5. KẾT LUẬN CỦA LUẬN VĂ N
2.2.10. Quá trình xuất hàng
- Xuất hàng là quy trình hàng hóa từ kho nguyên vật liệu được chuyển đến khu vực yêu cầu. Có nhiều mục đích xuất hàng, ví dụ xuất hàng sử dụng cho sản xuất, cho dịch vụ sau bán, cho phát triển sản phẩm, v.v…
SEV sử dụng RE và hệ thống G-ERP để thực hiện xuất hàng như bảng sau:kế hoạch sản xuất, lượng đặt không có kế hoạch, chuyển hệ thống.
- Xuất hàng JIT dựa vào quy trình xuất hàng từ MM cho sản xuất vừa đúng thời gian theo line.
- Đối với nguyên vật liệu không phải là hàng JIT, sau khi nhập kho theo Pack List và Order của sản xuất, tự động xuất theo PO theo nhu cầu thực tế của sản xuất.Xuất hàng Unplanned dựa vào số Reservation và GI trên hệ thống
Mục đích:
- Tăng tối đa hiệu quả sản xuất bằng việc xuất hàng theo kế hoạch sản xuất đúng địa điểm và đúng thời gian.
- Tính toán chi phí sau khi xuất hàng phục vụ yêu cầu của phòng sau bán, phát triển và các phòng ban khác
Chính sách:
- Xuất hàng theo nguyên tắc FIFO
- Số lượng hàng hóa xuất đi không được vượt quá số lượng yêu cầu. Nếu cần nhiều hơn số nguyên vật phải dùng, phải xuất theo quy trình xuất hàng unplanned.
- Theo nguyên tắc, G/I theo thời gian thực
- Yêu cầu xuất hàng thực hiện trên hệ thống SAP. Khi xuất hàng, hàng nhập khẩu phải dán barcode để scan bằng PDA
- Xuất hàng trong vòng đời của nguyên vật liệu
- Nguyên vật liệu nhỏđược xuất theo đơn vịđóng gói bé nhất
- Sau khi nhận hàng JIT, không cần phải lưu kho, sau khi GR có thể xuất ngay theo kế hoạch sản xuất, GI sử dụng PDA.
- Khi xuất hàng unplanned, xuất hàng phải được thực hiện theo đúng quy trình sau khi đã được phê duyệt.
- Việc xuất hàng là nhiệm vụ và trách nhiệm của trưởng bộ phận MM
Những điểm cần chú ý:
- Đảm bảo yêu cầu được tạo cho nhu cầu thực dựa vào kế hoạch sản xuất. Khi yêu cầu xuất hàng (G/I request) được tạo thủ công, kiểm tra xem yêu cầu này có đúng với P/O của model tương ứng hay không. Xuất hàng dựa trên LTS và Pick List.
- G/I request được GI bằng việc sử dụng PBA qua barcode hoặc danh sách hàng lấy - Nhãn Barcode hoặc Pick List phải được giao nhận cùng với các nguyên vật liệu xuất
ra để bên nhận có thể kiểm tra và kiểm soát nguyên vật liệu nhận được.
- Các phòng ban cần phải thông báo cho phòng Purchasing nếu thấy có nguyên vật liệu nào thiếu để có biện pháp xử lý thích hợp.
- Nhân viên chịu trách nhiệm xuất hàng phải đảm bảo về số lượng nguyên vật liệu xuất ra.
- Người xuất hàng phải thực hiện việc xuất nguyên vật liệu theo quy tắc FIFO.
- Các nguyên vật liệu cần phải được kiểm tra bằng Cycle counting hàng ngày để phát hiện sai lệch.
- Khi xuất hàng dựa theo GI Request, cần phải kiểm tra Pending và GI lỗi hàng ngày. - Kiểm tra các nguyên vật liệu chưa xuất hàng và thông báo cho người phụ trách
qua mySingle.
- Khi các nguyên vật liệu trả lại về MM do sản xuất ngừng hoặc lô thay đổi, Production Order đã dùng để xuất nguyên vật liệu cần phải sử dụng để nhận lại nguyên vật liệu để không làm thay đổi về chi phí nguyên vật liệu của model.
Quy trình xuất hàng JIT:
Bước 1: Nhân viên của Vendor giao hàng dựa theo D/O, có gắn barcode trên từng hộp. Ở nhãn có ghi số D/O, Line, Thời gian giao hàng, Thời gian cấp vật liệu ra line, Số lượng hộp và số lượng D/O.
-Nhân viên xuất hàng để nguyên vật liệu tại chỗ quy định dựa trên số line ghi trên barcode.
