Mô hình tổ chức

1. 6 Điều kiện để áp dụng

3.2. Mô hình tổ chức

Ở giai đoạn ban đầu, VIB đã áp dụng phƣơng thức tổ chức theo hƣớng chuyên trác quản trị dự án nhằm phát triển các dự án lớn xây dựng nên nền tảng công nghệ thông tin ban đầu để hỗ trợ toàn ngân hàng.

Sau đó, do nhu cầu duy trì và hỗ trợ các dự án, VIB lại tái cơ cấu tổ chức và chuyển sang áp dụng mô hình quản trị theo chức năng. Nhân sự của các dự án đƣợc phân về các phòng khác nhau nhằm chịu trách nhiệm chuyên trách về các vấn đề giúp trung tâm tập trung vào các mảng hỗ trợ việc sử dụng kết quả mà các dự án lớn đã thực hiện mang lại và giúp nhân sự các phòng tập trung vào việc chuyên môn hóa công việc của mình.

Hình 3-2 Mô hình tổ chức theo chức năng

Cuối cùng, do yêu cầu cần chỉnh sửa và phát triển các sản phẩm mới dựa trên các dự án nền tảng đã đƣợc phát triển và nhu cầu phát triển thêm các hệ thống mới nhằm hỗ trợ việc quản trị trong Trung tâm và trong cả Ngân Hàng đòi hỏi Trung Tâm phải có sự cải cách về cơ cấu nên Trung Tâm đã áp dụng phƣơng thức tổ chức quản trị theo dạng ma trận. Tổ chức quản trị theo dạng ma trận là hình thức kết hợp giữa mô hình tổ chức quản lý dự án theo chức năng và mô hình tổ chức quản lý chuyên trách dự án. Đây là hình thức quản trị mà các dự án đƣợc tổ chức dƣới sự điều phối của từng nhà quản trị dự án độc lập với từng dự án cũng nhƣ chịu sự điều phối của phụ trách các bộ phận chức năng trong tổ chức này.

Việc tổ chức quản trị dự án theo ma trận mang lại rất nhiều lợi ích cho Trung Tâm Công Nghệ VIB. Đầu tiên là đảm bảo nhân lực vừa có kinh nghiệm phát triển và giữ đƣợc các nhân lực này sau khi dự án kết thúc cũng nhƣ có nhân lực hỗ trợ dự án ngay lập tức khi cần sửa chữa hay phát triển mở rộng thêm dự án. Thứ hai là giúp cho các thành viên trong đội dự án tập trung hoàn toàn vào dự án, có thể kết hợp với các thành viên khác mà không bị ràng buộc trong phạm vi chuyên môn của mình cũng nhƣ trong phòng ban của mình. Thứ ba là tạo điều

kiện cho doanh nghiệp biến đổi, thích ứng với sự thay đổi của nhu cầu khách hàng, của thị trƣờng. Cuối cùng và quan trọng nhất là, mô hình tổ chức theo dạng ma trận giúp doanh nghiệp có thể kết hợp với các đội dự án thuê ngoài để vừa có nhân lực tổ chức phát triển dự án, vừa dễ dàng trao đổi với các đội dự án và dễ dàng tiếp nhận kết quả khi hoàn thành dự án.

Hình 3-3 Mô hình tổ chức theo dạng ma trận 3. 3. Các dự án thực nghiệm

3.5.1. Dự án tƣơng tác liên chi nhánh InterBranch

Mô tả dự án

Dự án tƣơng tác liên chi nhánh InterBranch xuất phát từ các khó khăn của khách hàng khi đăng ký ở chi nhánh này nhƣng lại sang chi nhánh khác làm việc. Khi đó, chi nhánh phải trực tiếp làm việc trên CoreBank để thực hiện hỗ trợ các khách hàng của chi nhánh khác. Điều này đã mang đến hai vấn đề lớn cho hệ thống là hiệu năng của hệ thống và rủi ro hệ thống.

