b. Herbert Simon: Lý thuyết hành
2.4.2.Lý thuyết hệ thống trong quản lý
Cách tiếp cận này xuất phát từ Lý thuyết hệ thống do L.P.Bertalafly - nhà sinh vật học người Áo – đưa ra từ những năm 1940, và đến những năm 1960 - 1970 được áp dụng phổ biến trong quản lý. Lý thuyết hệ thống nghiên cứu những
quy luật chung của các hệ thống tự nhiên, kĩ thuật và xã hội, là phương pháp quan trọng được áp dụng rộng rãi vào quản lý cho đến ngày nay.
Theo cách tiếp cận hệ thống:
•Hệ thống là tập hợp các bộ phận, các phần tử có mối liên hệ hoặc phụ thuộc lẫn nhau để hình thành nên một tổng thể hoàn chỉnh, nhờ đó tạo ra tính chất ưu việt hơn hẳn mà các phần tử riêng lẻ không có.
•Một hệ thống bao giờ cũng nằm trong môi trường nhất định với các yếu tố cấu thành cơ bản: đầu vào, quá trình hoạt động và đầu ra. Trên thực tế mọi hệ thống đều là hệ mở với mức độ mở khác nhau, tức là đều có quan hệ với môi trường.
•Mọi hệ thống đều có cơ chế phản hồi thông tin để điều chỉnh khi cần thiết. Thông tin là cơ sở để ra quyết định; và để xử lý thông tin, lý thuyết hệ thống sử dụng cả công cụ toán học, điều khiển học.
•Mọi hệ thống đều có thể phân tích thành những yếu tố cơ bản: Phần tử; Môi trường; Đầu vào; Đầu ra; Mục tiêu; Chức năng; Cơ cấu (cấu trúc); Nguồn lực; Hành vi; Trạng thái; Quỹ đạo; Cơ chế điều khiển của hệ thống.
Lý thuyết và thực hành quản lý đòi hỏi cách tiếp cận hệ thống. Công việc mà các nhà quản lý thực hiện đều phải gắn liền và có sự tác động qua lại với môi trường. Khi các nhà quản lý lập kế hoạch, họ phải xét tới các biến số môi trường bên ngoài như luật pháp và các quy định, sự tăng trưởng và ổn định kinh tế, các lực lượng xã hội, kĩ thuật công nghệ, các lực lượng thị trường. Khi các nhà quản lý thiết kế cơ cấu tổ chức và nhân sự để thực hiện kế hoạch, họ không thể thiết kế mà không tính đến ảnh hưởng của các kiểu ứng xử mà mọi người mang vào tổ chức của họ từ hàng loạt các gia đình, nhà trường, tổ chức tôn giáo, và các ảnh hưởng khác nữa. Nói tóm lại, các tổ chức là các hệ thống mở có quan hệ với môi trường của nó.
Bản thân các tổ chức cũng bao gồm nhiều lớp hệ thống bên trong, mỗi hệ thống đóng góp một vai trò quan trọng khác nhau. Có hệ thống kế hoạch, hệ thống tổ chức, hệ thống công cụ tạo động lực, hệ thống kiểm soát, và nhiều hệ thống khác. Và bên trong các hệ thống này ta có thể tìm thấy những hệ thống con, chẳng hạn như các hệ thống ngân quỹ, hệ thống thông tin phản hồi, hệ thống phúc lợi... Phương pháo phân tích hệ thống như vậy giúp chúng ta biến những vấn đề phức tạp trở nên đơn giản hơn và giải quyết vấn đề một cách toàn diện.
Những người quản lý thông minh thường xem xét các vấn đề và hoạt động của họ theo tư duy hệ thống: hành động gì cũng phải có mục tiêu; phải tính đến mối liên hệ giữa các yếu tố cấu thành; phải thích ứng với sự thay đổi của môi trường; và phải nhìn nhận sự kiện, con người theo quá trình phát triển từ quá khứ, hiện tại đến dự báo tương lai.
Tuy nhiên nhiều nhà khoa học cho rằng lý thuyết hệ thống cũng chỉ như một phương pháp tư duy quản lý, chứ không giúp đưa ra được những lời giải cụ thể cho các trường hợp cụ thể.