IV. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM ĐẨY NHANH VIỆC TRIỂN KHAI CHƯƠNG TRÌNH ÁP DỤNG KẾ HOẠCH ÁP DỤNG ISO 9001: 2000
1. Các công việc mà Xí nghiệp phải làm theo các yêu cầu của bộ tiêu chuẩn ISO 9001: 2000.
tiêu chuẩn ISO 9001: 2000.
* Điều 4 Yêu cầu về hệ thống tài liệu. (-) 4.1 Yêu cầu chung
Để thực hiện được yêu cầu này, Xí nghiệp phải:
+ Xác định, xây dựng, lập thành văn bản quá trình áp dụng hệ thống quản lý chất lượng và Xí nghiệp phải tổ chức thực hiện các công việc theo quá trình đó, trong đó, xác định rõ trình tự, thời gian thực hiện từng bước trong quá trình. Sau đó, công bố văn bản cho toàn bộ công nhân viên trong Xí nghiệp biết. + Nghiên cứu các chuẩn mực dựa trên thực trạng của Xí nghiệp để đưa ra phương pháp phù hợp cho việc thực hiện và kiểm soát quá trình và thể hiện kết quả dưới dạng văn bản.
+ Lập bảng theo dõi kết quả thực hiện, và tiến độ thực hiện quá trình, giao cho từng phòng, từng xưởng và từng tổ theo dõi kết quả của bộ phận mình, từng tháng, tổng hợp các kết quả theo dõi này và đua ra các giải pháp phù hợp.
+ Thường xuyên cập nhật các tài liệu về chất lượng, giá cả,… của các nguồn bên ngoài để có thể kiểm soát được các nguồn bên ngoài đó.
(-) 4.2 Yêu cầu về hệ thống tài liệu. + 4.2.1 Khái quát.
Xí nghiệp phải
Ban hành chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng và lưu trong phần 1 của cuốn sổ tay chất lượng.
Quyết định ai là người viết hệ thống tài liệu và trao quyền cho người đó để tập hợp tài liệu theo yêu cầu của bộ tiêu chuẩn (việc viết hệ thống tài liệu chủ yếu là do Ông Hoàng Mạnh Long – Phó giám đốc kỹ thuật thực hiện, việc tập hợp tài liệu do Bà Nguyễn Thị Diệu Phương - trưởng phòng tài vụ thực hiện, bên cạnh đó, các quy trình, hướng dẫn công việc thuộc bộ phận nào sẽ do trưởng bộ phận đó viết).
+ 4.2.2 Sổ tay chất lượng Xí nghiệp phải
Ban hành văn bản chỉ định ai là người viết, tập hợp hồ sơ trong cuốn sổ tay chất lượng. Ai là người viết các quy trình, các thủ tục, hướng dẫn công việc và các tài liệu có liên quan. Trao quyền và trách nhiệm cho những người được phân công. (Dự kiến việc viết, tập hợp hồ sơ trong cuốn sổ tay chất lượng được giao cho Bà Nguyễn Thị Diệu Phương - trưởng phòng tài vụ. Việc viết các quy trình chính do Ông Lục Manh Quân – Giám đốc Xí nghiệp viết, còn các hướng dẫn công việc và các tài liệu liên quan thuộc bộ phận nào thì trưởng bộ phận đó sẽ viết).
Quyết định bằng văn bản việc bổ nhiệm ai là người chịu trách nhiệm soát xét cuốn sổ tay chất lượng, ai là người ký duyệt cuốn sổ tay chất lượng. (Dự kiến: Phó giám đốc kỹ thuật Hoàng Mạnh Long là người soát xét cuốn sổ
tay chất lượng, và Giám đốc Xí nghiệp Lục Mạnh Quân là người ký duyệt cuốn sổ tay chất lượng).
+ 4.2.3 kiểm soát tài liệu Xí nghiệp phải
Phân công ai là người chịu trách nhiệm kiểm soát tài liệu (Dự liến Bà Nguyễn Thị Diệu Phương chịu trách nhiệm kiểm soát hệ thống tài liệu).
