Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh tình
hình hiện có, biến động tăng giảm hàng tồn kho một cách thường xuyên liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho. Phương pháp này được sử dụng phổ
biến ở nước ta hiện nay. Tuy nhiên với những doanh nghiệp nhiều chủng loại vật tư, hàng hóa có giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng, xuất bán mà áp dụng phương pháp này sẽ mất rất nhiều công sức. Mặc dù vậy, phương pháp này có độ chính xác cao và cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời nhất.
Như vậy, việc xác định giá trị nguyên vật liệu xuất dùng được căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho sau khi được tập hợp, phân loại theo các đối tượng sử dụng để ghi vào các tài khoản và các sổ kế toán.
10
Phương pháp kê khai thường xuyên áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp sản xuất và các đơn vị thương nghiệp kinh doanh mặt hàng có giá trị lớn. 1.6.1.1. Tài khoản sử dụng
− Tài khoản 152: Nguyên liệu, vật liệu
Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động tăng, giảm của các loại nguyên liệu, vật liệu trong kho của doanh nghiệp.
TK 152
Số dư đầu kì: Giá trị nguyên vật liệu tồn kho đầu kì
+ Giá gốc của nguyên vật liệu nhập kho + Trị giá nguyên vật liệu xuất kho để sử
mua ngoài, tự gia công chế biến, nhận dụng cho sản xuất kinh doanh, thuê ngoài góp vốn liên doanh hoặc từ các nguồn gia công, góp vốn liên doanh hoặc
khác.
nhượng bán.
+ Giá gốc của nguyên vật liệu thừa phát + Trị giá nguyên vật liệu thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê.
hiện khi kiểm kê.
+ Trị giá nguyên vật liệu được giảm giá hoặc trả lại người bán.
Số dư cuối kì: Giá trị nguyên vật liệu tồn kho cuối kì.
− Tài khoản 151: Hàng mua đang đi đường
Tài khoản này dùng để phản ánh các loại vật tư, hàng hóa mà doanh nghiệp đã mua, chấp nhận thanh toán với người bán nhưng chưa về nhập kho của doanh nghiệp, còn đang trên đường vận chuyển, ở bến bãi hoặc đã về đến doanh nghiệp nhưng chưa làm thủ tục nhập kho (chờ kiểm kê)
TK 151
Số dư đầu kì: Giá trị hàng đi đường chưa về nhập kho kì trước.
+ Trị giá của vật tư đang đi trên + Giá trị vật tư, hàng hóa đang đi đường.
đường đã nhập kho hoặc chuyển giao cho các đối tượng sử dụng hay khách hàng.
Số dư cuối kì: Giá trị hàng đi đường chưa về nhập kho
11
1.6.1.2. Phương pháp kế toán
Sơ đồ 1.2. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên (tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ)
TK 111,112,331,… TK 152
TK 621,627,641,642,241,…
Giá, chi phí mua NVL đã nhập kho Xuất kho NVL dùng cho TK 133 SXKD hoặc XDCB GTGT đầu vào (nếu có) TK 154 TK
151 Xuất kho NVL thuê ngoài Gia công chế biến
Hàng mua
đang Hàng đi đường đi đường nhập kho TK 111,112,331,…
Giảm giá NVL mua vào TK 154
trả lại NVL, CKTM NVL thuê ngoài gia công, TK 133
chế biến xong nhập kho
GTGT (nếu có)
TK 333
TK 632
Thuế NK, thuế TTĐB NVL xuất bán
phải nộp của NVL nhập khẩu
TK 411
TK221,222,223,228
Được cấp hoặc nhận vốn góp Xuất NVL để góp vốn đầu tư liên doanh, liên kết bằng NVL TK 621,627,641,642,241,… TK811 TK 711 NVL xuất dùng không sử dụng hết, CL CL
nhập lại kho giảm tăng
TK 221,222,223,228 TK 632
Nhận lại vốn góp đầu tư bằng NVL NVL phát hiện thiếu khi kiểm kê thuộc hao hụt định mức
TK 3381
Trị giá NVL thừa TK 138
(1381)
khi mua về, khi kiểm kê kho NVL thiếu khi kiểm kê TK
711 chờ xử lý
Nhận do được biếu tặng
12
1.6.2. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kì
Phương pháp kiểm kê định kì là phương pháp không theo dõi, phản ánh thường xuyên, liên tục tình hình nhập xuất nguyên vật liệu trên các tài khoản mà chỉ theo dõi, phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kì và cuối kì căn cứ vào số lượng kiểm kê hàng tồn kho. Việc xác định giá trị nguyên vật liệu xuất dùng trên tài khoản kế toán tổng hợp không căn cứ vào chứng từ xuất kho mà lại căn cứ vào giá trị thực tế nguyên vật liệu tồn đầu kì, nhập trong kì và kết quả kiểm kê cuối
kì. Bởi vậy, trên tài khoản tổng hợp không thể hiện rõ giá trị nguyên vật liệu xuất dùng (xuất bán) cho từng đối tượng, nhu cầu khác nhau: sản xuất hay phục vụ quản lý, bán ra ngoài,…
Đối với các doanh nghiệp sản xuất áp dụng phương pháp kiểm kê định kì cho
việc hạch toán hàng tồn kho thì TK 152 (151) dùng để kết chuyển giá trị thực tế của vật liệu và hàng mua đang đi đường lúc đầu kì và cuối kì vào TK 611 “Mua hàng”.
