6. Kết cấu đề tài
3.2. Một số giải pháp gĩp phần nhằm hồn thiện cơng tác kế tốn nguyên
tại cơng ty cổ phần may xuất khẩu Huế
Kể từ sau khi gia nhập tổ chức Thương Mại Thế Giới WTO, kinh tế Việt Nam đã và đang thu hút được nhiều nhà đầu tư nước ngồi, hàng loạt doanh nghiệp mới được thành lập mỗi năm và mơi trường cạnh tranh ngày càng gay gắt, quyết liệt hơn. Hay như, trong thời kỳ khĩ khăn của nền kinh tế nước ta hiện nay, kể từ cuối năm ngối (2011), đã cĩ rất nhiều doanh nghiệp phải ngừng hoạt động. Để tiếp tục tồn tại và phát triển thì địi hỏi các doanh nghiệp phải khơng ngừng đổi mới, hồn thiện hoạt động sản xuất và cơng tác quản lý kinh tế. Đặc biệt đối với một doanh nghiệp sản xuất hàng may mặc như Cơng ty cổ phần may xuất khẩu Huế thì vấn đề này càng trở nên cấp thiết.
Trong các doanh nghiệp, bộ máy kế tốn là một cơng cụ hữu hiệu phục vụ cho nhu cầu quản lý, nĩ cĩ vai trị quan trọng trong việc cung cấp thơng tin tài chính cho các đối tượng sử dụng thơng tin trong và ngồi doanh nghiệp. Chính vì vậy, bộ máy kế tốn cũng cần khơng ngừng hồn thiện để cung cấp thơng tin chính xác, kịp thời giúp cho nhà quản lý và những người quan tâm nắm bắt và đưa ra quyết định đúng đắn.
Cơng ty cổ phần may xuất khẩu Huế với đặc thù là doanh nghiệp sản xuất giá trị NVL chiếm 65-75% trong tổng giá thành sản phẩm thì cơng tác kế tốn nĩi chung và kế tốn nguyên vật liệu cần được đặt lên hàng đầu. Hồn thiện kế tốn nguyên vật liệu giúp cho cơng ty cĩ thể thực hiện tốt cơng tác quản lý nguyên vật liệu tránh mất mát, lãng phí và sử dụng cĩ hiệu quả NVL, giúp giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm và tăng lợi nhuận.
Trong điều kiện kinh tế hiện nay, đứng trước những thay đổi khơng ngừng của thế giới và khu vực, cơng ty Hudatex cần khơng ngừng hồn thiện bộ máy quản lý, cơng tác kế tốn nĩi chung và cơng tác kế tốn nguyên vật liệu nĩi riêng để thích nghi tốt với tình hình mới, giữ vững được uy tín và vị thế cạnh tranh trên thị trường trong cũng như ngồi nước.
Việc hồn thiện cơng tác kế tốn nguyên vật liệu là rất cần thiết song khơng thể tùy tiện đưa ra các giải pháp hồn thiện mà phải dựa trên các điều kiện thực tế và cụ thể của từng đơn vị. Tại cơng ty cổ phần may xuất khẩu Huế, khi hồn thiện cơng tác kế tốn nguyên vật liệu thì phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Các giải pháp đưa ra phải phù hợp với chế độ kế tốn hiện hành, phải dựa trên các quy định của Bộ tài chính về hệ thống phương pháp thực hiện hạch tốn kế tốn, thực hiện đúng các biểu mẫu kế tốn, các tài khoản sử dụng, chứng từ, sổ sách…
Việc hồn thiện phải phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý, các chính sách của cơng ty nĩi riêng và của ngành dệt may nĩi chung.
