- Hồ sơ mời thầu cỏc gúi thầu khỏc (từ 02 tỷ đồng trở
3.4. Một số kiến nghị của Ban quản lý các dự án nhằm hoàn thiện công tác tổ chức đấu thầu.
ngừng nâng cao khả năng, trình độ của các chuyên viên làm công tác tổ chức đấu thầu. Nội dung đào tạo nên tập trung vào việc rèn luyện kỹ năng, định hớng vào thực hành cá nhân có thể thực hiện nhiệm vụ một cách thành thạo ngay sau khi đào tạo. Vì vậy, Ban cần có giải pháp đào tạo cán bộ (có thể cử đào tạo dài hạn hoặc ngắn hạn, đào tạo tại chỗ, mở lớp tập huấn hoặc đào tạo tại nớc ngoài).
3.3.4. Đối với hình thức lựa chọn nhà thầu.
Mặc dù đấu thầu rộng rãi có nhiều u điểm đối với Ban trong quá trình thực hiện gói thầu, nhng trong một số trờng hợp đặc biệt gói thầu của Ban là những công trình giao thông đặc biệt quan trong và có cả sự phức tạp trong khâu thi công, Ban nên sử dụng hình thức lựa chọn nhà thầu hợp lý hơn, đó là hình thức đấu thầu hạn chế. Đây là hình thức mà Ban có thể tiết kiệm đợc thời gian trong việc tiếp nhận, xem xét đánh giá các HSDT, đặc biệt đối với các gói thầu sử dụng nguồn vốn vay của JBIC do thời hạn phê duyệt các hồ sơ: hồ sơ sơ tuyển, hồ sơ dự thầu, kết quả sơ tuyển thờng kéo dài từ 1 đến 1,5 tháng nên Ban cần rút ngắn thời gian trong các khâu khác để đảm bảo cho dự án đợc đi vào thực hiện đúng tiến độ, tiết kiệm đợc thời gian.
3.4. Một số kiến nghị của Ban quản lý các dự án nhằm hoàn thiện côngtác tổ chức đấu thầu. tác tổ chức đấu thầu.
Thực trạng cụng tỏc tổ chức đấu thầu tại MPMU
Nh chúng ta đã biết, nếu so sánh đấu thầu nh một cuộc thi thì HSMT chính là đề thi, chính vì vậy mà đề thi phải đợc chuẩn bị một cách cẩn thận. Nếu nh đề thi không có sự chuẩn bị kỹ càng thì kết quả thu đợc chắc chắn sẽ không tốt và không đạt đợc mục đích của ngời tổ chức cuộc thi. Cũng từ đây ta có thể hình dung ra đợc vai trò quan trọng của HSMT đối với Bên mời thầu trong việc tổ chức đấu thầu. Cũng giống nh tất cả các Bên mời thầu khác, Ban quản lý các dự án 18 khi tổ chức đấu thầu đều mong muốn lựa chọn đợc nhà thầu đáp ứng đợc các yêu cầu của mình một cách tốt nhất cả về chất lợng cũng nh chi phí. Muốn đợc nh vậy thì không còn cách nào khác là Ban phải lập HSMT một cách cẩn thận, chính xác. Đôi khi, trong thực tế do sự thiếu cẩn trọng trong khâu lập HSMT mà Bên mời thầu đã phải gánh chịu những hậu quả nặng nề nh chi phí tăng, chất lợng công trình kém hay tiến độ thực hiện dự án chậm, thậm chí phải dừng việc thi công lại khi đang dang dở.
a) Lập HSMT phải đợc tuân thủ theo Quy chế đấu thầu.
Trong Quy chế đấu thầu, Nhà nớc ta đã có những quy định cụ thể, rõ ràng đối với từng lĩnh vực đấu thầu, bởi mỗi lĩnh vực đều có những đặc trng riêng của nó, vì vậy trớc khi lập HSMT, Ban phải căn cứ vào các văn bản pháp lý, vào lĩnh vực đấu mà mình dự định tổ chức. Thông thờng trong HSMT thờng bao gồm những tài liệu:
- Th mời thầu - Mẫu đơn dự thầu
- Chỉ dẫn cho các nhà thầu - Tiêu chuẩn đánh giá HSDT - Những tài liệu cần thiết khác - Bản dự thảo hợp đồng
- Mẫu bảo lãnh dự thầu và thực hiện hợp đồng
Th mời thầu: trong suy nghĩ của không ít ngời thì th mời thầu không có vị trí quan trọng trong HSMT, nhng trong thực tế th mời thầu lại cung cấp những thông tin cơ bản đầu tiên giúp cho các nhà thầu hình dung ra đợc yêu cầu của công việc, từ đó đa ra quyết định có tham dự thầu hay không. Trong th mời thầu, Ban phải
Thực trạng cụng tỏc tổ chức đấu thầu tại MPMU
giới thiệu một cách vắn tắt về gói thầu, về nguồn vốn tài trợ, về giá mua bộ hồ sơ và những thông tin cơ bản khác. Th mời thầu phải đảm bảo đợc tính rõ ràng, ngắn gọn và dễ hiểu trong ngôn ngữ sử dụng.
Việc đa ra mẫu đơn dự thầu giúp cho quá trình đánh giá đợc tiện lợi và nhanh chóng hơn.
Trong việc lập HSMT Ban phải chú ý đa ra các chỉ dẫn cho các nhà thầu, đây là nội dung quan trọng bao gồm các thông tin cần thiết về gói thầu nh quy mô, nguồn vốn, địa điểm ...; chỉ dẫn về cách thức chuẩn bị, nộp và sửa HSDT; những điều kiện u đãi ... Chỉ dẫn cho các nhà thầu phải rõ ràng, chính xác và đầy đủ, mức độ cung cấp thông tin cho các nhà thầu phải nh nhau, tránh tình trạng thiên vị cho một nhà thầu nào đó, có nh vậy mới đảm bảo đợc tính công bằng và cạnh tranh trong đấu thầu.
Ban phải trình bày chi tiết các tiêu chuẩn đánh giá HSDT trong HSMT đến mức cụ thể, bao gồm các tiêu chí đánh giá, nội dung các tiêu chí, tỷ trọng của từng nội dung. Ban phải chú ý không đợc đa một cách hời hợt không chú trọng dẫn đến những khúc mắc khó hiểu cho nhà thầu.
Việc đa ra các tài liệu cần thiết khác giúp cho các nhà thầu có thể có đợc những thông tin thật đầy đủ và chính xác về gói thầu. Bên cạnh đó, nếu có những tài liệu khác cung cấp thông tin tham khảo cho các nhà thầu thì Ban cũng có thể kèm theo HSMT.
Bản dự thảo hợp đồng, mẫu bảo lãnh thực hiện hợp đồng và bảo lãnh thực hiện hợp đồng phải đợc đa vào HSMT nhằm ràng buộc trách nhiệm của Ban cũng nh nhà thầu khi tham gia dự thầu, tránh tình trạng từ chối thực hiện hợp đồng gây ảnh hởng xấu đến gói thầu.
b) Lập HSMT phải bám sát với thực tế.
Trong nhiều trờng hợp, việc lập HSMT tăng khối lợng đã dẫn đến giá trị dự toán tăng. Chính vì vậy việc bám sát thực tế để định ra một khối lợng công việc đúng với thực tế sẽ giúp cho chi phí không bị tăng gây ra sự lãng phí cho chủ đầu t.
Ngoài ra, việc thay đổi chủng loại vật liệu không đợc dự tính trớc cũng gây ra những thiệt hại không đáng có. Do vậy, Ban cần dự tính đợc sự thay đổi đó và
Thực trạng cụng tỏc tổ chức đấu thầu tại MPMU
điều chỉnh giá dự toán cho hợp lý, tránh tình trạng khi có sự thay đổi của giá dự toán thì công việc phải đình trệ, tạm hoãn chờ sự điều chỉnh quyết định từ cấp trên.
3.4.2. Đối với công tác quản lý hoạt động của các nhà thầu.
a) Đối với đấu thầu xây lắp
Ban phải tổ chức quản lý chặt chẽ việc thực hiện hợp đồng của các nhà thầu, không đợc để cho tình trạng chi phí phát sinh hay tiến độ công việc bị kéo dài hoặc chất lợng công trình bị giảm sút so với thiết kế. Đặc biệt Ban phải chú ý đến việc quản lý các nhà thầu trong quá trình thực hiện dự án vì các gói thầu mà Ban tổ chức đấu thầu đều là những công trình giao thông quan trọng đợc nhiều ngời sử dụng, do vậy chất lợng của công trình có ảnh hởng tới sự an toàn của nhân dân, di vậy việc quản lý một cách chặt chẽ các nhà thầu là một công việc hết sức cần thiết và phải đợc thực hiện một cách nghiêm túc. Để làm đợc điều này, Ban phải tổ chức đa các chuyên viên của Ban, đặc biệt là các chuyên viên của phòng kỹ thuật để giám sát việc thực hiện theo thiết kế kỹ thuật, chuyên viên tài chính kế toán để giám sát việc thực hiện phân bổ chi phí của nhà thầu ngay tại hiện trờng dù ở bất kỳ địa phơng nào. Đồng thời phải đảm bảo cho kiến thức của các chuyên viên không ngừng đợc nâng cao để có thể bắt kịp với sự phát triển của xã hội.
b) Đối với đấu thầu lựa chọn t vấn.
Mặc dù t vấn là lĩnh vực có số gói thầu chiếm một tỉ trọng tơng đối nhỏ so với đấu thầu xây lắp và mua sắm hàng hoá, song không vì thế mà việc đấu thầu lựa chọn t vấn bị xem nhẹ. Bởi tính chất quan trọng mà t vấn phải làm, do vậy, trong quá trình thực hiện Ban yêu cầu t vấn luôn báo cáo tiến độ công việc cho Ban để cùng Ban thực hiện quản lý dự án có hiệu quả.
c) Đối với đấu thầu mua sắm hàng hoá.
Trong HSMT Ban phải đa ra các yêu cầu thật chi tiết để lựa chọn đợc hàng hoá, công nghệ đảm bảo đợc tính đồng bộ, hiện đại, giá cả hợp lý, quá trình chuyển giao công nghệ phải đầy đủ, dễ nắm bắt. Ban phải tổ chức đợc đội ngũ giám định có đủ năng lực, kinh nghiệm để kiểm tra đợc trình độ cũng nh chất lợng của hàng hoá mà mình đặt mua, đồng thời Ban phải theo dõi quá trình thực hiện việc tuân thủ theo đúng hợp đồng của nhà thầu để đa thiết bị vào vận hành đúng thời hạn quy định.
Thực trạng cụng tỏc tổ chức đấu thầu tại MPMU
3.4.3. Đối với công tác tổ chức của lãnh đạo Ban.
Nhận thức đợc ý nghĩa của công tác đấu thầu đối chủ đầu t về mặt tài chính cũng nh mặt kinh tế - xã hội, bên cạnh việc phân công công việc đến các phòng ban, Lãnh đạo Ban cần chú ý phân chia công việc cho từng thành viên trong Ban, sao cho công việc đợc giao phù hợp với chuyên môn cũng nh trình độ của từng chuyên viên giúp cho công việc đợc hoàn thành với hiệu quả cao nhất.
Việc lựa chọn các chuyên viên vào tổ chuyên gia giúp việc đấu thầu phải đợc xem xét kỹ càng, trớc đó phải tham khảo ý kiến của Lãnh đạo các phòng và các thành viên khác trong phòng, đảm bảo sự lựa chọn từng các nhân là quyết định đúng đắn. Bên cạnh đó, Lãnh đạo Ban phải lập tổ chuyên gia giúp việc xét thầu với đầy đủ các chuyên viên thuộc tất cả các phòng chuyên môn: kinh tế kế hoạch, tài chính kế toán, kỹ thuật, phòng triển khai thực hiện dự án, văn phòng để cơ cấu của tổ chuyên gia đợc cân đối và có thể xử lý đợc các tình huống thuộc mọi lĩnh vực, cũng nh xem xét các HSDT một cách chi tiết và đầy đủ. Không những vậy trong thành phần của tổ chuyên gia còn luôn có một Phó Tổng Giám đốc phụ trách công tác tổ chức, điều hành hoạt động của tổ chuyên gia.
Tổ chức thẩm tra, kiểm tra công tác quản lý các phòng trong Ban cần thờng xuyên hơn.
Hằng năm, Lãnh đạo Ban phải tổ chức xét duyệt khen thởng kịp thời những cá nhân, các phòng đạt kết quả tốt trong hoạt động, đồng thời kiên quyết kiểm điểm xử lý đối với những cá nhân vi phạm gây ra những ảnh hởng không tốt hay làm thiệt hại cho Ban. Thực hiện tốt công tác khen thởng, kỷ luật sẽ là động lực thúc đẩy tinh thần lao động trách nhiệm của các thành viên trong Ban và đa công tác đấu thầu của Ban đi vào nền nếp và tốt hơn.
Kiện toàn, củng cố đội ngũ làm công tác tổ chức đấu thầu của Ban. Không ngừng nâng cao khả năng, trình độ của các chuyên viên làm công tác tổ chức đấu thầu. Nội dung đào tạo nên tập trung vào việc rèn luyện kỹ năng, định hớng vào thực hành cá nhân có thể thực hiện nhiệm vụ một cách thành thạo ngay sau khi đào tạo. Vì vậy, Ban cần có giải pháp đào tạo cán bộ (có thể cử đào tạo dài hạn hoặc ngắn hạn, đào tạo tại chỗ, mở lớp tập huấn hoặc đào tạo tại nớc ngoài).
Thực trạng cụng tỏc tổ chức đấu thầu tại MPMU
Mặc dù đấu thầu rộng rãi có nhiều u điểm đối với Ban trong quá trình thực hiện gói thầu, nhng trong một số trờng hợp đặc biệt gói thầu của Ban là những công trình giao thông đặc biệt quan trong và có cả sự phức tạp trong khâu thi công, Ban nên sử dụng hình thức lựa chọn nhà thầu hợp lý hơn, đó là hình thức đấu thầu hạn chế. Đây là hình thức mà Ban có thể tiết kiệm đợc thời gian trong việc tiếp nhận, xem xét đánh giá các HSDT, đặc biệt đối với các gói thầu sử dụng nguồn vốn vay của JBIC do thời hạn phê duyệt các hồ sơ: hồ sơ sơ tuyển, hồ sơ dự thầu, kết quả sơ tuyển thờng kéo dài từ 1 đến 1,5 tháng nên Ban cần rút ngắn thời gian trong các khâu khác để đảm bảo cho dự án đợc đi vào thực hiện đúng tiến độ, tiết kiệm đợc thời gian.