1. 6 Điều kiện để áp dụng
2.3.4. Công cụ truyền thông
Các công cụ truyền thông khác nhau gây ra các loại vấn đề khác nhau. Ở mức tối thiểu cần đảm bảo rằng chúng ta có một wiki, nhắn tin, và các đƣờng kết nối điện thoại tốt. Và việc sử dụng một cách hợp lý các công cụ truyền thông sẽ mang đến những hiệu quả truyền thông tốt hơn và là giải pháp đủ tốt thay thế cho giao tiếp đối mặt mà XP luôn mong muốn.
Nhắn tin là tốt cho các câu hỏi và câu trả lời nhanh chóng, nhƣng là một sức mạnh đặc biệt của công cụ nhắn tin là nó sẽ cho bạn biết khi mọi ngƣời đang có
mặt tại bàn làm việc của họ. Bạn cần có đƣợc các thói quen giữ tình trạng tin nhắn của bạn là online, vì thông tin đó là luôn luôn hữu ích. Chúng ta thấy một sự đột biến của truyền thông trong giờ chồng chéo, trong đó đặc biệt có giá trị khi những giờ chồng chéo lên nhau là ngắn.
Nhiều công ty trong những ngày này chặn hình thức nhắn tin vì tin rằng nó làm cho nhân viên của họ bị phân tâm. Điều này có thể làm cho chúng ta dừng việc trao đổi một cách rất tự nhiên giữa các thành viên trong các dự án khác nhau để tham khảo kinh nghiệm phát triển. Hơn nữa, điều này cũng loại bỏ hình thức nhóm nhắn tin trao đổi về một vấn đề trong dự án mà điều này đặc biệt hữu ích trong các dự án thuê ngoài.
Nếu bạn cần nhiều hơn một vài tin nhắn nhanh thì cách tốt hơn là chuyển sang sử dụng điện thoại. Hãy chắc chắn rằng để dễ dàng có một cuộc đàm thoại. Mội ngƣời không nên nản chí, hay lo ngại về chi phí các cuộc gọi điện thoại, một cuộc gọi điện thoại thƣờng sẽ tiết kiệm tiền cho những hiểu nhầm về yêu cầu phát triển.
Chúng tôi đã tìm thấy nhiều giá trị trong các bài thuyết trình video. Những bài giảng ngắn về những nền tảng của dự án có thể đƣợc ghi lại và gửi cho các đội mới. Hình thức này thƣờng dễ dàng hơn để chuẩn bị hơn một tài liệu, dễ dàng hơn để xem qua (nếu nó không quá dài) và điều quan trọng mà còn giúp các liên hệ cá nhân, do nó dễ dàng hơn có đƣợc một bức tranh rộng lớn hơn của một ngƣời nào đó từ một đoạn video hơn từ một tài liệu. Tuy nhiên, chúng không tốt cho việc đề cập đến các chi tiết, nhƣng làm việc tốt hơn cho một hình ảnh rộng.
Email thƣờng có thể là một công cụ hỗn hợp. Đặc biệt chúng tôi nhận thấy rằng đó là tốt để ngăn cản email từ ngƣời đến ngƣời trong sự đồng thuận của nhóm tin tức quảng bá hoặc danh sách gửi thƣ. Đó là quá dễ dàng cho một mẩu thông tin không đi đến những ngƣời cần đến nó, hoặc không thể tìm thấy nó. Bằng cách đăng thông báo và yêu cầu trong một nhóm tin, tất cả mọi ngƣời có thể nhìn thấy các tin nhắn và rất dễ dàng để tìm kiếm. Ngƣời tìm thấy nó dễ dàng để bỏ qua đề tài mà họ không quan tâm.
Có lẽ điều khó khăn nhất để sắp xếp ra là làm thế nào để truyền đạt bức tranh lớn - tầm nhìn của dự án. Hầu hết các thông tin liên lạc, và thảo luận về truyền thông, tập trung để biết thêm chi tiết hàng ngày. Một điều quan trọng cần phải chú ý là việc tập trung vào các chi tiết hàng ngày thì cũng cần phải để ý đến tầm
nhìn tổng thể của hệ thống. Điều này có thể gây ra các sai phạm ở tầm chiến lƣợc bởi vì rất nhiều ngƣời thƣờng xuyên làm quyết định nhỏ dựa trên nhận thức của họ về tầm nhìn lớn. Những quyết định nhỏ này lại đƣợc làm nhỏ thêm, vì vậy nếu không có thông tin liên lạc trong những vấn đề bức tranh tổng thể, những vấn đề có thể lẻn lên trên bạn.
Vấn đề này đặc biệt quan trọng cho việc giao tiếp trong ngữ cảnh kinh doanh của một dự án. Thƣờng việc truyền thông từ xa tập trung quá nhiều vào chi tiết chiến thuật – nhƣ những gì cần phải đƣợc xây dựng trong tuần này. Nhƣng rất nhiều quyết định kỹ thuật cần có một ngữ cảnh chiến lƣợc rộng hơn - vì vậy điều quan trọng cho đội ở xa là hiểu đƣợc một bức tranh rộng hơn về sự chỉ đạo dự án, và doanh nghiệp, những mong muốn cần thực hiện. Loại truyền thông này thƣờng thiếu trong những dự án thuê ngoài, đặc biệt khi có rất nhiều rào cản về tổ chức giữa kinh doanh và công nghệ. Những nhóm phát triển ở xa càng thiếu trầm trọng các thông tin về ngữ cảnh và mục đích của việc mình cần thực hiện.
Chúng tôi đã tìm nhiều cách khác nhau để lƣu trữ thông tin chung, nhƣng cách mà chúng tôi thấy yêu thích nhất là sử dụng Trac Wiki. Trac Wiki làm việc tốt bởi vì họ rất dễ sử dụng, có thể đƣợc làm việc với trình duyệt bất kỳ, và rất đơn giản để thiết lập. Bất kỳ thông tin chung nào cũng có thể đặt đƣợc ở đó, các thẻ yêu cầu ngƣời dùng, hƣớng dẫn thiết kế, hƣớng dẫn biên dịch, ghi chú về tiến độ phát triển - bất cứ điều gì mà cần phải đƣợc viết ra để đội tham khảo. Chúng tôi đã tìm thấy nó rất hữu ích để sử dụng khả năng thông báo thay đổi nhiều Trac Wiki có, để thay đổi trang kích hoạt các thông báo qua email hoặc bộ định dạng tập tin RSS (Really Simple Syndication).