Phương pháp kiểm kê định kì thường được áp dụng trong các doanh nghiệp sản xuất có quy mô nhỏ, chỉ tiến hành một loại hoạt động, hoặc ở các doanh nghiệp thương mại kinh doanh các mặt hàng có giá trị thấp. Độ chính xác của phương pháp này không cao mặc dù tiết kiệm được công sức ghi chép.
Cuối kì, căn cứ vào kết quả kiểm kê vật liệu, kế toán xác định giá trị thực tế xuất dùng trong kì như sau:
Giá trị NVL Giá trị NVL Giá trị NVL Giá trị NVL xuất dùng = tồn kho đầu kì + tăng thêm - tồn kho cuối kì trong kì trong kì 1.6.2.1. Tài khoản sử dụng Tài khoản 611: Mua hàng
Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa mua vào, nhập kho hoặc đưa vào sử dụng trong kỳ.
TK 611
− Kết chuyển trị giá thực tế hàng hóa, − Trị giá vật tư, hàng hóa xuất trong kì. vật tư tồn đầu kì
− Trị giá thực tế hàng hóa vật tư đã gửi
− Giá trị thực tế, vật tư hàng hóa bán nhưng chưa xác định là tiêu thụ. nhập trong kì.
− Chiết khấu hàng mua, giảm giá, hàng trả lại
− Trị giá thực tế vật tư, hàng hóa kiểm kê cuối kì.
13
1.6.2.2. Phương pháp kế toán
Sơ đồ 1.3. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kì (tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ)
TK 151, 152 TK 611 Kết chuyển trị giá NVL tồn đầu kì TK 111, 112, 331,… TK 111, 112, 331,… Mua NVL nhập kho trong kì Giảm giá hàng mua, TK
133 hàng
trả lại, CKTM
TK 133
Thuế GTGT đầu vào Thuế GTGT đầu vào (nếu có)
TK 621,627,641,642,241,... Cuối kì xác định và kết chuyển NVL xuất kho TK 151, 152 Kết chuyển NVL tồn kho cuối kì
1.7. Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho
1.7.1. Khái niệm
Trong kinh doanh, để hạn chế bớt những thiệt hại và để chủ động hơn về tài chính trong các trường hợp xảy ra rủi ro do các nguyên nhân khách quan giảm giá vật tư, hàng hóa, giảm giá các khoản vốn đầu tư trên thị trường chứng khoán, thị trường vốn,…hoặc thất thu các khoản nợ phải thu có thể phát sinh,..;doanh nghiệp cần và được phép thực hiện chính sách dự phòng giảm giá trị thu hồi của vật tư, tài sản, tiền vốn trong kinh doanh.
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là việc trích lập trước một khoản tiền vào chi phí do có sự chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng tại thời điểm cuối kì kế toán năm nhằm tạo nguồn tài chính bù đắp cho những thiệt hại có thể xảy ra cho kì kế toán sau do nguyên nhân giảm giá nguyên vật liệu.
14
1.7.2. Điều kiện áp dụng
− Phải có đầy đủ tài liệu, chứng từ chứng minh giá vốn của nguyên vật liệu tại thời điểm lập dự phòng cao hơn giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng trên thị trường.
− Việc ước tính giá trị thuần có thể thực hiện của hàng tồn kho phải dựa trên bằng chứng tin cậy thu thập được tại thời điểm ước tính.
− Là nguyên vật liệu thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, tồn kho tại thời điểm lập dự phòng.
1.7.3. Tài khoản sử dụng
Khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phản ánh trên tài khoản 159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”. Tài khoản này được dùng để phản ánh các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập khi có những bằng chứng tin cậy về sự giảm giá của giá trị thuần có thể thực hiện được so với giá gốc của hàng tồn kho
TK 159
Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho được hoàn nhập ghi giảm giá kho đã lập tính vào giá vốn
vốn hàng bán trong kì. hàng bán trong kì . Giá trị dự phòng giảm giá hàng
tồn kho hiện có cuối kì.