-Sau khi nhận hàng từ vendor, nếu không có sai khác, nhân viên nhân hàng GR và xuất hàng ngay dùng PDA đến bộ phận Main đúng số lượng và đúng thời gian. Bước 3: Cấp cho sản xuất, tự trừ số lượng của kho WIP trên hệ thống
Bộ phận kho chính cấp nguyên vật liệu đúng thời gian và đúng line sản xuất. - Sau khi nguyên vật liệu được sử dụng, kho WIP trên hệ thống sẽ tự trừ số lượng đó theo MVT 261 dựa trên số lượng realease P/O.
Biên bản giao nhận hàng được lưu giữ trong vòng 1 năm.
Bước 1: Lập kế hoạch sản xuất, tạo PO.
-Bộ phận lập kế hoạch sẽ lập kế hoạch sản xuất D+2 ngày, FP Operation, PO tự động và yêu cầu sản xuất
-Bộ phận lập kế hoạch tạo PO trên hệ thống ngoài PO tựđộng khi có nhu cầu tạo PO ngoài.
Bước 2: Xem Pick List, kiểm tra nhu cầu, tồn kho
-Nhân viên xuất hàng kiểm tra nhu cầu nguyên vật liệu dựa trên pick List. Số lượng nguyên vật liệu cần phải thực xuất = số lượng yêu cầu – số lượng tồn kho trong kho đệm.
-Nhân viên xuất hàng kiểm tra về tồn kho trong phòng MM và xuất hàng khi có yêu cầu và có hàng thực.
-Nếu không có yêu cầu và không có hàng, quay lại bước trước và kiểm tra lại. Bước 3: In danh sách lấy hàng và chuẩn bị nguyên vật liệu
-Nhân viên phụ trách xuất hàng in Picklist, chuẩn bị nguyên vật liệu dựa trên đơn vịđóng gói nhỏ nhất và xuất hàng cho bên sản xuất theo nguyên tắc FIFO. -Với hàng giao cho bên nhà thầu phụ, phải xuất theo nguyên thùng (theo packingside), giao hàng một ngày một lần vào lúc 11h sáng.
Bước 4: Xuất hàng trên hệ thống, chuyển hàng sang kho đệm.
-Nhân viên xuất hàng tạo picklist( danh sách lấy hàng) cho công nhân lấy hàng, GI bằng PDA căn cứ trên số request, với Mvt 311 sang kho đệm. Nếu PDA lỗi,phải thực hiện việc xuất hàng trên hệ thống GERP bằng máy tính
-Với trường hợp xuất hàng chưa có trên hệ thống cần có biên bản giao nhận hàng giữa các bên.
Bước 5: Kiểm tra list nguyên vật liệu cho việc xuất hàng trên hệ thống
PDA gặp sự cố, việc Carry-out Sheet được nhân viên xuất hàng in từ hệ thống GERP. Các thông số cần điền khi để in Carry-out Sheet( phiếu giao hàng) là Plant (P518), Movement Type (311), Material Document và Posting Date.
-Nếu NVL xuất ra ngoài SEV, Carry-out Sheet phải được in làm 3 bản: For Keeping, For Security, For Vendor.
-Nếu NVL xuất bên trong SEV (kho đệm), Carry-out Sheet phải được in làm 2 bản: For Keeping, For Vendor.
Bước 6: Kiểm tra số lượng hàng thực giao
- Bộ phận Main sau khi nhận hàng phải kiểm tra lại số lượng hàng thực nhận dựa trên Carry out sheet và ký tên và giữ 01 bản carryout sheet (for vendor)
- Bộ phận MM cùng kiểm tra với bộ phận Main. MM sẽ giữ Carry out sheet (for keeping).
- Với hàng xuất cho vendors bên ngoài, hoặc bán hàng, carry out sheet phải được in 03 bản và bảo vệ sẽ giữ 01 bản (for security)
Bước 7: Chuyển hàng cho sản xuất, từ kết quả sản xuất hệ thống tự trừ số lượng trong kho WIP. Bộ phận Main chuyển hàng đúng thời gian và line cho sản xuất. Sau khi sản xuất, kho WIP trên hệ thống sẽ tự trừ số lượng đã sử dụng theo mvt 261 dựa trên realease P/O.
Quy trình xuất hàng không theo kế hoạch.
Bước 1: Tạo Unplanned G/I Request
- Bộ phận Main yêu câu bộ phận MM cấp hàng Unplanned dựa trên lỗi hay missed nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất. bộ phận R&D yêu cầu nhằm mục đích nghiên cứu, bộ phận CS và các phòng ban liên quan yêu cầu cấp hàng với các mục đích sử dụng khác nhau.
-Thông thường, Unplanned request được tạo dùng các chương trình bình thường, SVC request được tạo sử dụng chương trình SVC để tạo số Reservation.
