II. Lợi ích của Google Apps
13. Thiết lập bộ lọc email (Filter)
Bộ lọc được sử dụng để quản lý email của bạn. Với bộ lọc, bạn có thể tạo ra nhãn tự động lưu trữ hoặc xóa các email dựa trên các từ khóa.
Bộ lọc Gmail tương tự như rules email trong Microsoft Outlook hoặc Lotus Notes.
Bước 1: Ở góc trên bên phải của Gmail, nhấp vào biểu tượng bánh răng và sau đó chọn Settings> Filter > Creat Filter .
Bước 2: Nhập tiêu chí lọc của bạn vào các trường.Ví dụ, bạn có thể lọc tất cả các email từ người quản lý của bạn với dòng chữ "Yêu cầu Hành động."
Bước 3: Nhấp vào “Creat Filter with this search” sau đó chọn thực thi cho các email được tìm thấy như:
Phần II. Danh sách liên hệ
1. Tạo Nhóm (Groups)
Bạn có thể tạo một nhóm danh sách email trong Contact Manager của bạn.
Bước 1: Mở Contact Manager của bạn. Ở góc trên bên trái của cửa sổ Gmail của bạn, nhấp vào mũi tên Mail và sau đó nhấp vào Contact (danh sách liên hệ).
Bước 2: Click vào New Group (nhóm mới) ở khung bên trái của Contacts.
Bước 3: Nhập tên của nhóm và nhấn OK.
Bước 4: Trong My Contact, chọn các địa chỉ liên lạc mà bạn muốn thêm vào nhóm. Ví dụ:
Bước 5: Nhấp vào biểu tượng Nhóm.
Bước 6: Chọn nhóm mà bạn muốn thêm các địa chỉ liênlạc:
Bước 2: Chọn nhóm trong danh sách.Các thành viên trong nhóm đều được bổ sung vào trường
To (người nhận).
Nếu bạn không muốn gửi email đến tất cả mọi người trong nhóm, chỉ cần chỉnh sửa vào trường To
Để gửi tin nhắn đến một nhóm khi ở trong mục Contact
Bước 1: Mở Contact Manager
Bước 2: Chọn nhóm ở cửa sổ bên trái:
Bước 3: Chọn tất cả mọi người trong danh sách nhóm
Ngoài ra, bạn có thể chọn một số các thành viên riêng biệt trong nhóm.
Bước 3: Nhấp vào biểu tượng email để soạn một tin nhắn gửi đến tất cả mọi người mà bạn đã chọn:
Phần III. Google Calendar
Lịch Google giúp quản lý những việc cần làm, lên lịch, đồng bộ hoá lịch được chia sẻ trực tuyến và lịch của điện thoại di động.
Với ứng dụng dựa trên web, Lịch của Google người dùng dễ dàng quản lý công việc, lên lịch các cuộc hẹn một cách thuận tiện đồng thời có thể chia sẻ với đồng nghiệp, đối tác. Lịch có thể được chia sẻ trong toàn công ty hay giữa các đồng nghiệp được chọn. Cung cấp nhiều công cụ kiểm soát quyền chia sẻ giúp duy trì bảo mật và quyền riêng tư
Để thay đổi và lựa chọn lịch xem theo tháng, ngày click vào tab ở góc bên phải bên trên màn hình
1.Tạo lịch
Bạn có thể tạo lịch bằng cách nhấn vào nút TẠO hoặc bằng cách click vào bất cứ nơi nào trên lịch của bạn.
Bước 1: Mở Lịch Google
Bước 2: Làm một trong hai điều sau đây:
kiện.
Lựa chọn 2: Hoặc, nhấp vào một vị trí trong lịch của bạn để tạo ra một sự kiện trong 1 giờ. Nhấp chuột và kéo để tạo sự kiện hơn 1 giờ. Sau đó nhập tiêu đề sự kiện.
Nhấp chuột vào Tạo sự kiện để công bố lịch này hoặc click vào Chỉnh sửa sự kiện để thêm các thông tin chi tiết cho sự kiện hay lịch
a. Thêm chi tiết, địa điểm, khách mời, lời nhắc….. b. Click Lưu
2.Xem và chỉnh sửa lại lịch vừa tạo
Bạn vừa tạo và công bố một sự kiện trên lịch của mình. Để chỉnh sửa sự kiện có thể click chuột vào tiêu đề của sự kiện trên lịch của bạn.
Lưu ý: Khi bạn đã hoàn tất việc nhập chi tiết sự kiện, nhấn LƯU ở phía trên cùng của trang chi tiết sự kiện.
3 Mời khách tham gia sự kiện/ cuộc họp
Bước 1: Tới trang chi tiết sự kiện của bạn.
