II. Lợi ích của Google Apps
2. My Drive (Drive của tôi)
Khi bạn lần đầu tiên sử dụng Google Drive trên web, tất cả các tập tin và thư mục mà bạn đã tải lên và Google Docs mà bạn tạo ra sẽ được lưu trong thư mục My Drive:
Mẹo:. Nhấp vào phần màu đỏ (Upload) nếu bạn muốn tải lên nhiều tập tin hoặc thư mục vào thư mục My Drive (Drive của tôi)
Nếu bạn hoặc quản trị viên của bạn cài đặt Google Drive cho Mac / PC của bạn, nội dung của thư mục My Drive (Drive của tôi) sẽ đồng bộ với các nội dung của một thư mục gọi là Google Drive trên máy tính của bạn. Chỉ có các nội dung của Drive của tôi mới được đồng bộ hóa.
Bạn có thể di chuyển các tập tin được chia sẻ với bạn Drive của tôi nếu bạn muốn chúng được đồng bộ với máy tính của bạn hay các thiết bị di động. Bạn cũng có thể thêm các tập tin mới vào
Drive của tôi bằng cách di chuyển hoặc lưu các tập tin vào Google Drive thư mục trên máy tính của bạn. Tóm lại: tất cả mọi thứ bạn đặt trong Google Drive trên máy tính của bạn cũng có thể được tìm thấy trong My Drive (Drive của tôi) trên các trang web và các thiết bị di động, và ngược
Là nơi mà bạn sẽ tìm thấy các tập tin, thư mục, và các văn bản của Google đã được đồng nghiệp chia sẻ với bạn.
Shared with me (Chia sẻ với tôi) chỉ hiển thị các mục đã được chia sẻ với bạn một cách rõ ràng. Bạn sẽ không tìm thấy các tài liệu được chia sẻ với các mức bảo mật như "công cộng" hay "Bất cứ ai có liên kết." tại đây. (Bạn có thể tìm thấy những tài liệu này bằng cách tìm kiếm trong mục Xem tất cả.) Nếu bạn sẽ được tham khảo một tài liệu chia sẻ thường xuyên, bạn có thể kéo nó vào thư mục My Drive (Drive của tôi)
Mẹo:. Bạn đang tìm kiếm một thư mục đã được chia sẻ với bạn? Nhấp vào Sắp xếp> Tiêu đề trong
chia sẻ với tôi xem để đặt tất cả các thư mục đã được chia sẻ với bạn đầu tiên.
4. Xem các tài liệu được gắn Sao và tài liệu Gần đây
Chọn Gắn sao (Starred) để xem tất cả các mục mà bạn đã đánh dấu bằng một ngôi sao. Chỉ cần nhấp vào ngôi sao bên trái của một mục để đánh dấu nó. Việc này tương tự như cách sử dụng "bookmark" hay "yêu thích" trong một trình duyệt để đánh dấu các trang web bạn muốn truy cập thường xuyên.
Sử dụng Gần đây (Recent) xem để xem tất cả các tập tin cá nhân và chia sẻ mà bạn đã mở, trong thứ tự thời gian đảo ngược. Đây là một cách tuyệt vời để nhanh chóng tìm thấy các công cụ mới nhất của bạnsung:.
Activity (Hoạt động) và Tất cả các tài liệu:
Bấm vào Thêm (More) ở cột bên trái để xem thêm các Menu khác.
Các mục Hoạt động và Tất cả các tài liệu xem là tương tự. Cả hai đều bao gồm những tài liệu đã được chia sẻ với tất cả mọi người trong tổ chức của bạn (không chỉ bạn một cách rõ ràng), do đó có thể bạn sẽ tìm thấy những tài liệu không được chia sẻ trực tiếp với bạn ở đây.
Lưu ý: Nút Gỡ bỏ này chỉ xuất hiện trong giao diện hoạt động. Trong các Menu khác, kích vào More> sẽ không hiển thị danh sách này..
• Tất cả các tài liệu sẽ hiển thị tất cả mọi thứ trong Google Drive, ngoại trừ tài liệu trong Thùng rác của bạn. Bạn không thể xoá các mục từ đây, vì vậy đây là nơi tốt nhất để tìm kiếm nếu bạn đang gặp khó khăn khi tìm một cái gì đó.
5.Thùng rác (Trash)
Thùng rác có chứa tất cả mọi thứ bạn đã xóa. Để xóa một item, đánh dấu các tài liệu muốn xóa và nhấp vào biểu tượng thùng rác:
Lưu ý: Bạn chỉ có thể xóa các tài liệu mà bạn sở hữu. với các tài liệubạn không sở hữu, chọn vào More> Remove để đưa chúng ra khỏi Google Drive của bạn.
