Công ty TNHH Nhựa đờng Petrolimex chuyên kinh doanh, xuất nhập khẩu nhựa đờng và các sản phẩm khác thuộc lĩnh vực nhạ đờng. Sản phẩm nhựa đờng của công ty có đặc điểm chi phối đến hoạt động bán hàng của công ty nh sau:
Nhựa đờng là sản phẩm của công nghiệp lọc dầu, hóa dầu, trạng thái tự
nhiên có dạng đặc quánh màu đen, là nguyên vật liệu để sản xuất bê tông nhựa asphalt.
Phân loại nhựa đờng :
- Nhựa đờng đặc nóng: đợc gia nhiệt ở nhiệt độ 1200C đến 1450C, đ- ợc vận chuyển ở dạng xá (lỏng).
Sản phẩm này đợc công ty nhập khẩu trực tiếp từ các nhà cung cấp nổi tiếng ở nớc ngoài và đợc bảo quản kho ở nhiệt độ 1050C đến 1200C trong suốt quá trình tồn chứa. Thông thờng công ty giao cho khách hàng bằng cách vận chuyển bằng xe bồn đến trạm trộn của khách hàng. Sản phẩm này chiếm 80% tổng sản lợng nhựa đờng xuất bán hàng năm.
- Nhựa đờng đặc: đợc chứa trong thùng phuy ở nhiệt độ môi trờng. Khi sử dụng phải đun nóng chảy về trạng thái lỏng sau đó lấy ra khỏi phuy và đ- a vào trậm trộn bê tông asphalt.Sản phẩm này đợc công ty đóng rót trực tiếp từ nhựa đờng đặc xá, làm nguội ở nhiệt độ thờng, lu tồn kho bán cho khách hàng.Hoặc công ty nhập khẩu từ nhà cung cấp nớc ngoài. sản lợng chiếm từ 10% - 13% tổng sản lợng nhựa đờng xuất bán hàng năm.
- Nhựa đờng MC, nhựa đờng nhũ tơng, nhạ đờng polymer…: là các chế phẩm của nhựa đờng ở dạng lỏng đợc chứa trong các thùng phuy hoặc vận chuyển bằng xe bồn, ISO tank. Sản lợng tiêu thụ chiếm 7%-10% tổng sản lợng nhựa đờng xuất bán hàng năm.
Đối với nhựa đờng MC công ty trực tiếp sản xuất, pha chế tại kho, xuất bán cho khách hàng dới 2 dạng: vận chuyển bằng xe bồn( hàng xá) và đóng trong phuy thép 200l .
Các chế phẩm nhũ tơng CRS : công ty mua của nhà cung cấp khác trong nớc bằng xe bồn sau đó xuất bán thẳng cho khách hàng. Hiện nay công ty đang xây dựng nhà may sản xuất nhũ tơng tại kho nhựa đờng Thợng Lý để cung cấp cho khách hàng.
Kênh phân phối : Công ty Nhựa đờng Petrolimex trực tiếp tổ chức bán và
còn kênh phân phối trung gian nhằm đáp ứng nhu cầu duy tu và thi công mới các công trình trong nớc.
Khách hàng : Công ty Nhựa đờng Petrolimex có hệ thống khách hàng
truyền thống là các công ty tổng công ty thuộc bộ Giao thông vận tải, Bộ Xây dựng, Bộ Quốc phòng, các công ty công trình giao thông của tỉnh, thành phố, các nhà thầu quốc tế các công ty TNHH, cổ phần ... trên toàn quốc.
Quá trình bán hàng (sơ đồ 3)
Lập kế hoạch bán hàng (sơ đồ 4)
Mục đích: đảm bảo tốt nguồn hàng phục vụ kinh doanh, phối hợp giữa các phòng ban, kho trong công ty để thỏa mãn nhu cầu khách hàng, tạo điều kiện thuận lợi cho chuyên viên tiếp thị chủ động công việc.
Phòng kinh doanh văn phòng công ty và chi nhánh căn cứ vào nhu cầu của khách hàng ( đàm phán, văn bản, hợp đồng )
Xây dựng kế hoạch xuất bán theo năm, từng quý, tháng: đối với kế hoạch năm chuyển phòng đảm bảo nhựa đờng vào tháng 11 năm trớc, kế hoạch quý chuyển phòng đảm bảo nhựa đờng ngày 15 của tháng trớc quý, kế hoạch tháng gửi phòng đảm bảo và kho vào ngày 20 của tháng trớc.
Kế hoạch bán 10 ngày đợc áp dụng với khách hàng có khả năng lấy hàng trong thời gian 10 ngày. Phòng kinh doanh, chi nhánh cung cấp về phòng đảm bảo nhựa đờng và điều độ kho nhựa đờng vào các ngày 08,18,28 của tháng bằng văn bản, email. Phòng đảm bảo nhựa đờng và điều độ kho nhựa đờng kiểm tra nguồn hàng và thông tin lại có đảm bảo đáp ứng không.
Kế hoạch hàng ngày : khách hàng xác định nhu cầu thực tế hàng ngày bằng đề nghị đặt hàng hàng ngày. Khách hàng hoặc chuyên viên tiếp thị, chi nhánh thông báo xuất hàng tới kho điều độ nhựa đờng trớc 1 đêm bằng điện thoại hoặc email. Cán bộ phụ trách trả lời ngay về việc đáp ứng nguồn hàng cho khách hàng.
Đơn đặt hàng bổ sung : là trờng hợp khách hàng đã đặt hàng rồi nhng thực tế phát sinh thêm. Khi khách hàng phát sinh nhu cầu mới sẽ đặt trực tiếp với chuyên viên tiếp thị, chuyên viên tiếp thị báo để trởng phòng kinh doanh phê duyệt chuyển cho chuyên viên kho điều động nhựa đờng. Sau đó chuyên viên tiếp thị có trách nhiệm hoàn thiện thủ tục pháp lý bán hàng. Chuyên viên tiếp thị và lãnh đạo phòng kinh doanh hoàn toàn chịu trách nhiệm về lô hàng này.
Giao hàng:
- Khách hàng liên hệ trực tiếp với kho để giao hàng , áp dụng với khách hàng thanh toán trớc, khách hàng có bảo lãnh của ngân hàng hoặc dùng khi hết số lợng đã đợc quy định trong 10 ngày.
- Liên hệ trực tiếp với chuyên viên tiếp thị, chuyên viên tiếp thị đặt hàng cho kho có hóa đơn mua về công nợ nhng bị khống chế, chuyên viên tiếp thị chịu trách nhiệm về đơn đặt hàng này.