I. Các khoản phải thu
3.2.1 Quản lý chặt chẽ các khoản phải thu, xác định chính sách tín dụng thương mại hợp lý.
thương mại hợp lý.
Để mở rộng thị phần, thu hút được nhiều khách hàng, tăng doanh thu và lợi nhuận, công ty cần thực hiện Chính sách tín dụng thương mại. Có nghĩa là công ty đã sử dụng biện pháp bán chịu cho khách hàng. Tuy nhiên, việc bán chịu khiến cho công ty phải ứng thêm vốn làm tăng nhu cầu vốn, tăng chi phí quản lý, chi phí thu hồi nợ, tăng rủi ro tài chính...gây hao hụt đáng kể cho tài chính của công ty.
Để đảm bảo sự ổn định, lành mạnh và tự chủ về mặt tài chính, đẩy nhanh tốc độ luân chuyển của vốn lưu động từ đó góp phần sử dụng vốn lưu động có hiệu quả, thì công ty cần phải có những biện pháp hữu hiệu để làm tốt hơn nữa công tác thanh toán và thu hồi nợ.
Qua phân tích ở chương 2, ta thấy các khoản phải thu chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng vốn lưu động của công ty. Nguyên nhân là do công tác thu hồi các khoản phải thu của công ty chưa tốt, chưa khuyến khích khách hàng thanh toán nhanh tiền hàng. Do đó để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu
động cho công ty thì việc quản lý chặt chẽ một số khoản phải thu để giảm lượng vốn bị chiếm dụng là việc thực sự rất cần thiết đối với công ty.
* Các biện pháp:
Khoản phải thu của khách hàng làm cho vốn lưu động của công ty bị chiếm dụng rất lớn. Để quản lý tốt khoản này, chính sách bán hàng rất quan trọng. Một số biện pháp có thể tăng cường sử dụng như:
- Công ty nên có các điều khoản ưu đãi với các khách hàng thanh toán sớm. Cụ thể là công ty nên đặt ra tỷ lệ chiết khấu thanh toán và thời hạn hưởng chiết khấu thanh toán đối với từng nhóm khách hàng. Tỷ lệ chiết khấu có thể thay đổi linh hoạt khi lãi suất ngân hàng thay đổi và áp dụng linh hoạt đối với từng loại mặt hàng và từng đối tượng khách hàng:
+ Đối với khách hàng lớn thì công ty có thể cấp tín dụng thương mại ở mức độ ổn định, có thể thỏa thuận để giảm bớt khối lượng tín dụng đồng thời có những biện pháp khuyến khích khách hàng trả tiền sớm. Vì hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực xây lắp nên với các công trình, công ty có thể áp dụng tỷ lệ chiết khấu thanh toán tùy thuộc vào thời gian hoàn thành của mỗi công trình cụ thể, ví dụ như chiết khấu 3% giá trị công trình nếu thanh toán toàn bộ trong vòng 10 ngày khi công trình đã hoàn thành. Còn với các lĩnh vực khác như bán sản phẩm, dịch vụ tư vấn thiết kế thì có thể áp dụng tỷ lệ chiết khấu như “2/10 net 30” tức là khách hàng được hưởng chiết khấu 2% giá trị lô hàng (dịch vụ) nếu trả tiền trong vòng 10 ngày kể từ ngày mua hàng, nếu trả từ ngày 10 đến 30 kể từ ngày mua hàng thì phải trả 100%, không được chiết khấu.
+ Đối với khách hàng mới, công ty cần thẩm định uy tín tín dụng của khách trên cơ sở kinh nghiệm của các ngân hàng, các công ty đã từng có giao dịch là từ phía cơ quan nhà nước. Khi thực hiện chính sách bán chịu thì tùy tình hình cụ thể mà công ty có thể thương lượng nhằm giảm bớt tiền trả chậm cũng như thời gian trả chậm sao cho ở mức có thể chấp nhận được.
- Mở sổ chi tiết theo dõi các khoản nợ phải thu trong và ngoài công ty, tiến hành phân tích các khoản nợ theo thời gian, sắp xếp những khoản phải thu của khách hàng để tiện theo dõi và có biện pháp đôn đốc khách hàng trả tiền.
- Bản thân công ty cũng cần đảm bảo chất lượng các công trình, giảm thiểu chi phí bảo hành, tránh tình trạng khách hàng không trả tiền với lý do công trình không đảm bảo chất lượng. Qua đó cũng làm giảm thời gian thi công, làm giảm thời gian và số vốn bị khách hàng chiếm dụng.
- Đối với khách hàng chưa chấp hành tốt kỷ luật thanh toán cần tăng cường nhắc nhở, đặt ra điều kiện rõ ràng như nếu không trả được nợ cũ thì không được mua hàng tiếp hoặc không được hưởng các khoản chiết khấu, ưu đãi về vận chuyển.
- Tìm hiểu rõ tiềm năng phát triển của khách hàng trong tương lai, khách hàng là thường xuyên hay không thường xuyên.
- Ta thấy công ty đã phải trích lập dự phòng cho các khoản nợ chưa đến hạn thanh toán nhưng không có khả năng thu hồi. Vì vậy, cần kiểm soát chặt chẽ trong khâu ký kết hợp đồng, tìm hiểu kỹ lưỡng về khả năng thanh toán của khách hàng, quy định rõ về các điều khoản phương thức thanh toán và thời hạn thanh toán, phạt vi phạm hợp đồng nếu thực hiện sai, cam kết để có thể ràng buộc khách hàng với trách nhiệm thanh toán.
- Công ty cần tiến hành thẩm định tài chính của mình và của khách hàng trước khi quyết định bán chịu cho khách hàng, có thể thành lập một bộ phận chuyên trách về việc thẩm định tình hình tài chính và các thông tin về khách hàng. Những người làm công tác này phải được đào tạo bài bản về chuyên môn và phải có tinh thần trách nhiệm rất cao. Điều này sẽ giúp công ty giảm chi phí khá nhiều cho việc thuê chuyên gia thẩm định bên ngoài.
Năm 2011, công ty đã giảm được đáng kể khoản trả trước cho người bán. Đây là một thành tích cần phát huy. Tuy nhiên, em xin kiến nghị thêm biện pháp nhằm làm hoàn thiện hơn nữa công tác quản lý các khoản phải trả
người bán như sau: Công ty có thể thực hiện hình thức thanh toán bù trừ để tiết kiệm vốn kinh doanh. Công ty và bên cung ứng nguyên vật liệu có thể ký hợp đồng trao đổi sản phẩm hàng hóa bằng cách: công ty nhận thu mua nguyên vật liệu của các nhà máy, xí nghiệp và họ sẽ làm đại lý tiêu thụ sản phẩm cho công ty. Như vậy sẽ tiết kiệm được lượng vốn lưu động nhờ giảm được khoản trả trước cho người bán.
Như đã phân tích ở chương 2, ta thấy trong năm 2011 có những khoản phải thu khác tuy giá trị không quá lớn nhưng công ty vẫn chưa thu hồi được như: tiền cổ tức, tiền điện, bảo hiểm xã hội… Để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động cần có biện pháp thu hồi nhanh chóng khoản bị chiếm dụng lãng phí này. Công ty cần đề ra quy định về việc chi trả hộ cho công nhân viên những khoản gì, dùng vào mục đích gì một cách cụ thể và thực hiện nghiêm chỉnh, nếu không hoàn trả đúng thời hạn có thể trừ vào tiền lương hàng tháng.