xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Nhựa đờng Petrolimex
Kế toán là công cụ thiết yếu để quản lý tài chính trong doanh nghiệp nói chung và nền kinh tế nói riêng. Để có thể thực hiện tốt vai trò của kế toán thì yêu cầu hoàn thiện công tác kế toán cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp, đáp ứng với yêu cầu quản lý là vấn đề vô cùng cấp bách.
Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh là một phần khá quan trọng của công tác kế toán doanh nghiệp, là bộ phận cung cấp thông tin về công tác bán hàng, xác định kết quả kinh doanh của từng hoạt động. Từ những thông tin đầy đủ, kịp thời do kế toán cung cấp, ban lãnh đạo Công ty thấy đợc kết quả
mạnh, mặt yếu trong kinh doanh của doanh nghiệp, phục vụ cho công tác quản lý, hoạch định chiến lợc kinh doanh của doanh nghiệp.
Hoàn thiện công tác kế toán nói chung và kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh nói riêng là vấn đề cần thiết đối với bất cứ doanh nghiệp nào. Muốn vậy, trớc hết công tác kế toán phải dựa trên các yêu cầu sau:
- Tổ chức công tác kế toán phải phù hợp với chế độ, chính sách, thể lệ văn bản pháp quy về kế toán do Nhà nớc ban hành, phù hợp yêu cầu quản lý của Nhà nớc.
- Phù hợp với đặc điểm kinh doanh, yêu cầu quản lý của Doanh nghiệp. - Phải phù hợp với yêu cầu và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ kế toán.
- Phải đảm bảo hiệu quả, gọn nhẹ, tiết kiệm.
Đối với một công ty mới thành lập và có ngành kinh doanh đặc thù nh Công ty TNHH Nhựa đờng Petrolimex thì việc hoàn thiện công tác kế toán nói chung và công tác kế toán bán hàng nói riêng là một việc hết sức quan trọng. Trong thời gian thực tập ngắn, với những kiến thức và sự tiếp thu thực tế có hạn xong em cũng mạnh dạn đa ra một số ý kiến, giải pháp nhằm góp phần nâng cao chất lợng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty nh sau:
* Hệ thống sổ sách :
Công ty mới thực hiện đăng ký loại sổ sử dụng, sổ của công ty vẫn cha thống nhất về mặt ngôn ngữ. Nên trong thời gian tới công ty cần tiến hành đăng ký với Bộ tài chính mẫu sổ sách kế toán sử dụng tại công ty.
* Hệ thống tài khoản:
Công ty nên hoàn thiện hệ thống tài khoản kế toán đa vào sử dụng TK 911 để
xác định kết quả kinh doanh – phản ánh xác định kết quả kinh doanh. Khi đó để xác định kết quả bán hàng thì trình tự kết chuyển nh sau :
+ Kết chuyển giá vốn hàng bán
Nợ TK 911 – kết quả kinh doanh
Có TK 632 – giá vốn hàng bán + Kết chuyển chi phí ngoài sản xuất
Nợ TK 911 – kết quả kinh doanh
Có TK 641,642 – chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp.
+ Kết chuyển doanh thu thuần từ hoạt động kinh doanh
Có TK 911 – kết quả kinh doanh
* TK 1562 để tập hợp các chi phí thu mua hàng hoá gồm các chi phí phục vụ
cho quy trình mua hàng nh cớc phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí bảo hiểm, tiền lu kho, hao hụt trong định mức, công tác phí của bộ phận mua hàng… Chi phí mua hàng đợc tập hợp chung không phân bổ cho từng mặt hàng, đến cuối kỳ mới phân bổ cho hàng hoá còn lại và hàng hoá bán ra theo công thức:
Khi đó trị giá vốn của hàng xuất bán sẽ đợc xác định :
Trị giá vốn thực tế của hàng hoá xuất bán = Trị gía mua hàng hoá xuất bán + Chi phí thu mua phân bổ cho hàng hoá xuất bán.
Trình tự kế toán chi phí thu mua hàng hoá đối với doanh nghiệp thơng mại kế toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên :
- Chi phí phát sinh :
Nợ 156( 1562) - chi phí mua hàng Nợ 133 ( nếu có)- thuế VAT đầu vào
Có các TK liên quan 111, 112, 141….
