2.2.2.1. Hình thức tổ chức công tác kế toán
Do cơ cấu tổ chức của công ty bao gồm có hệ thống các kho và các chi nhánh đặt tại các địa điểm khác nhau nên công tác kế toán của công ty đợc tổ chức theo hình thức tổ chức kế toán vừa tập trung vừa phân tán.
* Kế toán văn phòng công ty : Công ty là đơn vị hạch toán độc lập , thực
hiện xử lý các chứng từ do kho gửi lên, thu thập phân loại và xử lý chứng từ của các nghiệp vụ phát sinh tại Văn phòng Công ty đồng thời theo quy định có nhiệm vụ kiểm tra tổng hợp báo cáo kết quả của các chi nhánh để lập báo cáo cho toàn công ty, và lập báo cáo gỉ lên công ty mẹ. Hiện nay, phòng Tài chính kế toán của công ty có 6 nhân viên kế toán bao gồm: kế toán tổng hợp, kế toán bán hàng kiêm thủ quỹ, kế toán tiền mặt, kế toán công nợ và tài sản cố định, kế toán ngân hàng và thuế. Nhân viên kế toán chịu trách nhiệm về phần hành cụ thể tạo thành mắt xích quan trọng trong công tác kế toán. Cụ thể :
- Kế toán trởng kiêm kế toán tổng hợp:
+ Chịu trách nhiệm trớc giám đốc về công tác kế toán của toàn công ty. + Trực tiếp phụ trách công tác chỉ đạo, điều hành tài chính, tổ chức và h- ớng dẫn việc thực hiện các chính sách chế độ quy định của nhà nớc...
+Trực tiếp kiểm tra và lập báo cáo kế toán toàn công ty.
+Tổ chức xây dựng quy trình nghiệp vụ, bố trí lao động phù hợp với trình độ và kinh nghiệm của từng ngời.
+Tập hợp thông tin trên sổ kế toán tổng hợp nh sổ cái, lập và nộp báo cáo tài chính của văn phòng công ty...
- Kế toán ngân hàng và kế toán thuế:
+ Mở lệnh chi thanh toán với bạn hàng, mở L/C thanh toán với khách hàng.
+Từng ngày nhập tỷ giá vào hệ thống,đánh giá lại tỷ giá vào cuối niên độ.
+ Lập tờ khai thuế GTGT, tờ khai thuế TNDN... - Kế toán thanh toán và tài sản cố định
+ Theo dõi và đôn đốc thu hồi các khoản nợ.
+ Thực hiện áp công nợ kết hợp với phòng kinh doanh để theo dõi.
+ Theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ và thực hiện trích khấu hao theo quy định hiện hành.
- Kế toán bán hàng và thủ quỹ:
+ Có nhiệm vụ viết hoá đơn bán hàng, kiểm kê hàng hoá, mở sổ tổng hợp, chi tiết theo dõi các khoản thu của công ty
+ Thực hiện thu và chi tiền mặt khi có phiếu thu, phiếu chi. Thờng xuyên thông báo lợng tồn quỹ cho lãnh đạo để đảm bảo công tác thanh toán.
- Kế toán tiền mặt
+ Theo dõi các khoản thu chi bằng tiền mặt .
+ Lập phiếu thu chi tiền mặt và các sổ có liên quan.
* Các chi nhánh là đơn vị hạch toán phụ thuộc có mã số thuế riêng.
Phòng kế toán của chi nhánh có nhiệm vụ thực hiện công tác kế toán phát sinh tại chi nhánh, lập báo cáo gửi về công ty để bộ phận kế toán văn phòng công ty lập báo cáo kết quả của toàn công ty theo quy định hiện hành.
* Các kho là đơn vị hạch toán báo sổ hạch toán kế toán thống kê theo
thống báo và quy định của công ty. Kế toán kho đợc coi nh là 1 bộ phận của phòng Tài chính kế toán công ty. Kế toán kho có nhiệm vụ thu thập phân loại các chứng từ liên quan, lập phiếu xuất kho, thẻ kho, cập nhật chứng từ vào hệ thống chơng trình của Công ty, lập bảng kê định kỳ gửi về công ty để theo dõi và hạch toán.
2.2.2.2. Các chính sách kế toán chủ yếu tại Công ty TNHH Nhựa đ- ờng Petrolimex.
Công ty thực hiện chế độ hạch toán Kế toán theo quy định của Pháp luật hiện hành về kế toán thống kê và quy chế quản lý tài chính của Công ty. Tuy nhiên để phù hợp đặc điểm kinh doanh của công ty, chính sách kế toán của công ty cũng có những đặc thù riêng.
+ Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 cùng năm dơng lịch. Năm tài chính đầu tiên của công ty bắt đầu từ ngày đợc cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 năm đó.
