2.3.1. Khái niệm về kế hoạch sản xuất kinh doanh
Lập kế hoạch là chức năng đầu tiên trong bốn chức năng của quản lý là lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra. Lập kế hoạch sản xuất kinh doanh là khâu giữ vị trí quan trọng hàng đầu trong công tác kế hoạch hóa của doanh nghiệp. Nó là quá trình xác định các mục tiêu, các chỉ tiêu kế hoạch và đề xuất các chính sách, giải pháp áp dụng, chƣơng trình hành động trong tƣơng lai, giúp nhà quản lý xác định đƣợc các chức năng khác còn lại nhằm đảm bảo đạt đƣợc các mục tiêu đề ra. Kết quả của việc lập kế hoạch là một bản kế hoạch của doanh nghiệp đƣợc hình thành và nó chính là cơ sở cho việc triển khai thực hiện các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Cho đến nay, đã có rất nhiều khái niệm về chức năng lập kế hoạch. Với mỗi quan điểm, mỗi cách tiếp cận khác nhau đều có khái niệm riêng nhƣng tất cả đều cố gắng biểu hiện đúng bản chất của phạm trù quản lý này.
Nếu đứng trên góc độ ra quyết định thì: “Lập kế hoạch là một loại ra quyết định đặc thù để xác định một tƣơng lai cụ thể mà các nhà quản lý mong muốn cho tổ chức của họ” [2] .
quá trình liên tục xoáy trôn ốc với chất lƣợng ngày càng tăng lên kể từ khi chuẩn bị xây dựng kế hoạch cho tới lúc chuẩn bị tổ chức thực hiện kế hoạch nhằm đƣa hoạt động của doanh nghiệp theo đúng mục tiêu đã đề ra .
Theo cách tiếp cận này thì lập kế hoạch đƣợc xem là một quá trình tiếp diễn phản ánh và thích ứng đƣợc với những biến động diễn ra trong môi trƣờng của mỗi tổ chức, đó là quá trình thích ứng với sự không chắc chắn của môi trƣờng bằng việc xác định trƣớc các phƣơng án hành động để đạt đƣợc mục tiêu cụ thể của tổ chức.
Bản kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp là hệ thống các phƣơng hƣớng, nhiệm vụ, mục tiêu và các chỉ tiêu nguồn lực vật chất, tài chính cần thiết cho việc thực hiện các mục tiêu phát triển của doanh nghiệp đặt ra trong kỳ kế hoạch nhất định.
Một bản kế hoạch sản xuất kinh doanh sẽ phải trả lời đƣợc các câu hỏi chính nhƣ: trạng thái của doanh nghiệp hiện tại, kết quả của những điều kiện hoạt động kinh doanh; Doanh nghiệp muốn đƣợc phát triển thế nào (hƣớng phát triển của doanh nghiệp). Làm thế nào để sử dụng có hiệu quả nguồn lực của doanh nghiệp nhằm đạt mục tiêu đề ra. Nội dung của kế hoạch nhằm mô tả, phân tích hiện trạng bên trong doanh nghiệp và bên ngoài doanh nghiệp, trên cơ sở đó các hoạt động dự kiến trong tƣơng lai nhằm đạt mục tiêu kế hoạch. Với các phân tích nguồn lực của doanh nghiệp, về môi trƣờng kinh doanh, về đối thủ cạnh tranh, kế hoạch sản xuất kinh doanh sẽ đƣa ra các chiến lƣợc/ kế hoạch thực hiện cùng các dự báo kết quả hoạt động trong khoảng thời gian kế hoạch.
Kế hoạch sản xuất kinh doanh cũng chính là sự thể hiện ý đồ của các nhà lãnh đạo và quản lý đối với các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và các giải pháp thực thi để đảm bảo sự thành công lâu dài của việc kinh doanh trong tƣơng lai.
Lập kế hoạch là một trong những hoạt động cơ bản của quá trình quản lý cấp quy mô doanh nghiệp nhằm mục đích xem xét các mục tiêu, các phƣơng án kinh doanh, bƣớc đi trình tự và cách thức tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm tìm ra con đƣờng để huy động và sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp một cách có hiệu quả nhất nhằm đạt đƣợc các mục tiêu kinh doanh.
