tại công ty TNHH Nhựa đờng Petrolimex.
Công ty Nhựa đờng Petrolimex về nhập kho hay xuất bán thẳng đều đợc phản ánh, ghi chép trên cả hai chỉ tiêu số lợng và giá trị. Kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp đều hạch toán theo giá thực tế.
Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên. Do vậy việc xuất bán hàng hoá phải đợc ghi hàng ngày khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Để theo dõi tình hình biến động của từng loại hàng hoá, kế toán sử dụng báo cáo chi tiết TK 156 theo dõi chi tiết cho từng kho . Cuối quý, căn cứ vào số liệu trên báo cáo chi tiết TK 156 kế toán tổng hợp sẽ tiến hành lên Báo cáo bán hàng và báo cáo tổng hợp TK 156.
Trị giá vốn của hàng xuất kho để bán đợc công ty xác định nh sau:
Nhựa đờng đặc nóng :
Giá nhập khẩu : tính theo giá CIF là mức giá nhập khẩu theo từng nhà cung cấp nớc ngoài theo từng hợp đồng, từng kho tại thời điểm cụ thể.
Giá vốn nhập khẩu : giá nhập khẩu + thuế xuất nhập khẩu ( 1% trên CIF) Giá vốn tại kho : giá vốn nhập khẩu + chi phí nhập khẩu (1%/CIF) + lãi vay (1%/CIF)
Lãi vay bao gồm : lãi vay tồn kho bình quân 1 tháng và lãi vay thuế VAT Giá giao tại kho: giá vốn nhập khẩu + khoản phí liên quan đến công tác đảm bảo ( bao gồm phí dự phòng 1%/ giá vốn nhập khẩu, lợi nhuận khâu đảm bảo 1%/giá vốn nhập khẩu, phí qua kho ).
Giá giao tại kho công ty quyết định và công bố ngày 25 hàng tháng.
Giá bán tại kho: giá giao tại kho + khoản phí liên quan công tác bán hàng tại kho . Trong đó khoản phí liên quan công tác bán hàng tại kho = lợi nhuận (1%-5%giá giao tại kho, do lãnh đạo công ty quyết định) + lãi vay trả chậm + dự phòng thanh toán 0,9%/1 tháng/giá giao + chi phí bán hàng 2 -5 %/giá giao + chi phí bán hàng 2 – 5%/giá giao. Đối với trờng hợp thanh tóan bằng tiền mặt không có 2 khoản: lãi chậm trả và dự phòng thanh toán.
Giá bán tại trạm trộn: giá bán tại kho + chi phí vận chuyển từ kho đến trạm trộn ( 0,07USD / TKm )
Nhựa đờng đóng phuy :
Gía xuất đóng phuy: giá nhập khẩu + chi phí liên quan nhập khẩu đảm bảo ( bao gồm: thuế nhập khẩu 1%/CIF, chi phí nhập khẩu 1%/CIF, lãi vay nhập khẩu 1%/CIF, dự phòng 0%, lợi nhuận khâu đảm bảo 0,5%/CIF )
Giá giao: giá xuất + phí tại kho liên quan đén công tác đóng phuy (bao gồm: chi phí vỏ, chi phí đóng 0-1%, phí qua kho trên 5 USD/T, chi phí khác 20.000đ/phuy)
Gía bán: giá giao + chi phí liên quan công tác bán hàng ( chi phí bán hàng 1 - 3 %/ giá giao, lợi nhuận 0 - 3% giá giao, lãi vay trả chậm, dự phòng)
Giá bán tại chân công trình: giá bán + chi phí vận chuyển đến chân công trình (chi phí này chi nhánh chủ động đàm phán dựa trên danh sách khách hàng) Đối với những sản phẩm bán ra tại các kho khác nhau thì sẽ đợc công ty quy định giá bán khác nhau, phù hợp với yêu cầu quản lý và bán hàng của toàn công ty.
