5. KẾT LUẬN CỦA LUẬN VĂ N
2.2.7. Hệ thống kho quản lý nguyên vật liệu trong công ty
2.2.7.1. Kho nguyên vật liệu chính
Có nhiệm vụ nhận toàn bộ mọi loại nguyên vật liệu từ các nhà cung cấp theo như kế hoạch của bộ phận mua hàng, update số liệu hàng nhận được lên hệ thống SAP, WMS, lưu giữ bảo quản hàng hóa theo đúng tiêu chuẩn, cung cấp nguyên vật liệu cho các kho phụ tại các phân xưởng sản xuất, giải quyết các vấn đề phát sinh về chất lượng, số lượng của nguyên vật liệu trước và trong quá trình sản xuất.
Hiện tại kho nguyên vật liệu chính có khoảng 400 nhân viên, bao gồm một giám đốc, 1 trưởng phòng và 4 phó phòng để tiếp nhận, bảo quản, lưu giữ, cấp phát khoảng 4 nghìn mã nguyên vật liệu với tổng giá trị khoảng 350 triệu USD.
Kho chia thành các công đoạn :
- Nhóm giao nhận hàng DO: có nhiệm vụ tiếp nhận, kiểm tra đối chiếu hàng theo đúng chủng loại, số lượng, thời gian theo từng giờ quy định trên hệ thống. Sau đó cập nhật hàng nhận trên hệ thống đồng thời giao ngay hàng và chuyển kho hàng trên hệ thống cho bộ phận sản xuất.
- GR-nhận hàng PO đầu vào: công đoạn này có nhiệm vụ tiếp nhận hàng từ nhà cung cấp, cập nhật dữ liệu lên hệ thống SAP để toàn bộ các bộ phận trong công ty cũng như tập đoàn có thể biết được. Tuy nhiên hệ thống đôi khi bị lỗi do các đơn hàng và các Invoice hàng về không được hoàn thiện dẫn tới không thể hoàn thành việc tiếp nhận hàng theo đúng quy định.
- GI- bảo quản và cấp phát nguyên vật liệu cho cho sản xuất:
Công đoạn này đòi hỏi hàng hóa phải được lưu trữ bảo quản theo nguyên tắc 5S-3D( sàng lọc, sắp sếp,sạch sẽ, sẵn sàng, săn sóc-đúng tên hàng, đúng số lượng, đúng vị trí), Hàng hóa sau khi nhận được từ công đoạn GR được chuyển vào khu vực GI theo đúng chủng loại, số lượng, vị trí, thời gian, quy cách cẩn thận.
Công đoạn này có nhiệm vụ cấp phát nguyên vật liệu chủ yếu theo yêu cầu của hệ thống cho từng bộ phận sản xuất theo đúng thời gian quy định.
- RMA-quản lý hàng lỗi :
Công đoạn này có nhiệm vụ tiếp nhận, xử lý mọi vấn đề liên quan đến lỗi nguyên vật liệu trong tất cả các công đoạn trên toàn nhà máy.
Lỗi phát sinh trong công đoạn GR- nhận hàng gồm: hàng bị thừa thiếu, hàng bị giao lẫn lộn, hàng bị hỏng do vận chuyển
Lỗi trong công đoạn GI: hàng lỗi do bộ phận chất lượng đưa ra, hàng thiếu phát hiện trong quá trình lưu giữ, cấp phát.
Lỗi trong công đoạn sản xuất : hàng lỗi nguyên vật liệu khi bộ phận sản xuất bóc bỏ bao bì để chuẩn bị cho sản xuất thì phát hiện lỗi về chất lượng, về số lượng thiếu.
Lỗi do thay đổi thiết kế : đây là lỗi do vật liệu không đáp ứng tiêu chuẩn thực tại đã được thay đổi về kiểu dáng, kích thước, tiêu chuẩn kiêm tra, đặc tính kỹ thuật của sản phẩm.