- Cuối kỳ tính và phản ánh chi phí thu mua phân bổ cho hàng hoá bán ra trong kỳ :
Nợ 632- giá vốn hàng bán
Có 156 (1562) - chi phí mua hàng
Ví dụ: Trong kỳ Công ty nhập một lô nhựa đờng theo hợp đồng đã ký kết với nhà cung cấp nớc ngoài.
Căn cứ vào hợp đồng : Trị giá của lô hàng : 309.235.350 vnđ, thuế nhập khẩu : 0, thuế GTGT của hàng nhập khẩu là : 30.923.535 vnđ.
Các chi phí phát sinh trong quá trình vận chuyển từ cảng về kho đợc tập hợp từ các hoá đơn, phiếu thu phí cầu đờng… là : 2.253.000 vnđ (cha VAT) đã đ- ợc thanh toán ngay bằng tiền mặt.
Kế toán hạch toán : - Nợ TK 1561 : 340.158.885 Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng hoá đã bán trong kỳ Chi phí mua hàng của hàng hoá tồn kho đầu kỳ Chi phí mua hàng phát sinh trong kỳ +
Hàng hoá tồn kho cuối kỳ và hàng hoá đã xuất bán trong kỳ
= X Tiêu chuẩn phân bổ của hàng hoá đã xuất bán trong kỳ
Có TK 3331: 30.923.535 - Nợ TK 1562 : 2.253.000
Nợ TK 133 : 225.300
Có TK 111 : 2.478.300
Cuối kỳ, chi phí phát sinh bên nợ TK 1562 sẽ đợc tập hợp và phân bổ cho hàng hoá đã bán ra trong kỳ theo tiêu thức phân bổ thích hợp : ví dụ Công ty có thể chọn khối lợng là tiêu thức phân bổ. Căn cứ lợng chi phí phân bổ, thực hiện kết chuyển từ 1562 sang giá vốn hàng bán của hàng đã xuất bán trong kỳ.
* Hiện nay do Công ty đã có nhiều cố gắng trong việc đảm bảo chất lợng
hàng hoá bán ra nên không có các khoản giảm trừ doanh thu phát sinh, thế nhng là một doanh nghiệp thơng mại thì không tránh khỏi những khoản giảm trừ doanh thu. Mặt khác, việc phát sinh những khoản ghi giảm doanh thu thờng liên quan đến nhiều thủ tục, chứng từ thì mới có thể đảm bảo công tác hạch toán theo đúng quy định. Kế toán Công ty sử dụng các tài khoản ghi giảm doanh thu khi có các nghiệp vụ phát sinh thì sẽ làm cho việc theo dõi, quản lý đợc thuận tiện, đơn giản, góp phần hạch toán theo đúng quy định.
Khi đó các sổ kế toán tơng ứng để theo dõi các khoản giảm trừ doanh thu :
Sổ chi tiết hàng bán bị trả lại
Tháng …. năm …..
Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh
Số hiệu ngày tháng Nợ Có
……….. …… ……. ……..
K/c sang TK 511 511 Cộng phát sinh
* Chi phí thơng mại là một bộ phận hết sức quan trọng trong quá trình quản
lý kinh tế, việc phân loại chi phí hợp lý giúp cho công ty xác định đợc xu hớng hình thành kết cấu của các chi phí trong từng thời kỳ khác nhau, đồng thời làm cơ sở cho công tác kế hoạch hoá, kiểm tra, phân tích tình hình thực hiện kế hoạch chi phí kinh doanh của doanh nghiệp. Nhờ đó tìm ra biện pháp quản lý tốt chi phí, giảm chi phí kinh doanh và nâng cao đợc hiệu quả kinh tế của doanh nghiệp.
Chi phí kinh doanh bao gồm : chi phí bán hàng, chi phí thu mua hàng hóa, chi phí quản lý .
Chi phí thu mua hàng hoá đợc hạch toán và phân bổ cho hàng xuất bán, phản ánh đúng trị giá của hàng xuất bán _ thể hiện đợc thông tin kế toán phù hợp.
Chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp công ty phân loại là tơng đối phù hợp
Tuy nhiên, để phục vụ cho kế toán quản trị, trong các doanh nghiệp thơng mại thờng chi phí bán hàng đợc phân loại thêm riêng thành định phí và biến phí, ở một số doanh nghiệp còn đợc hạch toán chi tiết theo địa điểm phát sinh, theo nhóm mặt hàng, để phục vụ cho công tác quản trị.
* Việc quản lý công nợ phải thu của khách hàng cần phải theo dõi và đôn đốc
thu hồi nợ, ở công ty cần phải theo dõi các khoản nợ quá hạn nợ một cách chặt chẽ, thông báo cho khách hàng khi gần đến hạn trả nợ để khách hàng chủ động trong việc thanh toán, và tiền hàng của doanh nghiệp cũng không bị ứ đọng, ảnh hởng xấu đến tình hình kinh doanh của doanh nghiệp. Đồng thời thực hiện trích lập dự phòng phải thu khó đòi với các khoản nợ quá hạn theo đúng quy định. Để quản lý công nợ đợc chặt chẽ hơn hàng tháng Phòng kế toán nên in bản chi tiết công nợ và gửi tới các chi nhánh và gửi tới phòng kinh doanh để gửi cho khách hàng . Đối với các khoản nợ quá hạn hàng tháng phòng kế toán phối hợp với phòng kinh doanh in văn bản (kèm theo bản kê chi tiết công nợ khách hàng) nhắc nợ đối với tất cả khách hàng có nợ quá hạn trên. Văn bản nhắc nợ này sẽ đ- ợc gửi đến khách hàng hàng tháng đến khi không có nợ quá hạn.
* Để đảm bảo phản ánh đúng luồng doanh thu và luồng hàng hoá công ty, tránh trờng hợp phản ánh doanh thu không đúng kỳ công ty nên có biện pháp thúc đẩy việc viết hoá đơn phù hợp với thời điểm kho thực xuất cho khách hàng .
* Để xác định doanh thu cho từng đơn vị khách hàng và tiếp thị, trên hệ thống
kế toán máy của công ty cha có. Có thể giả quyết nh sau : một là cải thiện hệ thống máy, hai là chiết xuất báo cáo doanh thu ra hệ thống excel sau đó dùng từ khóa để lọc. Mẫu sổ kế toán theo dõi:
Sổ chi tiết doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Đơn vị khách hàng : …………. Mã khách hàng:………
Tháng ……năm…….. Chứng từ
Diễn giải TKĐƯ
Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Số lợng Đơn giá Thành tiền ………….. ……… Cộng phát sinh
* Trong các doanh nghiệp hiện nay ngoài việc thực hiện hạch toán ghi chép đầy đủ thì việc tổ chức công tác kế toán quản trị là hết sức cần thiết.Đối với
quả giúp các nhà quản trị đa ra các quyết định phù hợp để phát triển kinh doanh, chiếm lĩnh thị trờng … và để đạt mục đích cuối cùng không ngoài lợi nhuận tối đa.
Để tổ chức đợc kế toán quản trị và xác định kết quả việc đầu tiên doanh nghiệp cần phải tổ chức kế toán chi tiết từng khoản doanh thu và xác định đợc đ- ợc lãi lỗ của từng hoạt động, từng sản phẩm… Để xác định chi tiết từng nội dung, yếu tố cấu thành kết quả doanh nghiệp có thể sử dụng sổ chi tiết kết quả :
Sổ chi tiết tiêu thụ, kết quả
Tên hàng hoá:………. STT Ngày tháng ghi sổ Chứng từ DG
Doanh thu Các khoản giảm trừ CPBH CP QLDN Giá vốn Lãi lỗ Số Ngày SL ĐG TT Chiết khấu Giảm … … …... ….. …. … .. … … … … .. ….. ….. … … Tổng
Dựa trên việc doanh nghiệp phân loại doanh thu thành định phí và biến phí nhà quản trị có thể sử dụng Báo cáo kinh doanh dạng lãi trên biến phí để phục vụ cho việc lập kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp, báo cáo này đợc lập vào tr- ớc khi kinh doanh và sau khi tiêu thụ. Đối tợng lập : cho một kỳ và một loại sản phẩm.