+ Phơng pháp tính thuế GTGT: theo phơng pháp khấu trừ. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là VND, nguyên tắc chuyển đổi đồng tiền khác theo tỷ giá ngoại tệ do Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh giao dịch.
+ Phơng pháp tính khấu hao TSCĐ: theo phơng pháp đờng thẳng.
+ Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.
+ Phơng pháp tính trị giá hàng hóa xuất kho theo phơng pháp nhập trớc xuất trớc (FIFO)
+ Hệ thống tài khoản công ty sử dụng theo quy định chung của Bộ tài chính, nhng để đáp ứng yêu cầu kế tóan của công ty, công ty mở chi tiết đến tài khoản cấp 4, và mỗi tài khoản đó sẽ có hệ thống các tiểu khoản ứng với từng đơn vị khách hàng, kho…. ví dụ: N00-000010: Công ty công trình giao thông 2 Hà Nội. Mã N là của Công ty Nhựa đờng Petrolimex, 00 là mã Văn phòng công ty, các kho và chi nhánh có mã riêng.
+ Phần mềm kế toán sử dụng: phần mềm kế toán SOLOMON IV đợc mua của nớc ngoài và là phần mềm trọn gói.
+ Hình thức kế toán: Hình thức kế toán của công ty sử dụng kết hợp giữa các hình thức kế toán: chứng từ ghi sổ và Nhật ký chứng từ đợc thiết kế trên hệ thống Solomon IV.
+ Hệ thống chứng từ kế toán: Hoá đơn GTGT, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu cân kiêm biên bản giao nhận, bảng kê hàng hoá bán ra, phiếu thu, phiếu chi, giấy báo có, giấy báo nợ của ngân hàng, hoá đơn ngoại (invoice), bảng chấm công, biên lai nộp thuế ...
+ Hệ thống sổ sách: Kế toán trởng chỉ đạo phân công cụ thể cho từng cán bộ tham gia về mở các sổ, ghi chép , in, quản lý và bảo quản theo quy định. hệ thống sổ sách đợc áp dụng 1 mẫu sổ thống nhất đợc thiết kế trên máy: các báo cáo chi tiết (sổ chi tiết), sổ cái các tài khoản...
+ Báo cáo tài chính: Hàng quý, năm, Công ty đều phải lập báo cáo tài chính bao gồm: bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, bản thuyết minh báo cáo tài chính, bao gồm cả các báo cáo về toàn công ty nộp cho công ty mẹ để lập báo cáo hợp nhất.
2.2.2.3. Phần mềm kế toán áp dụng tại Công ty TNHH Nhựa đờngPetrolimex. Petrolimex.
Solomon là chương trỡnh phần mềm trọn gúi phục vụ chủ yếu cho cụng tỏc tài chớnh kế toỏn do Cụng ty đặt mua và đặt triển khai của một cụng ty nước ngoài.
Minh hoạ màn hỡnh giao diện:
* Về thiết kế:
- Kiểu thiết kế: Chương trỡnh được thiết kế theo module (mụ hỡnh đơn thể), trong đú mỗi module đảm nhiệm một chức năng riờng biệt nhưng cú quan hệ với nhau khi hợp thành một hệ thống.
- Về ngụn ngữ: Chương trỡnh được thiết kế chủ yếu bằng ngụn ngữ Visual Basic, phiờn bản 6.0, nhỏnh Script. Bờn cạnh đú, chương trỡnh cũng dựng một số ngụn ngữ khỏc để hỗ trợ cho cụng cụ truy vấn cơ sở dữ liệu và cụng cụ thiết kế bỏo cỏo.
- Về cơ sở dữ liệu: Chương trỡnh được thiết kế để chạy trờn nền cơ sở dữ liệu SQL 7.0 trở lờn, cấu trỳc chương trỡnh là server - client.
- Module Sổ tiền: (CA). Module sổ tiền dựng để cập nhật, xử lý và cung cấp thụng tin cú liờn quan tới phần hành kế toỏn tiền, bao gồm tiền mặt tại quỹ, tiền đang chuyển và tiền gửi ngõn hàng.
- Module Sổ phải thu: (AR). Module sổ phải thu dựng để cập nhật, xử lý và cung cấp thụng tin cú liờn quan tới phần hành kế toỏn phải thu khỏch hàng, bao gồm phải thu trực tiếp khỏch hàng, phải thu nội bộ và phải thu khỏc.
- Module Sổ phải trả: (AP). Đõy là module dựng để cập nhật, xử lý và cung cấp thụng tin cú liờn quan tới phần hành kế toỏn phải trả, bao gồm phải trả nội bộ, phải trả nhà cung cấp và phải trả khỏc.