Lập một thủ tục dạng văn bản để xác định việc kiểm soát tài liệu. + 4.2.4 Kiểm soát hồ sơ
Xí nghiệp phải
Bổ nhiệm ai là người chịu trách nhiệm kiểm soát hệ thống hồ sơ của Xí nghiệp bằng văn bản (Dự kiến Bà Nguyễn Thị Diệu Phương chịu trách nhiệm kiểm soát hệ thống hồ sơ của Xí nghiệp).
Lập một thủ tục dạng văn bản quy định rõ việc kiểm soát cần thiết đối với việc nhân biết, bảo quản, bảo vệ, sử dụng, thời gian lưu trữ và huỷ bỏ hồ sơ. * Điều 5 Trách nhiệm của lãnh đạo.
(-) 5.1 Cam kết của lãnh đạo.
Lãnh đạo của Xí nghiệp phải
Ban hành chính sách chất lượng, và mục tiêu chất lượng, phổ biến chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng cho toàn bộ công nhân viên trong Xí nghiệp cũng như nhà cung ứng, đối tác, khách hàng của Xí nghiệp biết.
Bố trí các nguồn lực theo đúng kế hoạch sản xuất kinh doanh đặt ra, đảm bảo nguồn nhân lực sẵn sàng khi cần phải hỗ trợ ban ISO thực hiện công việc. Đảm bảo nguồn nhân lực được đào tạo về ISO theo kế hoạch đề ra.
Đưa ra các chính sách khuyến khích công nhân viên khi họ có thành tích tốt trong công việc. Các chính sách này có thể là đưa ra mức khen thưởng
về vật chất, khen ngợi trước toàn Xí nghiệp, hay Ban lãnh đạo động viên, khuyến khích…
(-) 5.2 Hướng vào khách hàng
Ban giám đốc của Xí nghiệp phải
Luôn luôn lắng nghe ý kiến của khách hàng, xác định chính xác yêu cầu của khách hàng để thiết kế những sản phẩm làm vừa lòng khách hàng nhất. (-) 5.3 Chính sách chất lượng.
(-) 5.4 Hoạch định
+ 5.4.1 Mục tiêu chất lượng.
+ 5.4.2 Hoạch định hệ thống quản lý chất lượng Giám đốc Xí nghiệp phải
Đưa ra các biện pháp cụ thể để thực hiện việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng đúng tiến độ và thực hiện được mục tiêu chất lượng đã đề ra. Các biện pháp đó phải được thể hiện thành văn bản và công bố, giao trách nhiệm cho từng bộ phận liên quan thực hiện. Ban giám đốc Xí nghiệp có thể lập bảng theo dõi tiến độ áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2000 và việc thực hiện mục tiêu chất lượng, trên đó ghi công việc cụ thể của từng bộ phận cần phải làm trong một khoảng thời gian nhất định (có thể là tuần, tháng, quý), sau đó thường xuyên theo dõi bảng này để biết được tiến độ áp dụng cũng như việc thực hiện mục tiêu ra sao, xem xét có gì không hợp lý và điều chỉnh nếu cần.
Luôn kiểm tra, giám sát việc thực hiện các biện pháp đó để đưa ra những điều chỉnh hợp lý khi thấy những biện pháp đó không còn phù hợp. (-) 5.5 Trách nhiệm, quyền hạn và thay đổi thông tin
+ 5.5.1 Trách nhiệm và quyền hạn. Giám đốc Xí nghiệp phải
Thể hiện trách nhiệm, quyền hạn và các mối quan hệ giữa quyền hạn và trách nhiệm bằng văn bản và công bố trong toàn Xí nghiệp.
Ban hành văn bản quy định rõ trách nhiệm của phó giám đốc kỹ thuật, xưởng trưởng, các trưởng phòng, bộ phận và trao quyền cho họ trong phạm vi họ phụ trách.
