II. Lợi ích của Google Apps
3 Mời khách tham gia sự kiện/ cuộc họp
Bước 1: Tới trang chi tiết sự kiện của bạn.
Bước 2: Tại mục Thêm: Khách nằm ở phần trên bên phải của trang hãy nhập tên hay địa chỉ mail của khách trong danh bạ của bạn.
Bước 3: Chọn khách mời và thêm khách đó vào danh sách Khách mời của bạn Bước 4: Tiếp tục thêm các khách mời khác theo từng địa chỉ email Chú
• Nếu người quản trị tên miền đã thiết lập email nhóm (danh sách gửi thư) cho tên miền của bạn, bạn có thể thêm email nhóm vào danh sách Khách. Hoặc, bạn có thể tạo một email nhóm của riêng mình trong danh sách liên lạc cá nhân và thêm nó vào danh sách Khách mời.
• Nếu bạn sao chép và dán một danh sách khách mời từ một nguồn (ví dụ, một tài liệu), hãy chắc chắn rằng bạn đã tách các địa chỉ mail bằng dấu phẩy ( dấu chấm phẩy không được hỗ trợ).
Bước 5: Tùy chọn, chọn các tùy chọn trong phần Khách có thể để cho phép hoặc ngăn chặn khách mờithay đổi chi tiết sự kiện, mời thêm người tham dự sự kiện của bạn, hoặc xem ai khác được mời.
Bước 6: Nếu muốn, có thể điền vào phần còn lại của trang Bước 7: Click Lưu
Lịch Google sẽ hỏi xem bạn có muốn gửi lời mời tới các khách hàng hay không. Khách mời có thể đáp lại lời mời sự kiện hoặc để lại lời nhắn.
Nếu bạn muốn kiểm tra sự sẵn sàng của khách hàng trước khi tạo sự kiện, sử * dụng Tìm Thời gian Bạn có thể thấy thời gian của sự kiện bạn đề xuất (trong hộp màu
*
Nếu cần thiết, sử dụng ngày tháng và thời gian tùy chọn ở phía trên của tab để thay đổi thời gian cho các cuộc họp của bạn. Hoặc chỉ cần kéo các hộp màu xanh để một thời gian cho tất cả khách.
4. Đặt phòng họp hay các thiết bị khác cho cuộc họp
Bước 1: Mở trang chi tiết buổi họp của bạn Bước 2: Tại Thêm: click chuột Phòng, v.v., Bước 3: Làm theo 1 trong 2 lựa chọn sau:
Lựa chọn 1: Đánh tên phòng họp và chọn phòng họp phù hợp trong danh sách.
For example, in the following screenshot, when you start typing ca, two rooms populate: Acadia and
Bryce Canyon.
Bước 5: Để đặt một nguồn tài nguyên có sẵn, nhấn Add/Thêm (bên trái của tên tài nguyên). Nếu nguồn lực không sẵn có, hãy thử thay đổi thời gian của sự kiện. Sẽ dễ dàng tìm thấy khoảng thời gian phù hợp với tất cả các khách và các nguồn tài nguyên, nhấp vào tab Tìm thời gian/ Find a time Sau khi đã nhập chi tiết cho buổi họp, hãy nhớ click vào nút Lưu/ Save.