6. Kết cấu đề tài
2.2.1.Đặc điểm, phân loại và yêu cầu quản lý nguyên vật liệu tại cơng ty
2.2.1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại Cơng ty cổ phần may xuất nhập Huế
Cơng ty cổ phần may xuất khẩu Huế là một trong những doanh nghiệp phục vụ trong ngành dệt may tại Việt Nam. Sản phẩm của cơng ty chủ yếu là các loại sản phẩm may theo đơn đặt hàng phục vụ cho xuất khẩu như: áo jacket, áo khốc, quần 2 lớp, quần shot, baby…. ví dụ một số nhãn hàng của cơng ty như: Galec (áo jacket), Casino, Agora, Sytem - U, Basiline, Brazil (quần short)…
Do đặc điểm sản phẩm của cơng ty đa dạng, phong phú về chủng loại, kích cỡ nên doanh nghiệp phải sử dụng nhiều loại vật liệu khác nhau, rất đa dạng và cũng nhiều chủng loại với quy cách khác nhau. Ví dụ như các loại vải, các loại chỉ, các loại khuy, bơng, nút,… để sản xuất các loại sản phẩm cĩ quy cách, mẫu mã khác nhau.
Nguyên vật liệu tại cơng ty khơng những đa dạng về chủng loại và quy cách mà hơn nữa do đặc thù trong ngành may mặc nên vật liệu tại cơng ty như các loại vải, chỉ, khuy… cịn đa dạng về màu sắc. Với từng dịng sản phẩm khác nhau và tùy theo đơn đặt hàng của khách hàng mà nhu cầu về màu sắc sản phẩm là khác nhau, từ đĩ cần những nguyên liệu phù hợp.
Cũng như trong bất kỳ doanh nghiệp sản xuất khác nguyên vật liệu tại cơng ty cũng mang các đặc điểm chung là: là tài sản dự trữ thuộc tài sản ngắn hạn, là đối tượng lao động một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh (đối tượng lao động, tư liệu lao động và lao động sống) là cơ sở vật chất hình thành nên sản phẩm mới.
Trong tổng chi phí để sản xuất ra các loại sản phẩm tại Cơng ty cổ phần may Xuất khẩu Huế thì chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn nhất (65 – 75% tổng giá thành), đặc biệt là nguyên liệu chính. Do vậy, khi cĩ biến động nhỏ về chi phí nguyên vật liệu thì sẽ cĩ ảnh hưởng lớn đến giá thành sản phẩm của cơng ty.
2.2.1.2. Phân loại nguyên vật liệu tại Cơng ty cổ phần may xuất khẩu Huế
Trong cơng ty cổ phần may xuất khẩu Huế nguyên vật liệu bao gồm nhiều thứ, nhiều chủng loại khác nhau. Chúng khác nhau về cơng dụng, tính năng lý hĩa, quy cách, phẩm cấp, chất lượng. Hơn nữa nguyên vật liệu lại là loại tài sản thường xuyên biến động. Do đĩ, để phục vụ tốt cho việc quản lý và hạch tốn nguyên vật liệu của cơng ty cần thiết phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu.
Căn cứ vào vai trị và tác dụng của nguyên vât liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh của cơng ty Hudatex, tồn bộ nguyên vật liệu tại đây được phân ra thành các loại sau:
(a). Vật liệu chính
Nguyên vật liệu chính là đối tượng lao động chủ yếu của cơng ty và là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm bao gồm: tất cả các loại vải, Gịn tấm, gịn xơ, dựng khơng keo, dựng phủ gịn, nỷ… Trong mỗi loại nguyên vật liệu chính đĩ lại chia thành nhiều thứ khác nhau. Ví dụ như:
+ Vải gồm: vải lĩt thun, vải lĩt kate, vải 300T trược nước, vải cĩ tuyết, vải khơng tuyết, vải cotton, vải riptop (ơ chéo, ơ vuơng)…
+ Gịn gồm: gịn 60gr, gịn 80gr, gịn 100 gr, gịn 120 gr… + Nỷ gồm: nỷ lắc hạt, nỷ PE, nỷ80/2…
(b). Vật liệu phụ
Tuy khơng phải là cơ sở vật chất chủ yếu cấu thành nên sản phẩm, nguyên vật liệu phụ chỉ là những vật liệu cĩ tác dụng phụ phục vụ trong quá trình sản xuất tạo nên sản phẩm của cơng ty, nhưng khi được sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính nĩ
cĩ tác dụng làm tăng chất lượng, mẫu mã của sản phẩm hoặc được sử dụng để bảo đảm cho cơng cụ lao động hoạt động bình thường hoặc dùng để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý. Ví dụ như: Chỉ may, các loại nút, xốp dính, cườm, dây kéo, dây luồn,…
+ Chỉ cũng gồm nhiều loại: chỉ ngọc thắng (40/2) (màu black, blue, white,…), chỉ phong phú (20/2), chỉ tơ,…
+ Nút cũng cĩ nhiều loại: Nút kim loại 4 thành phần, nhút nhựa, nút chặn bình xăng…
(c). Văn phịng phẩm
Văn phịng phẩm là các loại vật liệu trang bị cho cơng tác quản lý, hành chính ở các phịng, ban khác nhau trong cơng ty. Văn phịng phẩm tại cơng ty cổ phần may xuất khẩu bao gồm: bút bi, bút chì, hồ dán, mực, giấy các loại,…
(d) Phụ tùng thay thế(vật tư sản xuất)
Phụ tùng thay thế là các chi tiết, phụ tùng được sử dụng để thay thế, sửa chữa máy mĩc, thiết bị sản xuất trong doanh nghiệp như: kim may, vít bắt chân vịt máy khâu, trụ tự động máy, ắc quy, răng cưa mặt nguyệt, thoi, suốt,...
