II. Một số biện phỏp nhằm hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2000 Tại cụng ty Cơ khớ Hà Nộ
5. Tăng cường cụng tỏc đào tạo nguồn nhõn lực và trao đổi thụng tin nội bộ
biện phỏp hữu hiệu nhất để nõng cao chất lượng nguyờn vật liệu. Mặt khỏc, sẽ giảm được chi phớ kiểm tra chất lượng nguyờn vật liệu khụng cần thiết khi mua. Hệ thống kho chứa nguyờn vật liệu của Cụng ty tuy được quản lý tốt nhưng cỏc kho đó được sử dụng từ lõu, cơ sở vật chất kho chứa đó xuống cấp. Vỡ vậy, để đảm bảo chất lượng nguyờn vật liệu Cụng ty nờn nõng cấp, xõy dựng mới cỏc kho chưa nguyờn vật liệu. Mặt khỏc để nõng cao chất lượng nguyờn vật liệu cỏc phũng nghiờn cứu phỏt triển cần nghiờn cứu cỏc nguyờn vật liệu mới thay thế cú chất lượng tốt hơn, hiệu quả cao hơn.
5. Tăng cường cụng tỏc đào tạo nguồn nhõn lực và trao đổi thụng tin nội bộ bộ
Nhõn tố con người cú ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng sản phẩm. Vỡ vậy, nõng cao chất lượng sản phẩm đồng nghĩa với việc nõng cao chất lượng nhõn tố con người, nõng cao chất lượng nguồn nhõn lực. Để nõng cao chất lượng nguồn nhõn lực, Cụng ty nờn tổ chức cỏc chương trỡnh đào tạo kiến thức chuyờn mụn cho cỏc bộ phận trong Cụng ty để họ cú thể thực hiện tốt chức năng của mỡnh. Cỏc cỏn bộ quản lý thỡ được
trang bị kiến thức quản lý mới, người lao động thỡ được nõng cao tay nghề. Đặc biệt Cụng ty nờn tổ chức chương trỡnh đào tạo cung cấp kiến thức về quản lý chất lượng cho toàn cỏn bộ, cụng nhõn viờn trong Cụng ty để nõng cao kỹ năng của mọi thành viờn. Khi chất lượng nguồn nhõn lực được nõng cao thỡ mới cú cơ sở để núi rằng chất lượng sản phẩm được đảm bảo và khụng ngừng được nõng cao. Cụng ty phải coi nhõn tố con người là cơ bản, quyết định đến việc nõng cao chất lượng sản phẩm.
Hệ thống thụng tin nội bộ trong doanh nghiệp bao gồm những mối quan hệ, những tỏc động qua lại giữa cỏc phũng ban, giữa cỏc cỏ nhõn trong toàn Cụng ty. Đứng đầu mạng lưới thụng tin là ban lónh đạo, những người cú quyền quyết định, điều phối toàn hoạt động của doanh nghiệp. Họ cú vai trũ quyết định đối với hệ thống, là người dẫn dắt hệ thống, thụng qua ban lónh đạo thụng tin được truyền đi và nhận về cỏc thụng tin phản hồi. Dựa vào đú hệ thống thụng tin của Cụng ty được thụng suốt. Trong cỏc doanh nghiệp nước ta, nguồn kinh phớ cũn khú khăn việc tư liệu hoỏ đầy đủ cỏc hoạt động của doanh nghiệp và thực hiện chỳng một cỏch nghiờm tỳc cũng là một phương phỏp giỳp kờnh thụng tin của doanh nghiệp được thụng suốt. Để làm được điều đú, hệ thống tài liệu phải thực sự phản ỏnh được thực chất tỡnh hỡnh hoạt động của doanh nghiệp, người lao động trong doanh nghiệp phải tuõn thủ nghiờm tỳc cỏc hoạt động đú thỡ kiểm soỏt thụng tin sẽ dễ dàng hơn. Để hoạt động trờn cú hiệu quả, ngay từ đầu doanh nghiệp phải quan tõm đến khõu hoạch định chất lượng từ xỏc định chiến lược phỏt triển chất lượng, xõy dựng chớnh sỏch chất lượng đến xõy dựng chương trỡnh, kế hoạch đảm bảo và nõng cao chất lượng trong toàn Cụng ty. Việc hoạch định tốt thỡ hệ thống chất lượng sẽ hoạt động một cỏch cú hiệu quả, ngược lại sẽ khụng thống nhất được mọi hoạt động của tập thể, khụng làm theo những điều đó quy định dẫn đến tỡnh trạng vừa làm vừa bổ sung, hoàn thiện. Điều đú làm cho thụng tin nội bộ khụng thụng suốt, khụng phản ỏnh được hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng.
