5. KẾT LUẬN CỦA LUẬN VĂ N
2.2.9. Quá trình quản lý nguyên vật liệu trong kho
Quản lý kho là cách sắp xếp NVL cung cấp cho sản xuất và theo dõi kho nguyên vật liệu dựa trên các quy tắc của kho. Để nâng cao chất lượng sản xuất, NVL NG và NVL tốt được sắp xếp ở các vị trí riêng biệt.
Mục đích:
+ Xác định quy trình lưu giữ hàng hóa trong kho dựa vào loại, kích cỡ và model. + Vẽ layout của kho giữ NVL ở trạng thái tốt nhất, tăng khả năng sử dụng của kho nhờ sự linh hoạt, tận dụng tối đa diện tích kho.
+ Để tạo ra quy trình quản lý những vật liệu nặng dựa trên trạng thái của nhu cầu vật liệu và để vị trí nhập vật liệu. Tăng phương thức quản lý chất lượng sản xuất bằng cách phân loại/ giữ NVL tốt và NVL lỗi.
Chính sách : + Chỉ dẫn về vị trí
• Bảng thông tin của NVL rất quan trọng trong việc tìm vị trí của NVL. Điều này sẽ tránh được lỗi cung cấp NVL cho sản xuất và tránh thiếu hàng hóa có thể làm thiệt hại nhiều về chi phí.
• Bảng thông tin phải chính xách và quản lý định kỳ
• Lưu NVL mà chất lượng ảnh hưởng bởi sự thay đổi nhiệt độ và dòng điện ở vị trí đặc biệt. .
+ Phân loại
• Sự sắp xếp NVL phải được phân loại theo model và kích cỡ.
• Tất cả các NVL có cùng tên, tính chất và chức năng được phân loại vào cùng model.
• NVL khác nhau phải được phân loại trước khi sắp xếp nhằm tránh bị lẫn. + Kiểm soát chất lượng
• Nguyên vật liệu trong kho phải được quản lý nhằm đảm bảo điều kiện tốt nhất.
• NVL dễ bịảnh hưởng bởi nhiệt độ và độẩm phải được kiểm tra một cách đặc biệt và cẩn thận. Những NVL này phải được đặt trong phòng điều hòa (nhiệt độ : 220C+/-100C (120C ~320C), độẩm: 60%+/-20%(40%~80%) . Nếu không đạt tiêu chuẩn về nhiệt độ/độẩm, liên hệ với Phòng thiết bịđểđiều chỉnh.
• Theo dõi hàng ngày (kiểm tra bảng nhiệt độ, độẩm) + First-in First-out （FIFO- nhập trước xuất trước）
• Tồn kho NVL được thực hiện theo thời điểm đến, đểđơn giản hóa hiệu quả quản lý hàng tồn kho. Tổ chức NVL theo nguyên tắc “hàng mới bên trái, hàng cũđặt bên phải”
• SEV thực hiện quản lý First-in First-out sử dụng nhãn FIFO. Dán nhãn vào góc phải phía trên thùng hàng ngay sau khi hàng về. Tham khảo Nhãn FIFO.
• Việc Xuất hàng phải phù hợp giai đoạn hàng về. + Sắp xếp không gian hiệu quả
• Kích cỡ của khu vực kho phụ thuộc vào số lượng và kích cỡ của NVL
• Đối với NVL ở bên ngoài, dùng xe đẩy và xe nâng tay.
• Bố trí kho:
Những điểm cần lưu ý:
+ Hệ thống đặt vị trí nguyên vật liệu có thể khác nhau dựa trên vị trí đặt, cấu trúc tòa nhà, giá và thùng đựng, layout, chỗđể đặc biệt cho loại hàng hóa đặc biệt.
Tính chất Chi tiết
Số lượng Items Kích cỡ
Số lượng Nhỏ, trung bình, Lớn
Handling Khd ối lượng và kích cỡ (quyết định vị trí NVL) NVL nặng đặt ở ưới và gần line sản xuất.