(e). Nguyên vật liệu khác
+ Nhiên liệu: là những loại vật liệu khi sử dụng cĩ tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất kinh doanh tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm diễn ra liên hồn. Gồm cĩ: dầu máy khâu, xăng, dầu Diezen,…
+ Nguyên vật liệu khác: vải thừa, bơng vụn… được tận dụng để tái sử dụng lại.
2.2.1.3. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu tại Cơng ty cổ phần may xuất khẩu Huế
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, lợi nhuận đã trở thành mục đích cuối cùng của sản xuất kinh doanh. Mối quan hệ tỷ lệ nghịch giữa chi phí và lợi nhuận ngày càng được quan tâm. Vì thế các doanh nghiệp đều ra sức tìm con đường giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm. Tại cơng ty cổ phần may xuất khẩu Huế cũng vậy với tỷ trọng nguyên vật liệu chiếm khoảng 65-75% trong tổng giá thành sản xuất sản phẩm, do đĩ nguyên vật liệu cần được quản lý thật tốt để đem lại hiệu quả kinh doanh tốt nhất cho doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp biết sử dụng nguyên vật liệu một cách tiết kiệm, hợp lý và sản phẩm làm ra cĩ chất lượng tốt mà giá thành lại hạ tạo sẽ tạo
mối tương quan cĩ lợi cho doanh nghiệp trên thị trường. Quản lý nguyên vật liệu càng khoa học thì cơ hội đạt hiệu quả kinh tế càng cao. Với vai trị như vậy nên trong cơng ty yêu cầu quản lý nguyên vật liệu được được đặt ra trong tất cả các khâu từ khâu thu mua, dự trữ và bảo quản đến khâu sử dụng.
+ Trong khâu thu mua: do cơng ty cổ phần may xuất khẩu Huế phải thường xuyên tiến hành thu mua nguyên vật liệu để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất sản phẩm và các nhu cầu khác của doanh nghiệp. Vì vậy, trong khâu thu mua phải quản lý chặt chẽ về khối lượng, quy cách, chủng loại và giá cả hơn nữa là phải kịp thời cho hoạt động sản xuất của doanh nghiệp tránh tình trạng thiếu nguyên vật liệu gây gián đoạn hoạt động trong doanh nghiệp, để khơng bị gián đoạn trong quá trình sản xuất và cũng khơng để nguyên vật liệu thu mua quá sớm làm ảnh hưởng đến chất lượng nguyên vật liệu và ứ động vốn thì bộ phận thu mua luơn cập nhật ngày vào chuyền của các mã hàng để cĩ kế hoạch thu mua thích hợp.
+ Trong khâu dự trữ và bảo quản: để quá trình sản xuất được liên tục phải dự trữ nguyên vật liệu đầy đủ, khơng gây gián đoạn sản xuất nhưng cũng khơng được dự trữ quá lượng cần thiết gây ứ đọng vốn, tốn diện tích. Đồng thời phải thực hiện đầy đủ chế độ bảo quản theo tính chất lý hố học của vật liệu giảm thiểu tình trạng nguyên vật liệu bị hư hỏng, mất mát, giảm chất lượng.
+ Trong khâu sử dụng: doanh nghiệp cần tính tốn đầy đủ, chính xác, kịp thời giá nguyên vật liệu cĩ trong giá vốn của thành phẩm. Do vậy trong quá trình sử dụng phải tổ chức tốt việc ghi chép phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh phải đảm bảo sử dụng sao cho tiết kiệm, hiệu quả. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
2.2.2. Tính giá nguyên vật liệu tại cơng ty
Tính giá nguyên vật liệu là việc dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của NVL theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu chân thực và thống nhất.