Bước 2: Tại mục Thêm: Khách nằm ở phần trên bên phải của trang hãy nhập tên hay địa chỉ mail của khách trong danh bạ của bạn.
Bước 3: Chọn khách mời và thêm khách đó vào danh sách Khách mời của bạn Bước 4: Tiếp tục thêm các khách mời khác theo từng địa chỉ email Chú
• Nếu người quản trị tên miền đã thiết lập email nhóm (danh sách gửi thư) cho tên miền của bạn, bạn có thể thêm email nhóm vào danh sách Khách. Hoặc, bạn có thể tạo một email nhóm của riêng mình trong danh sách liên lạc cá nhân và thêm nó vào danh sách Khách mời.
• Nếu bạn sao chép và dán một danh sách khách mời từ một nguồn (ví dụ, một tài liệu), hãy chắc chắn rằng bạn đã tách các địa chỉ mail bằng dấu phẩy ( dấu chấm phẩy không được hỗ trợ).
Bước 5: Tùy chọn, chọn các tùy chọn trong phần Khách có thể để cho phép hoặc ngăn chặn khách mờithay đổi chi tiết sự kiện, mời thêm người tham dự sự kiện của bạn, hoặc xem ai khác được mời.
Bước 6: Nếu muốn, có thể điền vào phần còn lại của trang Bước 7: Click Lưu
Lịch Google sẽ hỏi xem bạn có muốn gửi lời mời tới các khách hàng hay không. Khách mời có thể đáp lại lời mời sự kiện hoặc để lại lời nhắn.
Nếu bạn muốn kiểm tra sự sẵn sàng của khách hàng trước khi tạo sự kiện, sử * dụng Tìm Thời gian Bạn có thể thấy thời gian của sự kiện bạn đề xuất (trong hộp màu
*
Nếu cần thiết, sử dụng ngày tháng và thời gian tùy chọn ở phía trên của tab để thay đổi thời gian cho các cuộc họp của bạn. Hoặc chỉ cần kéo các hộp màu xanh để một thời gian cho tất cả khách.
4. Đặt phòng họp hay các thiết bị khác cho cuộc họp
Bước 1: Mở trang chi tiết buổi họp của bạn Bước 2: Tại Thêm: click chuột Phòng, v.v., Bước 3: Làm theo 1 trong 2 lựa chọn sau:
Lựa chọn 1: Đánh tên phòng họp và chọn phòng họp phù hợp trong danh sách.
For example, in the following screenshot, when you start typing ca, two rooms populate: Acadia and
Bryce Canyon.
Bước 5: Để đặt một nguồn tài nguyên có sẵn, nhấn Add/Thêm (bên trái của tên tài nguyên). Nếu nguồn lực không sẵn có, hãy thử thay đổi thời gian của sự kiện. Sẽ dễ dàng tìm thấy khoảng thời gian phù hợp với tất cả các khách và các nguồn tài nguyên, nhấp vào tab Tìm thời gian/ Find a time Sau khi đã nhập chi tiết cho buổi họp, hãy nhớ click vào nút Lưu/ Save.
5. Thiết lập lời nhắc cho cuộc họp của bạn
Bước 1: Mở cuộc họp của bạn.
Bước 2: Tại Lời nhắc/Reminder, chọn kiểu nhắc bạn muốn (tin nhắn pop-up hoặc email) và thời gian mà bạn muốn nhận được nó.
Bước 3: Thêm lời nhắc click vào Thêm lời nhắc/Add a reminder.
Bước 4: Kiểm tra xem nguồn tài nguyên có sẵn trong suốt thời gian của cuộc họp của bạn. - Có sẵn - Không có sẵn
Bước 3: Trong cửa số pop-up của Lặp lại/Repeat chọn một tùy chọn và kéo xuống
Bước 4: Tùy thuộc vào lựa chọn của bạn muốn Lặp lại/ Repeats, xác định lịch định kỳ, bao gồm xác định ngày bắt đầu và kết thúc (nếu có).
Bước 5: Kết thúc và tiếp tục tạo cuộc họp. 7. Đính kèm tập tin vào lời mời.
Cách tốt nhất để làm điều này sẽ phụ thuộc vào người quản trị domain kích hoạt Calendar Labs cho tên miền của bạn. (Nếu Calendar Labs được kích hoạt cho tên miền của bạn, bạn sẽ thấy một tab Labs khi bạn cái đặt từ menu Gear.)
7.1 Tên miền đã kích hoạt Calendar Labs
Trước hết, hãy chắc chắn rằng Tài liệu đính kèm đã được kích hoạt a. Chọn Cài đặt/ Settings từ gear menu => tab Labs
b. Chọn Bật/ Enable bên cạnh Tài liệu đính kèm sự kiện/Event attachments. c. Click Lưu/ Save.