2.3.2 Lợi ích của việc lập kế hoạch sản xuất kinh doanh
Kế hoạch trong các cơ sở sản xuất kinh doanh là điều kiện cơ bản để thực hiện có hiệu quả chiến lƣợc sản xuất kinh doanh, là công cụ quan trọng giúp chủ doanh nghiệp chỉ đạo sản xuất kinh doanh có cơ sở khoa học. Mặt khác kế hoạch giúp cho các cơ sở tập trung khai thác mọi tiềm tàng của mình để nâng cao năng lực sản xuất và hiệu quả kinh doanh. Nhờ tính toán có kế hoạch mà cơ sở sản xuất kinh doanh tránh đƣợc những rủi ro đồng thời chủ động ứng phó với những sự biến động bất thƣờng. Kế hoạch còn giúp các cơ sở sản xuất kinh doanh có cơ sở để kiểm tra các hoạt động của mình, tìm ra những điểm mạnh, điểm yếu của mình, của các đối thủ cạnh tranh để có
các giải pháp thích hợp.
Nhƣ vậy những lý do chính để các cơ sở sản xuất kinh doanh cần phải tiến hành lập kế hoạch sản xuất kinh doanh đó là:
- Để tiếp cận hay không một hoạt động sản xuất kinh doanh mới có thể thành công.
- Để đạt đƣợc mục tiêu sản xuất kinh doanh.
- Để xác định đƣợc những thuận lợi, khó khăn, điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức đối với doanh nghiệp.
- Để có những biện pháp thực hiện các hoạt động sản xuất kinh doanh. - Giảm thiểu những yếu tố không thuận lợi (rủi ro) cho doanh nghiệp.
- Để đảm bảo có thể tiếp cận đƣợc với các nguồn tài chính phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Tóm lại, lập kế hoạch sản xuất kinh doanh đóng vai trò rất quan trọng và nó ảnh hƣởng đến kết quả và hiệu quả của các hoạt động sản xuất kinh doanh trong tƣơng lai. Chính vì vậy, công tác lập kế hoạch sản xuất kinh doanh trong các doanh nghiệp cần đƣợc coi trọng và cần đƣợc tiến hành một cách thƣờng xuyên để đảm bảo cho sự thành công của doanh nghiệp trong tƣơng lai.
2.3.3 Quy trình của việc lập kế hoạch sản xuất kinh doanh:
Quá trình lập kế hoạch bao gồm các bƣớc cơ bản sau [5] :
2.3.3.1 Nghiên cứu và dự báo
Nghiên cứu và dự báo là điểm bắt đầu của công tác lập kế hoạch. Để nhận thức đƣợc cơ hội của mình thì doanh nghiệp cần phải có những hiểu biết về môi trƣờng, thị trƣờng, về sự cạnh tranh, về điểm mạnh và điểm yếu của mình so với các đối thủ cạnh tranh khác. Chúng ta phải dự báo trƣớc các yếu tố không chắc chắn có thể xảy ra từ đó đƣa ra phƣơng án đối phó thích hợp. Công tác lập kế hoạch đòi hỏi doanh nghiệp phải có những dự báo thực tế về cơ hội. Doanh nghiệp phải phân tích môi trƣờng để biết:
- Hiện nay, công nghệ của các đối thủ cạnh tranh đã đi đến đâu, họ đã tung ra những sản phẩm mới nào? giá cả bao nhiêu? Đồng thời cũng phải biết đƣợc hiện nay nhu cầu của khách hàng là sản phẩm gì?, ....
- Dự báo trƣớc những luật và chính sách mới nào sẽ ra đời có ảnh hƣởng đến công việc kinh doanh của doanh nghiệp. Đây là điều rất quan trọng, bởi hiện nay Nhà nƣớc ta đang hoàn thiện hệ thống luật nên có rất nhiều luật và chính sách mới ra đời có ảnh hƣởng tới công việc kinh doanh của doanh nghiệp, mà để tồn tại lâu dài trên thƣơng trƣờng thì doanh nghiệp không thể không phân tích những thay đổi đó nhƣ luật thuế, các chế độ kế toán mới, luật xuất nhập khẩu…
- Những thay đổi của thị trƣờng cung ứng đầu vào nhƣ lao động, vật tƣ, nguyên vật liệu cho sản xuất, máy móc thiết bị…
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần phải phân tích các nguồn lực của mình để xác định những điểm yếu và điểm mạnh của doanh nghiệp so với các đối thủ cạnh tranh khác .
