Nguyên nhân chủ quan của những tồn tại trong công tác quản lý tài sản là sự hạn chế về năng lực quản lý và nhận thức của doanh nghiệp về sử dụng tài sản một cách hiệu quả. Theo kết quả khảo sát thì yếu tố năng lực trình độ của đội ngũ lãnh đạo và lao động của doanh nghiệp là một trong những nhân tố mà doanh nghiệp gặp khó khăn. Với công ty Bát Tràng, đội ngũ cán bộ quản lý chưa được đào tạo chuyên nghiệp, dựa vào kinh nghiệm thực tế để áp dụng trong công tác quản lý. Công ty chưa thực sự quan tâm tới việc đào tạo và đào tạo lại công nhân học hỏi những kĩ thuật mới. (Kết quả khảo sát của phiếu điều tra). Chính những điều đó là nhân tố làm ảnh hưởng lớn đến việc nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản.
Nhân tố năng lực quản lý của người lãnh đạo cũng là nhân tố có sự ảnh hưởng không nhỏ tới hiệu quả sử dụng tài sản của doanh nghiệp. Khả năng quản lý tài sản thể hiện qua cách quản lý tiền mặt, hàng tồn kho, tài sản cố định…. Tại công ty lượng dự trữ nguyên vật liệu quá nhiều.
Là doanh nghiệp sản xuất, nguồn nguyên liệu đầu vào phong phú: đất nhập khẩu từ Anh (loại đất dùng làm trang sức); cao lanh từ các tỉnh Quảng Ninh, Phú Thọ, Hải Dương … nên tại công ty có lượng dự trữ nguyên liệu thường cao để hạn chế tình trạng thiếu nguyên liệu. Tuy vậy, lượng dự trữ cao đã làm ứ đọng vốn, giảm vòng quay hàng tồn kho, ảnh hưởng không nhỏ tới hiệu quả sử dụng tài sản ngắn hạn. Năm 2011, mức dự trữ hàng tồn kho tăng gấp 1,5 lần so với năm 2010, gấp 3,8 lần so với năm 2009. Giá trị hàng tồn kho năm 2011 chiếm 75,14% trong tổng tài sản ngắn hạn. Nguyên nhân là do
chính sách quản lý hàng tồn kho tại công ty chưa hiệu quả. Chi phí tồn kho như chi phí lưu kho, bảo quản, mất mát không được tính đến làm giảm hiệu quả kinh tế. Thời gian giữa các đơn đặt hàng không được tính toán khoa học, mang tính ước lượng nên thường không sát với nhu cầu thực tế, làm gia tăng giá trị hàng tồn kho. Công ty chưa xây dựng định mức hàng tồn kho cũng khiến việc quản lý gặp khó khăn. Công tác quản lý hàng tồn kho chưa được quan tâm đúng mức, việc kiểm kê hàng tồn kho chỉ được thực hiện định kỳ 6 tháng, trong khi đó kho nguyên liệu của công ty đặt chung với khu vực sản xuất, không có sự quản lý chặt chẽ là nguyên nhân gây thất thoát tài sản.
Về công tác quản lý, hạch toán tài sản cố định còn chưa khoa học Lĩnh vực hoạt động sản xuất cần đầu tư vào tài sản cố định lượng giá trị lớn nên hiệu quả sử dụng tài sản cố định ảnh hưởng lớn tới hiệu quả chung của công ty. Tuy nhiên, do công tác quản lý, hạch toán tài sản cố định tại công ty Gốm sứ Bát Tràng chưa khoa học nên không phản ánh trung thực được chỉ tiêu này. Theo kết quả phiếu điều tra thì công ty chưa quan tâm tới việc ban hành và áp dụng văn bản trong việc phân quyền quản lý và sử dụng TSCĐ. Nguyên nhân việc hạch toán tăng TSCĐ của năm 2010 chưa đảm bảo ghi tăng Công tác kế toán TSCĐ cũng chưa được đảm bảo, vì vậy giá trị đầu tư TSCĐ trong năm 1.391 triệu đồng chưa kết chuyển ghi tăng TSCĐ nên phần trích khấu hao TSCĐ để ghi tăng chi phí trong kì không được ghi nhận. Điều này làm chỉ tiêu hiệu suất sử dụng TSCĐ không chính xác. Công ty chưa xây dựng quy chế sử dụng tài sản cố định nên còn bị động trong việc duy tu bảo dưỡng máy móc, không hạn chế được chi phí sửa chữa lớn không cần thiết.
Các khoản phải phải thu khó đòi tuy không nhiều nhưng đã gia tăng trong thời gian qua.
