5. Bố cục của luận văn
3.1.3. Cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần Thiên Tân
3.1.3.1. Tổ chức bộ máy chung
Công ty tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh theo mô hình trực tuyến chức năng.
Sơ đồ 3.1. Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần Thiên Tân
(Nguồn: Phòng Tổ chức hành chính )
Chức năng, nhiệm vụ cơ bản của các bộ phận quản lý trong Công ty như sau:
- Đại hội đồng cổ đông: gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ quan quyết định cao nhất của Công ty, do Trưởng ban đổi mới doanh nghiệp của Công ty triệu tập khi đã bán được ít nhất 51% giá trị vốn điều lệ. Đại hội đồng cổ đông có nhiệm vụ thông qua điều lệ Công ty, biểu quyết cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý, số lượng thành viên, mức thù lao của Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát, thông qua các phương án sản xuất kinh doanh và giải quyết các vấn đề khác theo đề nghị của trưởng ban đổi mới Công ty.
- Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý Công ty, có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định mọi vấn đề có liên quan đến mục đích, quyền lợi của Công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông như quyết định chiến lược phát triển, giải pháp thị trường, công nghệ sản xuất, phê chuẩn các hợp đồng kinh tế, bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng kỷ luật và quyết định mức lương của Tổng giám đốc, Phó tổng giám đốc, Kế toán trưởng, Giám đốc các xí nghiệp thành viên…
Kho hàng
hóa
ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
HĐ QUẢN TRỊ
Ban kiểm soát
Ban giám đốc Phòng kỹ thuật Phòng Tổ chức Hành chính Các cửa hàng trực thuộc Phòng kế toán Phòng vật tƣ Phòng Kế hoạch kinh doanh
- Ban kiểm soát: Là cơ quan kiểm soát cao nhất của Công ty, có toàn quyền kiểm tra, giám sát hoạt động Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, các cán bộ quản lý, các cổ đông và người lao động trong Công ty.
- Tổng giám đốc: là người điều hành hoạt động hàng ngày của Công ty và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao.
- Phó tổng giám đốc: Giúp Tổng giám đốc quản lý, điều hành các phòng ban nghiệp vụ tại văn phòng Công ty và các công việc khác theo sự phân công của Tổng giám đốc.
- Kế toán trưởng: Giúp tổng giám đốc quản lý, điều hành toàn bộ tình hình tài chính và kế toán của Công ty theo đúng quy định của pháp luật.
- Các phòng nghiệp vụ: Trực thuộc văn phòng Công ty, tham mưu giúp việc cho Tổng giám đốc hoặc một số chức năng quản lý của Công ty, cụ thể:
+ Phòng kinh doanh: Xây dựng quy chế quản lý, tiêu thụ sản phẩm, mua bán và giao nhận vật tư hàng hoá, xây dựng phương án kinh doanh, thông tin đơn hàng…
+ Phòng tổ chức hành chính: Quản lý nhân sự, tiền lương, thi đua khen thưởng và các chế độ chính sách đối với người lao động. Xây dựng mô hình tổ chức sản xuất kinh doanh, tiêu chuẩn chức năng cán bộ quản lý, cán bộ nghiệp vụ, công nhân sản xuất, nội quy lao động…
+ Phòng kế toán: Xây dựng quy chế quản lý tài chính, tài sản, thu hồi và theo dõi công nợ, cân đối tài chính để thực hiện phương án kinh doanh, lập báo cáo tài chính tháng, quý, năm theo đúng quy định của Nhà nước
+ Phòng kỹ thuật: Xây dựng quy chế quản lý kế hoạch sản xuất, quản lý vật tư hàng hóa và quản lý chất lượng sản phẩm, xây dựng các định mức kinh tế - kỹ thuật phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh…
+ Phòng vật tư: Xây dựng quy chế quản lý máy móc thiết bị và công tác an toàn lao động, phòng cháy chữa cháy, phòng chống thiên tai, bão lụt, xác
định tình trạng hư hoảng của máy móc thiết bị, xây dựngkế hoạch mua sắm phụ tùng thay thế…
Ngoài các phòng ban chức năng, Công ty còn có các cửa hàng trực thuộc, các kho hàng hóa nhằm phục vụ việc kinh doanh được thuận tiện.
3.1.3.2. Tổ chức bộ máy kế toán tài chính
Công ty cổ phần Thiên Tân là một đơ vị hạch toán độc lập, toàn bộ công việc kế toán được tập trung tại phòng kế toán từ khâu nhập số liệu, ghi sổ kế toán, đến khâu lập báo cáo tài chính, lưu trữ chứng từ…
Phòng kế toán được đặt dưới sự lãnh đạo của Ban giám đốc Công ty, có trách nhiệm tổ chức thực hiện và kiểm tra toàn bộ công tác kế toán, thống kê trong phạm vi toàn Công ty, tổ chức các thông tin kinh tế, hướng dẫn chỉ đạo, kiểm tra các bộ phận trong Công ty, thực hiện đầy đủ trách nhiệm và quyền hạn theo chế độ kế toán và các chế độ quản lý kinh tế, tài chính hiện hành.
Do tình hình thực tế của Công ty và yêu cầu của công tác quản lý, trình độ của đội ngũ cán bộ, Công ty cổ phần Thiên Tân tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức kế toán tập trung, thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 3.2. Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Cổ phần Thiên Tân
Theo mô hình này, nhiệm vụ cụ thể của từng bộ phận như sau:
- Kế toán trưởng: là người trực tiếp điều hành công việc của phòng kế toán, hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra và tổng hợp các công việc do kế toán viên
Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp Kế toán tại các Cửa hàng Kế toán hàng hoá ,tiêu thụ SP XĐKQ, thuế Kế toán tiền mặt, NH, công nợ Thủ quỹ Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Kế toán TSCĐ, CCDC, SCL Kế toán nguồn vốn và các quỹ
thực hiện, đồng thời chịu trách nhiệm trước tổng giám đốc, cấp trên và Nhà nước về các thông tin do kế toán cung cấp. Ngoài ra còn tham mưu với Ban lãnh đạo công ty về các phương án kinh doanh, các biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn của Công ty.
- Kế toán nguồn vốn và các quỹ: Theo dõi tình hình tăng, giảm nguồn vốn của công ty, của các cổ đông trong công ty, theo dõi các quỹ ...
- Kế toán TSCĐ, CCDC, SCL: Theo dõi, hạch toán tình hình nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của Công ty. Theo dõi tình hình tăng, giảm, sửa chữa, nâng cấp tài sản cố định, tình hình trích khấu hao tài sản cố định.
- Kế toán hàng hóa, tiêu thụ, XĐKQ, thuế: Theo dõi tình hình biến động tăng, giảm các mặt hàng của công ty, cuối kỳ xác định lãi , lỗ và kê khai thuế theo luật.
- Kế toán tiền lương và bảo hiểm xã hội: Theo dõi, hạch toán tình hình thanh toán tiền lương, các khoản trích theo lương, các khoản phải trả, phải nộp khác với công nhân viên, với các cơ quan bảo hiểm xã hội, công đoàn cấp trên.
- Kế toán tiền mặt, ngân hàng và công nợ: Theo dõi các khoản phải thu, phải trả, tạm ứng, chuẩn bị tài liệu về thanh toán, thực hiện giao dịch với ngân hàng, các tổ chức tín dụng.
- Kế toán tài sản cố định: Theo dõi tình hình tăng, giảm, sửa chữa, nâng cấp tài sản cố định, tình hình trích khấu hao tài sản cố định.
- Thủ quỹ: Theo dõi việc thu, chi quỹ tiền mặt, quản lý tiền mặt tại két của Công ty,
- Kế toán tại các cửa hàng: Tập hợp, thu thập, thống kê, ghi chép ban đầu các số liệu kế toán phát sinh tại các cửa hàng và cuối tháng chuyển lên phòng kế toán Công ty để hạch toán.