Bước 2: Sau khi được phê duyệt.
-Nhân viên cần tạo Unplanned Request, tuân theo quy trình đểđược agree từ các phòng ban liên quan và xin phê duyệt được thông qua MySingle hay hệ thống G-ERP, tùy thuộc vào việc Request được tạo như thế nào.
-Requested MVT- tựđộng đồng ý và phê duyệt mà không cần quy trình xin phê duyệt.
-Nhân viên tạo request có thể xem tình trạng agree và phê duyệt sử dụng số Reservation.
Bước 3 : Kiểm tra tình trạng Phê duyệt
-Nhân viên tạo request có thể xem tình trang agree và phê duyệt sử dụng số reservation.
-Khi quá trình Phê duyệt đã hoàn tất, nhân viên tạo request in list hàng từ MySingle, hay nhận nguyên vật liệu trực tiếp.
-Nếu Phê duyệt bị từ chối, nhân viên tạo request lặp lại từ bước 1.
Bước 4: Kiểm tra list hàng Unplanned, tạo GI Request cho hàng Unplanned.
- Nhân viên xuất hàng kiểm tra Movement Type, nguyên nhân tạo Unplanned sau đó tạo GI Request cho hàng Unplanned dựa trên số Reservation.
Bước 5: G/I hàng thực dựa trên số request number để lấy hàng
- MM cấp hàng dựa trên tờ Unplanned Request vừa tạo Bước 6: GI trên hệ thống dựa trên Số GI thực tế.
- MM dùng số GI Request để GI trên hệ thống
- MM dùng số Reservation để GI trên hệ thống
- Thông thường, MM sử dụng PDA để GI sử dụng số GI request nhưng trong trường hợp PDA không sử dụng được, MM có thể sử dụng hệ thống G-ERP sử dụng T-code ZRMMG33030
Bước 7: Kiểm tra số lượng GI thực tế và ký tên
- MM thực hiện GI trên hệ thống, điền Plant: P518, Movement Type, Posting Date và Material List.
- Main hay các bộ phận liên quan check số lượng hàng nhận thực tế và ký vào tờ Unplanned Report. .
1. Xuất hàng cho bộ phận Injection( đúc ép nhựa).
Bước 1: Căn cứ vào FP hàng ngày, kho đệm phải yêu cầu NVL và làm PL cho MM.
Khi khu vực sx Injection có yêu cầu, nhân viên kho đệm phải tạo PL và chuyển cho MM để lấy
Bước 2: Căn cứ vào kế hoạch từ kho đệm của injection, MM sẽ chuyển hàng sang kho đệm
Căn cứ vào kế hoạch từ kho đệm, MM phải chuyển hàng hóa trên hệ thống G-ERP và sử dụng mvnt 311, sau đó chuyển hàng dưới thực tế cho kho đệm của injection
Bước 3: Nhận và kiểm tra hàng thực tế từ kho MM chuyển sang
Nhân viên kho đệm phải kiểm tra hàng thực tế được chuyển từ MM sang có đủ so với kế hoạch hay không?
Bước 4: GR trên hệ thống W-MES
Dựa vào P/O, nguyên vật liệu yêu cầu cho sản xuất sẽđược xuất từ W-MES. Bước 5: GI theo P/O
Dựa vào P/O, công nhân trong kho đệm sẽ xuất hàng cho khu vực sản xuất. Bước 6: Nhận hàng và đưa vào Sản xuất
Dựa vào P/O, công nhân xưởng sx nhận hàng và xuất hàng cho khu vực sản xuất. Bước 7: Hiển thị vật tư tiêu hao
Sau khi sản xuất xong, dán thẻ sản xuất vào sản phẩm Bước 8 : Hàng còn sau sản xuất
Sau khi sản xuất xong theo đơn đặt hàng, staff injection phải đưa lại số hàng còn thừa về kho MM.
Bước 9 : Nhận lại NVL thừa còn lại từ sản xuất
Kho đệm sẽ nhận lại nguyên vật liệu thừa từ khu vực sản xuất. Bước 10: IQC ktra lại chất lượng với toàn bộ NVL hoàn trả lại
IQC sẽ phải kiểm tra lại toàn bộ NVL thừa được trả về từ khu vực sản xuất Bước 11: IQC thông báo lại kết quả kiểm tra cho kho đệm là được hay không? IQC sẽ thông báo cho kho đệm về tình hình kiểm tra
Bước 12: Kho đệm sẽ trả lại kho MM, MM phải nhận hàng lại về kho MM
Kho đệm sẽ trả lại kho MM với những hàng hóa thừa với tình trạng tốt, sau đó lưu giữ lại và quản lý.