Cơ cấu tổ chức của Công ty Zinnia Distribution được tóm tắt qua sơ đồ sau:
Cơ cấu tổ chức của Công ty CP thương mại & phân phối Zinnia
Hình 2.1: Sơ đồ bộ máy công ty
(Nguồn: Sổ tay nhân viên Tập đoàn Zinnia)
Công ty Zinnia Distribution có trụ sở chính tại Hà Nội và văn phòng chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh. Hai văn phòng này hoạt động khá độc lập, tự tuyển dụng và đào tạo nhân sự, chịu mức khoán doanh thu riêng. Tuy nhiên, bộ máy nhân sự hoạt động của hai văn phòng ở hai miền về cơ bản là tương đối giống nhau, bao gồm các phòng, ban chính sau: phòng đào tạo, phòng marketing, phòng kinh doanh, phòng hành chính nhân sự, phòng kế toán và nhập hàng, hệ thống showroom. Có một điểm khác biệt nhỏ là phòng Kế toán và Nhập hàng ở văn phòng Hà Nội đảm nhận hoàn toàn khâu nhập khẩu sản phẩm từ nước ngoài về, sau đó cung cấp hàng theo yêu cầu cho văn
Giám Đốc Điều Hành Văn phòng Tp HCM Văn phòng Hà Nội Phòng Đào Tạo Phòng Marketing Phòng Kinh Doanh Phòng Hành Chính Nhân Sự Phòng Kế Toán và Nhập Hàng Hệ thống Showroom
27
phòng Sài Gòn. Phòng tài chính của văn phòng Sài Gòn chỉ có chức năng nhập hàng từ văn phòng trụ sở Hà Nội chứ không nhập hàng trực tiếp từ nước ngoài về.
* Giám đốc điều hành: là người chỉ đạo chung cả hai văn phòng Hà Nội và Sài Gòn, có thẩm quyền cao nhất, có nhiệm vụ quản lý và điều hành toàn diện trên cơ sở chấp hành đúng chủ trương chế độ chính sách của nhà nước với sự hỗ trợ của các phòng ban trong công ty.
* Phòng đào tạo: bao gồm Trưởng phòng đào tạo và các chuyên viên đào tạo, có trách nhiệm đào tạo cho các nhân viên trong công ty về nội quy lao động, kiến thức sản phẩm, kỹ năng tư vấn; đồng thời đảm nhận cả nhiệm vụ đào tạo kiến thức sản phẩm và kỹ năng tư vấn cho nhân viên các đại lý phân phối của công ty.
* Phòng Marketing: bao gồm trưởng phòng và các nhân viên marketing, đảm nhận các công tác quảng bá thương hiệu, PR, truyền thông, quảng cáo, tổ chức sự kiện và hội thảo khách hàng. Đồng thời, phòng Marketing còn có một nhiệm vụ quan trọng nữa là đảm nhận cả công tác nghiên cứu và phát triển sản phẩm (R&D) dựa trên cơ sở nghiên cứu nhu cầu thị trường nội địa để nắm bắt nhu cầu của người tiêu dùng và tìm kiếm các sản phẩm phù hợp có chất lượng cao từ trong và ngoài nước.
* Phòng Kinh doanh: bao gồm trưởng phòng kinh doanh và các nhân viên kinh doanh, có trách nhiệm nghiên cứu và phát triển thị trường, tìm kiếm và mở rộng mạng lưới các đại lý phân phối, nhận lương và hoa hồng theo mức khoán doanh thu hàng tháng, hàng quý và hàng năm.
* Phòng hành chính nhân sự: hoạt động dưới sự chỉ đạo chung của Giám đốc điều hành, có chức năng giúp giám đốc quản lý về tổ chức nhân sự, chấm công lao động, hành chính, quản trị các chế độ đối với người lao động, tuyển dụng nhân sự mới.
28
* Phòng kế toán và nhập hàng: bao gồm trưởng phòng và các nhân viên nghiệp vụ như kế toán tổng hợp, kế toán thanh toán kiêm thủ quỹ, kế toán công nợ, kế toán nhập hàng kiêm nhập khẩu, kế toán xuất hàng kiêm quản lý bán hàng, thủ kho. Phòng kế toán có nhiệm vụ hạch toán kinh doanh, giúp giám đốc quản lý tài chính kế toán của công ty, lên kế hoạch nhập và xuất hàng, tiến hành các thủ tục nhập hàng từ nước ngoài về, quản lý hàng xuất-nhập-tồn trong kho, lập báo cáo quyết toán theo quý và năm trên cơ sở các mức khoán doanh thu áp cho phòng kinh doanh.
* Hệ thống showroom: bao gồm showroom giới thiệu sản phẩm ở miền Bắc (Hà Nội) và miền Nam (Sài Gòn), các nhân viên bán hàng chịu sự giám sát và điều hành chung của giám đốc và phòng nhân sự, có nhiệm vụ bán hàng, tư vấn và giới thiệu sản phẩm cho khách thăm quan và mua hàng, báo cáo lại cho giám đốc và phòng kinh doanh khi có đối tác muốn đặt quan hệ làm đại lý phân phối thứ cấp.