Tại Cơng ty cổ phần may xuất khẩu Huế các nghiệp vụ nhập, xuất nguyên vật liệu được diễn ra thường xuyên, với mỗi lần nhập giá cả nguyên vật liệu lại cĩ sự khác nhau. Do đĩ việc xác định đúng đắn giá trị nguyên vật liệu nhập hay xuất dùng là rất cần thiết. Hiện nay, thực tế cơng ty đang sử dụng giá thực tế để đánh giá nguyên vật liệu trong quá trình hoạt động.
Đối với nguyên vật liệu cơng ty nhận may gia cơng (nguyên vật liệu do bên thuê gia cơng cung cấp) thì cơng ty chỉ theo dõi về mặt số lượng mà khơng theo dõi về giá trị của những loại vật liệu đĩ.
Đối với nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất của cơng ty tồn bộ được mua ngồi từ các nhà cung cấp trong nước hoặc nhập khẩu, được cơng ty theo dõi cả về số lượng và giá trị trong quá trình nhập và xuất dùng cho sản xuất sản phẩm.
Đối với phế liệu thu hồi, giá thực tế của phế liệu thu hồi thường do giám đốc cơng ty quyết định.
2.2.2.1. Tính giá nguyên vật liệu nhập kho
Nguyên vật liệu tại cơng ty chủ yếu là được mua từ bên ngồi về nhập kho. Giá trị thực tế của nguyên vật liệu nhập kho được tính theo cơng thức sau:
Giá trị thực tế NVL mua ngồi
nhập kho
= Giá mua ghi trên hĩa đơn +
Chi phí thu mua + Thuế nhập khẩu (nếu cĩ) _ Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán Trong đĩ:
+ Giá mua ghi trên hĩa đơn: Cơng ty hạch tốn thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên giá mua đây là giá chưa cĩ thuế GTGT.
+ Chi phí thu mua: Bao gồm các chi phí phát sinh trong quá trình thu mua NVL như chi phí vận chuyển, chi phí bốc dỡ,…
+ Thuế nhập khẩu: Với các loại NVL phải nhập khẩu phục vụ cho sản xuất cơng ty phải chịu thêm khoản thuế nhập khẩu.
+ Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán: Khi mua NVL với số lượng lớn được hưởng chiết khấu thương mại hoặc do NVL của nhà cung cấp khơng đạt đúng tiêu chuẩn chất lượng như đã thỏa thuận, cơng ty được giảm giá thì những khoản này đều được giảm trừ vào giá trị NVL đầu vào.
Ví dụ: Theo hĩa đơn GTGT số 0000221 ngày 12/02/2013 cơng ty mua nút 4 thành phần và khĩa nịt của cơng ty TNHH Quốc tế Hồng Phát.
Tên hàng Số lượng Đơn vị tính Đơn giá
Khĩa nịt 2350 Cái 1000
Thuế suất thuế GTGT 10% Theo như hợp đồng đã ký kết, chi phí vận chuyển sẽ do cơng ty TNHH Quốc tế Hồng Phát chi trả. Do vậy, giá trị của số NVL này chỉ bao gồm giá ghi trên hĩa đơn. Ta cĩ:
- Giá mua chưa cĩ thuế GTGT:
16.300 x 650 + 2350 x 1000 = 12.945.000 đồng - Thuế GTGT: 12.945.000 x 10% = 1.294.500 đồng
- Giá thanh tốn: 12.945.000 + 1.294.500 = 14.239.500 đồng Giá thực tế NVL nhập kho là: 14.239.500 đồng.
2.2.2.2. Tính giá nguyên vật liệu xuất kho
Tại cơng ty cổ phần may xuất khẩu Huế, giá xuất kho NVL được áp dụng là phương pháp “ giá thực tế đích danh”. Vật liệu của cơng ty được quản lý theo từng lơ hàng riêng rẽ, áp dụng phương pháp tính giá xuất kho giá thực tế đích danh, khi xuất kho vật liệu của lơ hàng nào thì tính theo giá thực tế đích danh nhập của lơ hàng đĩ.
Ví dụ: Ngày 29/04/2013, theo nhu cầu sử dụng của phân xưởng sản xuất , cơng ty xuất kho 6.048 bộ nút nhựa 4 thành phần và 2350 cái khĩa nịt phục vụ cho sản xuất mã hàng 4899. Số NVL này xuất từ lơ hàng nhập ngày 12/2/2013 của cơng ty TNHH Quốc tế Hồng Phát (hĩa đơn GTGT số 0000221) – lơ hàng nhập trong ví dụ phía trên.
Khi đĩ giá trị NVL xuất kho là: 6.048 x 650 + 2350 x 1000 = 6.281.200 đồng.