Lỗi do nhà cung cấp không cấp trả hàng kịp thời cho công ty để đảm bảo tốt cho sản xuất.
Báo cáo nguyên vật liệu lỗi hàng ngày.
Kho được chia thành các kho nhỏ như :
- Kho nguyên vật liệu SMD/PBA: là kho chứa nguyên vật liệu SMD/PBA dùng để lưu trữ các loại nguyên vật liệu như chip điện tử, IC, ROM, thẻ nhớ, màn hình cảm ứng..
- Kho nguyên vật liệu MAIN/SUB: chứa các nguyên vật liệu như vỏ điện thoại, bàn phím, tai nghe, Pin,..
- Kho Nhựa: để chứa các loại hạt nhựa phục vụ cho việc đúc ép các linh kiện của điện thoại.
- Kho hóa chất : để chứa các loại dung môi, các loại sơn. 2.2.7.2. Kho phụ trợ
Kho nằm tại các phân xưởng, có nhiệm vụđặt và nhận hàng theo kế hoạch sản xuất của phân xưởng, cấp phát vật liệu cho từng dây truyền trong xưởng sản xuất, cung cấp các thông tin phát sinh về số lượng, chất lượng cho kho nguyên vật liệu chính để phản hồi tới nhà cung cấp.
Hiện tại kho nguyên vật liệu phụ có nhiệm vụ tiếp nhận hàng DO giao trực tiếp cho sản xuất. Bên cạnh đó kho có nhiệm vụ quan trọng là nhận nguyên liệu từ kho nguyên vật liệu chính, chuẩn bị và cấp phát trực tiếp theo từng dây chuyền cho bộ phận sản xuất và luôn đảm bảo sản xuất không được dừng.
2.2.8. Quá trình nhận hàng
2.2.8.1. Nhận hàng nội địa
Nhận hàng là quá trình nhận hàng từ nhà cung cấp, sau đó lưu giữ hàng hóa trong kho cho mục đích sử dụng của sản xuất trong tương lai và dịch vụ sau bán hàng. Các nguyên vật liệu này dựa trên đặt hàng của bộ phận mua hàng( Purchase).
Mục đích:
+ Để nắm vững quy trình xuất nhập hàng nhằm nâng cao tính chính xác tồn kho hàng hóa, đơn giản quá trình nhập hàng và rút ngắn thời gian nhận hàng.
+ Tính chính xác của việc nhập hàng hóa để nâng cao tính chính xác của dữ liệu, từđó có thể sử dụng như một bằng chứng quan trọng trong công ty và đưa ra quyết đinh.
+ Việc cập nhật dữ liệu trong quy trình nhận hàng có thể làm trên hệ thống để hiệu quả hơn.
Các chính sách nhận hàng:
+ Đối với hàng hóa được nhận trong giờ hành chính, việc nhận hàng phải hoàn thành trong vòng 2 tiếng. Hàng hóa được nhận ngoài giờ hành chính cần phải thực hiện muộn nhất trước 9.00 am của ngày làm việc kế tiếp.
+ Đối với nguyên vật liệu quan trọng đối với kế hoạch sản xuất, ngày nhận hàng phải được kiểm soát hàng tháng nhằm tránh tình trạng thiếu nguyên vật liệu so với nhu cầu.
+ Danh sách đóng gói( Packing List) được dùng để kiểm tra có sự sai lệch về số lượng, mã code, tên nguyên vật liệu và chất lượng giữa Invoice và nguyên vật liệu nhận.
+ Nếu có bất cứ sai khác phát hiện trong quá trình nhận hàng, người nhận hàng phải làm báo cáo ngay
+ Khi nhận hàng hóa, phải dán nhãn FIFO lên nguyên vật liệu.
+ Sau khi kiểm tra, nguyên vật liệu phải chuyển vào đúng vị trí của hàng hóa.