- Module Hàng tồn kho( IN). Module hàng tồn kho dựng để cập nhật, theo dừi cỏc đối tượng kế toỏn là cỏc loại hàng tồn kho như nguyờn võtk liệu bao bỡ, hàng hoỏ thành phẩm và cỏc loại vật tư hàng hoỏ khỏc. Đõy là module phục vụ cho phần hành kế toỏn hàng tồn kho.
- Module bỏn hàng: (OM). Là module dựng để quản lý cụng tỏc bỏn hàng như quản lý đơn hàng, hoỏ đơn, cập nhật và xử lý chứng từ liờn quan tới bỏn hàng, xỏc định doanh thu, giỏ vốn và xỏc định kết quả kinh doanh. - Module mua hàng (PO): Là module dựng để quản lý cụng tỏc mua hàng
như quản lý đơn mua hàng, hoỏ đơn mua hàng, cập nhật và xử lý chứng từ liờn quan tới mua hàng, xỏc định giỏ vốn nhập mua và phải trả nhà cung cấp về về vật tư hàng hoỏ và cỏc dịch vụ khỏc.
- Module quản lý tiền tệ (CM): Dựng để quản lý cỏc loại tỷ giỏ Cụng ty dựng để hạch toỏn.
- Module cỏc thụng tin chung (GI): Là module quản lý cỏc thụng tin chung và cỏc thụng tin là từ điển cho cỏc module khỏc như quy định về mó khỏch hàng, mó nhà cung cấp, mó vật tư hàng hoỏ, mó tiền tệ, mó tài khoản tiểu khoản và cỏc loại mó khỏc.
- Ngoài ra cũn một số module khỏc. Tuy nhiờn do yờu cầu thực tế, Cụng ty chỉ đặt mua và triển khai cỏc module nờu trờn.
2.3 Thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty Nhựađờng Petrolimex đờng Petrolimex
2.3.1 Đặc điểm hàng hóa và quá trình tiêu thụ
Công ty TNHH Nhựa đờng Petrolimex chuyên kinh doanh, xuất nhập khẩu nhựa đờng và các sản phẩm khác thuộc lĩnh vực nhạ đờng. Sản phẩm nhựa đờng của công ty có đặc điểm chi phối đến hoạt động bán hàng của công ty nh sau:
Nhựa đờng là sản phẩm của công nghiệp lọc dầu, hóa dầu, trạng thái tự (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
nhiên có dạng đặc quánh màu đen, là nguyên vật liệu để sản xuất bê tông nhựa asphalt.
Phân loại nhựa đờng :
- Nhựa đờng đặc nóng: đợc gia nhiệt ở nhiệt độ 1200C đến 1450C, đ- ợc vận chuyển ở dạng xá (lỏng).
Sản phẩm này đợc công ty nhập khẩu trực tiếp từ các nhà cung cấp nổi tiếng ở nớc ngoài và đợc bảo quản kho ở nhiệt độ 1050C đến 1200C trong suốt quá trình tồn chứa. Thông thờng công ty giao cho khách hàng bằng cách vận chuyển bằng xe bồn đến trạm trộn của khách hàng. Sản phẩm này chiếm 80% tổng sản lợng nhựa đờng xuất bán hàng năm.
- Nhựa đờng đặc: đợc chứa trong thùng phuy ở nhiệt độ môi trờng. Khi sử dụng phải đun nóng chảy về trạng thái lỏng sau đó lấy ra khỏi phuy và đ- a vào trậm trộn bê tông asphalt.Sản phẩm này đợc công ty đóng rót trực tiếp từ nhựa đờng đặc xá, làm nguội ở nhiệt độ thờng, lu tồn kho bán cho khách hàng.Hoặc công ty nhập khẩu từ nhà cung cấp nớc ngoài. sản lợng chiếm từ 10% - 13% tổng sản lợng nhựa đờng xuất bán hàng năm.
- Nhựa đờng MC, nhựa đờng nhũ tơng, nhạ đờng polymer…: là các chế phẩm của nhựa đờng ở dạng lỏng đợc chứa trong các thùng phuy hoặc vận chuyển bằng xe bồn, ISO tank. Sản lợng tiêu thụ chiếm 7%-10% tổng sản lợng nhựa đờng xuất bán hàng năm.
Đối với nhựa đờng MC công ty trực tiếp sản xuất, pha chế tại kho, xuất bán cho khách hàng dới 2 dạng: vận chuyển bằng xe bồn( hàng xá) và đóng trong phuy thép 200l .
