2.2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Sơ đồ 2.2: Bộ máy kế toán của Tổng công ty Khoáng sản và Thương mại Hà Tĩnh
Chú thích:
Quan hệ trực tiếp Quan hệ chức năng
2.2.2 Chức năng của từng bộ phận
Với yêu cầu cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác và kịp thời nhằm đáp ứng kịp thời thông tin cho nhà quản trị và phù hợp với quy mô của đơn vị, TCT đã tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình theo kiểu “nửa tập trung, nửa phân tán”. Theo đó, phòng kế toán tài chính tại TCT là đơn vị kế toán chính. Đối với các đơn vị thành viên có thể tổ chức kế toán độc lập hay phân tán tùy thuộc vào trình độ tổ chức tại đơn vị thành viên. Bộ máy kế toán của TCT bao gồm:
KT tiền lương BHYT BHXH KPCĐ BHTN KT tổng hợp KT TSCĐ, NVL- CCDC KT công nợ, thanh toán KT ngân hàng, tiền mặt KT bán hàng, thuế Thủ quỹ KT kho KẾ TOÁN TRƯỞNG
Kế toán tại các đơn vị
KT thuế KT thuế
Kế toán trưởng: Do UBND tỉnh bổ nhiệm, là người có quyền hạn và trách nhiệm cao nhất trong bộ máy kế toán tại TCT. Kế toán trưởng chịu trách nhiệm chỉ đạo thực hiện tổ chức công tác kế toán thống kê, thông tin kinh tế và hạch toán trong toàn đơn vị. Đồng thời có trách nhiệm trước TGĐ, lãnh đạo các đơn vị và trước pháp luật về công tác kế toán và quản lý tài chính. Có nhiệm vụ phân công các phần hành kế toán cho từng nhận viên, trực tiếp chỉ đạo công tác kế toán trong TCT từ khâu tổ chức chứng từ, vận dụng tài khoản.
Kế toán tổng hợp:Tham mưu cho kế toán trưởng, giúp kế toán trưởng giải quyết công việc ở phòng kế toán. Giúp kế toán trưởng kiểm tra vận hành chế độ kế toán, đôn đốc kiểm tra công tác hạch toán của từng phần hành kế toán, định kỳ lập bảng kê và các báo cáo tài chính theo quy định của Nhà nước.
Kế toán TSCĐ, CCDC: Có trách nhiệm lập thẻ TSCĐ, mở sổ chi tiết TSCĐ, sổ TSCĐ. Thực hiện kiểm kê TSCĐ, công cụ, dụng cụ, báo cáo kiến nghị kịp thời về việc quản lý, bảo quản tài sản…Lập kế hoạch sửa chữa lớn TSCĐ, tham mưu cho kế toán trưởng, lãnh đạo TCT về giá cả vật tư, tài sản, công cụ dụng cụ, phụ tùng, việc bảo dưỡng, sửa chữa, thanh lý tài sản.
Kế toán tiền lương, BHXH, BHYT,KPCĐ, BHTN: Có trách nhiệm kiểm tra, lập bảng thanh toán tiền lương cho người lao động và cán bộ TCT. Kiểm tra việc lập hồ sơ thanh toán kịp thời đầy đủ chế độ BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN cho người lao động trong TCT theo quy định của TCT và của nhà nước. Quyết toán lương hàng tháng, quý, năm cho TCT.
Kế toán công nợ, thanh toán: theo dõi các khoản công nợ của Công ty cũng như của khách hàng. Kiểm tra và thanh toán các khoản chi phát sinh của công ty. Lập danh mục khách hàng. Cuối quý, năm lập bảng cân đối số phát sinh công nợ của từng tài khoản.
Kế toán ngân hàng, tiền mặt: Theo dõi các khoản thu chi bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. Lập các thủ tục thanh toán qua ngân hàng
Kế toán bán hàng, thuế: Có trách nhiệm theo dõi tình hình bán hàng của TCT. Đông thời theo dõi các khoản thuế và các khoản nghĩa vụ với Nhà nước
Thủ quỹ: Theo dõi tình hình thu chi tiền mặt trong TCT. Đảm bảo an toàn bí mật quỹ két, phản ánh ghi chép đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Kế toán kho:Tiến hành ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình nhập, xuất tại kho
Kế toán tại các đơn vị: Đối với các đơn vị hạch toán độc lập, kế toán thực hiện toàn bộ công tác kế toán, quản lý tài chính tại đơn vị mình. Định kỳ, lập báo cáo tài chính gửi về phòng kế toán của TCT. Đối với các đơn vị hạch toán phụ thuộc, kế toán ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, lưu giữ hóa đơn chúng từ. Định kỳ, tập hợp toàn bộ chứng từ gốc hợp lệ và báo cáo về phần hành của mình lên phòng kế toán TCT.
