a) Giá cả và điều kiện thanh toán.
Giá cả áp dụng: Giá cả của hàng hóa xuất khẩu là biểu hiện bằng tiền giá trị của hàng hóa đó. Trong việc xác định giá cả thì đơn vị xuất khẩu luôn định rõ điều kiện cơ
sở giao hàng. Tại tổng công ty Khoáng sản và Thương mại Hà Tĩnh, giá cả áp dụng cho phương thức bán hàng xuất khẩu là giá FOB và giá CFR, áp dụng INCOTERMS 2000. TCT thường giao hàng tại cảng Vũng Áng và cảng Hải Phòng
• Giá FOB (Free on board -Giao qua lan can tàu): Có nghĩa là người bán giao hàng hóa khi hàng đã qua lan can tàu tại cảng bốc hàng quy định. Điều này có nghĩa rằng người mua phải chịu tất cả các khoản chi phí và rủi ro về mất mát hoặc hư hại đối với hàng hóa kể từ sau ranh giới đó. Điều kiện FOB đòi hỏi người bán phải làm thủ tục thông quan xuất khẩu cho hàng hóa
• Giá CFR ( Cost and freight - tiền hàng và cước phí): Người bán giao hàng khi hàng hóa đã qua lan can tàu tại cảng gửi hàng. Người bán phải trả các phí tổn và cước vận tải cần thiết để đưa hàng tới cảng đến quy định nhưng rủi ro về mất mát và hư hại đối với hàng hóa cũng như mọi chi phí phát sinh thêm do các tình hướng xảy ra sau thời điểm giao hàng được chuyển từ người bán sang người mua khi hàng qua lan can tàu tại cảng gửi hàng.
Giá CFR = Giá FOB + F (cước phí).
Điều kiện thanh toán: Tổng công ty Khoáng sản và Thương mại Hà Tĩnh thường sử dụng phương thức thanh toán bằng thư tín dụng không hủy ngang trong bán hàng xuất khẩu. Đây là loại thư tín dụng sau khi đã mở thì trong thời gian hiệu lực không được sửa đổi, bổ sung hay hủy bỏ nếu như không có sự đồng ý của bên xuất khẩu. Sử dụng phương thức thanh toán này nhằm đảm bảo quyền lợi cho TCT.
b) Quy trình sử dụng và luân chuyển chứng từ
• Phòng kinh tế
Do Tổng công ty sử dụng hình thức bán buôn nên giá trị của các lượng hàng rất lớn và quá trình diễn ra tương đối dài nên giữa TCT và khách hàng phải thoả ước với nhau trước khi ký kết hợp đồng. Thông qua hợp đồng này để đảm bảo quyền lợi, trách nhiệm vật chất giữa các bên khi xảy ra tranh chấp hay vi phạm hợp đồng. Trước khi ký kết hợp đồng, phòng kinh tế sẽ căn cứ vào tình hình tồn kho thực tế và khả năng cung ứng của các đơn vị cơ sở rồi mới quyết định có nên ký kết hợp đồng hay không. Thông thường thì ban giám đốc ủy nhiệm cho phòng kinh tế ký kết hợp đồng, chỉ những hợp đồng quan trọng và phức tạp thì phải có ý kiến của ban giám đốc.
Phòng kinh tế cũng là nơi kiểm tra thư tín dụng (L/C) mà ngân hàng thông báo gửi đến sau khi ký kết hợp đồng, nếu không phù hợp thì đề nghị ngân hàng mở L/C sửa đổi, bổ sung thư tín dụng cho phù hợp với hợp đồng, nếu phù hợp phòng kinh tế sẽ lập “Thông báo giao hàng” gửi xuống bộ phận kho để bộ phận kho chuẩn bị xuất hàng.
Xem phụ lục : Mẫu thông báo giao hàng
• Bộ phận kho
Căn cứ vào “thông báo giao hàng”, bộ phận kho xuất kho, thủ kho lập “phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ” và giao liên 2 cho bộ phận giao hàng làm chứng từ đi đường. Thủ kho ghi vào thẻ kho số lượng, chủng loại hàng hóa xuất bán.
Xem phụ lục : Mẫu Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
• Phòng KCS – Trung tâm phân tích chất lượng
Đồng thời với việc giao nhận hàng hóa, nhân viên trung tâm phân tích KCS và đại diện của Công ty cổ phần giám định Asiacontrol Hà Tĩnh tiến hành giám định chất lượng và đánh giá quy cách, số lượng, tình trạng hàng hóa. Căn cứ vào kết quả kiểm tra của phòng và kết quả của cơ quan giám định độc lập, Công ty Asiacontrol lập “Giấy chứng nhận trọng lượng và chất lượng (Certificate of weight and quality) đảm bảo các chỉ tiêu chất lượng và trọng lượng theo yêu cầu. Giấy chứng nhận trọng lượng và chất lượng sẽ được photo thành 2 bản, một bản gửi cho khách hàng, bản còn lại chuyển cho bộ phận kế toán làm bộ chứng từ thanh toán.
• Bộ phận giao hàng
Đúng thời gian thỏa thuận, bộ phận giao hàng vận chuyển hàng tới địa điểm giao hàng. Tùy theo điều kiện thỏa thuận, quy cách đóng gói, khối lượng lô hàng mà quyết định địa điểm giao hàng.
+ Giao hàng tại cảng Vũng Áng (Hà Tĩnh): Được thực hiện đối với hàng đổ rời. Đội vận chuyển của TCT chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hóa đến nơi an toàn.
+ Giao hàng tại cảng Hải Phòng: Nếu trong điều kiện hợp đồng quy định hàng hóa phải đóng gói, chuyên chở bằng container thì phải thuê đội vận chuyển chuyên chở container từ cảng Hải Phòng (do cảng Vũng Áng chưa có container) vào tận kho TCT nhận hàng và vận chuyển hàng giao tại cảng Hải Phòng.
Khi hàng đến cảng, TCT sẽ làm các thủ tục cần thiết như: xin chứng từ xuất trình theo Hải quan nước nhập khẩu như: Tờ khai hải quan, giấy chứng nhận xuất xứ…, thuê tàu, mua bảo hiểm (trường hợp giá CFR), làm thủ tục hải quan.. cho hàng xuống phương tiện cùng với sự theo dõi, kiểm tra của nhân viên kiểm nghiệm của công ty CP giám định Asiacontrol và đại diện phòng KCS.
Sau khi cho hàng xuống phương tiện đầy đủ, bộ phận giao hàng lấy biên lai thuyền phó và dùng biên lai này để đổi lấy vận đơn đường biển (B/L) và hoàn thành thủ tục xuất hàng.
• Bộ phận kế toán
Tùy vào điều khoản, điều kiện trong thỏa thuận mà bộ phận kế toán lập “bộ chứng từ thanh toán” gồm có:
+ Hợp đồng bán hàng (Sales contract)
+ Hóa đơn thương mại (Commercial invoice) + Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of origin)
+ Giấy chứng nhận chất lượng và trọng lượng (Certificate of weight and quality)
+ Phiếu đóng gói (Packing list)
Xem phụ lục: Bộ chứng từ thanh toán
Căn cứ vào các chứng từ nhận được, kế toán bán hàng, thuế sẽ phản ánh nghiệp vụ bán hàng, thuế vào các sổ phù hợp như: “Sổ nhật ký chung”, “Sổ nhật ký bán hàng”, “Sổ kế toán chi tiết TK 333”… và kế toán ngân hàng cũng phản ánh, theo dõi tình hình thanh toán nợ của khách hàng như sau:
Kế toán ngân hàng sẽ lập bộ chứng từ thanh toán gửi đến ngân hàng thông báo, ngân hàng thông báo chuyển bộ chứng từ đến ngân hàng mở L/C. Sau khi nhận được bộ hồ sơ này, ngân hàng mở L/C sẽ chuyển tiền cho ngân hàng thông báo. Khi nhận được Giấy báo Có từ ngân hàng thông báo chuyển đến, kế toán ngân hàng phản ánh vào “Sổ Nhật ký thu tiền”, “Sổ tiền gửi” đồng thời kế toán công nợ sẽ theo dõi chi tiết nợ phải thu về khoản tiền khách hàng đã trả.
Quy trình luân chuyển chứng từ được thể hiện qua sơ đồ sau:
Gửi bộ chứng từ thanh toán và B/L cho người mua thông qua VCB, Ha Tinh Branch
Hợp đồng bán hàng (Sales contract)
Kiểm tra điều kiện trong L/C
Có phù
hợp không Yêu cầu KH sửa L/C
Lập thông báo giao hàng
Thuê đội vận chuyển và container không Có Cảng Hải Phòng Xuất kho, lập PXKKVCNB PXK KVCNB Tập hợp chứng từ và xin các giấy chứng nhận theo quy định của HĐ và luật pháp
Làm thủ tục hải quan, khai báo hải quan cho lô hàng Ký kết hợp đồng vận tải Giao hàng và nhận B/L Lậphóa đơn GTGT, nhập dữ liệu vào máy
Nhận tiền hàng từ VCB, Ha Tinh Branch Cảng Vũng Áng Xí nghiệp sản xuất Làm căn cứ sx 42
Sơ đồ 2.4: Quy trình luân chuyển chứng từ nghiệp vụ xuất khẩu khoáng sản
Quy trình thanh toán tín dụng chứng từ thể hiện qua sơ đồ sau:
TCT Nhà vận tải NH Vietcombank, chi nhánh Hà Tĩnh (1) TCT giao hàng (2) Nhận chứng từ vận tải TCT xuất trình các chứng từ giao hàng tại NH Vietcombank (3)
NH Viecombank kiểm tra các chứng từ và (nếu đúng) trả tiền
hàng cho TCT
NH Nhật Bản chuyển số tiền cần thiết đến NH Vietcombank, chi
nhánh Hà Tĩnh NH Vietcombank thông báo
cho NH Nhật Bản: chứng từ đã xuất trình và chuyển chứng
từ cho NH Nhật Bản (5)
Sơ đồ 2.5: Quy trình thanh toán tín dụng chứng từ 2.4.2.2 Hạch toán nghiệp vụ bán hàng xuất khẩu khoáng sản
Tài khoản sử dụng
+ TK 5112: Doanh thu bán thành phẩm
+ TK 155: Thành phẩm
+ TK 632: Giá vốn hàng bán
Ví dụ: Ngày 14/11/2009 TCT ký hợp đồng bán hàng với Ime r&d inc, hợp
đồng số: 1411/Zn – 2009 xuất khẩu 60 tấn bột Zircon siêu mịn đóng bao theo giá FOB, Hai Phong, Viet Nam (INCOTERMS 2000). Ngày 5/12/2009, TCT tiến hành hoàn tất thủ tục giao hàng với trọng lượng giao là 60 tấn, tổng trị giá là 57.600 USD. Thuế xuất khẩu phải nộp theo thuế suất là 10%. Tỉ giá tính thuế USD /VND là:17.945. Ngày 31/12/2009, TCT lập hóa đơn GTGT cho nghiệp vụ trên. Khách hàng trả trước tiền hàng
Kế toán nghi nhận nghiệp vụ như sau:
+ Khi giao hàng, căn cứ trên hóa đơn GTGT, số hóa đơn 054XK, kế toán bán hàng phản ánh doanh thu xuất khẩu.
Nợ TK 131: 1.029.586.800
Có TK: 5112: 1.029.586.800
+TK 131: Phải thu KH
+TK 1122: TGNH bằng ngoại tệ +TK 3333: Thuế xuất khẩu
Trên hoá đơn GTGT không ghi đơn giá hàng bán. Bởi vì đơn giá hàng bán này đã có trên Invoice trong hợp đồng xuất khẩu.
+ Căn cứ trên tờ khai hàng hóa xuất khẩu, kế toán thuế ghi nhận số thuế phải nộp cho nhà nước
Nợ TK 5112: 103.363.200
Có TK 3333: 103.363.200 (Tỉ giá USD /VND : 17.945 )
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 3: nội bộ Ngày 31 tháng 12 năm 2009
Đơn vị bán hàng: TỔNG CÔNG TY KHOÁNG SẢN VÀ THƯƠNG MẠI HÀ TĨNH Địa chỉ: Số 2, Đường Vũ Quang, Thành phố Hà Tĩnh.
Số tài khoản: 020.137.000.3252 Ngân hàng Ngoại thương Hà Tĩnh Điện thoại: 039.3855603 MS: 3000310977.1
Họ tên người mua hàng:
Tên đơn vị: IME R&D INC Địa chỉ: Nhật Bản Số tài khoản:
Hình thức thanh toán: CK ………. MS:...
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đ.vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 01 Zircon siêu mịn
( 60 tấn * 960 USD/tấn)
Tấn 60 1.029.586.800
Cộng tiền hàng:...1.029.586.800 Thuế suất GTGT: 0% Tiền thuế GTGT:
Tổng tiền thanh toán: ...1.029.586.800 Số tiền viết bằng chữ: Một tỷ, không trăm linh chin triệu, năm trăm tám sáu ngàn,
tám trăm đồng chẵn.
Người mua hàng Người lập phiếu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký)
Mẫu số: 01 GTKT- 3LL Ký hiệu: AA 2008T Số: 0004896
+ Khi khách hàng trả tiền hàng, căn cứ vào GBC của ngân hàng ngoại thương Hà Tĩnh Kế toán phản ánh Nợ TK 1122: 1.029.657.600(Tỉ giá USD /VND là: 17.876) Có TK 131: 1.029.586.800 Có TK 515: 70.800
Căn cứ vào hóa đơn GTGT, và tờ khai hàng hóa xuất khẩu, kế toán tiến hành nhập thông tin cần thiết như ngày tháng, số chứng từ, mã khách hàng, số lượng, chủng loại sản phẩm, tổng số tiền vào dữ liệu máy tính. Máy tính sẽ xử lý dữ liệu và tự động vào các sổ kế toán liên quan đến doanh thu. Cuối quý, nhân viên kế toán thực hiện
Đơn vị báo cáo:TỔNG CÔNG TY KHOÁNG SẢN VÀ THƯƠNG MẠI HÀ TĨNH
Địa chỉ: Số 2, Đường Vũ Quang, TP. Hà Tĩnh, T. Hà Tĩnh
GIẤY BÁO CÓ CỦA NGÂN HÀNG (THU)
Người nộp tiền:
Đơn vị: 00IME – Ime r&d inc
Địa chỉ: Nhật Bản
Về khoản: Trả tiền mua Zircon
Nội dung Tài khoản Số tiền
Trả tiền mua
Zircon 1311 – Phải thu của khách hàng: Ngắn hạn 1.029.657.600 Tổng cộng số tiền: 1 029 657 600 Một tỷ, không trăm hai chin triệu, sáu trăm năm bảy nghìn, sáu trăm đồng chẵn.
Kèm theo: 1 chứng từ gốc
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ)
thao tác khóa sổ, máy tính sẽ tự động kết chuyển sang TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh” để in ra các loại sổ, các báo cáo thích hợp.
Kết cấu và nội dung của một số loại sổ kế toán liên quan:
Đơn vị báo cáo:TỔNG CÔNG TY KHOÁNG SẢN VÀ THƯƠNG MẠI HÀ TĨNH
Địa chỉ: Số 2, Đường Vũ Quang, TP. Hà Tĩnh, T. Hà Tĩnh
SỔ NHẬT KÝ CHUNG
Từ ngày 01/07/2009 đến ngày 31/12/2009 Số dư đầu kỳ: Chứng từ
Diễn giải khoảnTài Sốphát sinh
Ngày Số Nợ Có … …. …. … … … 31/07 0034 XK Bán Ilmenite 5000 tấn 1311 16.468.700.000 5112 16.468.700.000 … … … … … …. 31/12 0054XK Bán Zircon SM T12/09 1311 1.029.586.800 5112 1.029.586.800 … … …. … … … Cộng chuyển sang trang sau
Cộng chuyển sang trang sau:
Ngày …tháng…năm
Người ghi sổ Kế toán trưởng Tổng giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
Đơn vị báo cáo:TỔNG CÔNG TY KHOÁNG SẢN VÀ THƯƠNG MẠI HÀ TĨNH
Địa chỉ: Số 2, Đường Vũ Quang, TP. Hà Tĩnh, T. Hà Tĩnh
SỔ CÁI TÀI KHOẢN
Tài khoản: 511 – Doanh thu bán hàng Từ ngày 01/07/2009 đến ngày 31/12/2009 Số dư đầu kỳ: Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Ngày Số Nợ Có … … … … … … … 31/07 0034XK Sumitomo corporation Bán 5000 tấn Ilmenite 1311 16.468.700.000 … … … … … … …
31/12 0054XK Ime r&d inc –
00IME Bán Zircon siêu mịn T12/09 1311 1.029.586.800
… … … … … ….