Trị giá hàng xuất kho để bán đợc xác định theo phơng pháp nhập trớc- xuất trớc. Có nghĩa là hàng hoá nào nhập trớc thì sẽ xuất trớc và lấy giá thực tế của lần đó là giá của hàng hoá xuất kho. Dựa trên số liệu đã nhập vào máy từ qua trình mua hàng, khi lập giá vốn xuất máy sẽ tự động tính giá vốn phù hợp theo phơng pháp FIFO.
2.3.3. Tổ chức công tác kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Nhựa đ- ờng Petrolimex.
Do công ty có 2 hình thức bán hàng : + Bán hàng trực tiếp
+ Bán hàng điều động nội bộ.
Mỗi hình thức bán hàng có quy trình luân chuyển chứng từ và phơng phápc hạch toán đặc thù:
2.3.3.1.Bán hàng trực tiếp (sơ đồ 5)
Công ty bán hàng qua hệ thống các chuyên viên tiếp thị của phòng kinh doanh công ty .
Phòng kinh doanh căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết với khách hàng lập lệnh xuất hàng gửi cho kho và phòng kế toán để theo dõi. Thủ kho căn cứ vào lệnh xuất hàng viết phiếu cân kiêm biên bản giao nhận (chỉ áp dụng đối với hàng xá)_lập 3 liên. Kế toán kho căn cứ viết phiếu XKKVCNB_3 liên (liên 1 lu tại kho, liên 2,3 ngời giao hàng giữ và giao cho ngời nhận hàng 1 liên, ngời giao hàng đồng thời ký trên cả 3 liên). Thủ kho dựa trên phiếu XKKVCNB lập thẻ kho, kế toán kho xử lý số liệu theo phân cấp để theo dõi tồn kho. Cuối ngày Kế toán kho lập bảng kê và định kỳ 10 ngày tập hợp chứng từ gốc(lệnh xuất hàng, phiếu XKKVCNB _liên 2, phiếu CKBBGN liên gửi công ty có xác nhận của ng- ời nhận hàng) gửi về phòng kế toán công ty. Kế toán bán hàng lập hoá đơn
GTGT (3 liên), đồng thời xử lý số liệu và hạch toán bán hàng trên hệ thống Solomon IV.
Cụ thể : Lệnh xuất hàng số 118/LXH cho Công ty cổ phần đầu t và xây dựng 703 gửi cho Kho nhựa đờng Thợng Lý (biểu 1)
Kế toán kho lập: Phiếu XKKVCNB (biểu 2a)
Tại phòng kế toán sau khi nhận đợc bảng kê cùng chứng từ gốc, kế toán bán hàng lập hoá đơn GTGT (biểu3a) .
Kế toán bán hàng tiến hành thao tác trên Solomon IV nh sau: từ màn hình giao diện của Solomon IV vào Module chọn sổ quản lý bán hàng, chọn lệnh xuất hàng/giao hàng, trên giao diện hiện ra mã màn hình 40.110.000 là mã màn hình giao hàng.
Kế toán bán hàng lần lợt chọn kiểu đơn bán hàng, tại ô này có các kiểu để lựa chọn: lệnh xuất hàng, hoá đơn nội bộ, hoá đơn, thông báo có, hình thức trả lại. Đối với hình thức bán trực tiếp chọn “hoá đơn”. Nhập số hoá đơn ( chữ màu đỏ ), công ty sử dụng mẫu hoá đơn theo quy định của Bộ tài chính. Nhập ngày hoá đơn, nhập các thông tin về mã khách hàng (đối với hình thức bán hàng trực tiếp mã khách hàng có mã đầu là N - Công ty CP đầu t và xây dựng 703 có mã là N00-00510, hạn thanh toán máy cập nhật tự động
Về chi tiết kế toán nhập : (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Mã hàng hoá: hàng xá (rời) 1301- 010- 0- K, Nội dung: Nhựa đờng đặc 60/70- Rời
Số lợng: 21900 Đơn vị tính: kg
Đơn giá là giá bán trực tiếp theo quy định của công ty đã thoả thuận trên hợp đồng: 4817
Giá vốn là giá vốn theo phơng pháp tính FIFO (máy tự động nhặt): 4429.740
Kế toán bán hàng kiểm tra các thông tin khác nh xem có đúng kỳ hay không, phần thuyết minh ghi : xuất hàng, tỷ giá ngày xuất hàng.
