5. KẾT LUẬN CỦA LUẬN VĂ N
2.2.8.4.Quy trình xử lý hàng thừa( Surplus), thiếu(Missed), lẫn hàng( Mixed)
trong quá trình nhận hàng
Quy trình phát sinh khi xảy ra sai khác giữ hàng thực tế và giấy tờ giao nhận, ví dụ như hàng thừa, hàng thiếu và hàng lẫn. hàng thiếu là khi số lượng nhận thực tế ít hơn số lượng trên giấy tờ, hàng thừa khi số lượng hàng thực tế lớn hơn số lượng trên giấy tờ, hàng lẫn khi hàng nhận thực tế khác với hàng trên giấy tờ.
Mục đích:
+ Để giải quyết vấn đề phát sinh về hàng hóa cung cấp bởi công ty mẹ và vendor.
+ Để đảm bảo tính chính xác số lượng hàng hóa và thông tin khớp giữ thực tế và giấy tờ.
+ Là tiêu chuẩn để MM ghi mã nguyên vật liệu, số lượng, và nội dung dựa trên Số lượng, loại nguyên vật liệu đã mua và để quá trình nhận hàng chính xác. Chính sách:
+ Đảm bảo đúng số lượng, đúng giấy tờ
+ Thông báo và giải quyết vấn đề trong thông tin được cung cấp bởi công ty mẹ và vendor về hàng hóa thực tế.
+ Khi hàng thực tế bị thừa, những người trong ca phải chịu trách nhiệm về số hàng thừa đó. Nếu phát hiện ra 1 giờ trước khi ca làm việc kết thúc, chuyển giao số hàng thừa cho ca sau giải quyết.
Bước 1 : MM nhận hàng
Bước 2 : So sánh hàng thực nhận với Invoice/ B/L Packing List/ Invoice Packing List.
Bước 3 : GR trên hệ thống Bước 4 : Kiểm tra sai khác
Bước 5 : Chụp ảnh, làm báo cáo, thông báo cho người mua hàng. Bước 6 : Thông báo cho Vendor
-Purchaser thông báo cho vendor về tình trạng của hàng hóa để giải quết sau khi nhận được thông tin từ MM
- Đối với hàng thiếu, MM (người phụ trách hàng NG) phải thông báo đồng thời cả Purchaser và bên công ty mẹ.
Bước 7 : Phương pháp giải quyết hàng thiếu
-Nếu thiếu hàng local (số lượng nhận ít hơn invoice), ngay lập tức thông báo cho Purchase để thông báo cho vendor yêu cấu gửi hàng thêm không tính phí. MM quản lý bằng excel file.
- Nếu thiếu hàng nhập khẩu, hay nếu số lượng thực đến ít hơn số lượng trong invoice, thực hiện Bước 8 (chuyển trên hệ thống), Bước 9 (vendor giao hàng cấp bù, Bước 10 (quay lại quy trình)
- Nếu thiếu hàng CKD, hay nếu số lượng thực đến ít hơn số lượng trong invoice, thực hiện Bước 8 (chuyển trên hệ thống), Bước 9 (vendor giao hàng cấp bù, Bước 10 (quay lại quy trình)
Bước 8 : Thực hiện chuyển trên hệ thống đối với hàng sai khác
- Nếu là hàng nhập khẩu, từ kho RC1D/E nếu có hàng NG phải chuyển sang RF1D/E ở trạng thái block (trước khi gửi trả lại vendor). Nếu gửi trả lại vendor, chuyển hàng sang kho RF2D/E (thực tế, kho này không có trên thực tế, chỉ là một kho ảo trên hệ thống)
Bước 9 : Xử lý hàng thiếu, cấp bù hàng thực
-Giải quyết hàng thiếu (hàng nội địa và hàng nhập khẩu)
-Purchasing kiểm tra hàng thừa và cấp bù hàng thiếu dựa trên báo cáo về hàng thừa.
- Công ty mẹ giải quyết số hàng thiếu
Bước 10 : Nhận hàng cấp bù, thực hiện chuyển kho trên hệ thống, GR hàng thực tế.
-Bộ phận nhận hàng của MM thực hiện trên hệ thống dựa trên hàng thừa thực tế nhận được.
-Sau khi vào T-code MB1B, điền 343 ở Movement Type, P518 ở Plant, RF3D/E ở Storage Location, điền kho nguyên vật liệu dựa trên mã code, tiếp đó điền mã code ở Material, điền số lượng bị thiếu ở Quantity, Điền batch, return, storage, tạo số document number.
Bước 1: Nhận hàng
Bước 2: So sánh số lượng hàng thực nhận với Invoice/ B/L Packing List / Invoice Packing List
Bước 3: GR trên hệ thống Bước 4: Kiểm tra sai khác (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Bước 5: Chụp ảnh, làm báo cáo, thông báo cho người mua hàng. Bước 6: Thông báo vendor
Bước 7: Phương pháp xử lý hàng Surplus.
Bước 8: Lưu giữ hàng thừa ở khu vực riêng, không để lẫn với số hàng tốt. Bước 9: Nhận hàng thực
Bước 10: Kiểm tra xem có thể sử dụng hàng hóa đó không. Bước 11: Đợi xử lý
Bước 12: P/O bổ sung, hàng thực được giao ít hơn invoice Bước 13: P/O tạo thêm, Nhận hàng thực thừa
Bước 14: Đối với hàng không sử dụng, thực hiện hủy hàng với sự đồng ý của HQ hay vendor hàng foreign
Với các nguyên vât liệu không có yêu cầu sử dụng, thực hiện việc hủy hàng với sự đồng ý của HQ hoặc Vendor với hàng foreign. Các nguyên vât liệu không sử dụng là các nguyên vât liệu không sử dụng tại SEV năm trong lượng hàng Surplus hay Mixed Material từ HQ hoặc Vendor hàng nước ngoài. Sau khi có sựđồng ý của HQ hoặc vendor hàng nước ngoài, thực hiện việc hủy hàng thực tế.
Quy trình xử lý hàng lẫn( Mixed).
Bước 1: Giao nhận hàng
Bước 2: Nhận danh sách Invoice, đóng gói Bước 3: GR hàng trên hệ thống
Bước 4: Kiểm tra khi có sai khác
Bước 5: Thực hiện chụp ảnh khi làm báo cáo với nhân viên mua hàng trong nước cũng như nước ngoài
Bước 6: Thông báo cho vendor Bước 7: Phương pháp xử lý hàng lẫn
Bước 8: Chuyển hàng trên hệ thống với các mã hàng sai khác Bước 9: Lưu kho hàng Mixed tách riêng với hàng tốt
Bước 10: Nhận hàng thực
Bước 11: Kiểm tra về khả năng sử dụng nguyên vât liệu Bước 12: Chờ sựđiều chỉnh
Bước 13: Điều chỉnh thực tế với hàng Mixed
Bước 14: Thực hiện điều chỉnh hệ thống sau khi nhận hàng thực.