II. Lợi ích của Google Apps
2. Nhận trách nhiệm và chỉ định người giải quyết các vấn đề trong Topic
Trong một nhóm phải có người đứng ra giải quyết các vấn đề trong Topic. Người đó nếu nhận trách nhiệm về mình thì gọi là Take nếu không thì có thể chỉ định một người khác được gọi là Assign
Nếu bạn là người được chỉ định và bạn không muốn điều đó. Bạn mở chủ đề lên và nhấn vào Drop.
Xem những chủ đề mà bạn được chỉ định
Hoặc bạn có thể dùng bộ lọc để xem các chủ đề mà bạn được chỉ định Nhấp chuột và bộ lọc (filter) chọn Display all topics
Phần XI: Tìm kiếm, tham gia và tổ chức các nhóm của bạn với Google Groups
Bạn sẽ thấy màn hình chủ Google Groups của bạn. Ví dụ:
Chú ý rằng màn hình chủ có hai phần: khu vực thảo luận chính ở bên phải và các cây liên kết (navigation)
bên trái. Bạn có thể hiển thị / ẩn vùng điều hướng này bằng cách nhấn vào mũi tên xuất hiện khi bạn di chuột vào mục bên trái của thông điệp chào mừng (hiển thị trong hình ở trên)
Mẹo: Bạn cũng có thể chuyển đổi các cây chuyển hướng hoặc tắt với một phím tắt : chỉ cần gõ "h" hoặc Gõ"?"Để xem các phím tắt khác.
2.Xem thành viên nhóm của bạn
Tất cả các nhóm mà bạn thuộc về được liệt kê trên trang cá nhân My Groups (nhóm của tôi) của bạn. Nếu bạn quản lý hoặc sở hữu một nhóm, tên của bạn sẽ được chỉ ra bên cạnh tên của nhóm.
3.Tìm các nhóm trong thư mục Nhóm
Tất cả các nhóm trong của bạn tổ chức sẽ được liệt kê trong thư mục “Nhóm của bạn”, để truy cập vào các nhóm thư mục từ màn hình chủ của bạn, nhấn Duyet tất cả (Browse all):
Khi bạn duyệt tất cả các nhóm, tương tự như khi bạn tìm kiếm cho tất cả nhóm, vì vậy nó có thể là một danh sách rất dài:
Tìm kiếm một nhóm
Bạn có thể tìm kiếm một nhóm từ bất kỳ trang Google Groups nào, chỉ cần bắt đầu gõ truy vấn tìm kiếm của bạn, và các gợi ý - bao gồm các nhóm phù hợp với truy vấn của bạn - sẽ xuất hiện trong một trình đơn thả xuống khi bạn gõ. Chọn một tùy chọn từ trình đơn thả xuống, hoặc nhấp vào kính lúp màu xanh để xem tất cả các kết quả tìm kiếm.
Ví dụ, nếu bạn đang tìm kiếm nhóm cho nhân viên trong văn phòng San Jose của bạn, bạn có thể thấy một cái gì đó giống như sau khi bạn bắt đầu gõ "san":
Bạn có thể chọn tìm kiếm cho các nhóm có tên là 'san' để xem tất cả các nhóm phù hợp với tiêu chí tìm kiếm của bạn, hoặc bạn có thể chọn một nhóm cụ thể (như Perks - SanJose) ngay từ trình đơn thả xuốngthể.
Bạn cũng có thu hẹp tìm kiếm của bạn với điều kiện tìm kiếm, như từ:"tên" hoặc has:attachment. Xem Nhóm Trung tâm Trợ giúp để tìm hiểu về các tùy chọn thuật ngữ tìm kiếm có thể.
4.Theo dõi một nhóm
Bạn có thể đăng ký vào bất kỳ nhóm nào trong các nhóm thư mục của bạn nếu nhóm đó được mở cho tất cả các thành viên mới. Một số nhóm cho phép bạn đăng ký trực tiếp, trong khi những nhóm khác có thể yêu cầu bạn gửi một yêu cầu và được sự đồng ý của quản lý nhóm.
1. Nhấp chuột vào nhóm bạn muốn tham gia trong thư mục liệt kê các nhóm. 2. Trên trang của nhóm, nhấp vào Tham gia nhóm (Join Group)
3. Chọn cách bạn muốn đọc thư được gửi tới nhóm, thiết lập liên kết đến tiểu sử trên Google của bạn và hiển thị hình ảnh của bạn trong bài viết, và tên hiển thị mà bạn muốn các thành viên khác nhìn thấy.
4. Bấm Tham gia nhóm này.
5.Quản lý thành viên nhóm của bạn
Bạn có nhận được quá nhiều email gửi đến từ một nhóm cụ thể? Bạn có thể lựa chọn để nhận một bản tóm tắt các thông điệp gửi đến từ một nhóm một lần một ngày thay vì nhận được mỗi tin nhắn riêng. Hoặc có lẽ bạn muốn chỉ cần đọc tin nhắn trong kho lưu trữ thảo luận của nhóm (trang diễn đàn) thay vì nhận được tin nhắn trong hộp thư đến của bạn.