Thùng rác của bạn là không bao giờ tự động làm trống, vì vậy có thể bạn sẽ muốn để làm sạch nó ra một lần trong một thời gian. Tài liệu trong Thùng rác của bạn vẫn được tính vào dung lượng lưu trữ của bạn, vì vậy điều này sẽ giúp giải phóng một số không gian cho các tài liệu khác, để làm sạch nó ta chọn:
• Trong giao diện Thùng Rác,chọn Empty Trash để xóa vĩnh viễn tất cả mọi thứ:
• Hoặc, kiểm tra các tài liệu và nhấn Delete Forever (Xóa mãi mãi):
6.Thêm các tập tin và thư mục
Xem Sử dụng Google Docs, Spreadsheet, và Slides để tìm hiểu thêm về cách sử dụng các ứng dụng làm việc cộng tác của Google.
7.Thêm tập tin vào Google Drive sử dụng đồng bộ
Nếu bạn hoặc quản trị viên của bạn đã cài đặt Google Drive cho Mac/PC, bất cứ điều gì bạn thêm vào thư mục Google Drive trên máy tính của bạn sẽ tự động đồng bộ với My Drive (Drive của tôi) trên các trang web và các thiết bị di động của bạn. Vì vậy, tất cả các bạn cần làm là di chuyển hoặc lưu các tập tin vào thư mục Google Drive. Ví dụ:
1. Mở Microsoft Word, và lưu tài liệu của bạn vào thư mục Google Drive:
Bây giờ bạn có thể truy cập vào tài liệu Word của bạn trong Google Drive trên web và các thiết bị di động của bạn:
8.Tải lên tập tin và thư mục Google Drive
Việc tải tập tin, thư mục lên Google Drive web cũng thật dễ dàng. Dưới đây là cách để tải lên một tập tin (thư mục làm việc theo cách tương tự):
Bước 1: Trong Google Drive trên trang web, nhấp vào nút màu đỏ (Upload) và sau đó chọn tập tin:
Đó là tất cả những gì bạn cần làm. Ngay sau khi tải lên hoàn tất, bạn sẽ thấy các tập tin trong thư mục My Drive (Drive của tôi):
Đến nay chúng tôi đã thấy các file tìm trong Google Drive bằng cách sử dụng chế độ Danh sách mặc định. Đây là cách nhỏ gọn nhất để xem các tập tin của bạn. Nếu bạn muốn xem trước của mỗi tập tin trong Google Drive, nhấp vào Chuyển sang dạng lưới (biểu tượng ở phía trên bên phải của Google Drive trên web):
Bây giờ tập tin của bạn được hiển thị trong một mạng lưới các ô xem trước. Điều này có thể giúp bạn xác định vị trí một tập tin mà không cần phải mở từng tập tin một. Bạn cũng có thể chọn các tập tin và thư mục để thực hiện thay đổi
để trở về chế độ danh sách, nhấp vào biểu tượng Chuyển sang Liệt kê:
Tuy nhiên, nếu bạn thích làm việc trong chế độ List và muốn xem trước hình ảnh của một tập tin, bạn có thể làm điều đó qua việc chọn nút Preview.
tập tin hoặc tài liệu của bạn được hiển thị như một lớp phủ:
Bước 3: Trong chế độ xem trước, bạn có thể: a. Di chuyển qua hiển thị tài liệu của bạn
b. Trước đó hoặc tiếp theo tài liệutrong ổ đĩa của bạn
c. Chọn một tài liệu từ ổ của bạn để xem trước bằng cách nhấn vào Xem tất cả d. Chia sẻ tài liệu của bạn với những người khác
e. In tài liệu của bạn
f. mở tài liệu của bạn để chỉnh sửa nó
10.Sắp xếp tập tin của bạn
Nếu bạn có rất nhiều các tập tin, và mất nhiều công sức để theo dõi chúng. Có một cách đơn giản để tìm thấy các tập tin của bạn dễ dàng hơn là sắp xếp chúng. Nhấp vào Menu Sắp xếp để xem các tùy chọn:
Dưới đây là một vài lời khuyên hữu ích cho việc sử dụng phần Sắp xếp (sort) Google Drive:
• Sắp xếp (Sort) bởi Thay đổi lần cuối để xem các mục đã được thay đổi gần đây của bất cứ ai (không chỉ bạn). Điều này có thể giúp bạn theo dõi những điều mà cộng tác viên của bạn gần đây đã thay đổi.
• Sử dụng Mở cuối bởi tôi (Last opened by me) để tìm những thứ bạn vừa mở ra, bất kể bạn đã sửa chúng. Đây là một cách tuyệt vời để có được trở lại mặt hàng gần đây bạn đang tìm kiếm tại nếu bạn vô tình đóng một tab trong trình duyệt của bạn hoặc bạn đã không đánh dấu một cái gì đó.
chúng vào Thùng rác,nhưng đừng quên xóa chúng vĩnh viễn từ Thùng rác nếu bạn cần không gian lưu trữ nhiều hơn.
Lưu ý rằng chỉ các tập tin đồng bộ hóa hoặc tải lên mới mất không gian lưu trữ. Các tập tin chia sẻ với bạn và các tài liệu Google (chẳng hạn như Documents, Spreadsheet, và Slides) không mất bất kỳ không gian lưu trữ của bạn. Các tài liệu không được tính vào lưu trữ của bạn sẽ hiển thị là "---" trong Google Drive:
Mẹo: Bạn có cần thêm dung lượng? Bạn có thể mua thêm dung lượng, trước khi đặt mua bạn cần kiểm tra với quản trị hệ thống của bạn vì Tổ chức của bạn có thể làm điều đó cho bạn!
11.Tìm một tập tin
Nhập một từ hoặc cụm từ trong hộp tìm kiếm để tìm một tập tin cụ thể, thư mục, hoặc tài liệu Google. Như bạn đang đánh máy, công cụ tìm kiếm sẽ cố gắng để dự đoán những gì bạn đang tìm kiếm và cung cấp cho bạn một danh sách để lựa chọn.
Thu hẹp kết quả tìm kiếm của bạn
a. Trong hộp tìm kiếm, nhấp vào mũi tên xuống để xem các tùy chọn tìm kiếm nâng cao
b. Nhấp vào bất kỳ tùy chọn tìm kiếm để thu hẹp tìm kiếm của bạn.
Mẹo: Nhấp vào x trên một tùy chọn để loại bỏ bộ lọc, hoặc nhấp vào dấulớn X ở bên phải để xóa toàn bộ tìm kiếmđang.
c. Tại thời điểm này bạn đã có thể nhìn thấy những gì bạn tìm kiếm. Nếu không, gõ một truy vấn tìm kiếm và nhấn nút tìm kiếm màu xanh
Mẹo: Nếu bạn muốn tìm kiếm các bài viết được chia sẻ với tên miền của bạn, nhấp vào Tìm kiếm <tên miền> và chọn nút Tìm kiếm. Đây là một cách tốt để tìm một tài liệu đó được chia sẻ với tổ chức của bạn, nhưng đã không được chia sẻ trực tiếp với bạn.
12.Tổ chức các tập tin của bạn
Bạn có thể có rất nhiều các tập tin trong My Drive (Drive của tôi), hoặc sẽ sớm. Sử dụng cây thư mục để tổ chức các tệp tin giống như bạn làm trên máy tính của bạn.
Tạo một thư mục trong Google Drive trên web
a. Nhấp vào màu đỏ Tạo nút và sau đó chọn thư mục
b. Nhập tên cho thư mục và nhấn OK. Thư mục mới được tạo ra trong My Drive (Drive của tôi):
Mẹo: Nếu bạn đang hiển thị Drive của tôi (hoặc một thư mục trong Drive của tôi),bạn cũng có thể nhấp vào thư mục mới biểu tượng để tạo ra một thư mục trong vị trí hiện tại của bạn:
Bước 2: Nhấp vào biểu tượng trông giống như một thư
Bước 3Trong Di chuyển đến hộp thoại, chọn thư mục mà bạn muốn di chuyển các mục của bạn, hoặc tạo ra một thư mục mới cho chúng.
Mẹo: Bạn có muốn để lưu trữ tập tin của bạn (hoặc các tập tin) trong nhiều thư mục? Sử dụngCtrl
tổ hợp phím hoặc Command phímđể kiểm tra tất cả những nơi mà bạn muốn tìm các mục của bạn.
Bước 4: Bấm di chuyển.
13. Chia sẻ một thư mục
Bạn có thể chia sẻ một thư mục, dễ dàng như bạn chia sẻ tài liệu Google của bạn. 1. Đánh dấu vào ô bên cạnh các tập tin hoặc thư mục bạn muốn chia sẻ.
2. Kích Share và thêm người hoặc nhóm bạn muốn chia sẻ thư mục với.
Khi thư mục được chia sẻ với những người khác, nó sẽ có một biểu tượng người trênđó. Xem Chia sẻ và hợp tác để tìm hiểu về tùy chọn chia sẻ.
Phần VI. Google Docs.
Có rất nhiều thứ trong bộ sản phẩm này của Google: Docs, Sheets, Slides, Drawings, và Forms. Chúng ta sẽ sử dụng các tính năng cơ bản nhất của Google Doc để bạn hiểu cách hoặc động của bộ ứng dụng văn phòng của Google. Hầu hết các bước cũng tương tự như với tài liệu, vì vậy tìm hiểu các vấn đề của nó và bạn sẽ dễ dàng thao tác trên bảng tính, bảng trình bày, mẫu và bảng vẽ.
1.Truy cập vào tài liệu của bạn
Bạn có thể truy cập vào tài liệu Google của bạn từ bất kỳ máy tính nào, ở bất kỳ đâu trên thế giới.
Để xem danh sách tài liệu bạn sở hữu hay được phép truy cập vào, hoặc để tạo một tài liệu:
• Truy cập vào Google Drive: https://drive.google.com.
• Hoặc vào từ một ứng dụng khác của Google Apps
Khi bạn sử dụng một ứng dụng Google Apps như Gmail hay Calendar, bạn sẽ nhìn thấy danh sách các ứng dụng khác của Google Apps nằm ở góc trên của trang trình duyệt. Nhấp vào Drive để bắt đầu!
Hoặc, nếu bạn có một thanh điều hướng mới của Google (Google One Bar),nhấp vào nằm ở góc trên của trang trình duyệt và chọn Drive.
Trong Google Drive bạn sẽ nhìn thấy tất cả tài liệu Google mà bạn được phép truy cập, bao gồm Tài liệu, Bảng tính, Bảng trình bày, Mẫu, Bản vẽ, và các ứng dụng tài liệu Google khác. Bạn cũng có thể nhìn thấy các đinh dạng tập tin khác.
2.Tạo một tài liệu
Tại Google Drive, nhấn Tạo và sau đó chọn Tài liệu.
3. Đổi tên tài liệu
Nhấn Tài liệu không tiêu đề để đặt tên tài liệu. (Bạn có thể đổi tên tài liệu của mình bất kỳ lúc nào bằng cách nhấp vào tiêu đề)
4. Chỉnh sửa và định dạng tài liệu
Có rất nhiều cách để chỉnh sửa tài liệu với tại thanh công cụ.
Bạn có thể làm một văn bản thuần túy, nhưng tại sao cần làm vậy? Hãy tận dụng đầy đủ các tính năng của Google Docs để làm một tài liệu của bạn nổi bật hơn.
Đây là một vài ý tưởng giúp bạn bắt đầu:
1.Chèn hình ảnh
1. Nhấp Chèn > Hình ảnh2. Chọn một hình ảnh mà bạn thích và nhấn vào Chọn. Bạn có thể tải một hình ảnh từ máy tính của mình, hoặc một tập tin hình ảnh của bạn đã được tải lên trên Drive, tìm trên web, hay thậm chí chụp một snapshot mới. Một khi hình ảnh đã được chèn them vào, bạn có thể xóa hoặc điều chỉnh kích thước của nó bất kỳ lúc nào.
Để xóa một hình ảnh, nhấp vào nó, chuột phải (hoặc nhấn Chỉnh sửa), và chọn Cắt:
Để tùy chỉnh kích thước của một hình, nhấp vào nó và sau đó kéo điều chỉnh. Kéo điều chỉnh ở các góc để giữ nguyên tỉ lệ lúc điều chỉnh:
2.Thêm bảng
Bảng là một cách rất tuyệt để bạn tổ chức, sắp xếp thông tin trong tài liệu.
1. Nhấp Bảng > Chèn bảng và chọn số dòng và cột bạn muốn:
2. Sau đó định dạng và điền thông tin vào bảng :
Để thêm màu cho ô (như hàng trên), chọn nội dung ở một hay nhiều ô, chọn Bảng
* >Thuộc tính bảng, và sau đó thiết lập màu nền ô.
3.Thêm liên kết (Link)
Nó rất đơn giản để them liên kết vào Google Docs.
1. Chọn nội dung (hoặc hình ảnh) mà bạn muốn chèn liên kết.
2. Nhấp vào biểu tượng liên kết ở trên thanh công cụ, hoặc nhấn Control + k.
5. Căn chỉnh kích thước trang, điều hướng, và chọn màu nền
Để thiết lập các tùy chọn này, nhấp Tệp > Thiết lập trang. Khi đã thiết lập chuẩn theo ý bạn, chọn