Hình dạng NVL riêng lẻ (panel, bar, line), NVL lỏng, hạt, phân tử (trừ NVL lẻ, các NVL khác phải đựng trong chai, hộp)
Độ nhạy cảm NVL nguy hiểm và dễ cháy như chất lỏng hóa học, chất gây cháy, Fron oil v.v… đặt ở vị trí riêng biệt cách xa tòa nhà
Giá cả NVL đắt tiền phải được ưu tiên hàng đầu, là loại NVL dễ bị lấy cắp, luôn luôn phải theo dõi và kiểm soát.
Nguyên tắc FIFO trong quản lý kho phải luôn luôn được thực hiện. Đặt vị trí di chuyển NVL theo từng loại NVL
Tất cả các loại di chuyển vị trí của NVL phải thông báo và được sựđồng ý của cấp quản lý.
Phương pháp lưu kho: + Quản lý NVL:
NVL giống nhau nhóm vào vị trí giống nhau (dựa vào NVL, dãy và kích cỡ) NVL nặng đặt ở dưới và gần cửa ra vào
NVL nhỏđặt trong rack
NVL nhỏ với số lượng lớn đặt vào một lot (nhận và xuất trong lot) Đối với NVL có nhiều kích cỡ, có phương tiện dùng để nhập và xuất. NVL dạng hạt phải được đếm bằng dụng cụđếm đặc biệt
Đối với NVL nhìn trông giống nhau, phải được đặt tách riêng nhau. (dựa theo màu và card phân biệt).
Sắp xếp trên giá và thùng dựa trên loại nguyên vật liệu (hình dáng và kích cỡ tiêu chuẩn)
Cách sắp xếp NVL tốt nhất, là nó có thể di chuyển được Sử dụng phương pháp vận chuyển rõ ràng
Bảng thông tin NVL về vị trí và loại NVL được đặt bên ngoài cửa kho. Chiều cao của NVL đặt trên palette không nên quá 180cm
Quan lý material master để kiểm soát hàng theo MRPC (T-code: ZBMDD02530C) + Lưu trữ hàng nội địa/nhập khẩu.
+ Kiểm soát loại kho trên hệ thống. Quy trình kiểm đếm kho:
Đảm bảo tồn kho hàng thực tế và dự đoán chính xác nhu cầu sản xuất bằng việc phát hiện sai khác trong tồn kho và nguyên nhân thông qua việc kiểm tra, đếm kho định kỳ.
Tìm lỗi trong quy trình và nguyên nhân ngay lập tức bằng việc thực hiện kiểm đếm chính xác và đánh giá NVL yêu cầu cho sản xuất. Đảm bảo việc sản xuất bình thường bằng việc thực hiện kiểm đếm định kỳ.
Mục đích:
Tìm ra những sai khác trong tồn kho, tìm ra nguyên nhân để có hành động xử lý đúng và thích hợp
Tăng tối đa lợi ích thông qua việc đánh giá chính xác tồn kho.
Đưa ra phương thức xử lý đối với vấn đề xảy ra bằng cách tìm ra ai là người chịu trách nhiệm và phân tích nguyên nhân của vấn đề
Xác nhận tồn kho lâu ngày, đưa ra phương cách giải quyết đối với tất cả hàng tồn kho và tăng lợi ích.
Tạo một hệ thống quản lý để Logistics và kế toán xác định được vấn đề và giảm thiểu lỗi xảy ra.
Kiểm soát tồn kho. Kiểm đếm kho là quy trình so sánh tồn kho thực tế với tồn kho trên hệ thống G-ERP.
Mục đích của việc kiểm đếm kho là để xác định tài sản tồn kho một cách chính xác, nâng cao trình độ công việc thông qua việc học hỏi các cách khác nhau để hạn chế tình trạng sai khác của hàng hóa.