+ Khi cập nhật dữ liệu nhận hàng( GR) trên hệ thống, số invoice và barcode cần được sử dụng đểđảm bảo việc nhận hàng thời gian thực nhận hàng và chính xác về dữ liệu.
+ Khi nhận hàng, người nhận hàng cần phải hiểu đầy đủ về các điểm cần lưu ý trong quy trình nhận hàng và quy trình nhận hàng phải được gắn ở khu vực nhận hàng.
+ Với hàng nội địa(Local), người nhận hàng cần phải thông báo cho Local Purchaser nếu có hàng hóa lỗi được xác nhận bởi IQC. Local Purchaser có trách nhiệm quyêt định hoặc trả lại vender hoặc vender đến nhận tại SEV. Nếu nguyên vât liệu không cần gấp cho sản xuất, trả lại cho vendor và ngược lại vendor phải đến SEV và thực hiện việc nhận hàng.
+ Đối với nguyên vật liệu không có invoice của vendor, ta sẽ không thể GR nguyên vật liệu đó trừ trường hợp đặc biệt. Đối với nguyên vật liệu cần gấp cho sản xuất, nếu không có invoice, ta lưu dữ liệu hàng ngày về nguyên vật liệu trên excel file nếu không thể giải quyết vấn đề trong phòng 2 ngày kể từ lúc phát sinh. Đối với nguyên vật liệu không được GR trên hệ thống vào cuối tháng, làm báo cáo và thông báo cho các phòng ban liên quan.
Những điểm cần lưu ý:
+ Kiểm tra sai khác giữa invoice và hàng hóa thực nhận. Nếu không có khác biệt, GR ngay trên hệ thống.
+ IQC phải xử lý đối với toàn bộ số lượng hàng hóa lỗi đã nhận trên hệ thống, đó là số hàng hóa nghi ngờ sai khác và phải tách riêng số hàng hóa này.
+ Trong quá trình nhận hàng, dán nhãn FIFO ngày về + Phân tích/Báo cáo nguyên nhân hàng lỗi/hỏng.
+ Số lượng hàng hóa nhận phải bằng với số lượng hàng hóa để kiểm tra chất lượng. + Khi hàng hóa đến khu vực nhận hàng, nhân viên IQC có nhiệm vụ kiểm tra hàng hóa đó dựa trên tiêu chuẩn kiểm soát chất lượng và nhanh chóng nhận lượng hàng OK ngay lập tức.
+ Sau khi nhận hàng thực, số lượng hàng hóa tồn kho trên hệ thống phải bằng với thực tế.
Bước 1: Purchase đặt hàng
Bước 2: Nhà cung cấp(Vendor) giao hàng cho SEV dựa trên D/O hoặc P/O, 2 bản chi tiết giao nhận và báo cáo kiểm tra chất lượng(inspection).
Bước 3: Nhận chi tiết giao nhận, báo cáo kiểm tra chất lượng và hàng hóa.
Bước 4: Kiểm tra nếu mã code và số lượng trong chi tiết giao nhận của vendor phù hợp với hàng hóa thực nhận. thời gian trong D/O phù hợp với thời gian thực nhận và tiêu chuẩn đúng giờ, đúng số lượng phải được xem xét cẩn thận.
Bước 5: Sau khi xác nhận không có vấn đề gì trong bản chi tiết giao nhận, mã nguyên vật liệu và số lượng, ký vào bản chi tiết giao nhận của vendor và sử dụng PDA nhập hàng lên hệ thống
Bước 6: IQC nhận biên bản giao nhận hàng từ người giao hàng.
Bước 7 : Sau khi IQC thực hiện kiểm tra, nếu phát hiện lỗi, thông báo cho nhân viên mua hàng về tình trạng lỗi của hàng hóa.