2.3.3.2.Thiết lập các mục tiêu
Trong quá trình lập kế hoạch, các tổ chức cần phải thiết lập đƣợc hệ thống các mục tiêu mà mình cần đạt tới. Các mục tiêu đƣa ra phải xác định rõ thời hạn để thực hiện và đƣợc lƣợng hoá đến mức cao nhất có thể. Trong tổ chức có hai loại mục tiêu là mục tiêu định tính và mục tiêu định lƣợng, nhƣng mục tiêu định lƣợng thƣờng rõ ràng và dễ thực hiện hơn. Ngoài ra, theo các thứ tự ƣu tiên khác nhau thì các mục tiêu cũng nên đƣợc phân nhóm. Một tổ chức hay doanh nghiệp đều có thể có hai loại mục tiêu là mục tiêu hàng đầu và mục tiêu hàng thứ hai. Những mục tiêu hàng đầu thƣờng liên quan đến sự sống còn và thành đạt của tổ chức. Đối với một doanh nghiệp, đó là những mục tiêu về lợi nhuận, doanh thu hay thị phần. Nếu không đạt đƣợc một mức lợi nhuận, mức doanh thu hay mức thị phần nhất định trong một thời kỳ nào đó, thì doanh nghiệp có thể bị phá sản. Còn mục tiêu hàng thứ hai lại liên quan đến tính hiệu quả của doanh nghiệp. Chúng không ảnh hƣởng lớn đến sự sống còn của doanh nghiệp nhƣ các mục tiêu hàng đầu nhƣng cũng rất quan trọng đối với sự thành công của doanh nghiệp. Những mục tiêu này thể hiện mức độ quan tâm của khách hàng đối với sản phẩm của doanh nghiệp, sự phát triển sản phẩm mới hay tính hiệu quả của công tác quản trị doanh nghiệp …
Trong những năm gần đây, các doanh nghiệp Nhà nƣớc và tƣ nhân đều có xu hƣơng tập trung chú trọng tới các mục tiêu hàng thứ hai để thu hút khách hàng, đƣợc coi là nhân tố có ảnh hƣởng về mặt lâu dài đến sự sống còn của doanh nghiệp, đồng thời các doanh nghiệp vẫn không giảm quan tâm tới các mục tiêu hàng đầu do sự ảnh hƣởng trực tiếp và trƣớc mắt của nó. Cho dù doanh nghiệp có chú trọng tới mục tiêu nào hơn chăng nữa thì điều quan trọng là doanh nghiệp phải xác định đƣợc các mục tiêu thật rõ ràng, có thể đo lƣờng đƣợc và có thể thực hiện đƣợc. Bên cạnh đó, cũng cần xác định rõ trách nhiệm trong việc thực hiện mục tiêu và thời hạn phải hoàn thành.
2.3.3.3 Phát triển các tiền đề
Tiền đề để lập kế hoạch là các dự báo, các chính sách cơ bản có thể áp dụng, là các giả thiết cho việc lập kế hoạch. Đó có thể là địa bàn hoạt động, qui mô hoạt động của doanh nghiệp, mức giá, sản phẩm gì, triển khai công nghệ gì, mức chi phí, mức lƣơng, mức cổ tức và các khía cạnh tài chính, xã hội, chính trị khác.
Tiền đề còn có thể là những dự báo hay các chính sách còn chƣa đƣợc ban hành.Ví dụ, nếu một công ty đƣa ra chƣơng trình phát triển sản phẩm mới thì khi lập kế hoạch phải dự báo đƣợc những phản ứng của khách hàng đối với sản phẩm mới
này. Các tiền đề đƣợc giới hạn theo các giả thiết có tính chất chiến lƣợc hoặc cấp thiết để đƣa đến một kế hoạch. Sự hoạt động của các kế hoạch này sẽ chịu nhiều ảnh hƣởng cuả các tiền đề. Sự nhất trí về các tiền đề chính là điều kiện quan trọng để thực hiện tốt việc phối hợp trong lập kế hoạch. Vì vậy không nên đòi hỏi kế hoạch và ngân quĩ từ cấp dƣới khi chƣa rõ các tiền đề.
2.3.3.4. Xây dựng các phương án
Ở bƣớc này các nhà lập kế hoạch cần phải tìm ra và nghiên cứu các phƣơng án hành động để đạt đƣợc mục tiêu. Trong mỗi phƣơng án cần phải xác định đƣợc hai nội dung cơ bản là: Phải xác định đƣợc giải pháp của kế hoạch là gì để trả lời cho câu hỏi làm gì để đạt đƣợc mục tiêu. Phải xác định đƣợc các công cụ và nguồn lực cần thiết để thực hiện mục tiêu. Các nhà lập kế hoạch cần phải thực hiện bƣớc khảo sát sơ bộ lựa chọn ra các phƣơng án có triển vọng nhất để đƣa ra phân tích và giảm bớt các phƣơng án lựa chọn .