Chính sách :
Phân tích sai khác về số lượng
Thực hiện việc kiểm đếm kho định kỳ hàng tháng
Kiểm soát tình chính xác tồn kho bằng việc thực hiện kiểm đếm kho và Quản lý NVL lớn ít nhất mỗi tháng 1 lần
Chính xác tồn kho = 1-(Số lượng NVL sai khác / Tổng số lượng NVL quản lý) Thực hiện việc kiểm đếm kho định kỳ 2 lần mỗi năm. Phải có một manager theo dõi giám sát toàn bộ quá trình kiểm đếm để đảm bảo tính chính xác tồn kho và độ tin cậy của dữ liệu.
Trong quá trình kiểm đếm, không thực hiện xuất/nhập đối với toàn bộ nguyên vật liệu (Kiểm đếm kho khi kho đóng, kiểm tra NVL ở khu vực sản xuất (NVL WIP), NVL đang được di chuyển. chú ý đến trường hợp Pending và Lần đầu xuất đi. Sau khi đóng hệ thống, không nhận NVL đến và trừ ra quá trình kiểm đếm. Tăng tính chính xác tồn kho bằng việc kiểm đếm định kỳ (ít nhất 2 lần mỗi tuần). Xem lại sai khác phát hiện ra trong quá trình kiểm đếm định kỳ.
Thực hiện quá trình kiểm đếm Phương pháp Kỹ năng Kiểm đếm kho khi đóng kho Sau khi dừng việc xuất/nhập tất cả các NVL, thực hiện kiểm đếm kho tuân theo quy trình. Không có ngoại lệ ngay cảđối với những NVL khẩn.
Kiểm đếm kho khi mở kho.
Thực hiện kiểm đếm kho đối với tất cả các NVL theo lịch. Nguyên vật liệu được kiểm đếm không được xuất/nhập, các NVL khác có thể xuất/nhập.
Kiểm đếm định kỳ
Lựa chọn một số mã NVL để kiểm đếm. Việc kiểm đếm này được thực hiện trong các trường hợp sau: Khi nhân viên quản lý NVL thay đổi, một số NVL vẫn còn mặc dù trên hệ thống G-ERP bằng 0, thiếu NVL thực tế trong kho, hay xuất/nhập kho không có trên hệ thống.
Nhân viên MM của mỗi ca thực hiện kiểm đếm kho theo ca và quản lý MM kiểm tra kết quả kiểm tra và phân tích nguyên nhân sai khác. Toàn bộ quá trình kiểm đếm kho cuối tháng được giám sát bởi manager để đảm bảo tính chính xác và độ tin cậy. Nhân viên MM xem báo cáo, phân tích nguyên nhân sai khác và báo cáo cho ban giám đốc, sau khi quản lý Kho vật lư Kiểm đếm kho cuối năm được thực hiện dưới sự giám sát của bộ phận kế toán và kho. Báo cáo quá trình được kiểm tra bởi quản lý kho, xem lại bởi bộ phận kế toán trước khi gửi báo cáo cho ban giám đốc.
Những điểm lưu ý:
- Đặt NVL giống nhau cùng một chỗđể việc tính toán thuận lợi hơn.
- NVL được kiểm đếm đặt ở vị trí riêng biệt. khi kiểm tra tồn kho, làm tròn số lượng lên trên.
- So sánh báo cáo kiểm đếm tồn kho làm bởi nhóm tài sản và bởi nhóm kế toán, kiểm tra nếu có thông tin bị thiếu.
- Kiểm tra nếu giấy tờ chứng nhận đối với hàng tồn có phù hợp hay không. - Kiểm tra hàng thực tế để ký vào báo cáo kiểm đếm, có người giám sát theo dõi
toàn bộ quá trình kiểm đếm. Giảm lỗi thông qua việc kiểm đếm lại. - Sau khi hoàn thành kiểm đếm, phân tích nguyên nhân sai khác. - Sau khi phân tích nguyên nhân sai khác, điều chỉnh trên hệ thống. - Quy trình kiểm đếm kho
Phòng kế toán Bộ phận kho
Bước 1: Thông báo thời gian kiểm đếm kho
- Bộ phận quản lý viết kế hoạch kiểm đếm kho, triệu tập cuộc họp với các bộ phận liên quan và kiểm tra thời gian để kiếm đếm kho.