Thêm file đính kèm cho cuộc họp a. Mở lịch họp của bạn
b. Tại Tài liệu đính kèm/Attachment , click Thêm tài liệu đính kèm/Add attachment. c. Đánh dấu vào ô bên cạnh hoặc tài liệu từ Google Drive, click Chọn/ Select.
e. Sau khi bạn đã nhập chi tiết sự kiện, hãy nhớ nhấp vào nút Lưu/Save
7.2 Nếu tên miền chưa kích hoạt Calendar Labs
Trong trường hôp này, tài liệu đính kèm của bạn có phải là định dạng Google Doc hoặc không có sẵn qua một URL. (mỗi Google Doct sẽ tạo cho bạn một URL ) Để đính kèm tài liệu dưới định dạng Microsoft Office hoặc tài liệu định dạng PDF, bạn chỉ cần tải lên Google Docs, và - tùy chọn - chuyển đổi nó sang định dạng của Google Docs.
Khi đã có URL cho tài liệu của bạn, sau đây là cách để thêm tài liệu vào sự kiện của bạn: a. Mở lịch họp của bạn
b. Trong phần Mô tả/Description copy và dán đường link mới tạo trên Google c. Sau khi bạn đã nhập chi tiết sự kiện, hãy nhớ nhấp vào nút Lưu/Save
Lưu ý: Ngoài ra, bạn có thể thêm một tập tin đính kèm bằng cách sau
● Gửi tập tin đính kèm trong một email riêng cho khách.
● Gửi lịch sự kiện thông qua Gmail. Soạn thư mới và đính kèm tập tin. Sau đó click vào Lời mời và nhập thông tin về sự kiện. Tuy nhiên, bạn không thể đặt phòng từ Gmail, vì sau đó bạn sẽ phải chỉnh sửa sự kiện trong Lịch Google
8. In Lịch Google
a. Hãy chắc chắn rằng lịch mà bạn muốn in được đánh dấu trong danh sách Lịch của tôi/ My Calendars. Nếu không, chỉ cần nhấp vào lịch để chọn hoặc bỏ chọn.
b. Ở trên cùng của lịch, chọn khung thời gian bạn muốn in, ví dụ, chọn Ngày/Day hoặc
Tuần/Week
c. Click Khác/More, chọn In/ Print từ menu thả xuống. Trong Lịch cửa sổ Xem trước khi In/Print Preview, bạn có thể chọn kích thước font chữ, định hướng trang, và các tùy chọn khác
Phần IV. Google Gmail Labs
Google Labs là nơi kiểm tra các tính năng thử nghiệm hiện vẫn chưa thực sự sẵn sằng cho những giờ cao điểm. Chúng có thể thay đổi, hỏng hoặc biến mất vào bất cứ lúc nào.
Mẹo: Một vài tính năng này sẽ xuất hiện trong một bảng điều khiển mới trên lịch của bạn. Để tiết kiệm khoảng trống, bạn có thể ẩn chúng bằng cách nhấp vào hình tam giác nhỏ cạnh bảng điều khiển. 1. Bật Labs
Bạn có thể kích hoạt hoặc vô hiệu hóa một thử nghiệm bất cứ khi nào bạn muốn:
Bước 1: Trong Gmail hoặc Google Calendar, click the vào biểu tượng và chọn Cài đặt/Settings. Bước 2: Đi tới tab Labs.
Bước 3: Với mỗi lab mà bãn muốn sử dụng click Bật/Enable. Nếu bạn muốn dừng sử dụng lab click
Tắt/Disable.
Bước 4: Click Lưu thay đồi/Save Changes ở phía trên cùng của trang
2.Gợi ý Gmail Labs
*
Tìm kiếm Ứng dụng
Mở rộng tìm kiếm với các kết quả Google Documents và Sites. Tìm kiếm Ứng dụng sẽ tìm các kết quả Documents và Sites phù hợp nhất và hiển thị chúng bên dưới kết quả tìm kiếm Gmail..
*
Tiện ích Lịch Google
Thêm một ô ở cột bên trái sẽ hiển thị Lịch Google của bạn. Xem các sự kiện sắp tới, địa điểm và chi tiết
*
Tiện ích Google Docs
Thêm một ô ở cột bên trái sẽ hiển thị Google Documents của bạn. Cho tài liệu gần đây, đóng vai chính tài liệu, và có tìm kiếm nhanh chóng.