Báo cáo kinh doanh dạng lãi trên biến phí Kỳ ………
Chỉ tiêu Tổng số Đơn vị
1, Doanh thu 2, Biến phí
- Biến phí bán hàng
- Biến phí quản lý doanh nghiệp 3, Lãi trên biến phí (2 -1)
4, Định phí
- Định phí bán hàng
- Định phí quản lý doanh nghiệp 5, Lãi tr ớc thuế TNDN (4-3)
* Việc tổ chức phân tích kế toán doanh thu bán hàng và xác định kết quả
bán hàng
Kế toán không chỉ có nhiệm vụ thu thập, phân loại xử lý tổng hợp số liệu thông tin về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty mà còn có nhiệm vụ phân tích thông tin kế toán nh vậy thông tin kế toán mới thực sự phát huy đợc vai trò là công cụ quản lý quan trọng Những thông tin về doanh thu bán hàng và kết quả bán hàng rất cần thiết đợc phân tích, bởi chỉ có thông qua kết quả phân tích các thông tin kế toán,các nhà quản trị mới xác định đợc nguyên nhân, mức độ ảnh hởng của các nhân tố để rừ đó đề ra các biện pháp khắc phục những mặt tồn tại, phất huy những mặt mạnh để đạt đợc hiệu quả kinh tế ngày càng cao. Công ty có thể tiến hành phân tích một số chỉ tiêu nh doanh thu thuần, chỉ tiêu loiị nhuận từ hoạt động sản xuất kinh doanh hoặc phân tích kết quả kinh doanh dựa trên các tỷ lệ : tỷ lệ lãi thuần trên doanh thu, lãi trên nguồn vốn của sở hữu …Sử dụng các chỉ tiêu này dựa trên việc so sánh kỳ này với kỳ trớc để đánh giá xu h- ớng phát triển cũng nh kết quả việc thực hiện mục tiêu nhiệm vụ do công ty đề ra, từ đó tìm đợc hớng đi có triển vọng hơn cho doanh nghiệp.
Trong thời gian tới khi hớng kinh doanh của công ty là bán hàng ra nớc ngoài ngoài việc hoàn thiện công tác kế toán công ty cũng cần phải xây dựng dần quy trình kế toán cho mảng kinh doanh này.
* Một số kiến nghị khác:
- Trong thời gian vừa qua, thơng hiệu của doanh nghiệp cha thực sự mạnh, doanh nghiệp cha quan tâm đến việc quảng cáo sản phẩm và xây dựng thơng hiệu, trong lĩnh vực xúc tiến bán hàng, công ty thờng là ngời quan sát đI sau các hãng nớc ngoài. Do vậy để thúc đẩy việc tiêu thụ hàng hoá, xây dựng thơng hiệu thời gian tới công ty nên quan tâm đến việc quảng cáo sản phâmr và thơng hiệu của công ty.
- Công ty cần phải dựa trên nhiệm vụ và mức độ công việc ở các kho, văn phòng công ty để sắp xếp, phân công công việc cho phù hợp đảm bảo cho các nhân viên kế toán thực hiện tốt công việc của mình, tránh tình trạng việc tập trung ở một nơi quá nhiều, giao đúng ngời đúng việc.
- Tăng cờng và đào tạo thêm đội ngũ tiếp thị các kỹ năng về bán hàng, khả năng kiểm soát nợ, kiểm soát chi phí.
- Do nền kinh tế thị trờng ngày càng phát triển , cạnh tranh ngày càng gay gắt, với việc ngày càng phát triển của khoa học, công nghệ thì công tác kế toán càng phải đợc tổ chức sao cho gọn nhẹ, chính xác, nhanh chóng mới có thể giúp cho công tác quản trị của Công ty đợc tốt. Muốn vậy, kế toán Công ty cần đợc trang bị một hệ thống máy tính với những phần mềm kế toán trợ giúp cho các
kế toán để nhanh chóng thích ứng với điều kiện thực hiện kế toán máy. Khi đó, công việc của bộ phận kế toán sẽ giảm đi rất nhiều, đồng thời chất lợng của thông tin mà kế toán cung cấp đợc nâng cao.