2.2.3 Chế độ kế toán, chính sách kế toán áp dụng tại Tổng công ty
Chế độ kế toán:
Tổng công ty đang áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính
Chính sách kế toán:
- Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01/X và kết thúc ngày 31/12/X - Đơn vị tiền tệ: Việt Nam Đồng
- Phương pháp khấu hao: khấu hao theo phương pháp đường thẳng - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên - Phương pháp tính giá xuất kho: Phương pháp đích danh - Phương pháp hạch toán ngoại tệ: Sử dụng tỉ giá thực tế - Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ
2.2.4 Hình thức kế toán áp dụng tại Tổng công ty
Để đảm bảo việc tổ chức kế toán phù hợp với quy mô hoạt động kinh doanh của công ty và tạo điều kiện cho đội ngũ kế toán giảm bớt gánh nặng trong việc ghi chép, Tổng công ty Khoáng sản và Thương mại Hà Tĩnh đã sử dụng “hình thức kế toán Nhật ký chung trên máy vi tính” với phần mềm FAST ACCOUNTING của Công ty Phần mềm và Quản lý doanh nghiệp FAST. Phần mềm Fast Accounting phân thành các phân hệ kế toán riêng như: Phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu; Phân
hệ kế toán hàng tồn kho; Phân hệ kế toán TSCĐ, Phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả; Phân hệ kế toán tiền mặt, tiền gửi, tiền vay; Phân hệ kế toán giá thành; Phân hệ kế toán tổng hợp. Phần mềm được thiết kế dựa trên hình thức kế toán Nhật ký chung nên các loại sổ của công ty bao gồm:
+ Sổ Nhật ký chung
+ Sổ Cái (dùng cho hình thức Nhật ký chung) +Sổ Nhật ký thu tiền, chi tiền…
+ Các sổ, thẻ chi tiết khác
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Kế toán máy
Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính
Chú thích:
Nhập số liệu hằng ngày
In sổ, báo cáo cuối quý, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
2.3 Một số đặc điểm về tiêu thụ hàng hóa xuất khẩu khoáng sản tại Tổng công ty Khoáng sản và Thương mại Hà Tĩnh.
2.3.1 Đặc điểm về thị trường và kênh tiêu thụ hàng hóa xuất khẩu khoáng sản.
2.3.1.1 Đặc điểm về thị trườngPhần mềm Phần mềm FAST ACCOUNTING Sổ kế toán + Sổ tổng hợp + Sổ chi tiết
+ Báo cáo tài chính + Báo cáo kế toán quản trị
+ Báo cáo thuế
Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Máy vi tính 32
Tiêu thụ là giai đoạn cuối cùng để sản phẩm đến với khách hàng. Nắm bắt được vai trò quan trọng đó, trong những năm qua, Tổng công ty Khoáng sản và Thương mại Hà Tĩnh đã xây dựng được cho mình mạng lưới tiêu thụ cả trong và ngoài nước. Thị trường nước ngoài đòi hỏi những tiêu chuẩn khắt khe hơn , nhất là tiêu chuẩn chất lượng. Việc mở rộng ra thị trường nước ngoài thật không đơn giản. Đó là sự nổ lực hết mình của ban lãnh đạo cũng như tập thể nhân viên TCT. Thị trưởng tiêu thụ nước ngoài của TCT là Trung Quốc và Nhật Bản, Singapore, Mỹ, Manila, Thái Lan nhưng xuất khẩu nhiều nhất là sang thị trường Trung Quốc và Nhật Bản.
a) Thị trường Trung Quốc
Theo ông Đào Ngọc Chương, Vụ phó Vụ Thị trường Châu Á Thái Bình Dương thuộc Bộ Công thương, nguyên Tham tán thương mại Việt Nam tại Trung Quốc, thị trường nước láng giềng này có tiềm năng lớn và doanh nghiệp Việt Nam nên cố gắng khai thác. Nhu cầu của Trung Quốc rất lớn với nhiều loại hàng trong đó khoáng sản.
Trong bối cảnh suy thoái kinh tế toàn cầu, Trung Quốc vẫn là một nền kinh tế có mức độ tăng trưởng dẫn đầu thế giới. Xuất khẩu sang thị trường Trung Quốc có sức thu hút lớn đối với doanh nghiệp nhiều nước trong đó có Việt Nam
Thị trường Trung Quốc có 3 đặc điểm lớn:
Thứ nhất, Trung Quốc là công xưởng lớn nhất thế giới có nhu cầu nhập khẩu lớn đối với tất cả các loại nguyên, nhiên vật liệu, khoáng sản, nguyên liệu đầu vào cho sản xuất tiêu dùng trong nước, cho gia công xuất khẩu.