Để khắc phục được cỏc khú khăn trờn, Cụng ty cần xõy dựng mụi trường văn hoỏ chất lượng cú hiệu quả. ở đú mọi người thấy được sự gắn kết của tập thể, nõng cao tinh thần hợp tỏc, giỳp đỡ lẫn nhau, gắn bú và tự hào về Cụng ty. Cỏc nhõn viờn được trao quyền và cụng việc phự hợp với vị trớ của từng người, thực hiện quản lý tập thể, cỏ nhõn tự chịu trỏch nhiệm về phần cụng việc được giao, chỉ cú vậy mới cú được cỏc quyết định nhanh chúng và kịp thời. Cỏc cụng việc được tiến hành theo nhúm phỏt huy tỡnh thần tập thể, tạo điều kiện cho người lao động tiếp xỳc với nhau nhiều hơn, giỳp
cho quỏ trỡnh trao đổi thụng tin được thụng suốt. Bộ mỏy quản trị của Cụng ty phải xỏc định rừ trỏch nhiệm, nhiệm vụ và quyền hạn của mỗi cỏ nhõn, bộ phận, trong mối quan hệ với cỏc trỏch nhiệm về chất lượng. Việc xỏc định cỏc mối quan hệ này sẽ thiết lập được cỏc kờnh thụng tin liờn lạc sao cho cụng việc được thực hiện một cỏch trụi chảy, khụng cú sự giỏn đoạn, cản trở bất ngờ. Thụng qua đú nhõn viờn sẽ biết họ nhận được lệnh từ ai, họ phải chịu trỏch nhiệm trước ai, họ phải đến với ai để tỡm kiếm thụng tin nhằm giải quyết cỏc khú khăn, họ phải trao đổi cho ai thụng tin và sản phẩm họ đó xử lý.
Việc trao đổi thụng tin nội bộ thực chất là để xỏc định hiệu quả và hiệu lực của quỏ trỡnh thụng qua việc trao đổi chớnh sỏch chất lượng, mục tiờu chất lượng, cỏc yờu cầu, cỏc hoạt động cụ thể trong doanh nghiệp. Đồng thời thụng qua việc trao đổi này nhằm cung cấp những thụng tin cú thể bổ sung vào trong mụi trường nguồn lực và những thụng tin trực tiếp của mọi người trong doanh nghiệp nhằm đạt được mục tiờu đó đề ra. Do đú vấn đề cần thiết lỳc này của Cụng ty là phải phỏt huy hiệu quả cỏc thụng tin nội bộ trong hệ thống quản lý chất lượng theo tiờu chuẩn ISO 9002-1994. Muốn vậy ban lónh đạo Cụng ty cần khuyến khớch việc phản hồi trao đổi giữa cỏc phũng ban, cỏc cỏ nhõn trong toàn Cụng ty. Tụn trọng và lắng nghe ý kiến của cụng nhõn viờn nhằm thu thập những thụng tin hữu ích cho việc đỏnh giỏ hệ thống quản lý chất lượng. Bờn cạnh đú, lónh đạo cần trao quyền cho cụng nhõn tự xử lý cỏc sự việc xấu gõy ảnh hưởng đến quỏ trỡnh ỏp dụng ISO, cũng như khuyến khớch cỏc đề xuất cải tiến cú hiệu quả. Tiếp tục phỏt huy hỡnh thức người làm tự kiểm tra, tiến tới kiểm tra hệ thống chất lượng toàn đơn vị.
Xõy dựng mụ hỡnh nhúm chất lượng ở từng phõn xưởng, đơn vị giỳp cho việc học tập ISO được chủ động, người cụng nhõn tự tỡm hiểu và giỳp đỡ lẫn nhau trong việc thực hiện ISO dưới sự giỳp đỡ, hướng dẫn của cỏc chuyờn gia chất lượng nội bộ. Nhúm chất lượng cú thể là cỏc nhúm chuyờn mụn về chớnh sỏch chất lượng, cải tiến chất lượng, giỏo dục và đào tạo, kiểm soỏt chất lượng, kiểm tra đỏnh giỏ tớnh toỏn hiệu quả, phũng ngừa và khắc phục. Phải xỏc định rừ mục tiờu nguyờn tắc cũng nh quy chế hoạt động của nhúm. Thiếu mục tiờu cụ thể hoạt động của cỏc nhúm sẽ khụng cú hiệu quả. Chẳng hạn nhúm cải tiến chất lượng phải thực hiện cỏc mục tiờu cụ thể: thường xuyờn cải tiến chất lượng sản phẩm, dịch vụ khỏch hàng, tạo mạng lưới nhõn viờn đó qua đào tạo và giỳp đỡ họ tham gia vào cải tiến chất lượng, tạo sắc thỏi riờng của từng
nhúm. Để cỏc nhúm hoạt động cú hiệu quả phải chỳ ý tới cỏc nhõn tố thành cụng của nhúm: kết hợp chặt chẽ với lónh đạo, nguyờn tắc thừa nhận, phỏt triển nhúm, quản trị tốt cỏc cuộc họp, thụng tin cho mọi thành viờn của nhúm, tập chung vào quỏ trỡnh và ỏp dụng quỏ trỡnh đó thiết lập.
Đẩy mạnh đầu tư cho hoạt động thụng tin, xõy dựng phũng thụng tin với cỏc trang thiết bị kỹ thuật hiện đại, cộng với đội ngũ cỏn bộ thụng tin chuyờn trỏch qua đào tạo, cú kỹ năng. Đưa vi tớnh vào hệ thống quản lý, sản xuất, giỳp cho việc trao đổi thụng tin được nhanh chúng, kịp thời, trỏnh tỡnh trạng tài liệu khụng được cập nhật, trao đổi thường xuyờn giữa cỏc phũng ban. Đảm bảo thụng tin nhanh cho lónh đạo và cỏc phũng ban về tỡnh hỡnh chất lượng, quản lý chất lượng, tỡnh trạng cỏc quỏ trỡnh sản xuất và quản lý, sự sai lệch giữa kế hoạch và thực tiễn...