*
Xem Google Docs trong email
Hiển thị trực tiếp chế độ xem trước của tài liệu, bảng tính và bản trình bày trong email khi bạn nhận bất kỳ liên kết nào tới Google Doc. Đồng thời, cung cấp tùy chọn để mở trực tiếp trong Google Documents..
Chèn hình ảnh
Cho phép bạn chèn hình ảnh vào thông báo. Bạn có thể tải lên và chèn hình ảnh trong máy tính của bạn, hoặc chèn hình ảnh
*
Tin nhắn Sneak Peek
Peek vào một cuộc trò chuyện mà không cần mở nó bằng cách kích chuột phải vào tin nhắn trong hộp thư đến của bạn.
*
Nhiều Hộp thư đến
Thêm danh sách email bổ sung trong hộp thư đến để xem email quan trọng hơn ngay lập tức. Danh sách chuỗi thư mới có thể là nhãn, thư được gắn dấu sao, thư nháp hoặc bất kỳ tìm kiếm nào bạn muốn; danh sách mới này có thể được cấu hình trong phần Cài đặt.
*
Liên kết nhanh
Thêm hộp vào cột bên trái cung cấp cho bạn 1 click chuột truy cập đến bất kỳ URL đánh dấu trang trong Gmail. Bạn có thể sử dụng nó để lưu các tìm kiếm thường xuyên, tin nhắn cá nhân quan trọng, và nhiều hơn nữa.
*
Hộp chat bên phải
Di chuyển hộp chat để phía bên phải của hộp thư của bạn, nơi nó dễ dàng hơn để xem.
*
Tùy chỉnh chữ ký
Đặt chữ ký của bạn trước nội dung trích dẫn trong bài trả lời, và loại bỏ các "-" dòng trước chữ ký.
*
Hoàn tác Gửi
Rất tiếc, bạn đã nhấn "Gửi" quá sớm? Dừng việc gửi thư trong một vài giây sau khi nhấn nút gửi.chặn việc gửi thư cho một vài giây sau khi nhấn nút gửi.
3.Gợi ý Labs cho Lịch
*
Tự động từ chối sự kiện
Cho phép bạn chặn thời gian trong lịch của mình khi bạn không rảnh. Các lời mời được gửi cho bất kỳ sự kiện nào trong suốt khoảng thời gian này sẽ tự động bị từ chối. Sau khi bạn bật tính năng này, bạn sẽ thấy tùy chọn "Bận (từ chối lời mời)" trong trường "Hiển thị tôi ở trạng thái".
*
Tinh tế
Mang cuộc sống của bạn vào lịch và tổ chức sự kiện của bạn với các biểu tượng cho những các chuyến bay, kỳ nghỉ, tiệc tùng, và các bữa ăn - hoặc sử dụng màu sắc khác nhau để phân loại các sự kiện của bạn. Sau khi bạn kích hoạt tính năng này, bấm vào một sự kiện và tìm kiếm các "Kiểu lịch" để kích hoạt tiện ích.
Lưu ý: Các biểu tượng được bổ sung vào sự kiện mà bạn tổ chức sẽ được hiển thị cho tất cả người tham dự.
*
Rảnh hoặc bận
Xem bạn bè nào của bạn đang rảnh hay bận ngay bây giờ (yêu cầu bạn bè của bạn chia sẻ Lịch Google của họ với bạn
*
Lời nhắc nhẹ
Bạn muốn lời nhắc bật lên nhưng ghét cái cách chúng đột ngột cắt ngang những gì bạn đang làm? Tính năng này sẽ thay thế các cửa sổ bật lên của Lịch: khi bạn nhận lời nhắc, tiêu đề của cửa sổ hoặc tab của Lịch Google sẽ nhấp nháy một cách vui mắt dưới nền và bạn sẽ nghe thấy một thứ âm thanh dễ chịu. Hoặc, bạn có thể chọn sử dụng thông báo trên màn hình trong Chrome..
*
Nhảy tới ngày
Di chuyển nhanh đến các ngày trong tương lai hoặc quá khứ xa (di chuyển thời gian thực chưa được hỗ trợ).
*
Cuộc họp tiếp theo
Xem sự kiện gì diễn ra tiếp theo trong lịch của bạn.
*
Ai sẽ tham gia cuộc gặp riêng tư với tôi?
Bạn thấy khó khăn để biết được ai đã lên lịch cho sự kiện có tên
"Bữa trưa" trên lịch của bạn? Tính năng này hiển thị tên của người
tham gia ngay trên lịch nếu chỉ có bạn và một người khác..
*
Đồng hồ thế giới
Theo dõi thời gian trên toàn thế giới. Ngoài ra, khi bạn nhấp vào một sự kiện, bạn cũng sẽ nhìn thấy thời gian bắt đầu theo mỗi múi