Thứ hai, Trung Quốc là thị trường láng giềng lớn nhất của Việt Nam. Mô hình phát triển kinh tế đều hướng ra xuất khẩu. Cơ cấu hàng hoá xuất nhập khẩu có nhiều nét giống nhau. Thương mại hai bên được tiến hành theo nhiều phương thức mậu dịch phong phú (chính ngạch, buôn bán qua biên giới, tạm nhập tái xuất, quá cảnh, chuyển khẩu, trao đổi hàng hoá giữa cư dân biên giới hai nước).
Thứ ba, Các tỉnh phía Nam và giáp biên thường xuyên có nhu cầu về than, khoáng sản (do vận chuyển từ phía Bắc xuống không hiệu quả) (Theo mof.gov.vn).
b) Thị trường Nhật Bản
Nhật Bản là quốc gia có nền kinh tế đứng thứ 3 trên thế giới sau Mỹ và Trung Quốc. Tuy nhiên tài nguyên khoáng sản tại quốc gia này không đáng kể, tài nguyên hải sản là chủ yếu. Cơ cấu đóng góp vào GDP theo các khu vực kinh tế là: công
nghiệp 31%, nông nghiệp 1%, dịch vụ 68%. Công nghiệp, khu vực quan trọng trong nền kinh tế Nhật bản , phụ thuộc nhiều vào nguyên liệu thô và nhiên liệu nhập khẩu. Vì vậy đây là thị trường hấp dẫn trong việc xuất khẩu khoáng sản.
Nhìn chung, Nhật bản là thị trường mở qui mô lớn đối với các nhà đầu tư và hàng hoá nước ngoài. Tuy nhiên, mức độ cạnh tranh ở thị trường Nhật bản là rất cao do lượng hàng hoá nhập khẩu nhiều và từ nhiều xuất xứ khác nhau. Để có thể trở thành bạn hàng quốc tế của Nhật, TCT cần thiết phải hiểu được các hoạt động và mối quan tâm của phía Nhật trong việc nhập khẩu hàng hóa đó.
Khi nói đến doanh nghiệp Nhật Bản là nói đến phong cách làm việc, giao dịch rất nghiêm chỉnh, lễ nghi, tôn trọng nhau. Trong khi làm việc các doanh nghiệp Nhật Bản yêu cầu đòi hỏi các doanh nghiệp đối tác nghiêm khắc và nghiêm chỉnh tới từng cử chỉ, hành động, cách ăn mặc, lễ nghi chào hỏi…Trong văn hoá kinh doanh giao tiếp với người Nhật, có 4 vấn đề mà các doanh nghiệp Việt Nam cần chú ý coi trọng, đó là cách chào hỏi nghiêm túc, đúng giờ, làm việc ngoài giờ và phải có danh thiếp. Thiếu 1 trong 4 yếu tố trên mà đặc biệt là thiếu danh thiếp vì lý do quên không mang hoặc không có, coi như việc hợp tác làm ăn sẽ gặp khó khăn. Hơn nữa, doanh nghiệp Nhật luôn tìm hiểu kỹ trước khi hợp tác làm ăn, nên khi gặp gỡ, không nên nóng vội, nếu không sẽ khó có thể hợp tác thành công (Theo agro.gov.vn).
Ông Nguyễn Bảo, Vụ trưởng Vụ Châu Á – Thái Bình Dương (Bộ Công Thương) cho biết: “Nhật Bản luôn là thị trường kén chọn. Để vào thị trường Nhật, doanh nghiệp cần quan tâm đến hệ thống tiêu chuẩn chất lượng”.Vì vậy mà khi vào thị trường này thì TCT rất chú ý đến chất lượng của sản phẩm. Hiện tại TCT đang áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000, ISO 14001:2004, ISO/IEC 17025:2005 trong đó đáng chú ý nhất là tiêu chuẩn ISO/IEC 17025:2005
ISO/IEC 17025:2005:là tiêu chuẩn quốc tế về năng lực đối với phòng thử nghiệm và hiệu chuẩn. Tiêu chuẩn này nêu rõ mục tiêu cho các phòng thử nghiệm mong muốn chứng minh rằng mình có đủ năng lực về kỹ thuật và tổ chức quản lý, hoạt động một cách hiệu quả và có thể cung cấp các kết quả thử nghiệm và hiệu chuẩn có giá trị về kỹ thuật. Năm 2006, TCT đã đầu tư gần 6 tỉ đồng vào việc xây dựng trung tâm phân tích chất lượng (KCS) và đã được chứng nhận theo tiêu chuẩn ISO/IEC 17025:2005. Trung
tâm phân tích chất lượng có vai trò rất quan trọng trong việc bảo về và giữ vững niềm tin của khách hàng về các sản phẩm của TCT.