Sau khi kiểm tra các thông tin vừa nhập kế toán bán hàng “save” và in hoá đơn. Kế toán bán hàng tiến hành các thao tác xác nhận các thao tác trên Solomon IV thì các thông tin trên hoá đơn máy sẽ tự động đi đến các sổ kế toán liên quan 511, 632, 331, 3331.
2.3.3.2 Bán hàng điều động nội bộ (sơ đồ 6)
Công ty bán hàng qua các chi nhánh của công ty . Công ty coi mỗi chi nhánh là một khách hàng thực hiện xuất bán bình thờng và lập hoá đơn nội bộ và xác định doanh thu nội bộ.
Chi nhánh lập lệnh xuất hàng (ghi số lợng cần xuất) giao cho kho và phòng kế toán công ty để theo dõi. Tại kho thực hiện các thao tác nh đối với bán trực tiếp, nhng đối với hàng xá phiếu CKBBGN lập 4 liên, cuối ngày Kế toán kho lập bảng kê cùng với chứmg từ photo về chi nhánh để chi nhánh xuất hoá đơn bán hàng (giá vốn theo giá giao của công ty xuất theo phơng pháp FIFO, giá bán là giá bán trực tiếp), căn cứ vào hoá đơn bán hàng kế toán chi nhánh lập phiếu nhập kho chuyển thẳng (số lợng nhập kho là số lợng khách hàng chấp nhận thanh toán, giá nhập là giá tại thời điểm đó) – phiếu nhập kho này lu tại chi nhánh. Định kỳ 10 ngày kho lập bảng kê cùng với bộ chứng từ gốc về chi nhánh và công ty. Tại công ty, Kế toán bán hàng kiểm tra đối chiếu số liệu trong hệ thống với số liệu chứng từ gốc lập bảng kê xuất bán hàng hoá để đối chiếu với chi nhánh, lập hoá đơn GTGT nội bộ, xác định công nợ nội bộ, doanh thu nội bộ, thuế. Trong đó: giá vốn theo phơng pháp FIFO máy tự động nhặt, giá bán : là giá giao cho chi nhánh .
Cụ thể : Lệnh xuất hàng của Chi nhánh nhựa đờng Hải Phòng cho Công ty Nam Cờng – Hải Dơng
Phiếu XKKVCNB của kho Thợng lý (biểu2b)
Ngày 29/12/2006: Kế toán lập hoá đơn GTGT nội bộ (biểu 3b) cho chi nhánh nhựa đờng Hải Phòng với mã :A20-000030
Để lập hoá đơn kế toán nhập chi tiết :
Mã hàng hoá: hàng xá (rời) 1301- 010- 0- K, Nội dung: Nhựa đờng đặc 60/70- Rời
Số lợng: 139810 Đơn vị tính: Kg
Đơn giá là giá bán nội bộ theo quy định của công ty đã thoả thuận trên hợp đồng: 4668.035
Giá vốn là giá vốn theo phơng pháp tính FIFO (máy tự động nhặt)
Bảng kê xuất bán hàng hoá kho nhựa đờng Thợng Lý _bảng này đợc lập theo từng đơn vị khách hàng. Ví dụ : Công ty Cổ phần đầu t và xây dựng 703 (biểu4a)
Kế toán bán hàng xác nhận các thao tác trên Solomon IV thì các thông tin trên hoá đơn máy sẽ tự động đi đến các sổ kế toán liên quan 512, 632, 331, 3331.