2.2.3. Chứng từ và sổ sách kế tốn nguyên vật liệu tại cơng ty.2.2.3.1. Chứng từ sử dụng 2.2.3.1. Chứng từ sử dụng
Chứng từ dùng để hạch tốn vật liệu là cơ sở để ghi chép vào thẻ kho và các sổ kế tốn liên quan đồng thời là căn cứ để kiểm tra tình hình biến động của nguyên vật liệu. Chứng từ được lập trên cơ sở kiểm nhận nguyên vật liệu hoặc là kiểm nhận kết hợp với đối chiếu (tuỳ theo nguồn nhập) và trên cơ sở xuất kho nguyên vật liệu. Nội dung của chứng từ phải phản ánh được những chỉ tiêu cơ bản như tên, quy cách của nguyên vật liệu, số lượng nguyên vật liệu nhập hoặc xuất, vì lý do nhập hoặc xuất kho. Cơng ty cổ phần may xuất khẩu Huế trong việc nhập xuất nguyên vật liệu được lập chứng từ kế tốn một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác theo đúng chế độ ghi chép
ban đầu về nguyên vật liệu đã được Nhà nước ban hành theo quyết định 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 và các văn bản khác của Bộ Tài chính. Bao gồm các chứng từ chủ yếu sau: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Phiếu nhập kho nguyên vật liệu (Mẫu 01-VT) - Phiếu xuất kho vật tư (Mẫu 02-VT)
- Phiếu nhập kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03-VT) - Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm hàng hĩa (Mẫu 08-VT) - Hĩa đơn (GTGT) (Mẫu 01-GTGT)
- Hĩa đơn cước vận chuyển (Mẫu 03-BH)
Ngồi các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhà nước cơng ty cịn sử dụng thêm các chứng từ kế tốn hướng dẫn như :
- Phiếu xuất nguyên vật liệu theo hạn mức (Mẫu 04-VT);
- Biên bản kiểm nghiệm nguyên vật liệu (Mẫu 05-VT);
- Phiếu báo nguyên vật liệu cịn lại cuối kỳ (Mẫu 07-VT) và các chứng từ khác tùy thuộc vào đặc điểm, tình hình cụ thể của cơng ty như: lệnh xuất hàng, bảng cân đối NPL, đơn đặt hàng...
2.2.3.2. Sổ sách sử dụng
Cơng ty đang sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch tốn chi tiết vật liệu nên các sổ (thẻ) mà kế tốn chi tiết đang sử dụng là:
- Sổ (thẻ) kho
- Sổ (thẻ) kế tốn chi tiết nguyên vật liệu - Sổ đối chiếu luân chuyển
- Sổ số dư
Sổ (thẻ) kho (Mẫu 06-VT) được sử dụng để theo dõi số lượng nhập xuất tồn kho của từng thứ nguyên vật liệu theo từng kho. Thẻ kho do phịng kế tốn lập và ghi chi tiết: tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã số nguyên vật liệu. Sau đĩ giao cho thủ kho để ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn hàng ngày về mặt số lượng. Thẻ kho dùng để hạch tốn ở kho khơng phân biệt hạch tốn chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp nào. Cịn sổ (Thẻ) kế tốn chi tiết, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số dư được sử dụng để hạch tốn từng hàng nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu về mặt giá trị hoặc cả lượng và
giá trị phụ thuộc vào phương pháp hạch tốn chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp.
Ngồi các sổ kế tốn chi tiết nêu trên, cơng ty cịn sử dụng các bảng kê nhập - xuất, các bảng luỹ kế tổng hợp nhập xuất tồn, kho nguyên vật liệu phục vụ cho việc ghi sổ kế tốn chi tiết được đơn giản, nhanh chĩng, kịp thời.
2.2.3.3. Tài khoản sử dụng tại cơng ty
Trong quá trình hạch tốn tổng hợp NVL tại cơng ty cổ phần may xuất khẩu Huế, với các nghiệp vụ nhập kho, nguyên vật liệu nhập chủ yếu là mua ngồi, khơng cĩ trường hợp tăng NVL do gĩp vốn liên doanh, gia cơng chế biến. Thu mua nguyên vật liệu tại cơng ty do bộ phận đặt hàng tại phịng kế hoạch tiến hành trên cơ sở thỏa thuận mua bán giữa hai bên (bên nhà cung cấp và cơng ty Hudatex). Hình thức thanh tốn cĩ thể là trả tiền trước, trả bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng hoặc trả chậm. Do đĩ, kế tốn tổng hợp nhập vật liệu sử dụng các tài khoản sau:
+ TK 1521: Nguyên liệu + TK 1522: Phụ liệu
+ TK 331: Phải trả người bán + TK 141: Tạm ứng