3.2.1.1. Hoàn thiện quy chế khen thưởng, kỷ luật:
Trung tâm cần xây dựng quy chế khen thưởng, kỷ luật minh bạch, rõ ràng rồi công bố với NLĐ. Khi xây dựng, Trung tâm lựa chọn các hình thức khen thưởng và đưa ra các mức thưởng hợp lý. Mỗi hình thức khen thưởng có những ưu và nhược điểm riêng. Do đó, Trung tâm nên sử dụng kết hợp một số hình thức thưởng nhất định sẽ tận dụng được lợi thế của chúng. Ngoài các hình thức khen thưởng hiện nay như thưởng sáng kiến, thưởng hoàn thành kế hoạch, Trung tâm cần bổ sung thêm các hình thức thưởng về năng suất, chất lượng sản phẩm, tiết kiệm nguyên vật liệu và chấp hành kỷ luật, thưởng cho tinh thần hợp tác, cho việc tìm được bạn hàng mới…Khi đã xây dựng được các quy định rõ ràng về các mức thưởng cần thông báo và giải thích cho NLĐ hiểu rõ để làm tăng kỳ vọng của họ về quan hệ giữa kết quả - phần thưởng.
Việc thực hiện thưởng có thể dưới dạng bằng tiền hay hiện vật nhưng điều quan trọng cần được ấn tượng tốt của người được thưởng về cái mà họ nhận được. Trung tâm không được để xảy ra hiện tượng thiên vị trong thực hiện thưởng. Với những NLĐ thực hiện công việc liên tục xuất sắc nên áp dụng hình thức tăng lương tương xứng với thực hiện, hay tăng lương trước niên hạn để kích thích sự nỗ lực trong công việc của họ. Tuy nhiên, Trung tâm cần xây dựng rõ quy định và công khai về tỷ lệ tăng lương và niên hạn tăng lương để đảm bảo việc thực hiện đúng quy định của mình. Trung tâm có
thể áp dụng việc bình bầu theo hệ số như hoàn thành công việc dựa vào tiêu chuẩn thực hiện công việc đã quy định để xét thưởng theo lương cơ bản trong kỳ. Trong đó, thưởng có thể được xác định như sau:
Thƣởng = (Lcb + PC) x K1 x K2 x K3
Trong đó:
- Lcb + PC : tiền lương cơ bản và phụ cấp
- K1 : Hệ số thưởng chung trong kỳ (dựa vào mức độ hoàn thành mục tiêu của toàn Trung tâm, trong đó xuất sắc bằng 1,0 và giảm đi tương ứng với các mức độ hoàn thành mục tiêu khác nhau).
- K2 : Hệ số thưởng đơn vị (dựa vào mức độ hoàn thành mục tiêu của
Bộ phận mà người lao động đang làm việc) với các mức như sau:
Đối với các bộ phận sản xuất:
+ K2 = 1: áp dụng đối với đơn vị hoàn thành kế hoạch 100%.
+ K2 = 1,1: áp dụng đối với đơn vị hoàn thành kế hoạch > 100 - 120%. + K2 = 1,2: áp dụng đối với đơn vị hoàn thành kế hoạch >120%.
Các đơn vị không hoàn thành kế hoạch, hệ số K2 được tính lũy thoái: + K2 = 0,95: áp dụng đối với đơn vị hoàn thành kế hoạch từ 90 - <100%.
+ K2 = 0,90: áp dụng đối với đơn vị hoàn thành kế hoạch từ 80 - <90%. + K2 = 0,80: áp dụng đối với đơn vị hoàn thành kế hoạch dưới 80%.
Đối với các phòng nghiệp vụ:
+ K2 = 1,0: áp dụng đối với đơn vị bình xét xếp loại A. + K2 = 0,9: áp dụng đối với đơn vị bình xét xếp loại B. + K2 = 0,7: áp dụng đối với đơn vị bình xét xếp loại C. + K2 = 0,5: áp dụng đối với đơn vị bình xét xếp loại D.
- K3 : Hệ số thành tích cá nhân (dựa vào đánh giá thực hiện công việc
C = 1,0 (hoàn thành), loại D = 0,8 (không hoàn thành do yếu tố khách quan, người lao động vẫn chấp hành đúng quy định), loại E = 0,5 (không hoàn thành nhiệm vụ được giao do lỗi của người lao động vi phạm các quy định của Trung tâm).
Theo cách tính toán này đã thừa nhận những đóng góp của các cá nhân nên có tác dụng rất cao. Nhưng để đảm bảo tính công bằng thì các quy định xét thưởng các bộ phận/phòng ban loại A, B, C, D và các cá nhân A, B, C, D, E cần phải luôn nghiên cứu để xây dựng cho phù hợp với tình hình thực tế tránh tình trạng thưởng sai đối tượng.
Trong quá trình thực hiện quy chế thưởng, Trung tâm cần chú ý tới các khía cạnh sau:
Thứ nhất, khen thưởng phải công minh đúng người, đúng thành tích. Bởi vì, trong môi trường tập thể, NLĐ thường đánh giá thành quả hoạt động của mình bằng cách đối chiếu nó với thành quả của những người khác, ít khi đo lường với các tiêu chuẩn chính thống. Thưởng phải đảm bảo công bằng với tất cả mọi người trong Trung tâm, nó phải dựa trên mức độ hoàn thành công việc của cá nhân chứ không phải là vị trí của người lao động.
Bên cạnh đó, sự ganh tị luôn tiềm ẩn những nguy cơ dẫn đến nhân viên nói lời chia tay với Trung tâm. Trung tâm cần xây dựng cho mình một hệ thống đánh giá thành tích công minh. Trung tâm cũng nên lắng nghe những thông tin, những nhận xét phản hồi từ các nhân viên trong bộ phận một cách không chính thức về việc khen thưởng hoặc đề bạt đối với một cá nhân nào đó. Bởi có đôi khi, những thông tin này rất hữu ích, vì nó giúp Ban lãnh đạo Trung tâm ra quyết định chính xác hơn khi khen thưởng, nhằm đảm bảo khen thưởng đúng người và đúng thành tích.
Thứ hai, Trung tâm đưa ra các quyết định thưởng phải kịp thời, đúng nơi và đúng lúc. Biện pháp khen thưởng phải được thực hiện ngay khi nhân
viên đạt được thành tích, đừng để nguội lạnh hết nhiệt tình của nhân viên. Sự chậm trễ trong việc phản hồi thành tích của nhân viên có thể khiến nhân viên nghĩ rằng: “Nhà quản lý của họ không quan tâm đến công việc của họ”. Điều này sẽ nảy sinh những bất mãn trong công việc và làm sụt giảm năng suất. Không những thế, nếu khen thưởng chậm sẽ làm mất đi tính khích lệ cũng như tính tuyên truyền của khen thưởng, giảm giá trị của phần thưởng vì phần thưởng lúc này có thể đã không còn ý nghĩa đối với nhân viên như trước. Bởi vậy, Trung tâm cần có những ghi nhận kịp thời với những thành tích xuất sắc, cần phải có những lời khen ngợi ngay, không nhất thiết phải có khoản thưởng kèm theo ngay nếu Doanh nghiệp chưa có khả năng tài chính để ghi nhận những đóng góp tích cực và tăng lòng tự hào của bản thân NLĐ.
Thứ ba, quyết định thưởng nên công khai trước toàn thể Trung tâm để tăng niềm tự hào của cá nhân tốt và nêu gương sáng cho những người khác học tập với hi vọng có cơ hội được khẳng định chính mình trước tập thể. Việc tiến hành công nhận hay trao giải thưởng phải trang trọng. Dù bận đến đâu, Lãnh đạo Trung tâm nên là người trực tiếp công nhận và khen thưởng nhân viên. Thông tin khen thưởng phải được công bố rộng rãi cho mọi nhân viên, đối tác và đặc biệt là gia đình của người được khen thưởng. Tuy nhiên, cần lưu ý tránh tình trạng thưởng trở thành nguồn thu nhập chính khi đó sẽ làm mất vai trò của tiền lương.
Thứ tư, tạo mối liên kết thành tích – khen thưởng rõ ràng, Trung tâm phải đảm bảo rằng NLĐ của mình hiểu được họ đang được yêu cầu làm gì để có thể xứng đáng với sự khen thưởng và mục tiêu cá nhân của họ phải dựa trên cái nhìn thực tế về tương lai và gắn liền với những gì Trung tâm cần làm để thành công. Hơn nữa, tầm cỡ khen thưởng phải phù hợp với giá trị những mục đích của Trung tâm. Người lao động ở mọi cấp sẽ có động lực hơn trong việc sử dụng nỗ lực cá nhân vào trong công việc một khi họ cảm thấy mình là
một phần của bức tranh lớn hơn và hiểu được những hành động của họ có đóng góp như thế nào cho sự thành công của Trung tâm. Đây vừa là vấn đề khen thưởng vừa là vấn đề thông tin liên lạc.
Thứ năm, Trung tâm cần phải đưa ra những chính sách và mục tiêu để đạt thành tích, điều này có tác động lớn đến cung cách làm việc của người lao động. Việc Trung tâm đưa ra được những định hướng phù hợp sẽ giúp NLĐ nhìn nhận đúng được yêu cầu đặt ra cho mình là gì và sẽ có động lực để thực hiện những mục tiêu đó. Mặt khác, Trung tâm không đưa ra được các định hướng hoạt động thì NLĐ có thể bị lúng túng, không có động lực làm việc hoặc có những hành vi thiếu tính xây dựng. Có hai yếu tố quan trọng để đạt được thành tích đó là: Các chính sách đúng đắn và các mục tiêu phù hợp.