Trình độ của các nhân viên kế tốn trong cơng tác hạch tốn kế tốn là rất quan trọng, nĩ quyết định đến khả năng hồn thành cơng việc, khả năng cung cấp thơng tin chính xác, kịp thời, khả năng áp dụng các thay đổi của chính sách và chế độ kế tốn. Do vậy, khi hồn thiện phần hành kế tốn nguyên vật liệu cần căn cứ vào trình độ của kế tốn viên thực hiện hay nhân viên kế tốn của đơn vị. Phương án đưa ra phải đảm bảo các nhân viên hiểu được và cĩ khả năng thực hiện chính xác và hiệu quả.
Mục đích cuối cùng của việc hồn thiện cơng tác kế tốn là giúp cho cơng ty đạt được hiệu quả kinh doanh cao hơn, là cơng cụ đắc lực cho quản lý doanh nghiệp. Vì vậy, các giải pháp đưa ra phải mang lại hiệu quả kinh tế tối ưu và cĩ tính khả thi cao. Đặc biệt đối với nguyên vật liệu thì các giải pháp đưa ra cần chú ý tới việc tiết kiệm chi phí đồng thời khơng làm ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm cơng ty sản xuất ra, phải kết hợp giữa kế tốn chi tiết, kế tốn tổng hợp và kế tốn quản trị.
Điều kiện thực tế tại doanh nghiệp, các chính sách hiện hành của cơ quan quản lý, chế độ, luật… luơn cần được quan tâm khi xây dựng các giải pháp cho cơng ty. Nếu khơng, dù cho giải pháp đưa ra cĩ hay đến đâu mà khơng thể áp dụng thì cũng khơng cĩ ý nghĩa.
Qua thời gian thực tập tại Cơng ty cổ phần may xuất khẩu Huế , trên cơ sở lý luận đã được bồi dưỡng và xây dựng ở nhà trường, kết hợp với thực tế tiếp xúc tại cơng ty tơi xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến xung quanh vấn đề kế tốn nguyên vật liệu với mục đích hồn thiện thêm một bước cơng tác kế tốn nguyên vật liệu ở đơn vị.
3.2.1. Về cơng tác quản lý nguyên vật liệu
(1). Lập hệ thống danh điểm vật tư
Phân loại nguyên vật liệu một cách khoa học sẽ giúp cho cơng tác quản lý và hạch tốn được dễ dàng, chính xác. Vì vậy, để đảm bảo thuận tiện cho cơng tác quản lý và hạch tốn về số lượng cũng như giá trị từng loại nguyên vật liệu, theo tơi việc phân loại ở cơng ty cần phải được hồn thiện hơn nữa. Cơng ty cĩ thể phân loại NVL như sau:
+ Nguyên vật liệu chính: TK 152.1: vải, bơng, gịn, dựng………..
+ Nguyên vật liệu phụ: TK 152.2: Chỉ may, dây luồn, thun lưng, nhãn… + Nhiên liệu: TK 152.3: dầu máy khâu, xăng, dầu Diezen
+ Phụ tùng thay thế: TK 152.4: kim, suốt, thoi, dây máy… + Vật liệu khác: TK 152.8: văn phịng phẩm, phế liệu thu hồi.
Từ đĩ, cơng ty xây dựng “Sổ danh điểm vật liệu”. Sổ danh điểm vật liệu này sẽ thống nhất tên gọi, ký hiệu, mã, số hiệu, đơn vị tính của từng danh điểm nguyên vật liệu.