+ 5.2 Đại diện của lãnh đạo. Giám đốc Xí nghiệp phải
Ban hành một văn bản chỉ rõ ai là người đại diện của lãnh đạo Xí nghiệp (Dự kiến người đại diện lãnh đạo Xí nghiệp là Phó giám đốc Hoàng Mạnh Long).
Trao quyền và trách nhiệm cho người đại diện lãnh đạo. Chỉ rõ nhiệm vụ của người đại diện lãnh đạo.
Phổ biến các văn bản về người đại diện lãnh đạo trong Xí nghiệp cũng như nhiệm vụ và quyền hạn của người đại diện lãnh đạo đó.
+ 5.5.3 Trao đổi thông tin nội bộ.
Giám đốc Xí nghiệp phải thiết lập một kênh thông tin nội bộ, đảm bảo việc thực hiện hiệu quả của kênh thông tin này. Xí nghiệp có thể lập hòm thư góp ý để thu thập ý kiến đóng góp của công nhân viên, hàng ngày, kiểm tra hòm thư để thu thập thông tin nếu có. Hoặc Xí nghiệp cũng có thể lập ban liên lạc nội bộ, chỉ định người phụ trách ban này, ban liên lạc nội bộ có trách nhiệm chuyển thông tin trong nội bộ Xí nghiệp.
Chỉ định người phụ trách kênh thông tin nội bộ, đảm bảo sự lưu thông nhanh chóng trong kênh thông tin đó, (Dự kiến người phụ trách kênh thông tin nội bộ là Chị Vũ Thị Quỳnh Điệp – nhân viên phòng tài vụ).
(-) 5.6 Xem xét của lãnh đạo
Định kỳ xem xét hệ thống quản lý chất lượng dựa trên các tài liệu được lập thành văn bản theo yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2000. * Điều 6 Quản lý nguồn nhân lực.
(-) 6.1 Cung cấp nguồn lực. Xí nghiệp phải
Nắm bắt thật rõ nguồn lực trong Xí nghiệp, đảm bảo cung cấp đầy đủ nguồn lực (nhân lực và vật lực) để đảm bảo thực hiện thành công kế hạch áp dụng hệ thống quản lý chất lượng.
Các văn bản, tài liệu liên quan đến nguồn lực trong Xí nghiệp phải thường xuyên được cập nhật.
(-) 6.2 Nguồn nhân lực. + 6.2.1 Khái quát
Xí nghiệp phải
Giao việc cho các công nhân viên theo đúng kế hoạch sản xuất kinh doanh đã được thiết lập, khi có công việc phát sinh không theo đúng kế hoạch cần xem xét và bố trí người thực hiện công việc đó sao cho ít ảnh hưởng đến kế hoạch đã được thiết lập nhất.
Tổ chức đào tạo để nâng cao trình độ nghề cho công nhân. + 6.2.2 Năng lực, nhận thức và đào tạo
Xí nghiệp phải
Đối với mỗi công việc, xác định mức độ phức tạp của công việc đó để giao việc cho các công nhân.
Lập bảng theo dõi trình độ tay nghề của công nhân viên. Tổ chức đào tạo nâng cao trình độ tay nghề của công nhân.
(-) 6.3 Cơ sở hạ tầng Xí nghiệp phải
Lập hồ sơ, tài liệu về cơ sở vật chất của Xí nghiệp: nhà cửa, đất đai, kho bãi… Lên danh mục trang thiết bị của Xí nghiệp ở từng tổ sản xuất, trang thiết bị văn phòng.
Lập danh mục các thiết bị vận chuyển, hoặc trao đổi thông tin. (-) 6.4 Môi trường làm việc.
Xí nghiệp phải
Lập sơ đồ việc bố trí các thiết bị được nêu ở danh mục trang thiết bị. Nêu các điều kiện để chăm sóc các yếu tố của môi trường làm việc và lập hồ sơ về các trang thiết bị Xí nghiệp có.
* Điều 7 Tạo sản phẩm
(-) 7.1 Hoạch định việc tạo sản phẩm. Xí nghiệp phải
Xây dựng quy trình tạo sản phẩm từ khi khách hàng đặt hàng đến khi giao sản phẩm cho khách.
Khi nhận được đơn đặt hàng phải đưa kế hoạch sản xuất sản phẩm đó vào kế hoạch sản xuất sản phẩm của Xí nghiệp.
Với mỗi sản phẩm, phải đưa ra yêu cầu về sản phẩm rõ ràng, lên danh mục các nguyên vật liệu cần dùng và nguồn lực cần thiết trước khi bước vào sản xuất sản phẩm đó.
Lên kế hoạch kiểm tra sản phẩm trong từng công đoạn sản xuất và tổ chức thực hiện công việc kiểm tra theo đúng kế hoạch.
(-) 7.2 Các quá trình liên quan đến khách hàng.
Xí nghiệp phải
Làm rõ các yêu cầu của khách hàng về sản phẩm khi khách hàng đặt hàng. Khi có sự thay đổi về yêu cầu sản phẩm, Xí nghiệp cần phải thiết kế, điều chỉnh lại sản phẩm và được khách hàng thông qua trước khi sản xuất tiếp.
Bản thiết kế phải ghi rõ các yêu cầu về sản phẩm để đảm bảo các nhân viên trực tiếp sản xuất biết được các yêu cầu đó. Khi có thay đổi về yêu cầu sản phẩm cũng như thay đổi bản thiết kế phải thông báo ngay cho công nhân sản xuất để có điều chỉnh kịp thời.
+ 7.2.2 Xem xét các yêu cầu liên quan đến sản phẩm. Xí nghiệp phải.
Căn cứ vào yêu cầu của khách hàng xem với yêu cầu của khách hàng thì Xí nghiệp có đáp ứng được không.
Công bố các yếu tố về giá cả, dịch vụ sau khi giao hàng của Xí nghiệp cho khách hàng biết rõ.
Các yêu cầu của khách hàng được thể hiện thành văn bản, nếu yêu cầu của khách hàng chưa được thể hiện thành văn bản thì Xí nghiệp phải văn bản hoá các yêu cầu đó làm cơ sở cho việc thiết kế và kiểm tra, kiểm soát quá trình sản xuất sản phẩm.
+ 7.2.3 Trao đổi thông tin với khách hàng
Xí nghiệp phải thường xuyên trao đổi với khách hàng các thông tin về sản phẩm. Khi khách hàng đến đặt hàng, Xí nghiệp cần làm rõ các thông tin về người đại diện khách hàng, địa chỉ liên lạc và phương tiện liên lạc nhanh nhất để có thể liên lạc với khách hàng nhanh nhất khi cần thiết.
Khi có yêu cầu từ phía khách hàng về việc sửa đổi, điều chỉnh, bảo hành… cần soát xét lại hồ sơ, tài liệu liên quan đến sản phẩm và liên lạc với khách hàng để bố trí thời gian xử lý, giải quyết những việc đó.
(-) 7.3 Thiết kế và phát triển.
+ 7.3.1 Hoạch định thiết kế và phát triển. Xí nghiệp phải
Giao trách nhiệm, nhiệm vụ cụ thể cho phòng thiết kế.
Lập kế hoạch thiết kế sản phẩm dựa trên kế haọch sản xuất của Xí nghiệp và đơn đặt hàng của khách hàng.
Lập kế hoạch kiểm tra thiết kế trước khi đưa thiết kế cho khách hàng duyệt hay trước khi đưa vào sản xuất.
Lập hồ sơ kiểm soát công việc thiết kế sản phẩm. +7.3.2 Đầu vào của thiết kế và phát triển.
Xí nghiệp phải
Lập tài liệu về đầu vào của thiết kế và phát triển theo yêu cầu của bộ tiêu chuẩn.