Bên cạnh thực hiện thưởng, Trung tâm cần có quy định rõ ràng về các mức phạt tương ứng với các hành vi mà Trung tâm không muốn NLĐ thể hiện trong công việc. Khi xây dựng mức phạt cần dựa vào bản chất của hành vi vi phạm, mức độ ảnh hưởng đến người khác trong bộ phận và lợi ích của Trung tâm, và điều kiện xảy ra hành vi. Mục tiêu của kỹ thuật là nhằm làm cho NLĐ làm việc dựa trên tinh thần hợp tác theo cách thức thông thường và có quy củ.
Muốn kỷ luật có hiệu quả trong Trung tâm, cần phải tuân thủ những nguyên tắc sau:
- Trung tâm cần phải xây dựng hệ thống kỷ luật một cách rõ ràng và cụ thể không dựa vào ý muốn cá nhân, trong đó quy định rõ các điều khoản kỷ luật, các mức độ vi phạm kỷ luật và các hình thức kỷ luật tương ứng, đồng thời phải xây dựng cơ chế khiếu nại tạo điều kiện cho việc thông tin hai chiều trong kỷ luật một cách dân chủ, công khai, công bằng đối với mọi người.
- Phải quy định rõ ràng trách nhiệm của từng người có liên quan đến kỷ luật lao động, tránh tình trạng ỷ lại, chồng chéo và đổ lỗi cho nhau khi vi phạm kỷ luật và xử lý kỷ luật.
- Phải thông tin đầy đủ và kịp thời các điều khoản của kỷ luật lao động đến mọi người lao động nhằm khuyến khích các ý thức tốt, tự thực hiện giữ gìn kỷ luật trong từng NLĐ, trong từng tổ nhóm làm việc.
- Trước khi tiến hành kỷ luật cần phải tiến hành điều tra, xác minh các nguyên nhân vi phạm, mức độ vi phạm và các hình thức kỷ luật tương ứng đã được quy định và thông báo cho người vi phạm biết.
- Khi đã xác định rõ các sai phạm thì việc xử lý kỷ luật phải được thực hiện một cách nhất quán và công minh theo đúng nội quy, quy chế đề ra và thông báo cho NLĐ biết về hình thức kỷ luật họ phải gánh chịu và giới hạn về thời gian đối với hình thức kỷ luật đó. Khi thi hành kỷ luật cần thực hiện khôn khéo không được làm mất lòng tự trọng của người vi phạm, nhằm tạo cơ hội để họ có thể sửa sai.
3.2.1.2. Hoàn thiện công tác phúc lợi dịch vụ:
Trung tâm đã có nhiều nỗ lực trong công tác phúc lợi dịch vụ nhằm kích thích, động viên NLĐ làm việc hăng hái nhiệt tình và gắn bó với Trung tâm, tuy nhiên không thể làm thoả mãn được hoàn toàn những mong muốn của NLĐ.
Phúc lợi dịch vụ là một yếu tố quan trọng trong thù lao lao động thể hiện được trách nhiệm, mức độ quan tâm NLĐ của doanh nghiệp. NLĐ sẽ gắn bó, tin tưởng khi doanh nghiệp đảm bảo thực hiện những quyền và lợi ích chính đáng của họ. Vì vậy, kiểm tra, giám sát và kịp thời điều chỉnh các chế độ chính sách liên quan đến đời sống của NLĐ là rất cần thiết để NLĐ thật sự thoả mãn và yên tâm làm việc với tinh thần trách nhiệm cao, để xứng đáng với những gì mà họ nhận được từ phía Trung tâm.
Tôi mạnh dạn đề xuất về một số loại hình phúc lợi dịch vụ có thể áp dụng trong Trung tâm, để công tác này được đa dạng hoá hơn, đáp ứng nhu cầu của người lao động:
- Dùng quỹ phúc lợi dịch vụ để xây dựng quỹ tín dụng nội bộ đưa vào hoạt động không mang tính kinh doanh nhằm trợ giúp tài chính cho nhân viên khi cần thiết;
- Dùng quỹ phúc lợi dịch vụ để hỗ trợ một phần hay toàn bộ chi phí cho nhân viên học tập nâng cao trình độ, phù hợp với chiến lược phát triển của Trung tâm;
- Dùng quỹ phúc lợi dịch vụ để mở các gian hàng căng tin phục vụ các nhu cầu nhu yếu phẩm hàng ngày, bảo đảm giá rẻ, hàng tốt;
- Tổ chức các dịch vụ về nhà ở, giao thông đi lại cho nhân viên, làm nhà để bán hoặc cho nhân viên thuê với giá rẻ, trợ cấp hao mòn xe cộ. Tổ chức xe đưa đón cán bộ, công nhân viên.