Các khoản phải thu khách hàng tăng nhanh cùng sự tăng lên về doanh thu, kéo theo sự gia tăng khoản nợ khó đòi, thời gian thu hồi nợ tăng lên làm
vòng quay các khoản phải thu ngắn hạn giảm. Nguyên nhân là do các khoản nợ không được theo dõi, đôn đốc thường xuyên, việc sàng lọc khách hàng chưa đạt hiệu quả. Khách hàng có các đơn đặt hàng lẻ do nhân viên kinh doanh chăm sóc từ quá trình tìm kiếm, ký kết đơn giá theo quy định công ty đến việc đôn đốc thu hồi nợ nên có sự phân tán trong quá trình quản lý, thu hồi nợ. Vì mục tiêu nâng cao doanh thu cho cá nhân để tăng phần trăm hoa hồng nên nhân viên kinh doanh thường ít quan tâm tới việc lựa chọn khách hàng khi ký kết hợp đồng, thỏa thuận điều kiện thanh toán. Công ty chưa thực hiện sự gắn kết giữa trách nhiệm của nhân viên kinh doanh khi không thu hồi được nợ của khách hàng. Mặt khác, khách hàng không chỉ ở địa bàn Hà Nội mà ở cả các tỉnh lân cận nên điều kiện để phân tích khả năng tín dụng của khách hàng cũng bị hạn chế. Trong khi đó, nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh với các doanh nghiệp khác, từ năm 2010 công ty mở rộng chính sách tín dụng cho các khách hàng dự án, kèm theo đó là chất lượng khách hàng cũng bị giảm sút. Thời gian thanh toán được kéo dài, điều kiện thanh toán có lợi hơn cho phía khách hàng đã làm tăng rủi ro cho phía doanh nghiệp.
Lượng tiền mặt dự trữ chưa hợp lý Nguyên nhân lượng dự trữ tiền mặt chưa hợp lý do công ty không áp dụng mô hình quản lý tiền mặt mà xác định lượng tiền mặt dựa vào kinh nghiệm. Người quản lý dựa vào số liệu thống kê của năm trước xây dựng kế hoạch tài chính cho từng giai đoạn trong mỗi niên độ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Tùy thuộc kế hoạch sản xuất kinh doanh, chi phí mua yếu tố đầu vào, trả nợ các khoản đến hạn phòng kế toán sẽ lên kế hoạch thu chi trong giai đoạn thường là một quý. Việc xác định lượng tiền cần sử dụng trong vòng một quý chưa thực sự phù hợp do thời gian dự trữ ngắn. Phương pháp này áp dụng trong điều kiện tình hình sản xuất, kinh doanh tương đối ổn định và người quản lý phải có kinh nghiệm trong việc xác định lượng tiền cần thiết. Tuy nhiên, tại công ty việc quản lý tiền mặt bằng
kinh nghiệm chưa đem lại hiệu quả cao. Ngoài ra, việc thanh toán một số khoản phải trả không theo quy trình, chưa được xét duyệt cụ thể cũng làm giảm hiệu quả sử dụng tiền và các khoản tương đương tiền tại công ty.
2.4.2 Nhân tố nhân khách quan
- Nền kinh tế có nhiều biến động bất lợi
Trong giai đoạn 2009 – 2011, nền kinh tế thế giới có nhiều biến động lớn đã ảnh hưởng tới nền kinh tế trong nước, các doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn khi huy động vốn, ký kết hợp đồng với khách hàng, từ đó làm giảm hiệu quả sử dụng tài sản cố định. Khủng hoàng tài chính thế giới, nền kinh tế thế giới rơi vào tình trạng suy thoái kéo theo sự trì trệ của nền kinh tế trong nước. Hoạt động đầu tư giảm sút, chi phí sử dụng vốn nâng cao làm cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn.
Trong những năm 2009 – 2010 nền kinh tế trong nước lạm phát ở mức cao, chi phí thuê nhân công tăng mạnh, đặc biệt là tiền công lắp đặt, công nhân đi công trình. Giá nhiên liệu cùng chi phí nhân công tăng kéo theo thành sản phẩm tăng làm giảm tỷ lệ lợi nhuận trên doanh thu của công ty.
- Đối thủ cạnh tranh ngày càng nhiều
Trong lĩnh vực hoạt động sản xuất gốm sứ ngày càng có nhiều đối thủ tham gia thị trường. Bên cạnh những đơn vị đã có thương hiệu, nhiều doanh nghiệp tư nhân, cửa hàng nhỏ lẻ cũng tham gia cung cấp sản phẩm này. Tuy sử dụng máy móc không hiện đại, chất lượng sản phẩm có nhiều hạn chế nhưng do giá thành hợp lý nên các cửa hàng vẫn có lượng khách nhất định. Các chủ hộ kinh doanh chỉ cần đầu tư lượng vốn từ 50 triệu đồng đến 200 triệu đồng cho lò đốt để sản xuất.
