công ty khoáng sản và Thương mại Hà Tĩnh.
2.4.1 Chứng từ, sổ sách kế toán áp dụng
2.4.1.1 Chứng từ kế toán
Hiện nay để hạch toán doanh thu xuất khẩu, TCT sử dụng các chứng từ kế toán sau:
Hóa đơn GTGT: Mẫu số 01GTKT-3LL ban hành theo quyết định 15/QĐ-BTC của Bộ tài chính được lập thành 3 liên
+ Liên 1(màu tím): lưu tại cuốn
+ Liên 1(màu đỏ): giao cho khách hàng
+ Liên 3(màu xanh): giao cho kế toán để ghi sổ
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: Mẫu số 03 PXK-3LL ban hành theo quyết định 15/QĐ-BTC của Bộ tài chính, được lập thành 3 liên
+ Liên 1(màu tím): Lưu tại cuốn
+ Liên 2(màu đỏ): Giao cho bộ phận giao hàng + Liên 3(màu xanh): Lưu chuyển nội bộ
Thông báo giao hàng: Do phòng kinh tế lập thường gồm 2 bản, một bản giao cho bộ phận kho, bản còn lại giao cho kế toán làm căn cứ ghi hóa đơn GTGT. Tùy theo yêu cầu “ Thông báo giao hàng” có thể lập thành nhiều bản sao.
Hợp đồng bán hàng(Sales contract): được lập trên cơ sở thỏa thuận của bên bán và bên mua. Hợp đồng bán hàng được lập thành 4 bản, mỗi bên giữ 2 bản
+ Bản 1: Lưu tại phòng kinh tế + Bản 2: lưu tại phòng kế toán
Bộ chứng từ thanh toán: Bao gồm các chứng từ do bên nhập khẩu yêu cầu, được ghi rõ trong thư tín dụng. Bộ chứng từ thanh toán bam gồm:
• Hóa đơn thương mại (Commercial invoice): Được lập sau khi đã giao hàng dựa trên cơ sở tín dụng và hợp đồng kinh tế. Hóa đơn chứng minh quyền được thanh toán của người bán. Hóa đơn xác nhận số lượng, trị giá hàng hóa xuất khẩu với các chi tiết cụ thể khác như điều kiện giao hàng, điều kiện thanh toán, cảng đến, cảng đi… Hóa đơn thương mại được lập thành 3 bản:
+ Bản 1(bản gốc): Gửi cho ngân hàng + Bản 2 (bản copy): Gửi cho bên nhập khẩu + Bản 3 (bản copy): Lưu
• Vận đơn đường biển (Bill of Lading): Là chứng từ xác nhận việc chuyên chở hàng hóa từ cảng đi đến cảng đến do người vận chuyển cấp. Tùy theo loại giá sử dụng trong thanh toán, vận đơn sẽ được chuyển cho các bên phù hợp. Vận đơn thường được lập thành 2 bản gốc và 3 bản sao.
Nếu sử dụng giá CFR thì:
+ Bản 1 (gốc): Gửi cho ngân hàng
+ Bản 3 (bản copy): Gửi cho bên nhập khẩu
Nếu sử dụng theo giá FOB thì bản gốc được chuyển cho bên nhập khẩu, bên xuất khẩu chỉ lưu bản sao. Các bản còn lại được gửi các cơ quan có yêu cầu.Số bản vận đơn đường biển cũng tùy vào yêu cầu của cả hai bên mua bán.
• Giấy chứng nhận trọng lượng và chất lượng (Certificate of weight and quality): Do công ty cổ phần giám định Asiacontrol Hà Tĩnh cấp chứng nhận trọng lượng, chất lương hàng hóa gửi đi phù hợp với các điều kiện ghi trong hợp đồng kinh tế và L/C.
• Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of origin): Do phòng quản lý xuất nhập khẩu khu vực Nghệ An cấp xác nhận nguồn gốc, xuất xứ hàng hóa.
• Phiếu đóng gói (Parking list): là chứng từ kê khai hàng hóa được đóng gói trong từng kiện hàng nhằm thuận tiện cho việc kiểm tra hàng hóa. Phiếu đóng gói liệt kê tên hàng, số lượng, trọng lượng của từng lạo hàng..đã giao vào thời gian cụ thể.
• Chứng nhận người hưởng lợi ( Beneficiary’s Certificate): Do TCT lập ra gửi cho bên nhập khẩu xác nhận một số điều khoản quan trọng trong hợp đồng.
Giấy báo có: Khi ngân hàng mở L/C trả tiền cho nhà xuất khẩu thông qua ngân hàng thông báo. Khi đó, ngân hàng thông báo sẽ gửi “Giấy báo có” cho nhà xuất khẩu thông báo về việc đã thu tiền.