II. Lợi ích của Google Apps
5. Thiết lập lời nhắc cho cuộc họp của bạn
Bước 1: Mở cuộc họp của bạn.
Bước 2: Tại Lời nhắc/Reminder, chọn kiểu nhắc bạn muốn (tin nhắn pop-up hoặc email) và thời gian mà bạn muốn nhận được nó.
Bước 3: Thêm lời nhắc click vào Thêm lời nhắc/Add a reminder.
Bước 4: Kiểm tra xem nguồn tài nguyên có sẵn trong suốt thời gian của cuộc họp của bạn. - Có sẵn - Không có sẵn
Bước 3: Trong cửa số pop-up của Lặp lại/Repeat chọn một tùy chọn và kéo xuống
Bước 4: Tùy thuộc vào lựa chọn của bạn muốn Lặp lại/ Repeats, xác định lịch định kỳ, bao gồm xác định ngày bắt đầu và kết thúc (nếu có).
Bước 5: Kết thúc và tiếp tục tạo cuộc họp. 7. Đính kèm tập tin vào lời mời.
Cách tốt nhất để làm điều này sẽ phụ thuộc vào người quản trị domain kích hoạt Calendar Labs cho tên miền của bạn. (Nếu Calendar Labs được kích hoạt cho tên miền của bạn, bạn sẽ thấy một tab Labs khi bạn cái đặt từ menu Gear.)
7.1 Tên miền đã kích hoạt Calendar Labs
Trước hết, hãy chắc chắn rằng Tài liệu đính kèm đã được kích hoạt a. Chọn Cài đặt/ Settings từ gear menu => tab Labs
b. Chọn Bật/ Enable bên cạnh Tài liệu đính kèm sự kiện/Event attachments. c. Click Lưu/ Save.
Thêm file đính kèm cho cuộc họp a. Mở lịch họp của bạn
b. Tại Tài liệu đính kèm/Attachment , click Thêm tài liệu đính kèm/Add attachment. c. Đánh dấu vào ô bên cạnh hoặc tài liệu từ Google Drive, click Chọn/ Select.
e. Sau khi bạn đã nhập chi tiết sự kiện, hãy nhớ nhấp vào nút Lưu/Save
7.2 Nếu tên miền chưa kích hoạt Calendar Labs
Trong trường hôp này, tài liệu đính kèm của bạn có phải là định dạng Google Doc hoặc không có sẵn qua một URL. (mỗi Google Doct sẽ tạo cho bạn một URL ) Để đính kèm tài liệu dưới định dạng Microsoft Office hoặc tài liệu định dạng PDF, bạn chỉ cần tải lên Google Docs, và - tùy chọn - chuyển đổi nó sang định dạng của Google Docs.
Khi đã có URL cho tài liệu của bạn, sau đây là cách để thêm tài liệu vào sự kiện của bạn: a. Mở lịch họp của bạn
b. Trong phần Mô tả/Description copy và dán đường link mới tạo trên Google c. Sau khi bạn đã nhập chi tiết sự kiện, hãy nhớ nhấp vào nút Lưu/Save
Lưu ý: Ngoài ra, bạn có thể thêm một tập tin đính kèm bằng cách sau
● Gửi tập tin đính kèm trong một email riêng cho khách.
● Gửi lịch sự kiện thông qua Gmail. Soạn thư mới và đính kèm tập tin. Sau đó click vào Lời mời và nhập thông tin về sự kiện. Tuy nhiên, bạn không thể đặt phòng từ Gmail, vì sau đó bạn sẽ phải chỉnh sửa sự kiện trong Lịch Google
8. In Lịch Google
a. Hãy chắc chắn rằng lịch mà bạn muốn in được đánh dấu trong danh sách Lịch của tôi/ My Calendars. Nếu không, chỉ cần nhấp vào lịch để chọn hoặc bỏ chọn.
b. Ở trên cùng của lịch, chọn khung thời gian bạn muốn in, ví dụ, chọn Ngày/Day hoặc
Tuần/Week
c. Click Khác/More, chọn In/ Print từ menu thả xuống. Trong Lịch cửa sổ Xem trước khi In/Print Preview, bạn có thể chọn kích thước font chữ, định hướng trang, và các tùy chọn khác
Phần IV. Google Gmail Labs
Google Labs là nơi kiểm tra các tính năng thử nghiệm hiện vẫn chưa thực sự sẵn sằng cho những giờ cao điểm. Chúng có thể thay đổi, hỏng hoặc biến mất vào bất cứ lúc nào.