Sổ danh điểm vật liệu cĩ thể được xây dựng như sau:
Biểu 3.1: Mẫu sổ danh điểm vật liệu
SỔ DANH ĐIỂM VẬT LIỆU
TK 152.1: Nguyên vật liệu chính
Nhĩm Danh điểm vật liệu Tên vật liệu Đơn vị tính Ghi chú
152.1.01 Vải 152.1.01.01 Vải kẻ AT m 152.1.01.02 Vải Royal m 152.1.01.03 Vải cotton 100% m ……… ……… 152.1.02 Gịn 152.1.02.01 Gịn 60 gr Yd 152.1.02.02 Gịn 80 gr Yd 152.1.02.03 Gịn 100 gr Yd ………….. ………….. 152.1.03 Dựng 152.1.03.01 Dựng khơng keo m 152.1.03.02 Dựng phủ gịn m ……. ……… ………
Khi đánh số danh điểm vật liệu cho từng loại ta đánh 152.1, 152.2,… cho từng loại NVL vật liệu chính, vật liệu phụ,… Cách này giúp dễ nhận biết từng loại NVL hơn nữa tên danh điểm cũng phù hợp với chế độ quy định. Trong các loại NVL lại tiếp tục đánh 01, 02, 03,… cho từng nhĩm NVL. Sau đĩ trong các nhĩm lại tiếp tục đánh 01, 02, 03… cho từng thứ vật liệu. Cách đánh số danh điểm vật tư như vật tương tự giống với cách chi tiết tài khoản theo chế độ, do đĩ dễ hiểu và dễ thực hiện hơn.
(2) Quản lý bảo quản vật liệu tại kho
Như đã nĩi ở phần trên, cơng tác quản lý vật liệu tại kho cịn tồn tại nhược điểm là do bảo quản tất cả vật liệu trong cùng một kho nên dễ hư hỏng đối với nguyên vật liệu dễ loang ố, mốc như vải, bơng, chỉ… Do đĩ, cơng tác quản lý kho nên tổ chức lại. mỗi loại NVL nên bảo quản, quản lý trong một kho riêng, nhưng xét trong điều kiện cơng ty hiện nay thì khĩ cĩ thể thực hiện đươc. Vậy nên thay vì quản lý tại kho riêng, cán bộ quản lý kho cần cĩ các biện pháp phân tách các loại vật liệu với nhau sao cho hợp lý để bảo quản tránh hư hại gây tổn thất cho cơng ty. Cơng ty cĩ thế tách ơ trong một kho để quản lý, tương ứng với mỗi ơ là một loại vật liệu.
3.2.2. Về tài khoản sử dụng và phương pháp tính giá
Mặc dù hệ thống tài khoản được sử dụng tại cơng ty hiện nay là khá đầy đủ. Tuy nhiên tơi vẫn kiến nghị cơng ty nên sử dụng thêm TK 151 – Hàng hĩa đang đi đường vào cơng tác hạch tốn kế tốn của mình.
Trong nhiều trường hợp, kế tốn chỉ nhận hĩa đơn mà chưa nhận được phiếu nhập kho thì kế tốn chưa tiến hành ghi sổ ngay mà đối chiếu với hợp đồng kin tế và lưu hĩa đơn vào cặp hồ sơ “ Hàng mua đanh đi đường”. Trong kỳ nếu hàng về nhập kho, kế tốn căn cứ vào hĩa đơn mua hàng và phiếu nhập kho để vào sổ TK 152 như bình thường. Nếu cuối tháng hàng chưa về nhập kho thì căn cứ vào hĩa đơn mua hàng, các chứng từ cĩ liên quan để phản ánh nghiệp vụ này vào TK 151. Mặc dù nghiệp vụ này ít xảy ra nhưng việc sử dụng TK 151 lại rất hữu ích, cho phép theo dõi tình hình thu mua của cơng ty được chính xác, kịp thời. Hơn nữa, cơng ty cổ phần may xuất khẩu Huế cịn cĩ hoạt động nhập khẩu NVL nên TK 151 cịn dùng để phản ánh số hàng nhập khẩu về biên giới, bến cảng đã được cơng ty tiếp nhận.
Tài khoản 151 dùng để phản ánh giá trị hàng hĩa, vật tư (nguyên vật liệu, cơng cụ dụng cụ, hàng hĩa) mua ngồi đã thuộc quyền sở hữu của cơng ty cịn đang trên đường vận chuyển, ở bến cảng, bến bãi hoặc đã về đến cơng ty nhưng đang chờ kiểm nhận nhập kho. Kết cấu TK 151 như sau:
Bên Nợ: Phản ánh trị giá hàng hĩa, vật tư đã mua đang đi đường
Bên Cĩ: Phản ánh trị giá hàng hĩa, vật tư đã mua đang đi đường đã về nhập kho của cơng ty.