Thật dễ dàng để thay đổi tuỳ chọn nhóm của bạn, và thậm chí để bỏ đăng ký từ một nhóm hoàn toàn.
1. Tới trang nhóm của tôi (My Groups) của bạn và nhấn vào nút Quản lý thành viên (Manage Membership). Bạn sẽ thấy trang Quản lý thành viên, trang này sẽ hiển thị tất cả các nhóm mà bạn đã là một thành
2. Trong danh sách thả xuống cho một nhóm, chọn một tùy chọn đăng ký email:
● Không có email (No email): Bạn sẽ không nhận được tin nhắn đến các nhóm trong Hộp
thư đến của bạn. Bạn có thể truy cập kho lưu trữ thảo luận của nhóm để đọc các tin nhắn này.
● Thư điện tử tóm lược (Abridged Email): Mỗi ngày một lần, bạn sẽ nhận được một bản
tóm tắt các thông điệp mới tới hòm thư của bạn
● Digest Email: Mỗi ngày một lần, bạn sẽ nhận được một bản mô tả đầy đủ gửi vào email của
bạn.
● Tất cả các thông điệp: Bạn sẽ nhận được mỗi tin nhắn gửi đến nhóm riêng.
Lưu ý: Nếu bạn muốn hủy tham gia một nhóm hoàn toàn, nhấp vào liên kết Quản lý thành viên cho nhóm đó, và sau đó nhấn vào hủy tham gia (Leave group) trong hộp thoại xuất hiện nhóm.
6.Thêm một Nhóm yêu thích
Nếu bạn thuộc rất nhiều nhóm, Nhóm yêu thích là một cách tuyệt vời để dễ dàng truy cập các nhóm bạn hay sử dụng nhất.
Lưu ý: Nếu bạn bấm gắn sao trong điều hướng tại khu vực bên trái, bạn sẽ thấy chủ đề đóng vai chính và bài viết (nhưng không phải group). Nhóm đóng vai chính được tìm thấy trong mục Yêu thích
(Favourites).
7.Tổ chức, sắp xếp các Nhóm yêu thích
Nếu bạn có rất nhiều nhóm yêu thích, bạn có thể tạo các thư mục để sắp xếp chúng.
Để tạo một thư mục, hãy di chuột trên yêu thích (Favourites) và chọn thư mục mới (New Folder) ... từ trình đơn thả xuống xuất hiện .
Phần XII: Tạo lập chỉnh sửa và chia sẻ trang web với Google Sites
Google Sites là một ứng dụng cho phép người dùng tạo lập một website cho tổ chức của mình đơn giản, dễ dàng như việc chỉnh sửa một tài liệu. Với Google Sites, các nhóm có thể dễ dàng tập hợp và sắp xếp lại thông tin vào một nơi- bao gồm cả các video, lịch, các bài thuyết trình, các file đính kèm và các văn bản- và dễ dàng chia sẻ cho người xem hoặc chỉnh sửa trong một nhóm nhỏ, toàn bộ tổ chức hoặc cả thế giới. Với vai trò là người dùng trong doanh nghiệp, bạn có thể sử dụng Google Sites để thiết lập các website dự án nội bộ, mạng nội bộ hoặc chia sẻ ra bên ngoài. Vui lòng đọc các bước hướng dẫn cơ bản trong việc tạo lập 1 Google Site và tùy chỉnh site cho doanh nghiệp bạn. Bạn sẽ thấy:
● Tạo lập một website mới
● Thêm và chỉnh sửa trang
● Chèn bản đồ, các biểu mẫu, video và hơn thế nữa
● Nhúng lịch, bảng tính và các tài liệu Google Docs khác
● Tùy chỉnh bố cục và cạch trình bày của site
● Chia sẻ site nội bộ hoặc chia sẻ ra bên ngoài
Nếu bạn đang là quản trị viên Google Apps của doanh nghiệp bạn, hãy xem thêm Tổng quan về Google Sites để biết thêm thông tin về việc sử dụng Sites cho doanh nghiệp
1.Truy cập trang quản lý Sites
Để tạo lập một site mới, hoặc xem một danh sách các sites mà bạn đang quản lý hoặc chỉnh sửa:
● Ghé thăm trang web trực tiếp
Nếu bạn không nhìn thấy đường dẫn liên kết, hãy kiểm tra lại trên bảng quản trị xem Sites đã được kích hoạt trên bảng điều khiển Google Apps hay chưa.
2.Tạo lập site
Từ thanh lề của Sites, click chuột vào “Create” để tạo trang site mới.