Để đảm bảo việc tổ chức kế toán phù hợp với quy mô hoạt động kinh doanh của công ty và tạo điều kiện cho đội ngũ kế toán giảm bớt gánh nặng trong việc ghi chép, Tổng công ty Khoáng sản và Thương mại Hà Tĩnh đã sử dụng “hình thức kế toán Nhật ký chung trên máy vi tính” với phần mềm FAST ACCOUNTING của Công ty Phần mềm và Quản lý doanh nghiệp FAST. Phần mềm Fast Accounting phân thành các phân hệ kế toán riêng như: Phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu; Phân
hệ kế toán hàng tồn kho; Phân hệ kế toán TSCĐ, Phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả; Phân hệ kế toán tiền mặt, tiền gửi, tiền vay; Phân hệ kế toán giá thành; Phân hệ kế toán tổng hợp. Phần mềm được thiết kế dựa trên hình thức kế toán Nhật ký chung nên các loại sổ của công ty bao gồm:
+ Sổ Nhật ký chung
+ Sổ Cái (dùng cho hình thức Nhật ký chung) +Sổ Nhật ký thu tiền, chi tiền…
+ Các sổ, thẻ chi tiết khác
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Kế toán máy
Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính
Chú thích:
Nhập số liệu hằng ngày
In sổ, báo cáo cuối quý, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
2.3 Một số đặc điểm về tiêu thụ hàng hóa xuất khẩu khoáng sản tại Tổng công ty Khoáng sản và Thương mại Hà Tĩnh.
2.3.1 Đặc điểm về thị trường và kênh tiêu thụ hàng hóa xuất khẩu khoáng sản.
2.3.1.1 Đặc điểm về thị trườngPhần mềm Phần mềm FAST ACCOUNTING Sổ kế toán + Sổ tổng hợp + Sổ chi tiết
+ Báo cáo tài chính + Báo cáo kế toán quản trị
+ Báo cáo thuế
Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Máy vi tính 32
Tiêu thụ là giai đoạn cuối cùng để sản phẩm đến với khách hàng. Nắm bắt được vai trò quan trọng đó, trong những năm qua, Tổng công ty Khoáng sản và Thương mại Hà Tĩnh đã xây dựng được cho mình mạng lưới tiêu thụ cả trong và ngoài nước. Thị trường nước ngoài đòi hỏi những tiêu chuẩn khắt khe hơn , nhất là tiêu chuẩn chất lượng. Việc mở rộng ra thị trường nước ngoài thật không đơn giản. Đó là sự nổ lực hết mình của ban lãnh đạo cũng như tập thể nhân viên TCT. Thị trưởng tiêu thụ nước ngoài của TCT là Trung Quốc và Nhật Bản, Singapore, Mỹ, Manila, Thái Lan nhưng xuất khẩu nhiều nhất là sang thị trường Trung Quốc và Nhật Bản.
a) Thị trường Trung Quốc
Theo ông Đào Ngọc Chương, Vụ phó Vụ Thị trường Châu Á Thái Bình Dương thuộc Bộ Công thương, nguyên Tham tán thương mại Việt Nam tại Trung Quốc, thị trường nước láng giềng này có tiềm năng lớn và doanh nghiệp Việt Nam nên cố gắng khai thác. Nhu cầu của Trung Quốc rất lớn với nhiều loại hàng trong đó khoáng sản.
Trong bối cảnh suy thoái kinh tế toàn cầu, Trung Quốc vẫn là một nền kinh tế có mức độ tăng trưởng dẫn đầu thế giới. Xuất khẩu sang thị trường Trung Quốc có sức thu hút lớn đối với doanh nghiệp nhiều nước trong đó có Việt Nam
Thị trường Trung Quốc có 3 đặc điểm lớn:
Thứ nhất, Trung Quốc là công xưởng lớn nhất thế giới có nhu cầu nhập khẩu lớn đối với tất cả các loại nguyên, nhiên vật liệu, khoáng sản, nguyên liệu đầu vào cho sản xuất tiêu dùng trong nước, cho gia công xuất khẩu.