Số dư bên Nợ: Phản ánh giá trị hàng hĩa, vật tư đã mua nhưng chưa về nhập kho cơng ty.
Phương pháp hạch tốn kế tốn như sau:
Cuối kỳ kế tốn, căn cứ vào hĩa đơn mua hàng của các loại hàng mua chưa về nhập kho dùng vào hoạt động sản xuất, kinh doanh của cơng ty, kế tốn ghi:
Nợ TK 151: Hàng mua đang đi đường (Giá chưa cĩ thuế GTGT) Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ
Cĩ TK 331 :Phải trả cho người bán; hoặc Cĩ TK 111, 112, 141,...
Sang tháng sau, khi hàng về nhập kho, căn cứ hĩa đơn và phiếu nhập kho, kế tốn ghi:
Nợ TK 152: Nguyên liệu, vật liệu Cĩ TK 151: Hàng mua đang đi đường
Trường hợp hàng mua đang đi đường bị hao hụt, mất mát được phát hiện ngay khi phát sinh hoặc khi kiểm kê cuối kỳ, căn cứ vào biên bản về mất mát, hao hụt, kế tốn phản ánh giá trị hàng bị mất mát, hao hụt, ghi:
Nợ TK 1381: Tài sản thiếu chờ xử lý Cĩ TK 151: Hàng mua đang đi đường.
3.2.3. Về chứng từ và luân chuyển chứng từ
Cơng tác kế tốn của Cơng ty cổ phần may xuất khẩu Huế hiện nay đã sử dụng đầy đủ các chứng từ bắt buộc để phản ánh nghiệp vụ về NVL. Nhưng theo tơi thấy đơi khi ở phịng kế tốn ban quản trị cần thơng tin về tồn kho từng loại NVL thì kế tốn phải mất khá nhiều thời gian để cung cấp thơng tin chính xác và theo trình tự. Vì vậy, tơi xin kiến nghị cơng ty nên sử dụng thêm phiếu báo vật tư cịn lại cuối kỳ để theo dõi tình hình tồn kho NVL. Phiếu báo vật tư cịn lại cuối kỳ cĩ thể thực hiện theo mẫu sau:
Biểu 3.2: Mẫu phiếu báo vật tư cịn lại cuối kỳ
PHIẾU BÁO VẬT TƯ CỊN LẠI CUỐI KỲ
Ngày … tháng…năm… Số: ………..
Bộ phận sử dụng:...
STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Lý do: (cịn sử dụng hay trả lại) A B C D 1 E Phụ trách bộ phận sử dụng (Ký, họ tên)
Việc luân chuyển chứng từ vật liệu tại cơng ty chưa được nhanh chĩng, kế tốn 5 - 10 ngày mới xuống kho lấy chứng từ về phịng kế tốn, với nghiệp vụ nhập xuất nguyên vật liệu diễn ra liên tục của cơng ty thời gian như vậy là quá dài, dẫn đến việc thơng tin kế tốn được phản ánh, xử lý chậm. Vì vậy, cơng ty cần thay đổi để đẩy nhanh tốc độ luân chuyển chứng từ và cung cấp thơng tin được nhanh chĩng hơn. Theo tơi, nên giảm thời gian xuống cịn 3 – 5 ngày kế tốn lấy chứng từ từ kho về sẽ hợp lý hơn.