Ngoài ra thì phần mềm cũng sẽ tự động cập nhật vào hóa đơn bán hàng. Hóa đơn bán hàng có mẫu như sau:
Đơn vị báo cáo: TỔNG CÔNG TY KHOÁNG SẢN VÀ THƯƠNG MẠI HÀ TĨNH
Địa chỉ: số 2, Đường Vũ Quang, TP.Hà Tĩnh, T.Hà Tĩnh
SỔ NHẬT KÝ BÁN HÀNG
Từ ngày 01/07/2009 đến ngày 31/12/2009
Chứng từ
Khách hàng Diễn giải TK nợ TK có Số phát sinh
Ngày Số … … …. …. … … … 31/07 0034XK Sumitomo corporation Bán 5000 tấn Ilmenite 1311 5112 16.468.700.000 … … … … … … …
31/12 054XK Ime r&d inc Bán Zircon siêu
mịn 1311 5112 1.029.586.800
… … … …
Tổng cộng …
Ngày…tháng…năm...
Người ghi sổ Kế toán trưởng Tổng giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
TỔNG CÔNG TY KHOÁNG SẢN VÀ THƯƠNG MẠI HÀ TĨNH Số 2, Đường Vũ Quang, TP. Hà Tĩnh, T.Hà Tĩnh
HÓA ĐƠN BÁN HÀNG
Ngày 31 tháng 12 năm 2009
Họ tên người mua hàng: Đơn vị: 00IME – Ime r&d Inc
Địa chỉ: botan, koto – ku, Tokyo 135 – 0046, Japan Nội dung: Xuất bán Zircon SM T12/09
Tk nợ: 1311 – Phải thu khách hàng – Ngắn hạn
Mã
kho Tên vật tư Đvt lượngSố Đơn giá Thành tiền
Zc 00112 – sản phẩm zircon
siêu mịn T 60 1.029.586.800
Tổng cộng tiền hàng 1.029.586.800
Thuế GTGT -
Tổng cộng tiền thanh toán 1.029.586.800
Bằng chữ:một tỷ,không trăm hai chín triệu, năm trăm tám sáu nghìn, tám trăm đồng chẵn.
Khi sử dụng phương thức thanh toán bằng giá CFR thì Tổng công ty phải trả thêm khoản phí vận chuyển đến cảng đến. Khoản phí này không chịu thuế xuất khẩu cho nên việc hạch toán doanh thu khi sử dụng giá CFR cũng tương tự với giá FOB.
Việc sử dụng giá CFR hay FOB tùy thuộc vào thỏa thuận của hai bên trong hợp đồng bán hàng.
Đối với các nghiệp vụ xuất khẩu thì ngoại tệ là phương tiện mà các đơn vị nhập khẩu sử dụng để thanh toán tiền hàng cho công ty. Khi hạch toán các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ thì kế toán phải quy đổi sang đồng Việt Nam để ghi sổ kế toán. Vì nghiệp vụ bán hàng xuất khẩu không phát sinh thường xuyên trong kỳ nên công ty dùng tỉ giá thực tế để quy đổi ngoại tệ.
Đối với doanh thu thì kế toán sẽ dựa vào tỉ giá của Ngân hàng Ngoại thương Hà Tĩnh công bố hằng ngày để quy đổi ngoại tệ sang Việt Nam đồng. Còn thuế xuất khẩu thì được ghi nhận theo tỉ giá thực tế mà Cục Hải quan Hà Tĩnh công bố. Phần chênh lệch tỉ giá cũng như đánh giá chênh lệch tỉ giá được thực hiện đúng với chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán ban hành theo quyết định số 15/QĐ – BTC của Bộ Tài chính. Tuy nhiên việc ghi nhận doanh thu xuất khẩu lại được thực hiện vào cuối tháng. Như ví dụ trên thì thời điểm giao hàng là ngày 5 tháng 12 năm 2009 nhưng đến ngày 31/12/2009 thì kế toán bán hàng mới viết hóa đơn GTGT và ghi nhận doanh thu vào sổ sách kế toán. Tại tổng công ty Khoáng sản và Thương mại Hà Tĩnh thì nghiệp vụ xuất khẩu không xảy ra thường xuyên, TCT hạch toán vào cuối tháng cũng là điều dễ hiểu