Các chế phẩm nhũ tơng CRS : công ty mua của nhà cung cấp khác trong nớc bằng xe bồn sau đó xuất bán thẳng cho khách hàng. Hiện nay công ty đang xây dựng nhà may sản xuất nhũ tơng tại kho nhựa đờng Thợng Lý để cung cấp cho khách hàng.
Kênh phân phối : Công ty Nhựa đờng Petrolimex trực tiếp tổ chức bán và
còn kênh phân phối trung gian nhằm đáp ứng nhu cầu duy tu và thi công mới các công trình trong nớc.
Khách hàng : Công ty Nhựa đờng Petrolimex có hệ thống khách hàng
truyền thống là các công ty tổng công ty thuộc bộ Giao thông vận tải, Bộ Xây dựng, Bộ Quốc phòng, các công ty công trình giao thông của tỉnh, thành phố, các nhà thầu quốc tế các công ty TNHH, cổ phần ... trên toàn quốc.
Quá trình bán hàng (sơ đồ 3)
Lập kế hoạch bán hàng (sơ đồ 4)
Mục đích: đảm bảo tốt nguồn hàng phục vụ kinh doanh, phối hợp giữa các phòng ban, kho trong công ty để thỏa mãn nhu cầu khách hàng, tạo điều kiện thuận lợi cho chuyên viên tiếp thị chủ động công việc.
Phòng kinh doanh văn phòng công ty và chi nhánh căn cứ vào nhu cầu của khách hàng ( đàm phán, văn bản, hợp đồng )
Xây dựng kế hoạch xuất bán theo năm, từng quý, tháng: đối với kế hoạch năm chuyển phòng đảm bảo nhựa đờng vào tháng 11 năm trớc, kế hoạch quý chuyển phòng đảm bảo nhựa đờng ngày 15 của tháng trớc quý, kế hoạch tháng gửi phòng đảm bảo và kho vào ngày 20 của tháng trớc.
Kế hoạch bán 10 ngày đợc áp dụng với khách hàng có khả năng lấy hàng trong thời gian 10 ngày. Phòng kinh doanh, chi nhánh cung cấp về phòng đảm bảo nhựa đờng và điều độ kho nhựa đờng vào các ngày 08,18,28 của tháng bằng văn bản, email. Phòng đảm bảo nhựa đờng và điều độ kho nhựa đờng kiểm tra nguồn hàng và thông tin lại có đảm bảo đáp ứng không.
Kế hoạch hàng ngày : khách hàng xác định nhu cầu thực tế hàng ngày bằng đề nghị đặt hàng hàng ngày. Khách hàng hoặc chuyên viên tiếp thị, chi nhánh thông báo xuất hàng tới kho điều độ nhựa đờng trớc 1 đêm bằng điện thoại hoặc email. Cán bộ phụ trách trả lời ngay về việc đáp ứng nguồn hàng cho khách hàng.
Đơn đặt hàng bổ sung : là trờng hợp khách hàng đã đặt hàng rồi nhng thực tế phát sinh thêm. Khi khách hàng phát sinh nhu cầu mới sẽ đặt trực tiếp với chuyên viên tiếp thị, chuyên viên tiếp thị báo để trởng phòng kinh doanh phê duyệt chuyển cho chuyên viên kho điều động nhựa đờng. Sau đó chuyên viên tiếp thị có trách nhiệm hoàn thiện thủ tục pháp lý bán hàng. Chuyên viên tiếp thị và lãnh đạo phòng kinh doanh hoàn toàn chịu trách nhiệm về lô hàng này.
Giao hàng:
- Khách hàng liên hệ trực tiếp với kho để giao hàng , áp dụng với khách hàng thanh toán trớc, khách hàng có bảo lãnh của ngân hàng hoặc dùng khi hết số lợng đã đợc quy định trong 10 ngày.
- Liên hệ trực tiếp với chuyên viên tiếp thị, chuyên viên tiếp thị đặt hàng cho kho có hóa đơn mua về công nợ nhng bị khống chế, chuyên viên tiếp thị chịu trách nhiệm về đơn đặt hàng này.
2.3.2. Phơng pháp xác định giá trị thực tế hàng hóa xuất kho, giá bántại công ty TNHH Nhựa đờng Petrolimex. tại công ty TNHH Nhựa đờng Petrolimex.
Công ty Nhựa đờng Petrolimex về nhập kho hay xuất bán thẳng đều đợc phản ánh, ghi chép trên cả hai chỉ tiêu số lợng và giá trị. Kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp đều hạch toán theo giá thực tế.
Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên. Do vậy việc xuất bán hàng hoá phải đợc ghi hàng ngày khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Để theo dõi tình hình biến động của từng loại hàng hoá, kế toán sử dụng báo cáo chi tiết TK 156 theo dõi chi tiết cho từng kho . Cuối quý, căn cứ