III. DỰ KIẾN HỆ THỐNG TÀI LIỆU Ở XÍ NGHIỆP CƠ KHÍ LONG QUÂN THEO TIÊU CHUẨN CỦA HỆ THỐNG QUẢN
4. Hướng dẫn công việc và các tài liệu liên quan.
Hướng dẫn công việc là văn bản cung cấp các chỉ dẫn cụ thể cho từng hành động hay từng nhiệm vụ của từng hành động riêng biệt. Hướng dẫn công việc là tài liệu mô tả cụ thể các hành động hơn quy trình. Đưa ra các mệnh lệnh giúp cho người sử dụng làm việc theo một trình tự đã định sẵn. Hướng dẫn cơng việc thường rõ ràng, dứt khốt, đầy đủ, có thể mơ tả bằng lời cũng có thể mơ tả bằng các sơ đồ, tranh ảnh, hình vẽ. Các hướng dẫn cơng việc của Xí nghiệp được lập ra thường là các hướng dẫn cụ thể việc sản xuất một chi tiết, bộ phận khó, phức tạp. Xí nghiệp nên xem xét xem chi tiết nào Xí nghiệp thường gặp và hay xảy ra sai sót thì lập hướng dẫn cơng việc để công nhân thực hiện theo đúng hướng dẫn cơng việc đó. Dự kiến các cơng việc phải viết hướng dẫn cơng việc.
STT Tên hướng dẫn cơng việc Mục đích
1 Hướng dẫn thực hiện các sản xuất sản phẩm kốm theo bản thiết kế sản phẩm
Diễn giải các yêu cầu, các tiêu chuẩn, các thao tác cần thực hiện đối với những chi tiết phức tạp, dẽ gây nhầm, sai sót trong sản xuất.
2 Hướng dẫn công việc lưu dữ liêu tài chớnh, kế tốn của Xí nghiệp
Tạo sự thống nhất về việc lưu dữ liệu tại các ổ đĩa, các file, tệp… giữa các nhõn viên phòng tài vụ để thuận lợi cho việc tra cứu và kiểm tra.
3 Hướng dẫn cơng việc lưu các bản thiết kế hồn chỉnh.
Tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu các mẫu thiết kế.
Các tài liệu liên quan ở Xí nghiệp là các biểu mẫu. Các biểu mẫu này được lập ra để ghi chép các thơng tin trong q trình thực hiện cơng việc. Các biểu mẫu đã được điền đầy đủ thông tin được gọi là các hồ sơ. Việc lập ra các biểu mẫu sẽ căn cứ vào các thông tin cần ghi lại và tiện lợi trong việc sử dụng.
BIỂU MẪU BÁO CÁO KIỂM TRA
Người kiểm tra:................................... Người xác nhận:................................ Thời gian tiến hành kiểm tra:..........................................................................
STT Mã sản phẩm Tên sản phẩm Tổ sản xuất Nội dung kiểm tra Kết quả kiểm tra Ghi chú 1 … … … … … … 2 … … … … … … 3 … … … … … … Người xác nhận (Ký và ghi rõ họ tên)
Người kiểm tra
(Ký và ghi rõ họ tên)
5. Hồ sơ.
Xí nghiệp tiến hành lập các hồ sơ như trong yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng và điều kiện cụ thể của Xí nghiệp. Lập danh mục kiểm sốt các hồ sơ trong Xí nghiệp. Hình thức danh mục kiểm sốt hồ sơ có thể như sau:
DANH MỤC KIỂM SỐT HỒ SƠ. Tên hồ sơ chất
lượng
Quy trình có liên quan
Nơi sử dụng Nơi lưu trữ Thời hạn lưu trữ
Hồ sơ sản phẩm Cơng đoạn hàn Xưởng sản xuất Phịng lưu trữ 3 năm
… … … … …
… … … … …