I. NGUYÊN TẮC VÀ CÁC BƯỚC ÁP DỤNG ISO 9001:2000 1 Nguyên tắc quản lý chất lượng theo ISO 9001:
2. Các bước áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000.
- Bước 1: Cam kết lãnh đạo: Lãnh đạo phải có cam kết bằng văn bản và thông báo cho toàn Xí nghiệp biết rằng tổ chức sẽ áp dụng hệ thống quản lý chất lượng này vào thời điểm nào (dự kiến bắt đầu áp dụng từ tháng 7 năm 2006).
- Bước 2: Thành lập ban chỉ đạo/ nhóm công tác: Ban giám đốc Xí nghiệp lập kế hoạch về nguồn lực (tài chính, nhân lực, thời gian…), thành lập ban chỉ đạo, nhóm công tác và chỉ định người đại diện lãnh đạo. Dự kiến ban ISO gồm năm thành viên: Ông Lục Mạnh Quân – Giám đốc Xí nghiệp, Ông
Hoàng Mạnh Long – Phó giám đốc kỹ thuật, Ông Nguyễn Quyền - Xưởng trưởng xưởng sản xuất, Bà Nguyễn Thị Diệu Phương - Trưởng phòng tài vụ, Ông Nguyễn Văn Tiến - Trưởng phòng vật tư. Và phó giám đốc kỹ thuật Hoàng Mạnh Long là người đại diện lãnh đạo Xí nghiệp.
- Bước 3: Lựa chọn tư vấn (nếu cần). Hầu hết các tổ chức ở Việt Nam hiện nay khi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng này đều thuê tư vấn. Vì các yêu cầu trong bộ tiêu chuẩn này chỉ cho tổ chức biết cần phải làm gì chứ làm như thế nào để đạt được các yêu cầu đó thì không đề cập đến. Nếu thấy cần thiết, Xí nghiệp có thể lựa chọn tư vấn để các chuyên gia tư vấn hỗ trợ. Nếu thuê tư vấn, Xí nghiệp phải lập ra một tổ chuyên làm điều phối cho tổ chức trong quá trình áp dụng ISO và những chuyên gia tư vấn sẽ liên lạc với tổ đó. Công việc này Xí nghiệp nên giao cho ban ISO đảm nhiệm.
- Bước 4: Đào tạo nhận thức: Tổ chức đào tạo về ISO cho công nhân viên trong toàn Xí nghiệp. Nội dung đào tạo phải nêu rõ được ISO là gì, các nguyên tắc quản lý chất lượng theo ISO, các yêu cầu của Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2000…Vì quy mô của Xí nghiệp nhỏ, công việc lại nhiều nên có thể áp dụng hình thức đạo tạo hình cây, có nghĩa là thuê chuyên gia đào tạo hoặc cử một số thành viên trong Xí nghiệp như trưởng các phòng, tổ tham gia đào tạo, sau đó các thành viên đó sẽ đào tạo lại cho công nhân viên trong Xí nghiệp.
- Bước 5: Lên kế hoạch sơ bộ: Kế hoạch sơ bộ được lập ra để xác định thời điểm áp dụng, hoàn thành, các công việc là gì.
- Bước 6: Khảo sát hệ thống hiện có: Xem xét xem nếu Xí nghiệp áp dụng ISO thì Xí nghiệp cần làm những công việc gì. Xem hiện tại Xí nghiệp đã có những gì, đang làm những gì và cần điều chỉnh những gì…
- Bước 7: Lên kế hoạch chi tiết: Kế hoạch chi tiết cần ghi rõ từng công việc được được thực hiện theo trật tự nào, trong thời gian bao lâu. Trong bước này, ban ISO rất quan trọng, họ đánh giá xem quy trình về mặt quy cách, kỹ
thuật…viết như vậy hợp lý chưa, sau đó tham khảo ý kiến chuyên gia tư vấn nếu cần và điều chỉnh cho hợp lý.
- Bước 8: Đào tạo viết tài liệu: Xí nghiệp sẽ tổ chức khoá đào tạo để đào tạo về việc viết hệ thống tài liệu. Đây là bước rất quan trọng vì hệ thống tài liệu thiếu lập một cấu hình cơ bản cho phép kiểm soát các hoạt động chủ yếu có ảnh hưởng đến chất lượng của Xí nghiệp. Hệ thống tài liệu tốt sẽ là cơ sở cho việc xây dựng thành công hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001: 2000. Sau khi đào tạo, lãnh đạo viết quy trình, xem xét quy trình hợp lý hay chưa để từ đó đưa ra những điều chỉnh để quy trình tối ưu.
- Bước 9: Công bố áp dụng: Trong qua trình này, quy trình sẽ được xem xét lại một lần nữa (có thể điều chỉnh lại quy trình nếu chưa tối ưu).
- Bước 10: Đào tạo đánh giá nội bộ: Xí nghiệp gửi nhân viên đi học về đánh giá nội bộ hệ thống để có thể tiến hành đánh giá nội bộ Xí nghiệp mình. - Bước 11: Đánh giá nội bộ hệ thống: Sau khi khoá đào tạo về đánh giá nội bộ kết thúc, Xí nghiệp tiến hành đánh giá nội bộ. Cử đoàn đánh giá đi đánh giá các đơn vị của tổ chức xem các đơn vị thực hiện như thế nào. Sau đó đề xuất và tiến hành thực hiện các hành động khắc phục đối với bất kỹ sai sót nào trên cơ sở kết quả đánh giá.
- Bước 12: Điều chỉnh cải tiến: Dựa trên kết quả đánh giá nội bộ, tìm ra những điểm không phù hợp với các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 thì tổ chức sẽ tiến hành điều chỉnh cải tiến.
- Bước 13: Đánh giá chứng nhận: Đây là hoạt động đánh giá trước chứng nhận hay còn gọi là tiền đánh giá. Trong quá trình đánh giá chứng nhận, tổ chức chứng nhận xẽ xem xét toàn bộ các quy trình đã hợp lý chưa, có phải điều chỉnh không, nếu có thì Xí nghiệp sẽ tiến hành điều chỉnh. Sau đó tổ chức chứng nhận sẽ đánh giá lại và đến khi quy trình đã phù hợp sẽ chứng
nhận hệ thống quản lý chất lượng của Xí nghiệp là phù hợp với tiêu chuẩn của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2000.
- Bước 14: Nhận chứng chỉ: Giấy chứng nhận chỉ có giá trị trong phạm vi đã ghi trong giấy, tại một địa bàn cụ thể, với hệ thống quản lý chất lượng đã được đánh giá phù hợp với tiêu chuẩn được áp dụng. Giấy chứng nhận này chỉ có hiệu lực trong ba năm với điều kiện Xí nghiệp tuân thủ các yêu cầu của tổ chức chứng nhận.
- Bước 15: Duy trì chứng chỉ: Việc nhận giấy chứng nhận ISO 9001 chỉ được coi là khởi đầu sự vận hành của hệ thống quản lý chất lượng. Khi đã nhận được giấy chứng nhận rồi, Xí nghiệp cần phải tích cực duy trì, cải tiến hệ thống quản lý chất lượng để không ngừng nâng cao hiệu quả quản lý của Xí nghiệp.