2.3.3.5. Đánh giá các phương án
Khi đã xây dựng đƣợc một hệ thống các phƣơng án thi các nhà lập kế hoạch cần phải tiến hành đánh giá lại các phƣơng án đó nhằm lựa chọn đƣợc những phƣơng án tối ƣu nhất. Đánh giá các phƣơng án theo các tiêu chuẩn phù hợp với mục tiêu đã định và trung thành với các tiền đề đã đƣợc xác định. Các nhà lập kế hoạch cần phải lựa chọn, xem xét phƣơng án nào là tối ƣu nhất tức là các phƣơng án nàc đạt đƣợc mục tiêu một cách hiệu quả nhất và nhanh nhất, chi phí là thấp nhất. Đồng thời các phƣơng án đƣợc lựa chọn cũng phải giải quyết đƣợc những vấn đề kinh tế xã hội đang đƣợc đặt ra.
2.3.3.6. Lựa chọn phương án và ra quyết định
Sau khi đánh giá các phƣơng án thì một vài phƣơng án tối ƣu nhất sẽ đƣợc lựa chọn. Các phƣơng án này sẽ đƣợc đƣa ra hội đồng quản trị, ban giám đốc và các phòng ban liên quan để ra quyết định phân bổ con ngƣời và các nguồn lực khác của tổ chức cho việc thƣc hiện kế hoạch. Sau đó là xây dựng các kế hoạch phụ trợ và lƣợng hoá kế hoạch bằng ngân quĩ.
Tiếp theo sẽ tìm hiểu về việc phân loại hoạt động lập kế hoạch.
2.3.4 Phân loại hoạt động lập kế hoạch
Hệ thống kế hoạch của một tổ chức là tổng hợp của nhiều loại kế hoạch khác nhau nhƣng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau theo một định hƣớng nhất định nhằm thực hiện mục tiêu tối cao của tổ chức.
Các kế hoạch của một tổ chức đƣợc phân loại theo nhiều tiêu thức khác nhau. Theo mỗi tiêu thức phân loại thì lại có một hệ thống kế hoạch khác nhau[5].
Kế hoạch chiến lƣợc là những kế hoạch đƣa ra những mục tiêu tổng thể, dài hạn và phƣơng thức cơ bản để thực hiện nó trên cơ sở phân tích môi trƣờng và vị trí của tổ chức trong môi trƣờng đó. Các kế hoạch chiến lƣợc do những nhà quản lý cấp cao của tổ chức thiết kế với mục đích là xác định những mục tiêu tổng thể cho tổ chức. Các kế hoạch chiến lƣợc liên quan đến mối quan hệ giữa con ngƣời của tổ chức với các con ngƣời của những tổ chức khác .
2.3.4.2 Kế hoạch tác nghiệp
Kế hoạch tác nghiệp là các kế hoạch chi tiết cụ thể hoá cho các kế hoạch chiến lƣợc, nó trình bày rõ chi tiết những gì tổ chức cần phải làm và làm nhƣ thế nào để đạt đƣợc mục tiêu đã đặt ra trong kế hoạch chiến lƣợc. Kế hoạch tác nghiệp thể hiện chi tiết kế hoạch chiến lƣợc thành những hoạt động hàng năm, hàng quý, hàng tháng bao gồm các kế hoạch nguyên vật liệu, kế hoạch nhân công, kế hoạch tiền lƣơng, kế hoạch sản phẩm ….Kế hoạch tác nghiệp nhằm mục đích bảo đảm cho mọi ngƣời trong tổ chức đều hiểu về các mục tiêu của tổ chức và xác định rõ ràng trách nhiệm của họ trong việc thực hiện mục tiêu chung đó và các hoạt động cần đƣợc tiến hành ra sao để đạt đƣợc những kết quả dự định trƣớc.
2.3.4.3. Theo thời gian thực hiện kế hoạch
Các kế hoạch đƣợc phân ra thành kế hoạch ngắn hạn, trung hạn, dài hạn.
- Kế hoạch dài hạn: Là kế hoạch cho thời kỳ từ 5 năm trở lên nhằm xác định các lĩnh vực hoạt động của tổ chức, xác định các mục tiêu, chính sách giải pháp dài hạn về tài chính, đầu tƣ, nghiên cứu phát triển …do những nhà quản lý cấp cao lập mang tính tập trung cao và linh hoạt.
- Kế hoạch trung hạn: Là kế hoạch cho thời kỳ từ 1 đến 5 năm nhằm phác thảo các chính sách, chƣơng tình trung hạn để thực hiện các mục tiêu đƣợc hoạch định trong chiến lƣợc của tổ chức. Kế hoạch trung hạn đƣợc lập bởi các chuyên gia quản lý cấp cao, chuyên gia quản lý điều hành đồng thời nó ít tập trung và ít uyển chuyển hơn kế hoạch dài hạn.
- Kế hoạch ngắn hạn: Là kế hoạch cho thời kỳ dƣới 1 năm, là sự cụ thể hoá nhiệm vụ sản xuất kinh doanh dựa vào mục tiêu chiến lƣợc, kế hoạch, kết quả nghiên