2.3.1.2 Đặc điểm về kênh tiêu thụ
Hiện nay TCT bán hàng theo hình thức bán buôn
Bán buôn: Là phương thức bán hàng với số lượng lớn, khi khách hàng có nhu cầu về sản phẩm của TCT sẽ đến giao dịch trực tiếp tại phòng kinh tế của TCT để làm thủ tục mua hàng. Sau khi hoàn tất thủ tục mua hàng, khách hàng sẽ nhận hàng tại kho của TCT hoặc theo địa điểm thỏa thuận. Nhận hàng xong người mua ký vào hóa đơn và hàng được xác định tiêu thụ.
2.3.2 Phương thức xuất khẩu
Có rất nhiều phương thức bán hàng doanh nghiệp có thể áp dụng. Riêng đối với Tổng công ty Khoáng sản và Thương mại Hà Tĩnh thì chỉ áp dụng duy nhất một phương thức là “xuất khẩu trực tiếp”
Phương thức xuất khẩu trực tiếp: Là phương thức mà đơn vị xuất khẩu trực tiếp đàm phán ký kết hợp đồng giao hàng và thanh toán tiền hàng với người nhập khẩu. Ở phương thức này, TCT được tự chủ về mặt hàng, giá cả, thị trường tiêu thụ và có nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước về các khoản phải nộp như thuế xuất khẩu…Các điều khoản liên quan đến việc giao hàng do hai bên thỏa thuận.
2.3.3 Phương thức thanh toán
Trong thanh toán quốc tế có nhiều phương thức thanh toán. Việc lựa chọn phương thức thanh toán hợp lý phụ thuộc vào các yếu tố như:
Tính chất và ưu nhược điểm của từng phương thức, có phương thức thanh toán có lợi cho bên mua hay có lợi cho bên bán, tốc độ thanh toán nhanh hay chậm, thủ tục đơn giản hay phức tạp, việc trả tiền có kèm điều kiện chứng từ hay không?...
Quan hệ giữa người mua và người bán có thường xuyên và tin tưởng lẫn nhau hay không?
Phụ thuộc vào khả năng thanh toán của người mua, khả năng tài trợ của ngân hàng trong thanh toán, đối với người bán thì phụ thuộc vào khả năng lập chứng từ, khả năng giao hàng, thực hiện nghĩa vụ giao hàng.
Khoáng sản là mặt hàng kinh doanh đặc biệt, là nguồn tài nguyên của quốc gia. Việc khai thác cũng như kinh doanh sản phẩm này thì TCT luôn đặt lợi ích của quốc gia lên hàng đầu. Cho nên tại TCT điều kiện về phương thức thanh toán cũng khắt khe hơn để đảm bảo mặt hàng này luôn được thanh toán, không xảy ra tình trạng phải thu khó đòi. Hiện nay, TCT đang sử dụng “phương thức thanh toán tín dụng chứng từ”
cho hoạt động xuất khẩu như là hình thức tài trợ từ phía ngân hàng trong quá trình thanh toán.
Phương thức tín dụng chứng từ: là một sự thỏa thuận, trong đó ngân hàng mở thư tín dụng theo yêu cầu của khách hàng sẽ trả một số tiền nhất định cho người khác (người hưởng lợi của thư tín dụng) hoặc chấp nhận hối phiếu do người này ký phát trong phạm vi số tiền đó khi người này xuất trình cho ngân hàng một bộ chứng từ thanh toán phù hợp với những quy định đề ra trong thư tín dụng. Phương thức này này được sử dụng khá phổ biến trong thanh toán quốc tế. Bởi vì người bán và người mua ở hai quốc gia khác nhau nên rủi ro cao hơn do hai bên vẫn tồn tại sự thiếu tin tưởng lẫn nhau, phương thức này loại bỏ rào cản đó. Ngoài ra, phương thức này có sự tham gia của ngân hàng cũng như các yêu cầu khắt khe của bộ chứng từ nên sẽ an toàn hơn trong giao dịch.
Theo phương thức này, ngân hàng đóng vai trò trung gian giữa doanh nghiệp và khách hàng làm nhiệm vụ chuyển tiền từ tài khoản của người mua sang tài khoản của doanh nghiệp.
2.4 Thực trạng công tác kế toán doanh thu từ xuất khẩu khoáng sản tại Tổngcông ty khoáng sản và Thương mại Hà Tĩnh. công ty khoáng sản và Thương mại Hà Tĩnh.
2.4.1 Chứng từ, sổ sách kế toán áp dụng
2.4.1.1 Chứng từ kế toán
Hiện nay để hạch toán doanh thu xuất khẩu, TCT sử dụng các chứng từ kế toán sau: