- Nền kinh tế Việt Nam tiếp tục tăng trởng với tốc độ cao (8,4%) đã tạo điều kiện cho sự tăng trởng của các ngành cung cấp vật t. Cùng xu thế hội nhập, môi trờng pháp lý của Việt Nam đã đợc cải thiện vào tạo thuận lợi cho các doanh nghiệp chủ động thực hiện cơ chế kinh doanh theo cơ chế thị trờng và đáp ứng yêu cầu của khách hàng, thực hiện các cơ chế tài chính đảm bảo phản ánh hiệu quả kinh doanh chuẩn xác và dự phòng đợc rủi ro trong kinh doanh.
- Nhu cầu các sản phẩm dẫn xuất từ nhựa đờng nh nhũ tơng nhựa đờng, nhựa đờng Polime ngày càng gia tăng. Đây là những sản phẩm không thể thiếu trong công trình xây dựng và nâng cấp đờng bộ theo công nghệ tiên tiến hiện nay.Việc đầu t sản xuất nhũ tơng nhựa đờng, nhựa đờng Polime có nhiều thuận lợi về mặt bằng, cơ sở vật chất kĩ thuật, trình độ kỹ thuật công nghệ,…và đồng bộ hoá dãy sản phẩm kinh doanh rất thuận lợi trong việc tiếp thị bán hàng.
- Cơ hội đầu t tàu vận chuyển nhựa đờng bằng cách liên doanh đâù t với một công ty vận tải xăng dầu của Petrolimex nhằm mục đích chủ động trong nhập khẩu nhựa đờng đặc nóng đảm bảo nguồn hàng kinh doanh; đồng thời đây
2.1.2.2.Thách thức :
- Cạnh tranh ngày càng gay gắt, quyết liệt giữa các doanh nghiệp kinh doanh nhựa đờng. Các hãng nớc ngoài nh Shell,Caltex,Mobil,…có lợi thế về th- ơng hiệu mạnh, tiềm lực tài chính mạnh, trình độ quản lý cao và đội ngũ tiếp thị tinh thông.Các hãng t nhân trong nớc nh ITC,ADICo,… có lợi thế về bộ máy gọn nhẹ, chính sách tiếp thị bán hàng mềm dẻo và thực dụng.
-Tàu vận tải nhựa đờng nóng trong khu vực thiếu.Công ty luôn luôn bị động trong việc thuê tàu, từ đó không chủ động đợc nguồn hàng nhập khẩu.
-Công nợ tăng cao do giá nhựa đờng tăng cao.Các nhà thầu không đợc điều chỉnh giá theo sự tăng giá của nhựa đờng.Hiện nay, Nhà nớc nợ các nhà thầu thi công công trình giao thông vay do có nhiều rủi ro về nợ quá hạn.
- Đòi hỏi của khách hàng ngày càng cao về công nợ trả chậm.Vì vậy yêu cầu về nguồn vốn tín dụng tài trợ cho bán hàng ngày càng lớn.Việc yêu cầu bảo lãnh để thực hiện các hợp đồng bán hàng trả chậm không dễ dàng trong điều kiện khách hàng có nhiều sự lựa chọn.
2.2 Đặc điểm về bộ máy quản lý và kế toán của côngty tnhh nhựa đờng petrolimex. ty tnhh nhựa đờng petrolimex.
2.2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý
* Hình thức, t cách pháp nhân của công ty:
Công ty TNHH Nhựa đờng Petrolimex hạch toán kinh tế độc lập, tự chủ về tài chính và hoạt động theo Luật doanh nghiệp. Chủ sở hữu là công ty CP Hóa dầu Petrolimex nắm giữ 100% vốn điều lệ.
* Tổ chức bộ máy của công ty:
Tổ chức bộ máy Công ty TNHH Nhựa đờng Petrolimex đợc phân chia làm 3 nhóm là : Văn phòng công ty; các kho nhựa đờng trực thuộc và các Chi nhánh nhựa đờng.
Bộ máy Văn phòng công ty gồm có : Chủ tịch công ty, Giám đốc công ty, các Phó giám đốc và các Phòng nghiệp vụ công ty. Trong đó gồm có 5 phòng nghiệp vụ là: phòng quản trị tổng hợp, phòng kinh doanh nhựa đờng, phòng đảm bảo nhựa đờng, phòng tài chính kế toán và phòng kỹ thuật.
- Chủ tịch công ty là ngời đại diện cho Công ty và chịu trách nhiệm trớc Hội đồng quản trị PLC về các hoạt động của Công ty.
- Giám đốc công ty chịu trách nhiệm trớc Chủ tịch công ty về hoạt động của công ty, trực tiếp điều hành công việc của công ty và phải báo cáo lại những hoạt động của công ty mình với Chủ tịch công ty.
đốc cũng phải chịu trách nhiệm trớc giám đốc công ty và Chủ tịch công ty về những việc đợc giao phó.
Các phòng nghiệp vụ đợc chia theo từng nhóm chức năng và nhiệm vụ cụ thể nh sau:
- Phòng quản trị tổng hợp: chịu trách nhiệm trớc ban giám đốc các thủ tục
về quản trị hành chính (thảo công văn theo yêu cầu của giám đốc, gửi và nhận các văn bản có liên quan đến công việc, đóng dấu khi cần xác minh t cách pháp nhân) các nhiệm vụ có liên quan đến tổ chức cán bộ, lao động tiền lơng, chế độ chính sách, bảo hiểm, nghỉ lễ tết nghỉ phép của cán bộ công nhân viên chức trong công ty.
- Phòng tài chính kế toán: chịu trách nhiệm trớc ban giám đốc về công tác kế toán, tài chính của công ty, đảm bảo các chỉ số về tài chính và kế toán luôn theo dõi kịp thời và chính xác. Phòng phải đa ra bảng cân đối kế toán, bản báo cáo tài chính thờng niên cùng chi tiết các quỹ đã sử dụng... tính toán các chi phí phải trả, lãi lỗ tiền chia cho các cổ đông, các loại thuế phải nộp lơng thởng và các chế độ khác cho cán bộ công nhân viên toàn công ty.
- Phòng đảm bảo nhựa đờng: là phòng chuyên quản lý về chất lợng sản phẩm nhựa đờng, phòng có nhiệm vụ luôn đảm bảo yếu tố chất lợng, tiêu chuẩn quy định, mẫu mã bao bì đóng gói sản phẩm phải đảm bảo đúng kỹ thuật, cũng nh đúng bao bì yêu cầu của công ty đặt ra. Bên cạnh đó, vì sản phẩm nhựa đờng là sản phẩm có nhiều nguyên vật liệu phải nhập khẩu nên công việc theo dõi và đẩm bảo việc nhập khẩu và xuất khẩu nhựa đờng luôn phải đúng tiến độ và đảm bảo chất lợng mỗi khi có động thái xuất hay nhập khẩu. Mặt khác, một việc khá quan trọng mà phòng cũng phải đảm bảo là việc thống kê số lợng nhựa đờng sẽ nhập vào và bán ra trên thị trờng, từ đó sẽ lên kế hoạch điều độ xe chuyên chở nhựa đờng tới các chi nhánh và kho bãi hay tới địa chỉ yêu cầu của khách hàng, cũng nh chuẩn bị bồn bể chứa nhựa đờng tại các địa điểm tới của sản phẩm.
- Phòng kinh doanh nhựa đờng : có nhiệm vụ tìm và phát triển khách hàng có nhu cầu sử dụng nhựa đờng, duy trì mối quan hệ với khách hàng cũ, khai thác khách hàng tiềm năng nhằm duy trì, xây dựng nguồn khách hàng lâu dài. Cùng với phòng quản trị tổng hợp, phòng kế toán dới sự giám sát của Giám đốc công ty, phòng sẽ đa ra chiến lợc marketing hoặc chăm sóc khách hàng theo các cách khác nhau để xây dựng lòng tin trong khách hàng và có đợc nhiều hợp đồng sử dụng sản phẩm nhựa đờng của công ty.
Các kho trực thuộc gồm có 5 kho là: kho nhựa đờng Thợng Lý, kho nhựa
đờng Nại Hiên, kho nhựa đờng Quy Nhơn, kho nhựa đờng Nhà Bè và kho nhựa đờng Trà Nóc.
Các chi nhánh trực thuộc gồm 4 chi nhánh: chi nhánh nhựa đờng Hải
Phòng, chi nhánh nhựa đờng Đà Nẵng, chi nhánh nhựa đờng Sài Gòn và chi nhánh nhựa đờng Cần Thơ.
- Sơ đồ tổ chứccông ty mẹ _ Công ty cổ phần hoá dầu Petrolimex (sơ đồ 1) - Sơ đồ tổ chức Công ty TNHH Nhựa đờng Petrolimex (sơ đồ 2)
2.2.2 Đặc điểm tổ chức kế toán của công ty 2.2.2.1. Hình thức tổ chức công tác kế toán 2.2.2.1. Hình thức tổ chức công tác kế toán
Do cơ cấu tổ chức của công ty bao gồm có hệ thống các kho và các chi nhánh đặt tại các địa điểm khác nhau nên công tác kế toán của công ty đợc tổ chức theo hình thức tổ chức kế toán vừa tập trung vừa phân tán.
* Kế toán văn phòng công ty : Công ty là đơn vị hạch toán độc lập , thực
hiện xử lý các chứng từ do kho gửi lên, thu thập phân loại và xử lý chứng từ của các nghiệp vụ phát sinh tại Văn phòng Công ty đồng thời theo quy định có nhiệm vụ kiểm tra tổng hợp báo cáo kết quả của các chi nhánh để lập báo cáo cho toàn công ty, và lập báo cáo gỉ lên công ty mẹ. Hiện nay, phòng Tài chính kế toán của công ty có 6 nhân viên kế toán bao gồm: kế toán tổng hợp, kế toán bán hàng kiêm thủ quỹ, kế toán tiền mặt, kế toán công nợ và tài sản cố định, kế toán ngân hàng và thuế. Nhân viên kế toán chịu trách nhiệm về phần hành cụ thể tạo thành mắt xích quan trọng trong công tác kế toán. Cụ thể :
- Kế toán trởng kiêm kế toán tổng hợp:
+ Chịu trách nhiệm trớc giám đốc về công tác kế toán của toàn công ty. + Trực tiếp phụ trách công tác chỉ đạo, điều hành tài chính, tổ chức và h- ớng dẫn việc thực hiện các chính sách chế độ quy định của nhà nớc...
+Trực tiếp kiểm tra và lập báo cáo kế toán toàn công ty.
+Tổ chức xây dựng quy trình nghiệp vụ, bố trí lao động phù hợp với trình độ và kinh nghiệm của từng ngời.
+Tập hợp thông tin trên sổ kế toán tổng hợp nh sổ cái, lập và nộp báo cáo tài chính của văn phòng công ty...
- Kế toán ngân hàng và kế toán thuế:
+ Mở lệnh chi thanh toán với bạn hàng, mở L/C thanh toán với khách hàng.
+Từng ngày nhập tỷ giá vào hệ thống,đánh giá lại tỷ giá vào cuối niên độ.
+ Lập tờ khai thuế GTGT, tờ khai thuế TNDN... - Kế toán thanh toán và tài sản cố định
+ Theo dõi và đôn đốc thu hồi các khoản nợ.
+ Thực hiện áp công nợ kết hợp với phòng kinh doanh để theo dõi.
+ Theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ và thực hiện trích khấu hao theo quy định hiện hành.
- Kế toán bán hàng và thủ quỹ:
+ Có nhiệm vụ viết hoá đơn bán hàng, kiểm kê hàng hoá, mở sổ tổng hợp, chi tiết theo dõi các khoản thu của công ty
+ Thực hiện thu và chi tiền mặt khi có phiếu thu, phiếu chi. Thờng xuyên thông báo lợng tồn quỹ cho lãnh đạo để đảm bảo công tác thanh toán.
- Kế toán tiền mặt
+ Theo dõi các khoản thu chi bằng tiền mặt .
+ Lập phiếu thu chi tiền mặt và các sổ có liên quan.
* Các chi nhánh là đơn vị hạch toán phụ thuộc có mã số thuế riêng.
Phòng kế toán của chi nhánh có nhiệm vụ thực hiện công tác kế toán phát sinh tại chi nhánh, lập báo cáo gửi về công ty để bộ phận kế toán văn phòng công ty lập báo cáo kết quả của toàn công ty theo quy định hiện hành.
* Các kho là đơn vị hạch toán báo sổ hạch toán kế toán thống kê theo
thống báo và quy định của công ty. Kế toán kho đợc coi nh là 1 bộ phận của phòng Tài chính kế toán công ty. Kế toán kho có nhiệm vụ thu thập phân loại các chứng từ liên quan, lập phiếu xuất kho, thẻ kho, cập nhật chứng từ vào hệ thống chơng trình của Công ty, lập bảng kê định kỳ gửi về công ty để theo dõi và hạch toán.
2.2.2.2. Các chính sách kế toán chủ yếu tại Công ty TNHH Nhựa đ- ờng Petrolimex.
Công ty thực hiện chế độ hạch toán Kế toán theo quy định của Pháp luật hiện hành về kế toán thống kê và quy chế quản lý tài chính của Công ty. Tuy nhiên để phù hợp đặc điểm kinh doanh của công ty, chính sách kế toán của công ty cũng có những đặc thù riêng.
+ Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 cùng năm dơng lịch. Năm tài chính đầu tiên của công ty bắt đầu từ ngày đợc cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 năm đó.
+ Phơng pháp tính thuế GTGT: theo phơng pháp khấu trừ.
+ Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là VND, nguyên tắc chuyển đổi đồng tiền khác theo tỷ giá ngoại tệ do Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh giao dịch.
+ Phơng pháp tính khấu hao TSCĐ: theo phơng pháp đờng thẳng.
+ Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.
+ Phơng pháp tính trị giá hàng hóa xuất kho theo phơng pháp nhập trớc xuất trớc (FIFO)
+ Hệ thống tài khoản công ty sử dụng theo quy định chung của Bộ tài chính, nhng để đáp ứng yêu cầu kế tóan của công ty, công ty mở chi tiết đến tài khoản cấp 4, và mỗi tài khoản đó sẽ có hệ thống các tiểu khoản ứng với từng đơn vị khách hàng, kho…. ví dụ: N00-000010: Công ty công trình giao thông 2 Hà Nội. Mã N là của Công ty Nhựa đờng Petrolimex, 00 là mã Văn phòng công ty, các kho và chi nhánh có mã riêng.
+ Phần mềm kế toán sử dụng: phần mềm kế toán SOLOMON IV đợc mua của nớc ngoài và là phần mềm trọn gói.
+ Hình thức kế toán: Hình thức kế toán của công ty sử dụng kết hợp giữa các hình thức kế toán: chứng từ ghi sổ và Nhật ký chứng từ đợc thiết kế trên hệ thống Solomon IV.
+ Hệ thống chứng từ kế toán: Hoá đơn GTGT, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu cân kiêm biên bản giao nhận, bảng kê hàng hoá bán ra, phiếu thu, phiếu chi, giấy báo có, giấy báo nợ của ngân hàng, hoá đơn ngoại (invoice), bảng chấm công, biên lai nộp thuế ...
+ Hệ thống sổ sách: Kế toán trởng chỉ đạo phân công cụ thể cho từng cán bộ tham gia về mở các sổ, ghi chép , in, quản lý và bảo quản theo quy định. hệ thống sổ sách đợc áp dụng 1 mẫu sổ thống nhất đợc thiết kế trên máy: các báo cáo chi tiết (sổ chi tiết), sổ cái các tài khoản...
+ Báo cáo tài chính: Hàng quý, năm, Công ty đều phải lập báo cáo tài chính bao gồm: bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, bản thuyết minh báo cáo tài chính, bao gồm cả các báo cáo về toàn công ty nộp cho công ty mẹ để lập báo cáo hợp nhất.
2.2.2.3. Phần mềm kế toán áp dụng tại Công ty TNHH Nhựa đờngPetrolimex. Petrolimex.
Solomon là chương trỡnh phần mềm trọn gúi phục vụ chủ yếu cho cụng tỏc tài chớnh kế toỏn do Cụng ty đặt mua và đặt triển khai của một cụng ty nước ngoài.
Minh hoạ màn hỡnh giao diện:
* Về thiết kế:
- Kiểu thiết kế: Chương trỡnh được thiết kế theo module (mụ hỡnh đơn thể), trong đú mỗi module đảm nhiệm một chức năng riờng biệt nhưng cú quan hệ với nhau khi hợp thành một hệ thống.
- Về ngụn ngữ: Chương trỡnh được thiết kế chủ yếu bằng ngụn ngữ Visual Basic, phiờn bản 6.0, nhỏnh Script. Bờn cạnh đú, chương trỡnh cũng dựng một số ngụn ngữ khỏc để hỗ trợ cho cụng cụ truy vấn cơ sở dữ liệu và cụng cụ thiết kế bỏo cỏo.
- Về cơ sở dữ liệu: Chương trỡnh được thiết kế để chạy trờn nền cơ sở dữ liệu SQL 7.0 trở lờn, cấu trỳc chương trỡnh là server - client.
- Module Sổ tiền: (CA). Module sổ tiền dựng để cập nhật, xử lý và cung cấp thụng tin cú liờn quan tới phần hành kế toỏn tiền, bao gồm tiền mặt tại quỹ, tiền đang chuyển và tiền gửi ngõn hàng.
- Module Sổ phải thu: (AR). Module sổ phải thu dựng để cập nhật, xử lý và cung cấp thụng tin cú liờn quan tới phần hành kế toỏn phải thu khỏch hàng, bao gồm phải thu trực tiếp khỏch hàng, phải thu nội bộ và phải thu khỏc.
- Module Sổ phải trả: (AP). Đõy là module dựng để cập nhật, xử lý và cung cấp thụng tin cú liờn quan tới phần hành kế toỏn phải trả, bao gồm phải trả nội bộ, phải trả nhà cung cấp và phải trả khỏc.
- Module Hàng tồn kho( IN). Module hàng tồn kho dựng để cập nhật, theo