Thứ hai, Trung Quốc là thị trường láng giềng lớn nhất của Việt Nam. Mô hình phát triển kinh tế đều hướng ra xuất khẩu. Cơ cấu hàng hoá xuất nhập khẩu có nhiều nét giống nhau. Thương mại hai bên được tiến hành theo nhiều phương thức mậu dịch phong phú (chính ngạch, buôn bán qua biên giới, tạm nhập tái xuất, quá cảnh, chuyển khẩu, trao đổi hàng hoá giữa cư dân biên giới hai nước).
Thứ ba, Các tỉnh phía Nam và giáp biên thường xuyên có nhu cầu về than, khoáng sản (do vận chuyển từ phía Bắc xuống không hiệu quả) (Theo mof.gov.vn).
b) Thị trường Nhật Bản
Nhật Bản là quốc gia có nền kinh tế đứng thứ 3 trên thế giới sau Mỹ và Trung Quốc. Tuy nhiên tài nguyên khoáng sản tại quốc gia này không đáng kể, tài nguyên hải sản là chủ yếu. Cơ cấu đóng góp vào GDP theo các khu vực kinh tế là: công
nghiệp 31%, nông nghiệp 1%, dịch vụ 68%. Công nghiệp, khu vực quan trọng trong nền kinh tế Nhật bản , phụ thuộc nhiều vào nguyên liệu thô và nhiên liệu nhập khẩu. Vì vậy đây là thị trường hấp dẫn trong việc xuất khẩu khoáng sản.
Nhìn chung, Nhật bản là thị trường mở qui mô lớn đối với các nhà đầu tư và hàng hoá nước ngoài. Tuy nhiên, mức độ cạnh tranh ở thị trường Nhật bản là rất cao do lượng hàng hoá nhập khẩu nhiều và từ nhiều xuất xứ khác nhau. Để có thể trở thành bạn hàng quốc tế của Nhật, TCT cần thiết phải hiểu được các hoạt động và mối quan tâm của phía Nhật trong việc nhập khẩu hàng hóa đó.
Khi nói đến doanh nghiệp Nhật Bản là nói đến phong cách làm việc, giao dịch rất nghiêm chỉnh, lễ nghi, tôn trọng nhau. Trong khi làm việc các doanh nghiệp Nhật Bản yêu cầu đòi hỏi các doanh nghiệp đối tác nghiêm khắc và nghiêm chỉnh tới từng cử chỉ, hành động, cách ăn mặc, lễ nghi chào hỏi…Trong văn hoá kinh doanh giao tiếp với người Nhật, có 4 vấn đề mà các doanh nghiệp Việt Nam cần chú ý coi trọng, đó là cách chào hỏi nghiêm túc, đúng giờ, làm việc ngoài giờ và phải có danh thiếp. Thiếu 1 trong 4 yếu tố trên mà đặc biệt là thiếu danh thiếp vì lý do quên không mang hoặc không có, coi như việc hợp tác làm ăn sẽ gặp khó khăn. Hơn nữa, doanh nghiệp Nhật luôn tìm hiểu kỹ trước khi hợp tác làm ăn, nên khi gặp gỡ, không nên nóng vội, nếu không sẽ khó có thể hợp tác thành công (Theo agro.gov.vn).