Về chất lượng, các doanh nghiệp có kinh nghiệm, mạng lưới phân phối lớn đã mở rộng vốn đầu tư đổi mới trang thiết bị, máy móc nhằm hạ giá thành sản phẩm, nâng cao chất lượng để cạnh tranh. Một số đơn vị còn thực hiện
các chương trình khuyến mại với khách hàng như tăng tỷ lệ chiết khấu cho khách hàng có giá trị hợp đồng lớn, mở rộng chính sách tín dụng. Những hoạt động này tác động đến đến doanh thu, lợi nhuận, các khoản phải thu. Để tăng khả năng cạnh tranh công ty TNHH Gốm sứ Bát Tràng đã có những biện pháp khuyến khích về mặt tài chính đối với khách hàng, do đó ảnh hưởng tới hiệu quả sử dụng tài sản.
2.5 ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ SỬ DỤNG TÀI SẢN TẠI CÔNG TY TNHH GỐM SỨ BÁT TRÀNG GỐM SỨ BÁT TRÀNG
2.5.1 Kết quả đạt được của công ty
Công ty TNHH gốm sứ Bát Tràng được thành lập năm 1992, tính đến hết năm 2011 công ty hoạt động được gần mười năm. Thời gian đó tuy không dài cho một doanh nghiệp khẳng định được vị trí của mình nhưng công ty Bát Tràng đã đạt được những thành tựu quan trọng tạo nền tảng cho sự phát triển bền vững. Hiệu quả hoạt động của công ty được nâng cao qua từng năm trong giai đoạn từ 2009 – 2011 thể hiện qua doanh thu và lợi nhuận sau thuế.
Công ty đã tận dụng được lợi thế truyền thống và vốn kinh nghiệm sản xuất gốm sứ từ lâu đời của Bát Tràng để phát triển các sản phẩm mới nhưng vẫn đậm nét truyền thống. Từ năm 2009 đến năm 2010 công ty liên tục đầu tư vào tài sản đặc biệt là tài sản cố định, hàng tồn kho để tăng năng lực sản xuất, đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao của khách hàng. Tuy nhiên, để đạt được độ chính xác cao, chất lượng sản phẩm tốt đòi hỏi công ty phải có đội ngũ công nhân lành nghề được trang bị máy móc hiện đại. Đứng trên lĩnh vực sản xuất, công ty là một trong những đơn vị đi đầu trong việc áp dụng máy móc hiện đại vào quy trình sản xuất như dùng hệ thống lò hộp – nung bằng khí ga để giảm mức độ ô nhiễm môi trường và rút ngắn thời gian sản xuất.
Trong lĩnh vực nhà cung cấp nguyên vật liệu thô cho các công ty sản xuất gốm sứ và máy móc sản xuất công ty là một nhà thầu non trẻ chưa có
nhiều kinh nghiệm. Tuy nhiên, với kinh nghiệm trong lĩnh vực sản xuất đã giúp công ty phần nào trong việc tiếp xúc với nhà đầu tư để giới thiệu năng lực bản thân nhằm quảng bá hình ảnh của công ty.
Kể từ khi thành lập cho tới năm 2011, công ty đã đạt được một số mục tiêu về doanh thu, lợi nhuận, hiệu quả sử dụng tổng tài sản,… Những thành tựu đó đạt được dựa trên các cơ sở sau:
- Công ty đã tuyển dụng thêm nhiều lao động lành nghề có kĩ thuật, lãnh đạo công ty nhận biết được thế mạnh từ việc sử dụng nguồn nhân lực đã chú trọng tới đời sống công nhân viên, tạo sự gắn kết lâu dài cùng sự đi lên của công ty.
- Đầu tư thêm máy móc thiết bị hiện đại tạo thế mạnh cho công ty, đặc biệt là máy móc trong quy trình sản xuất.
Trong công tác quản lý, khai thác việc sử dụng tài sản công ty đã có những cố gắng nhất định góp phần tăng hiệu quả hoạt động. Qua việc phân tích thực trạng tài sản, thực trạng sử dụng tài sản của công ty gốm sứ Bát Tràng ta có thể thấy những kết quả đạt được như sau:
Thứ nhất: Hiệu suất sử dụng tài sản ngắn hạn nhìn chung tăng qua các
năm là chỉ tiêu chung nhất đánh giá khả năng sử dụng tài sản ngắn hạn. Lượng tiền mặt dự trữ luôn đảm bảo khả năng thanh toán các khoản nợ ngắn hạn, lương công nhân viên và các khoản chi phí khác. Hàng tồn kho đảm bảo được nhu cầu sản xuất không bị đình trệ, tạo điều kiện trong việc đẩy nhanh tiến độ sản xuất thi công theo đúng hợp đồng đã ký.
