Phòng kinh doanh cần cân nhắc kỹ các đơn đặt hàng và ước tính số lượng vật tư cần thiết để sản xuất sản phẩm trong kỳ, phối hợp với phòng kế toán để sớm xây dựng định mức kỹ thuật phục vụ sản xuất cho từng loại sản phẩm, tránh tình trạng lãng phí nguyên vật liệu làm tăng chi phí sản xuất. Từ đó điều phối hoạt động cung ứng, xuất kho phục vụ sản xuất, tránh tình trạng lãng phí, làm tăng giá thành sản phẩm.
Công ty có thể xây dựng bảng định mức nguyên vật liệu theo những nội dung sau: I) Định mức nguyên vật liệu:
- Nguyên liệu chính - Nguyên liệu phụ
2- Định mức tỉ lệ hao hụt các loại nguyên vật liệu trong sản xuất: II) Định mức tiêu hao năng lượng, nhiên liệu:
- Mức tiêu hao điện - Mức tiêu hao than - Mức tiêu hao nước
III) Định mức hóa chất phụ trợ và vật tư thay thế IV) Định mức tiền công lao động trực tiếp
Trong nền kinh tế thị trường có sự cạnh tranh khốc liệt như hiện nay, nhiều biến động xảy ra có thể ảnh hưởng tới kế hoạch sản xuất của công ty và ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm. Do vậy, nếu công ty không xác định định mức dự trữ nguyên vật liệu thì kết quả sản xuất của công ty có thể bị ngưng trệ, làm ảnh hưởng tới kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên, nếu công ty dự trữ nguyên vật liệu quá lớn sẽ
gây ứ đọng vốn, gây khó khăn trong việc quay vòng vốn của donah nghiệp và phát sinh các chi phí liên quan. Ngược lại, nếu dự trữ quá ít thì khi nguyên vật liệu trên thị
trường khan hiếm hoặc giá cả tăng sẽ làm ảnh hưởng đến chị phí ản xuất kinh doanh của công ty.
Vì vậy, công ty nên xác định mức dự trữ hợp lý để giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm mà vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm và yêu cầy sản xuất khi có yếu tố bất thường xảy ra thông qua báo cáo vật tư theo kế hoạch sản xuất, kinh doanh và báo cáo nghiên cứu thị trường.