Kế toán chi tiết nguyên vật liệu là việc hạch toán kết hợp giữa thủ kho và phòng kế toán nhằm theo dõi tình hình nhập-xuất-tồn của từng danh điểm nguyên vật liệu cả
về số lượng, chất lượng và giá trị.
− Tại kho: Phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm nguyên vật liệu về mặt lượng.
+ Hằng ngày, căn cứ vào các chứng từ nhập xuất vật tư (PNK, PXK) thủ kho
thực hiện việc nhập-xuất kho và ghi số lượng vật tư thực nhập, thực xuất vào PNK, PXK và thẻ kho.
+ Mỗi chứng từ được ghi vào một dòng trên thẻ kho. Thẻ kho được mở theo từng danh điểm vật tư.
+ Hằng ngày hoặc định kì, thủ kho phải tập hợp chứng từ nhập-xuất vật tư và giao cho kế toán.
+ Cuối tháng, thủ kho phải tiến hành cộng tổng số lượng vật tư nhập-xuất trong tháng, từ đó tính ra lượng vật tư tồn cuối tháng theo từng danh điểm vật tư.
− Tại phòng kế toán: Phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm nguyên vật liệu cả về mặt lượng và giá trị.
+ Kế toán vật tư mở sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật tư theo từng danh điểm vật tư tương ứng đã ghi ở thẻ kho.
+ Hằng ngày hoặc định kì, khi nhận được các chứng từ nhập-xuất vật tư do thủ
kho chuyển tới, kế toán vật tư phải kiểm tra, ghi đơn giá và tính ra thành tiền cho từng chứng từ nhập-xuất vật tư. Sau đó lần lượt ghi các nghiệp vụ nhập-xuất vật tư vào sổ
(thẻ) kế toán chi tiết vật tư theo từng danh điểm vật tư. 9
Sơ đồ 1.1. Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song Phiếu nhập kho Bảng tổng hợp Sổ kế toán nhập xuất tồn tổng hợp
Thẻ kho Sổ chi tiết NVL
Phiếu xuất kho Ghi chú: Ghi hằng ngày
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra Ghi cuối tháng, hoặc định kì
− Ưu điểm: Phương pháp này đơn giản trong khâu ghi chép, dễ kiểm tra đối chiếu, dễ phát hiện sai sót, đồng thời cung cấp thông tin nhập, xuất và tồn kho của từng danh điểm vật tư một cách chính xác, nhanh chóng.
− Nhược điểm: Ghi chép trùng lặp giữa thủ kho và kế toán ở chỉ tiêu số lượng, làm tăng khối lượng công việc của kế toán, tốn nhiều công sức và thời gian.
− Điều kiện vận dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp thực hiện công tác kế
toán máy và các doanh nghiệp thực hiện kế toán bằng tay trong điều kiện doanh nghiệp có ít danh điểm vật tư, trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế.