- Hồ sơ mời thầu cỏc gúi thầu khỏc (từ 02 tỷ đồng trở
3.3.1. Đối với công tác lập HSMT
Nh chúng ta đã biết, nếu so sánh đấu thầu nh một cuộc thi thì HSMT chính là đề thi, chính vì vậy mà đề thi phải đợc chuẩn bị một cách cẩn thận. Nếu nh đề thi không có sự chuẩn bị kỹ càng thì kết quả thu đợc chắc chắn sẽ không tốt và không đạt đợc mục đích của ngời tổ chức cuộc thi. Cũng từ đây ta có thể hình dung ra đợc vai trò quan trọng của HSMT đối với Bên mời thầu trong việc tổ chức đấu thầu. Cũng giống nh tất cả các Bên mời thầu khác, Ban quản lý các dự án 18 khi tổ chức đấu thầu đều mong muốn lựa chọn đợc nhà thầu đáp ứng đợc các yêu cầu của mình một cách tốt nhất cả về chất lợng cũng nh chi phí. Muốn đợc nh vậy thì không còn cách nào khác là Ban phải lập HSMT một cách cẩn thận, chính xác. Đôi khi, trong thực tế do sự thiếu cẩn trọng trong khâu lập HSMT mà Bên mời thầu đã phải gánh chịu những hậu quả nặng nề nh chi phí tăng, chất lợng công trình kém hay tiến độ thực hiện dự án chậm, thậm chí phải dừng việc thi công lại khi đang dang dở.
Thực trạng cụng tỏc tổ chức đấu thầu tại MPMU
Trong Quy chế đấu thầu, Nhà nớc ta đã có những quy định cụ thể, rõ ràng đối với từng lĩnh vực đấu thầu, bởi mỗi lĩnh vực đều có những đặc trng riêng của nó, vì vậy trớc khi lập HSMT, Ban phải căn cứ vào các văn bản pháp lý, vào lĩnh vực đấu mà mình dự định tổ chức. Thông thờng trong HSMT thờng bao gồm những tài liệu:
- Th mời thầu - Mẫu đơn dự thầu
- Chỉ dẫn cho các nhà thầu - Tiêu chuẩn đánh giá HSDT - Những tài liệu cần thiết khác - Bản dự thảo hợp đồng
- Mẫu bảo lãnh dự thầu và thực hiện hợp đồng
Th mời thầu: trong suy nghĩ của không ít ngời thì th mời thầu không có vị trí quan trọng trong HSMT, nhng trong thực tế th mời thầu lại cung cấp những thông tin cơ bản đầu tiên giúp cho các nhà thầu hình dung ra đợc yêu cầu của công việc, từ đó đa ra quyết định có tham dự thầu hay không. Trong th mời thầu, Ban phải giới thiệu một cách vắn tắt về gói thầu, về nguồn vốn tài trợ, về giá mua bộ hồ sơ và những thông tin cơ bản khác. Th mời thầu phải đảm bảo đợc tính rõ ràng, ngắn gọn và dễ hiểu trong ngôn ngữ sử dụng.
Việc đa ra mẫu đơn dự thầu giúp cho quá trình đánh giá đợc tiện lợi và nhanh chóng hơn.
Trong việc lập HSMT Ban phải chú ý đa ra các chỉ dẫn cho các nhà thầu, đây là nội dung quan trọng bao gồm các thông tin cần thiết về gói thầu nh quy mô, nguồn vốn, địa điểm ...; chỉ dẫn về cách thức chuẩn bị, nộp và sửa HSDT; những điều kiện u đãi ... Chỉ dẫn cho các nhà thầu phải rõ ràng, chính xác và đầy đủ, mức độ cung cấp thông tin cho các nhà thầu phải nh nhau, tránh tình trạng thiên vị cho một nhà thầu nào đó, có nh vậy mới đảm bảo đợc tính công bằng và cạnh tranh trong đấu thầu.
Thực trạng cụng tỏc tổ chức đấu thầu tại MPMU
Ban phải trình bày chi tiết các tiêu chuẩn đánh giá HSDT trong HSMT đến mức cụ thể, bao gồm các tiêu chí đánh giá, nội dung các tiêu chí, tỷ trọng của từng nội dung. Ban phải chú ý không đợc đa một cách hời hợt không chú trọng dẫn đến những khúc mắc khó hiểu cho nhà thầu.
Việc đa ra các tài liệu cần thiết khác giúp cho các nhà thầu có thể có đợc những thông tin thật đầy đủ và chính xác về gói thầu. Bên cạnh đó, nếu có những tài liệu khác cung cấp thông tin tham khảo cho các nhà thầu thì Ban cũng có thể kèm theo HSMT.
Bản dự thảo hợp đồng, mẫu bảo lãnh thực hiện hợp đồng và bảo lãnh thực hiện hợp đồng phải đợc đa vào HSMT nhằm ràng buộc trách nhiệm của Ban cũng nh nhà thầu khi tham gia dự thầu, tránh tình trạng từ chối thực hiện hợp đồng gây ảnh hởng xấu đến gói thầu.
b) Lập HSMT phải bám sát với thực tế.
Trong nhiều trờng hợp, việc lập HSMT tăng khối lợng đã dẫn đến giá trị dự toán tăng. Chính vì vậy việc bám sát thực tế để định ra một khối lợng công việc đúng với thực tế sẽ giúp cho chi phí không bị tăng gây ra sự lãng phí cho chủ đầu t.
Ngoài ra, việc thay đổi chủng loại vật liệu không đợc dự tính trớc cũng gây ra những thiệt hại không đáng có. Do vậy, Ban cần dự tính đợc sự thay đổi đó và điều chỉnh giá dự toán cho hợp lý, tránh tình trạng khi có sự thay đổi của giá dự toán thì công việc phải đình trệ, tạm hoãn chờ sự điều chỉnh quyết định từ cấp trên.