Ông Nguyễn Bảo, Vụ trưởng Vụ Châu Á – Thái Bình Dương (Bộ Công Thương) cho biết: “Nhật Bản luôn là thị trường kén chọn. Để vào thị trường Nhật, doanh nghiệp cần quan tâm đến hệ thống tiêu chuẩn chất lượng”.Vì vậy mà khi vào thị trường này thì TCT rất chú ý đến chất lượng của sản phẩm. Hiện tại TCT đang áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000, ISO 14001:2004, ISO/IEC 17025:2005 trong đó đáng chú ý nhất là tiêu chuẩn ISO/IEC 17025:2005
ISO/IEC 17025:2005:là tiêu chuẩn quốc tế về năng lực đối với phòng thử nghiệm và hiệu chuẩn. Tiêu chuẩn này nêu rõ mục tiêu cho các phòng thử nghiệm mong muốn chứng minh rằng mình có đủ năng lực về kỹ thuật và tổ chức quản lý, hoạt động một cách hiệu quả và có thể cung cấp các kết quả thử nghiệm và hiệu chuẩn có giá trị về kỹ thuật. Năm 2006, TCT đã đầu tư gần 6 tỉ đồng vào việc xây dựng trung tâm phân tích chất lượng (KCS) và đã được chứng nhận theo tiêu chuẩn ISO/IEC 17025:2005. Trung
tâm phân tích chất lượng có vai trò rất quan trọng trong việc bảo về và giữ vững niềm tin của khách hàng về các sản phẩm của TCT.
2.3.1.2 Đặc điểm về kênh tiêu thụ
Hiện nay TCT bán hàng theo hình thức bán buôn
Bán buôn: Là phương thức bán hàng với số lượng lớn, khi khách hàng có nhu cầu về sản phẩm của TCT sẽ đến giao dịch trực tiếp tại phòng kinh tế của TCT để làm thủ tục mua hàng. Sau khi hoàn tất thủ tục mua hàng, khách hàng sẽ nhận hàng tại kho của TCT hoặc theo địa điểm thỏa thuận. Nhận hàng xong người mua ký vào hóa đơn và hàng được xác định tiêu thụ.
2.3.2 Phương thức xuất khẩu
Có rất nhiều phương thức bán hàng doanh nghiệp có thể áp dụng. Riêng đối với Tổng công ty Khoáng sản và Thương mại Hà Tĩnh thì chỉ áp dụng duy nhất một phương thức là “xuất khẩu trực tiếp”
Phương thức xuất khẩu trực tiếp: Là phương thức mà đơn vị xuất khẩu trực tiếp đàm phán ký kết hợp đồng giao hàng và thanh toán tiền hàng với người nhập khẩu. Ở phương thức này, TCT được tự chủ về mặt hàng, giá cả, thị trường tiêu thụ và có nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước về các khoản phải nộp như thuế xuất khẩu…Các điều khoản liên quan đến việc giao hàng do hai bên thỏa thuận.
2.3.3 Phương thức thanh toán
Trong thanh toán quốc tế có nhiều phương thức thanh toán. Việc lựa chọn phương thức thanh toán hợp lý phụ thuộc vào các yếu tố như:
Tính chất và ưu nhược điểm của từng phương thức, có phương thức thanh toán có lợi cho bên mua hay có lợi cho bên bán, tốc độ thanh toán nhanh hay chậm, thủ tục đơn giản hay phức tạp, việc trả tiền có kèm điều kiện chứng từ hay không?...
Quan hệ giữa người mua và người bán có thường xuyên và tin tưởng lẫn nhau hay không?
Phụ thuộc vào khả năng thanh toán của người mua, khả năng tài trợ của ngân hàng trong thanh toán, đối với người bán thì phụ thuộc vào khả năng lập chứng từ, khả năng giao hàng, thực hiện nghĩa vụ giao hàng.
Khoáng sản là mặt hàng kinh doanh đặc biệt, là nguồn tài nguyên của quốc gia. Việc khai thác cũng như kinh doanh sản phẩm này thì TCT luôn đặt lợi ích của quốc gia lên hàng đầu. Cho nên tại TCT điều kiện về phương thức thanh toán cũng khắt khe hơn để đảm bảo mặt hàng này luôn được thanh toán, không xảy ra tình trạng phải thu khó đòi. Hiện nay, TCT đang sử dụng “phương thức thanh toán tín dụng chứng từ”
cho hoạt động xuất khẩu như là hình thức tài trợ từ phía ngân hàng trong quá trình thanh toán.
Phương thức tín dụng chứng từ: là một sự thỏa thuận, trong đó ngân hàng mở thư tín dụng theo yêu cầu của khách hàng sẽ trả một số tiền nhất định cho người khác (người hưởng lợi của thư tín dụng) hoặc chấp nhận hối phiếu do người này ký phát trong phạm vi số tiền đó khi người này xuất trình cho ngân hàng một bộ chứng từ thanh toán phù hợp với những quy định đề ra trong thư tín dụng. Phương thức này này được sử dụng khá phổ biến trong thanh toán quốc tế. Bởi vì người bán và người mua ở hai quốc gia khác nhau nên rủi ro cao hơn do hai bên vẫn tồn tại sự thiếu tin tưởng lẫn nhau, phương thức này loại bỏ rào cản đó. Ngoài ra, phương thức này có sự tham gia của ngân hàng cũng như các yêu cầu khắt khe của bộ chứng từ nên sẽ an toàn hơn trong giao dịch.
Theo phương thức này, ngân hàng đóng vai trò trung gian giữa doanh nghiệp và khách hàng làm nhiệm vụ chuyển tiền từ tài khoản của người mua sang tài khoản của doanh nghiệp.
2.4 Thực trạng công tác kế toán doanh thu từ xuất khẩu khoáng sản tại Tổngcông ty khoáng sản và Thương mại Hà Tĩnh. công ty khoáng sản và Thương mại Hà Tĩnh.
2.4.1 Chứng từ, sổ sách kế toán áp dụng
2.4.1.1 Chứng từ kế toán
Hiện nay để hạch toán doanh thu xuất khẩu, TCT sử dụng các chứng từ kế toán sau:
Hóa đơn GTGT: Mẫu số 01GTKT-3LL ban hành theo quyết định 15/QĐ-BTC của Bộ tài chính được lập thành 3 liên
+ Liên 1(màu tím): lưu tại cuốn
+ Liên 1(màu đỏ): giao cho khách hàng
+ Liên 3(màu xanh): giao cho kế toán để ghi sổ
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: Mẫu số 03 PXK-3LL ban hành theo quyết định 15/QĐ-BTC của Bộ tài chính, được lập thành 3 liên
+ Liên 1(màu tím): Lưu tại cuốn
+ Liên 2(màu đỏ): Giao cho bộ phận giao hàng + Liên 3(màu xanh): Lưu chuyển nội bộ
Thông báo giao hàng: Do phòng kinh tế lập thường gồm 2 bản, một bản giao cho bộ phận kho, bản còn lại giao cho kế toán làm căn cứ ghi hóa đơn GTGT. Tùy theo yêu cầu “ Thông báo giao hàng” có thể lập thành nhiều bản sao.
Hợp đồng bán hàng(Sales contract): được lập trên cơ sở thỏa thuận của bên bán và bên mua. Hợp đồng bán hàng được lập thành 4 bản, mỗi bên giữ 2 bản
+ Bản 1: Lưu tại phòng kinh tế + Bản 2: lưu tại phòng kế toán
Bộ chứng từ thanh toán: Bao gồm các chứng từ do bên nhập khẩu yêu cầu, được ghi rõ trong thư tín dụng. Bộ chứng từ thanh toán bam gồm:
• Hóa đơn thương mại (Commercial invoice): Được lập sau khi đã giao hàng dựa trên cơ sở tín dụng và hợp đồng kinh tế. Hóa đơn chứng minh quyền được thanh toán của người bán. Hóa đơn xác nhận số lượng, trị giá hàng hóa xuất khẩu với các chi tiết cụ thể khác như điều kiện giao hàng, điều kiện thanh toán, cảng đến, cảng đi… Hóa đơn thương mại được lập thành 3 bản:
+ Bản 1(bản gốc): Gửi cho ngân hàng + Bản 2 (bản copy): Gửi cho bên nhập khẩu + Bản 3 (bản copy): Lưu
• Vận đơn đường biển (Bill of Lading): Là chứng từ xác nhận việc chuyên chở hàng hóa từ cảng đi đến cảng đến do người vận chuyển cấp. Tùy theo loại giá sử dụng trong thanh toán, vận đơn sẽ được chuyển cho các bên phù hợp. Vận đơn thường được lập thành 2 bản gốc và 3 bản sao.
Nếu sử dụng giá CFR thì:
+ Bản 1 (gốc): Gửi cho ngân hàng
+ Bản 3 (bản copy): Gửi cho bên nhập khẩu
Nếu sử dụng theo giá FOB thì bản gốc được chuyển cho bên nhập khẩu, bên xuất khẩu chỉ lưu bản sao. Các bản còn lại được gửi các cơ quan có yêu cầu.Số bản vận đơn đường biển cũng tùy vào yêu cầu của cả hai bên mua bán.
• Giấy chứng nhận trọng lượng và chất lượng (Certificate of weight and quality): Do công ty cổ phần giám định Asiacontrol Hà Tĩnh cấp chứng nhận trọng lượng, chất lương hàng hóa gửi đi phù hợp với các điều kiện ghi trong hợp đồng kinh tế và L/C.
• Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of origin): Do phòng quản lý xuất nhập khẩu khu vực Nghệ An cấp xác nhận nguồn gốc, xuất xứ hàng hóa.
• Phiếu đóng gói (Parking list): là chứng từ kê khai hàng hóa được đóng gói trong từng kiện hàng nhằm thuận tiện cho việc kiểm tra hàng hóa. Phiếu đóng gói liệt kê tên hàng, số lượng, trọng lượng của từng lạo hàng..đã giao vào thời gian cụ thể.
• Chứng nhận người hưởng lợi ( Beneficiary’s Certificate): Do TCT lập ra gửi cho bên nhập khẩu xác nhận một số điều khoản quan trọng trong hợp đồng.
Giấy báo có: Khi ngân hàng mở L/C trả tiền cho nhà xuất khẩu thông qua ngân hàng thông báo. Khi đó, ngân hàng thông báo sẽ gửi “Giấy báo có” cho nhà xuất khẩu thông báo về việc đã thu tiền.
2.4.1.2 Sổ sách kế toán
Sổ sách kế toán tại TCT áp dụng cho các doanh nghiệp thực hiện theo quy định trong Luật kế toán, Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2005 của Chính phủ bao gồm:
+ Sổ Nhật ký chung + Sổ Cái
+ Sổ nhật ký bán hàng + Sổ chi tiết các tài khoản…
2.4.2 Thực trạng kế toán doanh thu xuất khẩu khoáng sản tại Tổng công ty
2.4.2.1 Kế toán doanh thu từ bán hàng xuất khẩu khoáng sản
a) Giá cả và điều kiện thanh toán.
Giá cả áp dụng: Giá cả của hàng hóa xuất khẩu là biểu hiện bằng tiền giá trị của hàng hóa đó. Trong việc xác định giá cả thì đơn vị xuất khẩu luôn định rõ điều kiện cơ
sở giao hàng. Tại tổng công ty Khoáng sản và Thương mại Hà Tĩnh, giá cả áp dụng cho phương thức bán hàng xuất khẩu là giá FOB và giá CFR, áp dụng INCOTERMS 2000. TCT thường giao hàng tại cảng Vũng Áng và cảng Hải Phòng
• Giá FOB (Free on board -Giao qua lan can tàu): Có nghĩa là người bán giao hàng hóa khi hàng đã qua lan can tàu tại cảng bốc hàng quy định. Điều này có nghĩa rằng người mua phải chịu tất cả các khoản chi phí và rủi ro về mất mát hoặc hư hại đối với hàng hóa kể từ sau ranh giới đó. Điều kiện FOB đòi hỏi người bán phải làm thủ tục thông quan xuất khẩu cho hàng hóa
• Giá CFR ( Cost and freight - tiền hàng và cước phí): Người bán giao hàng khi hàng hóa đã qua lan can tàu tại cảng gửi hàng. Người bán phải trả các phí tổn và cước