dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp.
Chi phí đồ dùng văn phòng: Là các chi phí dụng cụ, đồ dùng văn phòng dùng cho công tác quản lý.
Chi phí khấu hao TSCĐ: Là các chi phí khấu hao TSCĐ dùng chung cho doanh nghiệp.
Thuế, phí và lệ phí: Là các chi phí về thuế, phí và lệ phí, như: thuế môn bài, thuế nhà đất,... và các khoản phí, lệ phí khác.
Chi phí dự phòng: Là khoản dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng tái cơ cấu doanh nghiệp, dự phòng cho các hợp đồng có rủi ro lớn,... tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp.
Chi phí dịch vụ mua ngoài: là các chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho văn phòng doanh nghiệp, các khoản chi mua và sử dụng các tài liệu kỹ thuật, bằng sang chế phát minh, giấy phép chuyển giao công nghệ, nhãn hiệu thương mại,... (không thuộc TSCĐ) được tính theo phương pháp phân bổ dần vào chi phí quản lý doanh nghiệp, tiền thuê TSCĐ...
Chi phí bằng tiền khác: là các chi phí khác thuộc quản lý chung của doanh nghiệp ngoài các chi phí đã kể trên.
Tài khoản này cuối kỳ không có số dư, các chi phí quản lý kinh doanh phát sinh trong kỳ kế toán được tập hợp vào TK 642 cuối kỳ được kết chuyển vào bên Nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh.
23
1.2.6.3. Tài khoản kế toán
Theo danh mục hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa (ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ – BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC), kế toán sử dụng tài khoản 642 – Chi phí quản lý kinh doanh.
* Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 642 – Chi phí quản lý kinh doanh [1. Tr383]
Bên Nợ: Chi phí quản lý kinh doanh phát sinh trong kỳ. Bên Có:
- Các khoản ghi giảm chi phí quản lý kinh doanh trong kỳ
- Hoàn nhập dự phong phải thu khó đòi, dự phòng phải trả (chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này nhỏ hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết). - Kết chuyển chi phí quản lý kinh doanh vào bên Nợ TK 911 – xác định kết quả
kinh doanh.
TK 642 không có số dư cuối kỳ
TK 642 – chi phí quản lý kinh doanh có 2 TK cấp 2:
6421 – Chi phí bán hàng: Dùng để phản ánh chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hóa và cung cấp dịch vụ trong kỳ của doanh nghiệp và tình hình kết chuyển chi phí bán hàng sang TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh
6422 – Chi phí quản lý doanh nghiệp: Dùng để phản ánh chi phái quản lý chung của doanh nghiệp phát sinh trong kỳ và tình hình kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp sang TK 911 – xác định kết quả kinh doanh.
1.2.6.4. Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu [1. Tr383-388]
* Tính tiền lương, phụ cấp, tiền ăn giữa ca và các khoản khác (nếu có) phải trả cho nhân viên quản lý, bán hàng, ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh Có TK 334 – Phải trả người lao động.
* Trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ của nhân viên bộ phận quản lý, bán hàng, ghi:
24
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh Nợ TK 334 – Phải trả người lao động Có TK 338 – Phải trả khác.
* Khấu hao TSCĐ dùng ở bộ phận bán hàng, quản lý, ghi: Nợ TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh
Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ.
* Giá trị vật liệu dụng cụ mua vào sử dụng ngay cho bộ phận bán hàng, quản lý doanh nghiệp, ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh Nợ TK 3331 – Thuế GTGT khấu trừ (nếu có)
Có TK 111, 112, 131,...
* Cuối kỳ kết chuyển chi phí quản lý kinh doanh phát sinh trong kỳ vào TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh, ghi:
Nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh Có TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh.