5. KẾT LUẬN CỦA LUẬN VĂ N
3.2.Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản lý nguyên vật liệu của công ty
Nhờ việc áp dụng phần mềm quản lý hiện đại mà việc quản lý nguyên vật liệu của công ty được thực hiện một cách dễ dàng, đồng bộ, các thông tin thông suốt. Tuy nhiên do đặc thù là công ty nước ngoài có tốc độ phát triển quá nhanh và sản phẩm của công ty là sản phẩm công nghệ cao, có giá trị lớn, thường xuyên thay đổi mẫu mã và công nghệ nên các nguyên vật liệu cũng thường xuyên bị thay đổi, tính cấp thiết của nguyên vật liệu, năng lực đáp ứng nguyên vật liệu của nhà cung cấp, thời gian cung cấp, tính bảo mật của sản phẩm, chất lượng và số lượng hàng hóa bị ảnh hưởng dẫn tới tình trạng nguyên vật liệu được coi là lỗi của công ty chiếm tỷ lệ rất cao lên tới 6% nên tôi xin được đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý nguyên vật liệu tại công ty như sau:
1. Tăng lượng mua hàng DO lên 20% cho tổng lượng nguyên vật liệu của nhà máy.
Hiện nay tỷ lệ hàng gấp là rất cao, làm cho công ty khá bị động trong việc thực hiện dây truyền sản xuất kép kín từ việc nhập nguyên vật liệu đầu vào đến việc xuất bán hàng ngay trong ngày.
Do sản phẩm của công ty luôn thay đổi Model nhưng việc hoàn thiện thay đổi này chủ yếu do các nguyên vật liệu đơn giản, thời gian thi công ngắn quyết định. Nếu ta tăng được tỷ lệ hàng DO lên cao có nghĩa là tỷ lệ hàng trong nước cấp theo từng ngày giờ nhất định sẽ đáp ứng tốt hơn, kịp thời hơn và ít chi phí hơn so với việc nhập từ nước ngoài.
Hiện nay công ty đang mở rộng và phát triển rất nhanh, con số nhà cung cấp này cần phải lên 50 thì mới giảm tải được vấn đề hàng gấp cho sản xuất, đáp ứng thời gian thay đổi Model tốt hơn, giảm chi phí vận chuyển, chi phí lưu kho và cơ hội cho việc đưa Model mới vào sản xuất và cung cấp cho thị trường, giúp cho việc kiểm soát hàng hàng gấp và tránh việc giải thích nguyên nhân lý do tại sao, do ai trong việc không đáp ứng được vật liệu cho sản xuất, giúp tăng cường mối quan hệ tốt đẹp giữa các phòng ban.
Để thực hiện được giải pháp này yêu cầu nhóm phát triển nhà cung cấp phải tập trung tìm kiếm, đánh giá tốt khả năng, năng lực của nhà cung cấp, các chính sách hỗ trợ của công ty đối với các Vendor mới để đảm bảo cho các Vendor trong nước mạnh dạn đầu tư các trang thiết bị nhà xưởng hiện đại đáp ứng yêu cầu của công ty.
2. Xây dựng hệ thống kho vật liệu chính một cách độc lập, ổn định với mặt bằng đủ lớn để có thể tập trung các mặt hàng về một nơi.
Việc lưu giữ vật liệu tại nhiều kho gây nên sự quản lý bị phân tán, kho được bố trí đan xen vào các khu vực sản xuất gây nên tình trạng khi sản xuất mở rộng là kho thường xuyên phải di chuyển để trả lại mặt bằng cho sản xuất dẫn tới việc kiểm soát hàng hóa gặp rất nhiều khó khăn, mất nhiều công sức chi phí cho
việc chuyển kho. Do kho thường xuyên bị di chuyển nên dẫn tới tình trạng mang tính tạm thời, đầu tư cơ sở hạ tầng không đồng bộ, hàng hóa dễ bị mất mát, nhầm lẫn, việc cấp phát vật liệu cho sản xuất gặp nhiều khó khăn.
Việc chuyển các kho chứa vật liệu quy về một nơi sẽ giúp cho việc quản lý kho được dễ dàng, đầu tư trang thiết bị đồng bộ cho việc lưu trữ, vận chuyển hàng, vấn đề an ninh,mất trộm mất cắp, vệ sinh 5S của kho sẽ được thực hiện triệt để hơn, việc cấp phát vật liệu cho sản xuất được liên tục, kịp thời, chi phí giám sát quản lý kho giảm thiểu.
Để thực hiện giải pháp này yêu cầu công ty có chính sách rõ dàng về chiến lược phát triển của công ty, các nhà máy cần có sự dự kiến khá chính xác về sản lượng sản xuất. Kho riêng cho công ty sẽ phải nằm ở trung tập của các nhà máy trong công ty để giảm thiểu các hoạt động đi lại trong việc cung cấp hàng cho các nhà máy trong công ty. Các nguyên liệu của công ty phải được dự kiến một cách tương đối và kho phải có diện tích ít nhất là 15000m2.
3. Giảm tỷ lệ lỗi ngay tại nhà cung cấp.
Do rất nhiều nhà cung cấp nước ngoài không cải tiến chất lượng vật liệu ngay tại nhà cung cấp mà họ xuất nguyên vật liệu chưa cải tiến trực tiếp cho SEV, sau đó họ nhận lại và thuê một công ty tại Việt nam kiểm tra và cải tiến nên đã gây nên tình trạng hang lỗi tới SEV là rất cao và khó kiểm soát.
Bằng cách đưa ra cho nhà cung cấp các yêu cầu chính xác về đặc tính hàng hóa, quy cách đóng gói theo đúng tiêu chuẩn, đồng nhất, thông tin hiển thị trên bao bì, thời gian cung cấp chứng nhận chất lượng nguyên vật liệu phải sớm. Tất cả các lỗi phát hiện tại SEV phải được thông báo cho nhà cung cấp và yêu cầu nhà cung cấp phải tuân thủ tuyệt đối yêu cầu này. Tránh tuyệt đối tình trạng nhà cung cấp đã được thông tin về lỗi nhưng không cải tiến ngay mà cứ xuất hàng sang cho SEV sau đó lợi dụng nhân công Việt nam giá rẻ để thuê kiểm tra, sửa chữa tại Việt nam gây nên hiện tượng mất mát hàng hóa, kiểm soát những người này ra vào kho rất khó khăn, các bao bì bị bóc dán lại nhiều lần không còn
nguyên vẹn tem niêm phong. Đặc biệt các hàng hóa này về SEV rồi nhưng vẫn chưa đưa được vào sản xuất do phải chờ kiểm tra và sửa chửa lại gây ảnh hưởng lớn đến việc lập kế hoạch sản xuất,tỷ lệ hàng bị coi là lỗi cao.
Đế thực hiện được giải pháp này yêu cầu công ty phải có chính sách và quy định rõ dàng đối với nhà cung cấp, các yêu cầu và quyết định về mặt chất lượng nguyên vật liệu đầu vào của bộ phận IQC phải nhanh chóng, chính xác đồng bộ với các yêu cầu của các công ty tương tự trên thế giới.
4. Kiểm soát tốt vấn đề an ninh trong kho.
Do vật liệu trong kho là rất có giá trị, dễ tiêu thụ trên thị trường nên rất dễ gây lòng tham và nảy sinh vấn đề mất trộm trong kho.
Hàng ngày cần có sự giáo dục kỹ càng về ý thức trách nhiệm của mọi người, về hậu quả không lường trước được khi nhân viên bị bắt do lấy trộm hàng.
Để ngăn chặn kịp thời sự lấy trộm thì công ty nên trang bị cho cán bộ nhân viên những loại đồng phục không có từ tính, lắp đặt nhiều Camera kiểm soát tại vị trí nhạy cảm dễ mất hàng. Kiểm soát tốt sự ra vào kho.
Tất cả mọi người không thuộc kho phải được đăng ký và kiểm soát chặt chẽ tại vị trí bảo vệ kho, có sổ ghi chép chi tiết ai, vào kho làm gì, ai xác nhận cho vào, thời gian ra vào…
Để thực hiện được giải pháp này yêu cầu hàng hóa phải được kiểm soát chặt chẽ, chính xác về số lượng để nếu bị mất mát còn kịp thời phát hiện báo cáo và rà soát lại hệ thống Camera một cách nhanh nhất và chính xác nhất để kịp thời phát hiện ra đối tượng tình nghi. Các chính sách giáo dục dăn đe phải được tiến hành thường xuyên để ngăn chặn ý đồ lấy cắp của nhân viên.
5. Hoàn thiện phần mềm quản lý kho để tự động ngăn chặn tình trạng xuất hàng không theo đúng nguyên tắc FIFO.
Ta đã biết nguyên tắc FIFO là nguyên tắc cơ bản nhất của kho, xuất hàng không đúng FIFO gây nên hiện tượng hàng có thể bị lẫn linh kiện gây nên sự không đồng bộ và không đảm bảo chất lượng sản phẩm. Cùng một loại vật liệu, với những hang vừa đến SEV đã được xuất ra sản xuất ngay còn hàng đã về lâu mà chưa được sử dụng và lưu trong kho lâu ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm, vật liệu, mỹ quan và điều kiện bảo quản.
Cần hoàn thiện hệ thống WMS để đảm bảo tất cả những nguyên vật liệu nào cần phải được xuất trước, nếu lấy hàng xuất không đúng thì không thể làm gì được trên hệ thống và buộc phải lấy chính xác hàng đó thì hệ thống mới chấp nhận và các công đoạn tiếp theo mới làm việc được.
Đểđáp ứng yêu cầu này thì công ty cần tập trung đội ngũ cán bộ phát triển phần mềm và đầu tư trang thiết bị phần cứng để có thể thiết lập một danh sách những số Lô, số seri hàng để đảm bảo chỉ khi nào xuất hàng đúng những hàng được thiết lập trong danh sách đó mới được làm các công đoạn tiếp theo với tốc độ xử lý kịp thời. Khi xuất không đúng thì hệ thống sẽ tựđộng cảnh báo bằng âm thanh và hình ảnh chỉ dẫn rõ dàng.
6. Thu hẹp dào cản ngôn ngữ và tăng cường sự hiểu biết các từ ngữ, thuật ngữ trong công việc cũng như trong giao tiếp.
Do công ty là doanh nghiệp Hàn quốc có ngôn ngữ không thông dụng nên việc tiếp nhận các thông tin từ cấp trên còn nhiều hạn chế.
Tuy công ty đã có chính sách tốt để hỗ trợ tăng cường sự hiểu biết này như: phát triển đội ngũ phiên dịch ở tất cả phòng ban, các trưởng phòng người nước ngoài đề có giáo viên dạy tiếng việt hàng tuần, mở các lớp học ngoại ngữ miễn phí cho cán bộ công nhân viên trong công ty… nhưng tôi muốn đề xuất thêm một số giải pháp nhằm giảm thiểu rào cản về ngôn ngữ như sau:
Thứ nhất là từng phòng ban nên có bảng tổng hợp một cách chi tiết dễ hiểu những từ ngữ, thuật ngữ chuyên dùng riêng và yêu cầu hàng ngày mọi người phải học thuộc và được cập nhật.Các bảng biểu hiển thị ở mọi nơi trong từng bộ
phận. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Thứ hai là việc dạy và học ngoại ngữ trong công ty cần mở rộng hơn nữa, khuyến khích tất cả mọi người cùng tham gia học và có lịch trình cụ thể để mọi người đi học đầy đủ, kiểm tra, đưa bài tập về nhà, thi cử thường xuyên để đảm bảo chất lượng cao khi kết thúc khóa học.
Thứ ba là cần tăng cường, khuyến khích mọi người tham gia học bằng cách đưa ra một khoản tiền trợ cấp ngoại ngữ hàng thàng để các cán bộ công nhân viên cố gắng phấn đấu học ngoại ngữ.
7. Tăng cường sự phối kết hợp giữa các phòng ban trong công ty để việc nhập, lưa trữ và cấp phát nguyên vật liệu ra sản xuất là kịp thời và chính xác nhất.
Do đặc tính của sản phẩm công nghệ cao có vòng đời ngắn nhưng yêu cầu sản xuất là rất phức tạp, lâu dài. Có những nguyên vật liệu cần có thời gian vài tháng để nghiên cứu và sản xuất hàng loạt dẫn tới xuất hiện tình trạng vật liệu được mua về với số lượng lớn chỉ cần trước 1 hoặc 2 ngày khi sản xuất dẫn cũng dẫn tới sự thiếu hụt không gian bảo quản vật liệu trong kho hoặc có tình trạng hàng được mua về với số lượng lớn nhưng lại có sự thay đổi thiết kế mà không sử dụng đến nữa gây lãng phí và tốn không gian lưu trữ bảo quản chờ xử lý. Có những vật liệu về đến SEV rất sát thời điểm kế hoạch sản xuất rất dễ gây tình trạng dừng sản xuất và xuất bán hàng( SEV không có kho lưu thành phẩm mà sản phẩm tạo ra được xuất bán ra thị trường ngay) nếu không có sự phối hợp tốt giữa các phòng ban.
Mỗi ngày kho vật tư cấp phát ra sản xuất khoảng 500 pallet vật liệu, với khoảng 70 chuyến xe tải 2.5 tấn. Cùng với hàng trăm mã vật liệu hàng gấp mỗi ngày thì chỉ cần một sai sót hoặc thiếu sự phối hợp nhỏ thì cũng có thể gây dừng sản xuất.
Để thực hiện được vấn đề này, yêu cầu bộ phận phát triển sản phẩm phải đưa ra chính xác chủng loại, định mức sản phẩm. Bộ phận lập kế hoạch cần lên
kế hoạch chính xác cho những sản phẩm cần xuất bán đúng số lượng, thời điểm cụ thể trong điều kiện vật liệu được đảm bảo. Bộ phận sản xuất phải thống kê chính xác lượng vật liệu tồn trên các dây truyền sản xuất, xác định chính xác nguyên vật liệu cần thiết cho sản xuất vào thời điểm phù hợp nhất. Bộ phận kho MM cần phải cung cấp chính xác lượng hàng tồn kho, khả năng cung cấp đến bộ phận sản xuất một cách nhanh nhất. Bộ phận kiểm tra chất lượng vật liệu đầu vào cần phải bố trí người kiểm tra, xác nhận chính xác và nhanh nhất chất lượng nguyên vật liệu đầu vào. Nếu vật liệu chỉ cần về trước một ngày cũng có thể làm cho lượng không gian cần lưu trữ lên hàng nghìn mét vuông. Cũng có thể vật liệu chỉ cần về chậm hoặc cấp ra sản xuất chậm một giờ cũng có thể gây thiệt hại hàng tỷđồng cho công ty.
KẾT LUẬN
Quản lý nguyên vật liệu là một trong những hoạt động cơ bản của mọi công ty, ảnh hưởng tới chi phí, giá thành sản phẩm, hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Vì thế nên việc quản lý và cung cấp nguyên liệu đầu vào cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp là hết sức cần thiết để đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra nhịp nhàng, thỏa mãn nhu cầu của khách hàng trong mọi thời điểm.Vì vậy các giải pháp để hoàn thiện công tác quản lý nguyên vật liệu cần phải được xây dựng đồng bộ với các kế hoạch định hướng phát triển khác của công ty.Nhiệm vụ này cần phải có sựđầu tư nghiên cứu chi tiết theo các giai đoạn phát triển chung của mỗi công ty để có thểđáp ứng các nhu cầu phát triển hiện tại và tương lai của mỗi doanh nghiệp.
Đối với việc quản lý nguyên vật liệu tại công cần có sự nghiên cứu từ lý thuyết rồi áp dụng vào thực tế của công ty.Tuy nhiên việc đánh giá và đưa ra các phương hướng giải quyết trong luận văn này đã đưa ra được 7 giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý nguyên vật liệu tại công ty nhưng vẫn còn nhiều hạn chế và cần thời gian thực tế để có các đánh giá chính xác hơn nữa.Vì vậy rất mong nhận được sựđóng góp và bổ xung để tác giả có thể hoàn thiện hoàn chỉnh hơn nữa cho đề tài này.
Một lần nữa tôi xin chân thành cám ơn sự giúp đỡ tận tình của PGS.TS Trương Đoàn Thểvà các anh/chị trong công ty TNHH điện tử Samsung Việt nam đã giúp đỡ tôi hoàn thành đề tài này.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Bài giảng Kinh tế lượng-PGS.TS.Nguyễn Quang Dong 2. Báo cáo tài chính của công ty SEV tháng 7-2012
3. Các phần mềm quản lý của công ty: SAP, G-ERP, WMS, Mysingle. 4. Các quy định hướng dẫn công việc vủa công ty SEV
5. Giáo trình phân tích kinh doanh-PGS.TS.Nguyễn Văn Công 6. Giáo trình quản trị chiến lược-PGS.TS.Ngô Kim Thanh
7. Giáo trình quản trị học-PGS.TS.Đỗ Thị Thu Hà-PGS.TS.Nguyễn Thị Ngọc Huyền
8. Giáo trình quản trị sản xuất và tác nghiệp-PGS-TS-Trương Đoàn Thể. 9. Giáo trình quản trị Tài chính doanh nghiệp-PGS.TS.Phạm Quang Trung 10.Luận văn : Giải pháp hoàn thiện công tác quản trị nguyên vật liệu tại công
ty Cổ phần Đầu tư xây dựng và phát triển nông thôn 658-do GVHD-TS Trần Thị Kim Nhung-đại học Kinh tế quốc dân-Hà nội.