3.2.4. Về cơng tác kế tốn chi tiết nguyên vật liệu
Hiện nay, cơng tác đối chiếu sổ chi tiết với thẻ kho của kế tốn và thủ kho được tiến hành vào cuối quý mà nghiệp vụ nhập xuất NVL tại cơng ty diễn ra hàng ngày và liên tục biến động do vậy thời gian kiểm tra đối chiếu như vậy là chưa hợp lý gây hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế tốn. Để khắc phục nhược điểm này thì giữa thủ kho và kế tốn cần phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu sổ sách thường xuyên hơn để cĩ thể phát hiện sai sĩt và cĩ biện pháp khắc phục kịp thời.
bàn giao chứng từ nhập, xuất kho NVL giữa thủ kho và kế tốn cĩ thể lập thêm phiếu giao nhận chứng từ. Phiếu giao nhận chứng từ cĩ thể lập theo mẫu sau:
Biểu 3.3: Mẫu phiếu giao nhận chứng từ
PHIẾU GIAO NHẬN CHỨNG TỪ
Ngày…..tháng….năm…. Số:…….
Nhĩm NVL Số lượng chứng từ Số hiệu chứng từ Số tiền
Thủ kho
(ký, họ tên)
Kế tốn
(ký, họ tên)
3.2.5. Về cơng tác kế tốn tổng hợp nguyên vật liệu
(1). Về hạch tốn kiểm kê nguyên vật liệu
Trong điều kiện thực tế tại cơng ty hiện nay, NVL tồn kho là khơng nhiều song NVL tồn kho thường là những NVL dễ hư hỏng, loang ố, mốc như vải, bơng, chỉ,… Hiện nay, cơng việc kiểm kê NVL tồn kho hàng năm tại Cơng ty cổ phần may xuất khẩu Huế chỉ kiểm kê một lần vào cuối năm và khi kiểm kê sẽ báo trước cho thủ kho một ngày. Việc này khơng hiệu quả cho cơng ty, thủ kho cĩ thể chuẩn bị trước làm thay đổi thực trạng NVL tồn kho, khiến cho việc kiểm kê khơng phát hiện ra sai sĩt, chênh lệch. Hơn nữa việc kiểm kê chỉ diễn ra một lần trong năm sẽ hạn chế khơng xử lý kịp thời những mất mát, hư hỏng, hay ứ đọng NVL kém phẩm chất từ các quý I, II, III. Cuối mỗi tháng, quý cơng ty chỉ biết được số lượng và giá trị NVL tồn trên sổ sách mà khơng nắm được tình hình thực tế tại kho. Vì vậy, cơng ty nên tiến hành kiểm kê thường xuyên hơn cĩ thể theo các quý trong năm và kết hợp giữa kiểm kê cĩ báo trước và kiểm kê bất ngờ để cĩ được kết quả kiểm kê khách quan, trung thực hơn.
(2). Hạch tốn trích lập dự phịng nguyên vật liệu
cao hơn so với giá cả thị trường và giúp các báo cáo tài chính của cơng ty phản ánh chính xác hơn. Mặt khác, trong điều kiện giá cả khơng ổn định và chủng loại nguyên vật liệu mua vào ngày càng nhiều do yêu cầu mở rộng, tăng cường sản xuất. Việc lập dự phịng cho NVL tại cơng ty cổ phần may xuất khẩu Huế là cần thiết. Lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho sẽ giúp cơng ty bình ổn giá NVL trong kho. Mặt khác, xét về phương diện tài chính, dự phịng giảm giá NVL cịn cĩ tác dụng làm giảm lãi của cơng ty trong niên độ kế tốn, nên cơng ty tích lũy được một nguồn tài chính mà đáng lẽ nĩ đã được phân chia.
Mức dự phịng giảm giá hàng tồn kho được xác định như sau: Mức dự phịng
giảm giá hàng tồn kho
=
Số lượng hàng tồn kho tại thời điểm
lập BCTC x Giá gốc hàng tồn kho theo sổ kế tốn - Giá trị thuần cĩ thể thực hiện được của hàng tồn kho Việc hạch tốn dự phịng giảm giá hàng tồn kho được thực hiện thơng qua TK 159 như sau:
Cuối kỳ kế tốn năm (hoặc quý), khi lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho lần đầu