* Để theo dõi bán hàng trong ngày, kế toán có Báo cáo đơn bán hàng_ hàng ngày và Báo cáo đơn bán hàng.
Quy trình nhập : từ module quản lý bán hàng chọn Report, Báo cáo đơn bán hàng hoặc Báo cáo đơn bán hàng- hàng ngày. ví dụ chọn Báo cáo đơn bán hàng, nhập kỳ và chọn Preview để xem :
* Để theo dõi đợc các sổ kế toán trên hệ thống kế toán cần phải chọn “sổ
Chọn kỳ kế toán cần theo dõi sổ cái tại Beg/end period , vào Select để chọn tài khoản cần in bằng cách nhập Field, Operator, Begin with và Value là tên tài khoản. Ví dụ chọn TK 511, ta sẽ có màn hình giao diện nh sau :
Trong tháng 12, tại công ty có các sổ kế toán sau:
Báo cáo xuất nhập tồn theo kỳ – xuất nhập tồn theo kho của kho Thợng lý ( TL01) (biểu 5
Chi tiết sổ cái 6320000- giá vốn hàng bán trực tiếp (biểu6) Chi tiết sổ cái 6320000- giá vốn hàng bán nội bộ (biểu 7)
Chi tiết sổ cái 5110000 – doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (biểu8)
Chi tiết sổ cái 5120000 – doanh thu bán hàng nội bộ (biểu9) Kế toán giảm trừ doanh thu hiện nay tại công ty công ty thực hiện chiết khấu thanh toán ghi vào hoá đơn cuối cùng đối với những khách hàng mua số l- ợng nhiều theo quy định đợc chiết khấu đã đợc thoả thuận trên hợp đồng kinh tế.
Khách hàng của công ty chủ yếu là các công ty trong nớc công ty cha giao dịch với các bạn hàng nớc ngoài nên trong phần giảm trừ doanh thu không có thuế xuất khẩu. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
2.3.3. Kế toán thanh toán với ngời mua
* Khi bán hàng thu tiền ngay, trên cơ sở các hoá đơn bán hàng, bảng kê
bán lẻ, số tiền khách hàng trả, kế toán tiền mặt lập phiếu thu. Phiếu thu đợc lập làm 3 liên, chuyển cho kế toán trởng ký. Sau đó đợc chuyển cho cho thủ quỹ để
thu. Một liên lu lại nơi lập phiếu, một liên giao lại cho ngời nộp tiền, thủ quỹ giữ một liên để ghi vào sổ quỹ, sau đó chuyển cho kế toán tiền mặt để nhập số liệu vào hệ thống Solomon IV. Kế toán tiền mặt vào giao diện bút toán tiền từ module “sổ tiền”
Kế toán nhập mã giao dịch 01 hoặc 04 tuỳ là bán hàng trực tiếp hay nội bộ, số seri hoá đơn, loại thuế, mã khách hàng, diễn giải nội dung nghiệp vụ, ghi số tiền bên có. (nhập đầy đủ các thông tin liên quan là cơ sở để máy lọc số liệu thuế VAT đầu ra).
Để in phiếu thu kế toán chỉ cần chọn “phiếu thu” ở trên giao diện, máy sẽ cho ra mẫu phiếu thu phù hợp với mẫu quy định của Bộ tài chính.
Ví dụ về mẫu phiếu thu:Căn cứ vào hoá đơn số 0000907 bán hàng ngày27/12/2006 và số tiền ghi trên hoá đơn, ngày 31/12/2006 khi khách hàng thực hiện thanh toán, kế toán lập phiếu thu (biểu 10)
* Khi bán hàng thu tiền chậm, từ Hoá đơn xuất bán hàng hoá, đồng thời
với việc ghi nhận doanh thu là ghi nhận các khoản nợ của khách hàng.