Bước 8: IQC dán tem “ Passed” trên các hàng hóa đã được kiểm tra và chuyển những hàng hóa này từ trạng thái Inspection sang Unrestricted trên hệ thống
Bước 9: MM staff nhận hàng hóa thực tế, sắp xếp hàng hóa theo vị trí , sắp xếp theo tiêu chuẩn FIFO và ghi lại trên thẻ kho.
Bước 10: Đưa nguyên vật liệu lỗi về kho tổng.
Bước 11: Gửi báo cáo về hàng lỗi và trả lại hàng lỗi cho vendor Bước 12 : Vendor giao hàng cấp bù.
2.2.8.2. Quy trình xác nhận Invoice
Xác nhận Invoice là quá trình xác nhận hóa đơn để thanh toán dựa trên dữ liệu hàng hóa đã nhận cho sản xuất.
Mục đích : Để so sánh tổng số lượng hàng hóa cung cấp bởi Vendor và số lượng chênh lệch giữa dữ liệu nhận được từ hệ thống ERP và hóa đơn cung cấp bởi từng Vendor. Khi yêu cầu thanh toán được chuyển tới bộ phận kế toán, việc thanh toán sẽđược hoàn tất.
Nhiệm vụ từng người:
+ Bộ phận nguyên vật liệu và người mua hàng: Kiểm tra Invoice cung cấp bởi Vendor hàng tháng.
Vào 30th hàng tháng, In list hàng đã nhận của Vendor từ hệ thống.
Kiểm tra nếu dữ liệu hệ thống thống nhất với dữ liệu giao hàng của Vendor.
Sau khi kiểm tra invoice cung cấp bởi Vendor hàng tháng, chuyển dữ liệu cho phòng kế toán.
+ Nhà cung cấp : Cung cấp invoice theo số lượng của P/O hàng tháng.
+ Phòng kế toán : Lưu giữ dữ liệu về Invoice sau khi thanh toán cho các Vendor. Các điểm cần lưu ý:
Kiểm tra xem số lượng và giá tiền hàng hóa nhận có trùng khớp giữa 2 hệ thống ERP và SLPS.
Kiểm tra xem giá tiền từ hệ thống SLPS có trùng khớp với invoice do vendor cung cấp.
Kiểm tra xem chữ ký của Vendor hoặc Staff phụ trách việc nhận hàng và đóng dấu của phòng Kế toán hoặc đại diện phòng.
Kiểm tra tính chính xác của đơn giá và số lượng trong từng invoice có đóng dấu. Quy trình xác nhận Invoice:
Bước 1 : So sánh số lượng nhận được trong hệ thống SLPS/ERP, kiểm tra số lượng với vendor
- So sánh tính chính xác dữ liệu trên SLPS và ERP trong việc nhận hàng,bằng việc so sánh tổng giá trị hàng nhận.
- Kiểm tra xem có P/O list chưa nhận trong SLPS, nếu có, phân tích nguyên nhân và quản lý hàng hóa hoặc vendor phải đưa ra đối sách giải quyết vấn đề nhanh nhất.
- Nếu dữ liệu nhận hàng không có trên hệ thống mặc dù đã nhận hàng thực tế, MM staff phải điều chỉnh thời gian nhận hàng và hoàn thành quy trình nhận hàng.
- Nếu có bất cứ lỗi phát sinh bởi Vendor, Vendor có trách nhiệm tìm nguyên nhân và điều chỉnh hệ thống SLPS.
Bước 2 : Thông báo lỗi trong hệ thống xử lý TFGERP dựa trên điều kiện thực tế. Bước 3 : Vendor cung cấp Invoice
- Vendor cung cấp invoice dựa trên tổng giá thành hàng hóa thực nhận.
Các thông tin thanh toán cần có: Tên công ty, Tên của người mở tài khoản, số tài khoản cho việc thanh toán bằng USD, tên và sốđiện thoại.
Bước 4 : So sánh Invoice và tạo IR
Bước 5 : Phòng Kế Toán cung cấp các hóa đơn liên quan.