- Viết ra chi tiết như Nhân viên kiểm đếm, Ca thực hiện và thông báo cho các nhân viên liên quan.
Bước 2: Kiểm tra và chuẩn bị kiểm đếm
1
Kiểm tra và chuẩn bị kiểm kê thực tế Kiểm tra và chuẩn bị kiểm kê thực tế
Kết thúc quá trình chuẩn bị kiểm kê thực tế
Tổng hợp chuẩn bị kiểm kê thực tế
Kết thúc quá trình chuyển kho trên máy tính
Làm bảng số liệu kiểm kê từ hệ thống
Kiểm đếm hàng thực
SO sánh số lượng hàng thực và kiểm đếm
Phân tích nguyên nhân sai khác và viết báo cáo kiểm kê
Trình kết quả báo cáo Phê duyệt kết quả báo cáo
Điều chỉnh dữ liệu sai khác 2 6 3 7 4 5 8 9 11 10 12
- MM kiểm tra xem việc xuất nhập thực tếđã xong hay chưa và chuẩn bịđể thực hiện kiểm đếm.
Bước 3: Hoàn thành quá trình xuất nhập thực tế
- Sau khi quá trình chuẩn bị hoàn thành, MM tổ chức khu vực theo người phụ trách và chuẩn bị kiểm đếm.
Bước 4: Tập hợp số lượng tồn kho thực tế không bỏ sót.
- MM ghi lại số lượng tồn kho NVL và chuẩn bị quá trình kiểm đếm cùng phòng kế toán
Bước 5: Kết thúc quá trình chuẩn bị kiểm đếm trên hệ thống
- MM dừng việc xử lý trên hệ thống sau khi việc chuẩn bị kiểm đếm đã được hoàn thành.
- Dừng việc xuất nhập trên hệ thống và chuẩn bị kiểm đếm. Bước 6: Tạo bảng kiểm đếm
- MM tạo danh sách NVL kiểm đếm trên hệ thống bằng việc phân ca, phân kho và đảm bảo tất cả NVL đều được kiểm đếm
Bước 7: Thực hiện việc kiểm đếm hàng thực tế
- MM và các bộ phận liên quan thực hiện kiểm đếm kho thực tế, ghi lại báo cáo quá trình thực hiện và ký nhận.
Bước 8: So sánh số lượng NVL thực tế và hệ thống.
- MM so sánh kết quả kiểm đếm kho thực tế và hệ thống, kiểm tra nếu có sai khác Bước 9: Phân tích nguyên nhân sai khác và báo cáo về việc kiểm đếm.
- Nếu có sai khác giữ số lượng tồn kho thực tế và hệ thống, MM phải phân tích sai khác, tìm ra nguyên nhân và giải quyết vấn đề.
- MM phân tích kết quả dựa theo việc kiểm đếm và viết báo cáo tồn kho. Bước 10: Báo cáo kết quả kiểm đếm hàng thực tế.
- Quản lý kho viết bao cáo cho phòng kế toán về kết quả kiểm đếm.
- Sau khi được phê duyệt từ phòng kế toán, xin phê duyệt từ ban giám đốc. Bước 11: phê duyệt kết quả kiểm đếm hàng thực tế.
- Manager Finance xin phê duyệt từ ban giám đốc sau khi phê duyệt kết quả kiểm đếm. - Sau khi ban giám đốc phê duyệt, MM điều chỉnh sai khác
Bước 12: Điều chỉnh báo cáo dữ liệu sai khác
- MM thực hiện điều chỉnh trên hệ thống dựa theo báo cáo kiểm đếm
- MM thực hiện điều chỉnh trên hệ thống số lượng sai khác giữ tồn kho thực tế và trên hệ thống G-ERP đểđảm bảo tính đồng nhất dữ liệu.