Hàng ngày kế toán công nợ thực hiện thao tác trên hệ thống để theo dõi công nợ phải thu. Từ màn hình nhập liệu vào module sổ phải trả, màn hình 08.030_thực hiện thanh toán, nhập số lô, kỳ ghi sổ, kế toán công nợ thực hiện áp
công nợ (có thao tác này là do công ty hạch toán số phát sinh bên có bên nợ của tài khoản phải trả vào tài khoản trung gian 1319 (chi tiết cho từng khách hàng).
Ví dụ nh đối với khách hàng là Công ty CP xây dựng công trình 484. Quy trình thực hiện nh sau:
Phòng kinh doanh của công ty theo dõi công nợ trực tiếp, kế toán thực hiện đối chiếu công nợ với phòng kinh doanh của công ty theo định kỳ,cuối quý có biên bản đối chiếu công nợ theo quý kế toán lu biên bản.
Dựa trên số liệu đã nhập từ hệ thống, kế toán công nợ thực hiện thao tác trên hệ thống để có các báo cáo công nợ phải thu chi tiết (có thể lọc theo từng khách hàng) (biểu 11), cuối kỳ kế toán lập báo cáo công nợ phải thu tổng hợp (biểu 12), báo cáo công nợ theotuổi nợ.
2.3.5 Kế toán chi phí bán hàng và kế toán chi phí quản lý doanhnghiệp nghiệp
Chi phí để xác định kết quả bán hàng của công ty bao gồm : chi phí bán hàng, chi phí qua kho, chi phí quản lý chung. Công ty không sử dụng TK 1562 để tập hợp chi phí mua hàng hoá mà tập hợp vào TK641.
* Chi phí bán hàng của công ty bao gồm : chi phí nhân viên (Lơng, BHXH,BHYT,KPCĐ, tiền ăn ca…), chi phí dụng cụ đồ dùng , chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí vận tải, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí khác bằng tiền.
* Chi phí qua kho bao gồm: chi phí nhân viên (tiền lơng, BHXH,BHYT,KPCĐ, tiền ăn ca…), chi phí nguyên vật liệu bao bì, chi phí dụng cụ đồ dùng, chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí bảo quản bảo hành, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí khác bằng tiền.
* Chi phí quản lý chung : chi phí nhân viên quản lý, chi phí đồ dùng văn phòng, chi phí khấu hao TSCĐ, thuế phí lệ phí, chi phí dự phòng (dự phòng phải thu khó đòi, giảm giá hàng tồn kho, dự phòng khác), chi phí dịch vụ mua ngoài (bảo hiểm, sử chữa TSCĐ, đào tạo tuyển dụng…..), chi phí khác bằng tiền.
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ nh (phiếu chi, giấy báo có, giấy thanh toán tạm ứng ….) kế toán tiền mặt, kế toán ngân hàng nhập vào hệ thống Solomon IV.
Các chứng từ trên nếu đợc phát sinh tại các kho sẽ đợc bộ phận kế toán kho tập hợp ở kho và gửi lên Phòng tài chính kế toán_ công ty để thực hiện hạch toán tập trung. Các chứng từ mà phát sinh tại văn phòng công ty sẽ đợc tập hợp và xử lý ngay tại văn phòng công ty.
Quy trình nhập liệu ban đầu nh sau :
- Đối với các khoản phát sinh đợc thanh toán bằng tiền gửi Ngân hàng : từ module vào sổ tiền chọn bút toán tiền. Nhập số tiền phát sinh, nhập tài khoản tiền gửi ngân hàng (ví dụ tại Ngân hàng Công thơng : 1121200), mã tiểu khoản là 00-00-0-000, nhập các thông tin tơng tự phần kế toán tiền mặt (do khách hàng thanh toán).
- Đối với các khoản phát sinh thanh toán bằng tiền mặt tơng tự nh tiền gửi