- Từng staff lập danh sách invoice dựa trên invoice và IR tạo bởi Vendor.
- Chuẩn bị tài liệu công việc với phòng kế toán: sắp xếp Invoice, Bill, danh sách invoice và chi tiết thanh toán.
- Phòng Kế Toán, kiểm tra số lượng trong Invoice, cả 2 bên cần phải ký và hoàn thành thanh toán.
2.2.8.3. Nhận hàng nhập khẩu 2.2.8.3.1.Hàng CKD
Bước 1: Bộ phận mua hàng nước ngoài tạo PO. Bước 2 : Tạo kế hoạch CKD .
Bước 3 : Tạo danh sách đóng gói.
Bước 4 : Đặt máy bay, xuất hàng, tạo B/L cho việc nhận hàng CKD.
Bước 5 : nhân viên mua hàng của SEV nhận B/L cho việc nhận hàng CKD và Invoice qua hệ thống thư điện tử Mysingle. Phòng Logistics kiểm tra miêu tả cho hàng đến, thủ tục hải quan và các giấy tờ khác để lấy phép nhập hàng.
Bước 6 : Logistics làm các thủ tục hải quan. Nhân viên mua hàng tạo chi tiết đối với hàng CKD.
Bước 7 : Bộ phận kho nhận hàng được giao và kiểm tra số Pallet hàng đến.
Bước 8 : G/R Hàng hóa trên hệ thống- thực hiện quá trình nhận hàng trên hệ thống dựa trên số invoice trong biên bản giao nhận hàng CKD; Nhận hàng phục vụ cho sản xuất là hàng nhập khẩu vào kho RC1D/RC1E.
Bước 9 : Kiểm tra hàng CKD thực nhận và số lượng dựa vào danh sách đóng gói. Bước 10 : Nhận hàng thực tế và ghi thẻ kho. Nhập vị trí Bin, dán nhãn FIFO vào hàng hóa. Ghi lại thông tin (vị trí, mã code, số lượng, ngày, chữ ký của nhân viên nhận hàng) trên thẻ kho và đảm bảo dữ liệu trên thẻ kho phù hợp với hàng hóa thực tế.
Bước 11 : Kiểm tra hàng CKD thực nhận và số lượng dựa vào danh sách đóng gói, thông báo cho HQ nếu có sai khác.
2.2.8.3.2. Hàng nhập khẩu trực tiếp-IPC
Bước 1 : Bộ phận mua hàng nước ngoài tạo PO. Bước 2 : Vendor giao hàng dựa trên PO
Bước 3 : Logistics kiểm tra mô tả hàng hóa, hải quan và các giấy tờ cần thiết cho việc nhập hàng hóa.
Bước 4 : Logistics làm các thủ tục hải quan
Bước 5 : Tạo SN và IR cho hàng nhập khẩu. Nhận hàng được giao và kiểm tra số pallet/kiện.
Bước 6 : Bộ phận kho kiểm tra hàng thực đến và số lượng
Thông báo về tình trạng hàng thừa/thiếu/lẫn và ảnh theo quy trình mua hàng nước ngoài..
Trong trường hợp hàng xách tay, ngay lập tức báo cho purchaser yêu cầu vendor tạo Invoice trên V-Glonet để GR hàng hóa.
Bước 7 : Nhận hàng
Thực hiện nhận hàng bằng PDA bằng cách dựa trên Invoice. Nếu PDA bị lỗi, thực hiện bằng hệ thống G-ERP.
Hàng hóa phải có đầy đủ mã Code, nếu thiếu yêu cầu nhân viên mua hàng đến dán lại đầy đủ.
Bước 8 : Nhận hàng thực, sắp xếp hàng hóa và ghi thẻ kho. Khi nhận hàng bán thành phẩm, phải chuyển từ kho RC1D/E sang kho RC2D/E.