Xem xét sự phù hợp của đầu vào đối với việc thiết kế sản phẩm trước khi sử dụng các đầu vào này để thiết kế sản phẩm.
+ 7.3.2 Đầu ra của thiết kế và phát triển. Xí nghiệp phải
Thể hiện bằng văn bản các thiết kế, chỉ rõ người thiết kế, người soát xét, người phê duyệt thiết kế.
Lưu các bản thiết kế trong hồ sơ để chứng tỏ sự phù hợp của thiết kế với đầu vào của thiết kế và phát triển.
+ 7.3.4 Xem xét thiết kế và phát triển. Xí nghiệp phải
Chỉ rõ ai là người chịu trách nhiệm trong việc xem xét thiết kế và phát triển. Trao quyền cho người có trách nhiệm để họ thực hiện công việc của mình.
Lập tài liệu quá trình xem xét thiết kế và phát triển. + 7.3.5 Kiểm tra xác nhận thiết kế và phát triển.
Xí nghiệp phải
Tổ chức thực hiện kiểm tra thiết kế theo kế hoạch đã được lập. Thể hiện kết quả kiểm tra dưới dạng văn bản và lưu vào hồ sơ. + 7.3.6 Xác nhận giá trị sử dụng của thiết kế và phát triển.
Xí nghiệp phải
Kiểm tra giá trị sử dụng của thiết kế và phát triển và lập thành văn bản các kết quả kiểm tra đó.
Lưu vào hồ sơ các kết quả kiểm tra này. + 7.3.7 Kiểm soát thay đổi thiết kế và phát triển. Xí nghiệp phải
Nhận biết sự thay đổi, kiểm soát sự thay đổi thiết kế và phát triển và phê duyệt lại các điều chỉnh trước khi thực hiện.
Lưu và hồ sơ các sự thay đổi trên và các điều chỉnh cần thiết. (-) 7.4 Mua hàng.
+ 7.4.1 Quá trình mua hàng Xí nghiệp phải
Căn cứ vào thiết kế sản phẩm để lên danh mục các nguyên vật liệu cần thiết. Sau đó căn cứ và tình hình nguyên vật liệu hiện có của Xí nghiệp để lên danh mục các nguyên vật liệu cần mua.
Khảo sát các nhà cung ứng trên thị trường về chất lượng, giá cả, điều kiện thanh toán… sau đó lựa chọn nhà cung ứng phù hợp.
Lập hồ sơ theo dõi việc mua hàng và lưu tất cả các danh mục nguyên vật liệu cần mua, hợp đồng mua bán, các giấy biên nhận và các giấy tờ liên quan vào hồ sơ này.
+ 7.4.2 Thông tin mua hàng Xí nghiệp phải
Thu thập thông tin về người cung ứng, sản phẩm của các nhà cung ứng khác nhau để làm thông tin, căn cứ khi lựa chọn nhà cung ứng.
Cập nhật thông tin về sản phẩm và thị trường để có các quyết định mua hàng phù hợp.
Lưu hồ sơ tất cả các tài liệu cung cấp cho Xí nghiệp các thông tin về mua hàng theo yêu cầu của bộ tiêu chuẩn này.
+ 7.4.3 Kiểm tra xác nhận sản phẩm mua vào. Xí nghiệp phải
Lên kế hoạch kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu và thông báo cho nhà cung ứng biết kế hoạch kiểm tra này để bố trí thời gian tiến hành.
Kiểm tra chất lượng hàng hoá trước khi nhận hàng và ghi vào phiếu kiểm tra kết quả kiểm tra này.
Lưu vào hồ sơ kiểm soát các kết quả kiểm tra. (-) 7.5 Sản xuất và cung cấp dịch vụ.
+ 7.5.1 Kiểm soát sản xuất và cung cấp dịch vụ. Xí nghiệp phải
Căn cứ vào thiết kế để đưa ra kế hoạch sản xuất sản phẩm, chuẩn bị các