Mẹo: Một vài tính năng này sẽ xuất hiện trong một bảng điều khiển mới trên lịch của bạn. Để tiết kiệm khoảng trống, bạn có thể ẩn chúng bằng cách nhấp vào hình tam giác nhỏ cạnh bảng điều khiển. 1. Bật Labs
Bạn có thể kích hoạt hoặc vô hiệu hóa một thử nghiệm bất cứ khi nào bạn muốn:
Bước 1: Trong Gmail hoặc Google Calendar, click the vào biểu tượng và chọn Cài đặt/Settings. Bước 2: Đi tới tab Labs.
Bước 3: Với mỗi lab mà bãn muốn sử dụng click Bật/Enable. Nếu bạn muốn dừng sử dụng lab click
Tắt/Disable.
Bước 4: Click Lưu thay đồi/Save Changes ở phía trên cùng của trang
2.Gợi ý Gmail Labs
*
Tìm kiếm Ứng dụng
Mở rộng tìm kiếm với các kết quả Google Documents và Sites. Tìm kiếm Ứng dụng sẽ tìm các kết quả Documents và Sites phù hợp nhất và hiển thị chúng bên dưới kết quả tìm kiếm Gmail..
*
Tiện ích Lịch Google
Thêm một ô ở cột bên trái sẽ hiển thị Lịch Google của bạn. Xem các sự kiện sắp tới, địa điểm và chi tiết
*
Tiện ích Google Docs
Thêm một ô ở cột bên trái sẽ hiển thị Google Documents của bạn. Cho tài liệu gần đây, đóng vai chính tài liệu, và có tìm kiếm nhanh chóng.
*
Xem Google Docs trong email
Hiển thị trực tiếp chế độ xem trước của tài liệu, bảng tính và bản trình bày trong email khi bạn nhận bất kỳ liên kết nào tới Google Doc. Đồng thời, cung cấp tùy chọn để mở trực tiếp trong Google Documents..
Chèn hình ảnh
Cho phép bạn chèn hình ảnh vào thông báo. Bạn có thể tải lên và chèn hình ảnh trong máy tính của bạn, hoặc chèn hình ảnh
*
Tin nhắn Sneak Peek
Peek vào một cuộc trò chuyện mà không cần mở nó bằng cách kích chuột phải vào tin nhắn trong hộp thư đến của bạn.
*
Nhiều Hộp thư đến
Thêm danh sách email bổ sung trong hộp thư đến để xem email quan trọng hơn ngay lập tức. Danh sách chuỗi thư mới có thể là nhãn, thư được gắn dấu sao, thư nháp hoặc bất kỳ tìm kiếm nào bạn muốn; danh sách mới này có thể được cấu hình trong phần Cài đặt.
*
Liên kết nhanh
Thêm hộp vào cột bên trái cung cấp cho bạn 1 click chuột truy cập đến bất kỳ URL đánh dấu trang trong Gmail. Bạn có thể sử dụng nó để lưu các tìm kiếm thường xuyên, tin nhắn cá nhân quan trọng, và nhiều hơn nữa.
*
Hộp chat bên phải
Di chuyển hộp chat để phía bên phải của hộp thư của bạn, nơi nó dễ dàng hơn để xem.
*
Tùy chỉnh chữ ký
Đặt chữ ký của bạn trước nội dung trích dẫn trong bài trả lời, và loại bỏ các "-" dòng trước chữ ký.
*
Hoàn tác Gửi
Rất tiếc, bạn đã nhấn "Gửi" quá sớm? Dừng việc gửi thư trong một vài giây sau khi nhấn nút gửi.chặn việc gửi thư cho một vài giây sau khi nhấn nút gửi.
3.Gợi ý Labs cho Lịch
*
Tự động từ chối sự kiện
Cho phép bạn chặn thời gian trong lịch của mình khi bạn không rảnh. Các lời mời được gửi cho bất kỳ sự kiện nào trong suốt khoảng thời gian này sẽ tự động bị từ chối. Sau khi bạn bật tính năng này, bạn sẽ thấy tùy chọn "Bận (từ chối lời mời)" trong trường "Hiển thị tôi ở trạng thái".
*
Tinh tế
Mang cuộc sống của bạn vào lịch và tổ chức sự kiện của bạn với các biểu tượng cho những các chuyến bay, kỳ nghỉ, tiệc tùng, và các bữa ăn - hoặc sử dụng màu sắc khác nhau để phân loại các sự kiện của bạn. Sau khi bạn kích hoạt tính năng này, bấm vào một sự kiện và tìm kiếm các "Kiểu lịch" để kích hoạt tiện ích.
Lưu ý: Các biểu tượng được bổ sung vào sự kiện mà bạn tổ chức sẽ được hiển thị cho tất cả người tham dự.