Trong đó, mức dự phòng phải trích cho năm kế hoạch được tính như sau: Mức dự phòng Số lượng tồn Giá trị thuần Giá trị vật liệu phải trích cho = kho
x - có thể trên sổ kế toán năm kế hoạch vật liệu thực hiện được 1.7.4. Phương pháp kế toán
Cuối niên độ kế toán, căn cứ vào mức trích dự phòng giảm giá hàng tồn kho, kế toán ghi:
Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán
Có TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Cuối niên độ sau (N+1), tính mức dự phòng cần lập, nếu:
Mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối niên độ sau cao hơn mức dự phòng
giảm giá hàng tồn kho đã trích lập năm trước thì số chênh lệch được lập thêm, ghi: Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán
Có TK 159: Số chênh lệch 15
Mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối niên độ sau thấp hơn mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã trích lập năm trước thì số chênh lệch được hoàn nhập dự phòng, kế toán ghi:
Nợ TK 159: Số chênh lệch Có TK 632: Giá vốn hàng bán
1.8. Tổ chức sổ kế toán nguyên vật liệu theo các hình thức kế toán
1.8.1. Hình thức sổ kế toán Nhật ký chung
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ
kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế
toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Điều kiện áp dụng: Áp dụng cho mọi loại hình doanh nghiệp: sản xuất, xây dựng, dịch vụ, thương mại có quy mô vừa và nhỏ.
Ưu điểm:
- Mẫu sổ đơn giản, dễ thực hiện, thuận tiện cho phân công lao động kế toán. - Có thể thực hiện đối chiếu, kiểm tra về số liệu kế toán cho từng đối tượng kế
toán ở mọi thời điểm. Vì vậy kịp thời cung cấp thông tin cho nhà quản lý. Nhược điểm:
- Lượng ghi chép tương đối nhiều, dễ gây trùng lặp. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung:
Sơ đồ 1.5. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung
Chứng từ kế toán Sổ Nhật ký đặc Sổ nhật ký chung Sổ, thẻ kế toán biệt chi tiết Bảng tổng hợp chi Sổ cái tiết Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính 16
Ghi chú: Ghi hàng ngày Đối chiếu, kiểm tra
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ
1.8.2. Hình thức sổ kế toán Nhật ký-Sổ Cái
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký-Sổ Cái: Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ
Nhật ký-Sổ Cái. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký-Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại.
khoản kế toán khi hạch toán. Ưu điểm:
- Số lượng sổ ít, mẫu sổ đơn giản dễ thực hiện.
- Kiểm tra đối chiếu các dữ liệu kế toán được thực hiện một cách thường xuyên, liên tục. Nhược điểm:
- Số lượng ghi chép nhiều, chỉ thực hiện trên một sổ tổng hợp duy nhất. - Khó phân công lao động kế toán.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký – Sổ Cái
Sơ đồ 1.6. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký-Sổ Cái
Chứng từ kế toán Bảng t ổng hợp Sổ quỹ Sổ, thẻ kế toán chứng t ừ kế toán chi tiết cùng loại Nhật ký – S Bảng tổng hợp ổ cái chi tiết
Báo cáo tài chính Ghi chú:
Ghi hàng ngày Đối chiếu, kiểm tra
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ 17
1.8.3. Hình thức sổ kế toán Chứng từ ghi sổ
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: Căn cứ vào chứng từ gốc để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ”.
Điều kiện áp dụng: Áp dụng cho những doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn, sử dụng nhiều lao động và nhiều tài khoản kế toán khi hạch toán.
Ưu điểm:
- Thuận tiện cho việc phân công lao động kế toán. Nhược điểm:
- Đòi hỏi kế toán phải đối chiếu đúng số liệu giữa các chứng từ ghi sổ do các đồng nghiệp khác lập trước khi vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và Sổ cái.
- Dễ gây trùng lặp.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ:
Sơ đồ 1.7. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ
Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp Sổ quỹ Sổ, thẻ kế toán chứng từ kế toán chi tiết cùng loại Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú:
Ghi hàng ngày Đối chiếu, kiểm tra
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ
1.8.4. Hình thức sổ kế toán Nhật ký-Chứng từ
Đặc trưng cơ bản của hình thức sổ kế toán Nhật ký-Chứng từ là: tập hợp và hệ
thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng Nợ.
Điều kiện áp dụng: Áp dụng cho các công ty sản xuất, thương mại lớn, phát sinh nhiều chứng từ. Trình độ kế toán trong công ty cao.
Ưu điểm:
− Đảm bảo tính chuyên môn hóa của sổ sách kế toán − Kết hợp được hạch toán tổng hợp và chi tiết − Phân công lao động chuyên môn hóa kế toán Nhược điểm:
− Chỉ áp dụng đối với những công ty có quy mô lớn. − Hệ thống sổ cồng kềnh phức tạp
− Khó áp dụng sang hình thức kế toán máy
Trình tự kế toán theo hình thức sổ kế toán Nhật ký-Chứng từ:
Sơ đồ 1.8. Trình tự kế toán theo hình thức sổ kế toán Nhật ký-Chứng từ
Chứng từ kế toán Nhật ký – Chứng từ Bảng kê Sổ, thẻ kế toán chi tiết SỔ CÁI Bảng tổng hợp chi tiết
Báo cáo tài chính Ghi chú:
Ghi hàng ngày Đối chiếu, kiểm tra
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ
1.8.5. Hình thức sổ kế toán trên máy vi tính
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy
định trên đây. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ 19
kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
Các loại sổ của Hình thức kế toán trên máy vi tính: Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không bắt buộc hoàn toàn