Thứ hai: Về hiệu quả sử dụng tài sản dài hạn, công ty đã tăng cường
khai thác hiệu quả sử dụng của máy móc, thiết bị. Ngoài ra, để đẩy nhanh quá trình đầu tư máy móc, thiết bị mới công ty đã tiến hành thanh lý một số máy móc thiết bị cũ, lạc hậu góp phần nâng cao năng lực sản xuất cũng như hiệu quả sử dụng tài sản dài hạn.
So với những doanh nghiệp tham gia vào ngành cùng thời điểm thì công ty Gốm sứ Bát Tràng đạt được những thành tựu đáng kể giúp công ty ngày càng phát triển lớn mạnh. Bên cạnh những việc đã làm được vẫn còn tồn tại những hạn chế cần khắc phục để tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh, tăng lợi nhuận.
2.5.2 Những hạn chế của cần khắc phục của công ty
Phân tích cơ cấu tài sản, thực trạng tài sản cũng như thực trạng sử dụng tài sản tại công ty cho thấy các chỉ tiêu như doanh thu, lợi nhuận, các chỉ tiêu phản ánh hiệu quả sử dụng tài sản đều có xu hướng tăng. Nhưng trong sự tăng đó còn bộc lộ nhiều hạn chế kìm hãm sự phát triển của công ty.
Tài sản ngắn hạn của công ty luôn chiếm tỷ trọng trên 40% trong tổng tài sản, có ảnh hưởng lớn tới sự phát triển của công ty. Chiếm tỷ lệ lớn trong Tài sản ngắn hạn là nhân tố hàng tồn kho. Trong các năm 2009 – 2011, công ty duy trì lượng hàng tồn kho lớn, chủ yếu là nguyên vật liệu. Ưu điểm của công tác quản lý hàng tồn kho là đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra liên tục không bị gián đoạn do thiếu nguyên vật liệu. Tuy nhiên, mức tồn kho quá lớn gây lãng phí, làm tăng chi phí quản lý, lưu kho. Vòng quay hàng tồn kho có tăng trong các năm 2008 – 2010 tuy nhiên lượng tồn kho vẫn vượt quá mức dự trữ cần thiết.
Khoản phải thu ngắn hạn tăng trong khi vòng quay các khoản phải thu ngắn hạn giảm, cho thấy công tác quản lý tín dụng cũng như chính sách tín dụng của công ty chưa phù hợp. Phải thu ngắn hạn thường là các khoản nợ của khách hàng lẻ làm công trình cửa tư nhân hoặc khách mua nhôm thanh sơn tĩnh điện với số lượng lớn. Vì bán vật liệu xây dựng không phải lĩnh vực được công ty đầu tư nhiều về vốn và nhân công, lợi nhuận đem lại cũng ít nên công ty không có chính sách tín dụng với người mua. Chỉ một số khách hàng
lâu năm, có số lượng mua lớn, chưa đáp ứng ngay được việc thanh toán sẽ được chịu lại 30% đơn hàng trong thời gian 10 ngày.
Lượng tiền mặt dồi dào luôn đáp ứng kịp thời nhu cầu thanh toán nhưng trên thực tế khối lượng tiền dự trữ quá nhiều đã làm giảm lợi nhuận, đồng thời bỏ mất cơ hội đầu tư vào các danh mục khác. Tiền mặt lớn dẫn đến công tác quản lý tiền mặt khó khăn, bộc lộ nhiều hạn chế, yếu kém. Công tác quản lý tiền mặt không khoa học, chặt chẽ dẫn đến nguy cơ bị chiếm dụng là rất lớn. Số dư ngân quỹ hàng năm lớn gây ứ động vốn, chậm luân chuyển gây lãng phí. Do đó, để vốn được sử dụng hiệu quả thì công ty cần duy trì số dư ngân quỹ hợp lý, đủ thanh toán, phần còn lại có thể đầu tư vào chứng khoán hoặc nhanh chóng đưa vào sản xuất, kinh doanh.
Bên cạnh những hạn chế trong công tác quản lý tài sản ngắn hạn, quản lý tài sản dài hạn cũng bộc lộ những điều không hợp lý. Vì tài sản cố định có tầm quan trọng lớn, quyết định năng lực sản xuất của công ty nên cần được quan tâm, bảo dưỡng thường xuyên tuy nhiên tài sản cố định tại công ty