*
Rảnh hoặc bận
Xem bạn bè nào của bạn đang rảnh hay bận ngay bây giờ (yêu cầu bạn bè của bạn chia sẻ Lịch Google của họ với bạn
*
Lời nhắc nhẹ
Bạn muốn lời nhắc bật lên nhưng ghét cái cách chúng đột ngột cắt ngang những gì bạn đang làm? Tính năng này sẽ thay thế các cửa sổ bật lên của Lịch: khi bạn nhận lời nhắc, tiêu đề của cửa sổ hoặc tab của Lịch Google sẽ nhấp nháy một cách vui mắt dưới nền và bạn sẽ nghe thấy một thứ âm thanh dễ chịu. Hoặc, bạn có thể chọn sử dụng thông báo trên màn hình trong Chrome..
*
Nhảy tới ngày
Di chuyển nhanh đến các ngày trong tương lai hoặc quá khứ xa (di chuyển thời gian thực chưa được hỗ trợ).
*
Cuộc họp tiếp theo
Xem sự kiện gì diễn ra tiếp theo trong lịch của bạn.
*
Ai sẽ tham gia cuộc gặp riêng tư với tôi?
Bạn thấy khó khăn để biết được ai đã lên lịch cho sự kiện có tên "Bữa trưa" trên lịch của bạn? Tính năng này hiển thị tên của người tham gia ngay trên lịch nếu chỉ có bạn và một người khác..
*
Đồng hồ thế giới
Theo dõi thời gian trên toàn thế giới. Ngoài ra, khi bạn nhấp vào một sự kiện, bạn cũng sẽ nhìn thấy thời gian bắt đầu theo mỗi múi giờ.
*
Chế độ xem năm
Bạn lên kế hoạch trước và muốn có thể xem ngay kế hoạch của cả năm? Hãy thêm nút "chế độ xem năm" vào lịch
Phần V. Drive
Sử dụng Google Drive để lưu trữ và truy cập các tập tin, thư mục, và các dạng tài liệu Google như Docs, Spreadsheet, và Slides bất cứ nơi nào. Thay đổi một tập tin trên web, PC, máy tính bảng, hoặc thiết bị di động của bạn, và nó sẽ được cập nhật trên tất cả các thiết bị mà bạn đã cài đặt Google Drive. Bạn sẽ luôn luôn có phiên bản tài liệu mới nhất chỉ với một trình duyệt và kết nối Internet.
1. Thiết lập Google Drive
Bước 1: Mở trình duyệt của bạn, nhập drive.google.com. vào thanh address.
Khi bạn lần đầu tiên truy cập vào Google Drive trên trang web, bạn sẽ thấy trang Welcome. Nếu bạn đã sử dụng Google Drive trước đó giao diện trên web của bạn sẽ giống như thế này:
Bước 2: Tại đây bạn có thể tải về và cài đặtGoogle Drive cho Mac / PC của bạn. (Hoặc quản trị viên của bạn có thể làm điều này cho bạn.) Điều này cho phép bạn đồng bộ hóa các tập tin từ máy
Lưu ý: Các liên kết để tải về và cài đặt Google Drive cho Mac / PC của bạn có thể bị vô hiệu hóa bởi IT Quản trị hệ thống, nếu nó không có sẵn hoặc nếu bạn không muốn cài đặt nó
Bước 3: Sau khi cài đặt, bạn có thể tìm thấy Google Drive cho máy Mac của bạn / PC trong khay hệ thống Windows của bạn hoặc thanh menu của máy Mac. Bạn có thể xem hình chụp Google
Drive trên PC bên dưới:
Nhấp vào biểu tượng để xem trạng thái đồng bộ, truy cập vào thư mục của bạn Google Drive trên máy tính của bạn hoặc trên các trang web, tạm dừng đồng bộ, ưu tiên thiết lập, và nhiều hơn nữa.
Bạn có thể xem hình chụp Google Drive trên Mac ở bên dưới:
Mẹo: Bạn cũng có thể truy cập các tập tin Google Drive trên Android của bạn hoặc thiết bị iOS. Xem Google Drive trên một thiết bị di động để được hướng dẫn.
Khi bạn lần đầu tiên sử dụng Google Drive trên web, tất cả các tập tin và thư mục mà bạn đã tải lên và Google Docs mà bạn tạo ra sẽ được lưu trong thư mục My Drive:
Mẹo:. Nhấp vào phần màu đỏ (Upload) nếu bạn muốn tải lên nhiều tập tin hoặc thư mục vào thư mục My Drive (Drive của tôi)
Nếu bạn hoặc quản trị viên của bạn cài đặt Google Drive cho Mac / PC của bạn, nội dung của thư mục My Drive (Drive của tôi) sẽ đồng bộ với các nội dung của một thư mục gọi là Google Drive trên máy tính của bạn. Chỉ có các nội dung của Drive của tôi mới được đồng bộ hóa.
Bạn có thể di chuyển các tập tin được chia sẻ với bạn Drive của tôi nếu bạn muốn chúng được đồng bộ với máy tính của bạn hay các thiết bị di động. Bạn cũng có thể thêm các tập tin mới vào
Drive của tôi bằng cách di chuyển hoặc lưu các tập tin vào Google Drive thư mục trên máy tính của bạn. Tóm lại: tất cả mọi thứ bạn đặt trong Google Drive trên máy tính của bạn cũng có thể được tìm thấy trong My Drive (Drive của tôi) trên các trang web và các thiết bị di động, và ngược
Là nơi mà bạn sẽ tìm thấy các tập tin, thư mục, và các văn bản của Google đã được đồng nghiệp chia sẻ với bạn.
Shared with me (Chia sẻ với tôi) chỉ hiển thị các mục đã được chia sẻ với bạn một cách rõ ràng. Bạn sẽ không tìm thấy các tài liệu được chia sẻ với các mức bảo mật như "công cộng" hay "Bất cứ ai có liên kết." tại đây. (Bạn có thể tìm thấy những tài liệu này bằng cách tìm kiếm trong mục Xem tất cả.) Nếu bạn sẽ được tham khảo một tài liệu chia sẻ thường xuyên, bạn có thể kéo nó vào thư mục My Drive (Drive của tôi)
Mẹo:. Bạn đang tìm kiếm một thư mục đã được chia sẻ với bạn? Nhấp vào Sắp xếp> Tiêu đề trong
chia sẻ với tôi xem để đặt tất cả các thư mục đã được chia sẻ với bạn đầu tiên.
4. Xem các tài liệu được gắn Sao và tài liệu Gần đây
Chọn Gắn sao (Starred) để xem tất cả các mục mà bạn đã đánh dấu bằng một ngôi sao. Chỉ cần nhấp vào ngôi sao bên trái của một mục để đánh dấu nó. Việc này tương tự như cách sử dụng "bookmark" hay "yêu thích" trong một trình duyệt để đánh dấu các trang web bạn muốn truy cập thường xuyên.
Sử dụng Gần đây (Recent) xem để xem tất cả các tập tin cá nhân và chia sẻ mà bạn đã mở, trong thứ tự thời gian đảo ngược. Đây là một cách tuyệt vời để nhanh chóng tìm thấy các công cụ mới nhất của bạnsung:.
Activity (Hoạt động) và Tất cả các tài liệu:
Bấm vào Thêm (More) ở cột bên trái để xem thêm các Menu khác.
Các mục Hoạt động và Tất cả các tài liệu xem là tương tự. Cả hai đều bao gồm những tài liệu đã được chia sẻ với tất cả mọi người trong tổ chức của bạn (không chỉ bạn một cách rõ ràng), do đó có thể bạn sẽ tìm thấy những tài liệu không được chia sẻ trực tiếp với bạn ở đây.
Lưu ý: Nút Gỡ bỏ này chỉ xuất hiện trong giao diện hoạt động. Trong các Menu khác, kích vào More> sẽ không hiển thị danh sách này..
• Tất cả các tài liệu sẽ hiển thị tất cả mọi thứ trong Google Drive, ngoại trừ tài liệu trong Thùng rác của bạn. Bạn không thể xoá các mục từ đây, vì vậy đây là nơi tốt nhất để tìm kiếm nếu bạn đang gặp khó khăn khi tìm một cái gì đó.
5.Thùng rác (Trash)
Thùng rác có chứa tất cả mọi thứ bạn đã xóa. Để xóa một item, đánh dấu các tài liệu muốn xóa và nhấp vào biểu tượng thùng rác:
Lưu ý: Bạn chỉ có thể xóa các tài liệu mà bạn sở hữu. với các tài liệubạn không sở hữu, chọn vào More> Remove để đưa chúng ra khỏi Google Drive của bạn.
Thùng rác của bạn là không bao giờ tự động làm trống, vì vậy có thể bạn sẽ muốn để làm sạch nó ra một lần trong một thời gian. Tài liệu trong Thùng rác của bạn vẫn được tính vào dung lượng lưu trữ của bạn, vì vậy điều này sẽ giúp giải phóng một số không gian cho các tài liệu khác, để làm sạch nó ta chọn:
• Trong giao diện Thùng Rác,chọn Empty Trash để xóa vĩnh viễn tất cả mọi thứ:
• Hoặc, kiểm tra các tài liệu và nhấn Delete Forever (Xóa mãi mãi):
6.Thêm các tập tin và thư mục