Mọi hiện tượng kinh tế xảy ra trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp liên quan đến việc nhập-xuất nguyên vật liệu đều phải được lập chứng từ
kế toán một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác theo đúng chế độ quy định ghi chép ban đầu về vật tư…Mỗi bản chứng từ cần chứa đựng tất cả các chỉ tiêu đặc trưng cho nghiệp vụ, về thời gian và địa điểm xảy ra nghiệp vụ cũng như người chịu trách nhiệm về nghiệp vụ và người lập bản chứng từ.
Hệ thống chứng từ kế toán phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác tình hình nhập-xuất là cơ sở để tiến hành ghi chép trên thẻ kho và trên sổ kế toán. Để kiểm tra, giám sát tình hình biến động về số lượng của từng nguyên vật liệu. Thực hiện quản lý nguyên vật liệu có hiệu quả, phục vụ nhu cầu về nguyên vật liệu, phục vụ đầy đủ nhu cầu hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp. Thông thường, chứng từ kế toán nhập-xuất nguyên vật liệu thường bao gồm: (Theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC
của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành ngày 20/03/2006) − Hóa đơn giá trị gia tăng. Mẫu số 01-GTGT
− Hóa đơn bán hàng. Mẫu số 02-GTGT − Phiếu nhập kho. Mẫu số 01-VT − Phiếu xuất kho. Mẫu số 02-VT 7
− Biên bản kiểm nghiệm vật tư. Mẫu số 03-VT − Phiếu báo vật tư còn lại cuối kì. Mẫu số 04-VT − Biên bản kiểm kê vật tư. Mẫu số 05-VT
− Bảng kê mua hàng. Mẫu số 06-VT
− Bảng phân bổ nguyên vật liệu. Mẫu số 07-VT
Việc lập các chứng từ kế toán về nhập-xuất vật liệu phải được thực hiện đúng các quy định về biểu mẫu, phương pháp ghi chép trách nhiệm ghi chép số liệu cần thiết, phải tuân theo trình tự luân chuyển chứng từ.