1. 6 Điều kiện để áp dụng
2.2.2. Tổ chức đội phát triển thuê ngoài
Sau khi khảo sát một vài mô hình thực tế trong các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ phát triển phần mềm thuê ngoài nhƣ CMC Soft, FPT Software, Tinh Vân tôi thấy có hai mô hình chính thƣờng đƣợc áp dụng là: Mô hình từ xa và mô hình tại chỗ. Sau đây tôi sẽ đi sâu hơn về hai mô hình này.
Mô hình từ xa (offsite/offshore models)
Hình 2-2 Mô hình từ xa
Lớp thứ nhất (offsite) thƣờng bao gồm một Trung tâm dịch vụ dự án (project services center), là điểm giao tiếp với khách hàng. Nhóm dịch vụ dự án đảm nhiệm:
- Phân tích (analysis) - Lập kế hoạch (planning)
- Cấu trúc kỹ thuật (technical architechture) - Thiết kế bậc cao (high-level design)
- Chuyển giao (delivery)
- Điều phối (coordination) mọi giao tiếp giữa khách hàng và Trung tâm thực hiện dự án (project execution center).
Lớp thứ hai (offshore) là Trung tâm thực hiện dự án thƣờng ở một khu vực hay nƣớc khác. Trung tâm từ xa này bao gồm một nhóm phát triển điều hành bởi giám đốc dự án. Nhóm thực hiện dự án đảm bảo các khâu:
- Thiết kế chi tiết (detailed design) - Xây dựng (construction)
- Kiểm tra (testing)
- Làm tài liệu (documentation)
Nhóm offsite thực hiện hầu hết quy trình thiết kế và khai thác trong khi nhóm offshore tập trung vào phát triển và kiểm tra.
Mô hình tại chỗ (onsite/offshore models)
Hình 2-3 Mô hình tại chỗ
Ở nơi mà bản chất dự án đòi hỏi sự kết hợp hay giao tiếp cao độ, mang tính liên tục hoặc khi có yêu cầu đặc biệt của khách hàng, mô hình tại chỗ đƣợc sử dụng. Giám đốc dự án làm việc tại chỗ với khách hàng, điều phối các hạng mục liên quan tới dự án giữa trung tâm phát triển từ xa và khách hàng. Sự có mặt tại chỗ này có thể chỉ đòi hỏi một nguồn lực đơn lẻ hoặc toàn bộ nhóm dịch vụ dự án, tùy theo bản chất, quy mô và độ phức tạp của công việc phát triển ban đầu. Đặc trƣng quan trọng của mô hình này là:
- Thành phần tại chỗ (onsite) có thể bao gồm một hay nhiều nguồn lực tùy vào quy mô và tính phức tạp của dự án. Phần lớn công việc có thể chuyển cho đơn vị thực hiện từ xa. Điều này có thể tiết kiệm chi phí cho khách hàng.
Cần chú ý rằng chẳng có hình thức tài liệu nào, dù dễ hiểu đến đâu, có thể trao ngay cho nhà cung cấp dịch vụ mà công ty có thể hoàn toàn an tâm mình sẽ nhận đƣợc những gì mình muốn. Các tài liệu tin cậy chỉ có thể là kết quả của quá trình kiểm tra và phân tích, thƣờng đƣợc đánh dấu bằng chuỗi tài liệu:
Yêu cầu đề xuất RFP: tài liệu này tìm hiểu khả năng của nhà cung cấp dịch vụ, mô tả các yêu cầu trên góc độ kinh doanh và góc độ sản phẩm, thiết lập một trục thời gian cho dự án và đƣa ra giá ƣớc tính.
Đề xuất các bƣớc công việc SOW: bắt đầu với các mô tả cao cấp về nhu cầu kinh doanh và giải pháp của nhà cung cấp dịch vụ, tính đến cả tình huống hệ thống sụp đổ. Tài liệu này cũng cần mô tả cơ chế chuyển giao, tiêu chí và thủ tục chấp nhận, kế hoạch thời gian và giá cung cấp giải pháp. SOW cũng bao gồm các vấn đề pháp lý và hợp đồng nhƣ quyền sở hữu tài sản, điều khoản và điều kiện thanh toán, giới hạn tin cậy...
Chi tiết yêu cầu kinh doanh và chi tiết chức năng: sau khi đƣợc chọn, nhà cung cấp thƣờng phải thực hiện phân tích các yêu cầu, tiếp xúc với những ngƣời điều hành và ngƣời sử dụng cuối cùng. Các đánh giá độc lập của họ sẽ giúp đảm bảo đáp ứng đúng nhu cầu kinh doanh. Thông qua phân tích, nhà cung cấp sẽ rà soát lại SWO bao gồm giá cho các bƣớc thiết kế, phát triển và khai thác rồi đƣa ra các chi tiết yêu cầu kinh doanh và chức năng. Yêu cầu kinh doanh cho biết sản phẩm là gì còn chi tiết chức năng trình bày cách làm ra sản phẩm đó.
Khách hàng và nhà cung cấp đều cần tôn trọng quy trình này. Ngoài chi tiết về sản phẩm, để dự án thành công, chi tiết về phƣơng thức phối hợp giữa hai bên đối tác cũng là yếu tố quyết định sự thành công. Cần chú ý rằng, sẽ là một thảm họa nếu khách hàng mô tả cái áo nhƣng chúng ta lại may cái quần cho khách hàng. Do đó, ngoài việc thu nhận thông tin khách hàng mô tả yêu cầu, đội dự án cũng cần thể hiện cho khách hàng của mình biết rằng mình đang làm cái gì và kết quả của công việc mình làm sẽ ra cái gì, có đúng ý khách hàng không.