Về mặt hiệu năng, khi khách hàng của VIB ngày càng tăng lên, các giao tác liên chi nhánh ngày càng nhiều nên việc tƣơng tác trực tiếp lên CoreBank làm hệ thống CoreBank dễ bị quá tải và bị “treo” gây ảnh hƣởng lớn đến toàn hệ thống của ngân hàng.

Về mặt rủi ro, cần phân quyền cho nhiều nhân viên ở các chi nhánh khác nhau đƣợc trực tiếp thâm nhập vào hệ thống CoreBank. Mặc dù có cơ chế kiểm soát các hoạt động của từng nhân viên trên hệ thống tuy nhiên việc có nhiều

nhân viên đƣợc vào tƣơng tác trực tiếp với hệ thống CoreBank làm cho việc kiểm soát trở nên khó khăn hơn và đôi khi phải mất một khoảng thời gian dài mới phát hiện ra lỗi.

Vì những lý do trên, cần phải xây dựng một cơ chế cho phép chia sẻ thông tin giữa các khác hàng liên chi nhánh giúp giảm tải cho hệ thống CoreBank cũng nhƣ tăng cƣờng đƣợc khả năng phục vụ khách hàng của các chi nhánh.

Các chức năng chính

 Cho phép khách hàng đăng ký, mở tài khoản liên chi nhánh

 Cho phép khách hàng đóng, mở sổ tiết kiệm, rút tiền, chuyển khoản liên chi nhánh

 Cho phép khách hàng ghi nhận giấy tờ, in, sao kê báo cáo, hóa đơn thu phí liên chi nhánh

 Hệ thống là “trong suốt” đối với ngƣời sử dụng ở các chi nhánh, các chức năng vẫn đƣợc sử dụng bình thƣờng.

Tổ chức đội dự án

Dự án áp dụng phƣơng thức phát triển phần mềm thống nhất RUP, trong đó, VIB thuê trọn gói đối tác Sungard thực hiện toàn bộ dự án InterBranch. Đây là một dự án quan trọng, ảnh hƣởng đến rất nhiều chức năng của hệ thống đang hoạt động.

Trong dự án này, bên VIB có hai bộ phận tham gia vào dự án là phòng Nghiệp Vụ thực hiện kiểm thử chấp nhận việc thực hiện của các chức năng và phòng Hệ Thống nhằm triển khai hệ thống đƣa vào hoạt động. Bên Sungard gồm 14 thành viên tham gia vào dự án và hoạt động độc lập với VIB. Trƣớc đó, việc phát triển dự án kết nối chi nhánh VIB_Branch đã đƣợc chính Sungard phát triển nên Sungard hiểu rất rõ các hệ thống hiện tại của VIB.

Lựa chọn kỹ thuật

Đây là dự án mở rộng tính năng của hệ thống đang tồn tại, do đó, về mặt kỹ thuật, hệ thống mới sẽ vẫn sử dụng công nghệ của hệ thống đang hoạt động là cơ sở dữ liệu Oracle kết hợp với Oracle Form/Report. Việc tƣơng tác liên chi nhánh sẽ sử dụng cơ chế truyền thông báo thông qua MiddleWare Tuxedo theo chuẩn

giao dịch ISO 8583 [21]. Để đảm bảo việc giảm tải giữa các chi nhánh, đội dự án đã xây dựng kiến trúc phân cấp tƣơng tác theo các mức :

 Tƣơng tác trong nội bộ chi nhánh

 Tƣơng tác giữa các chi nhánh trong vùng

 Tƣơng tác giữa các chinh nhánh trong miền

 Tƣơng tác giữa các chi nhánh khác miền

Thực hiện dự án

Dự án đƣợc bắt đầu từ 05/04/2008 đến 12/7/2008 thì Sungard hoàn thành đƣợc dự án. Sau đó, VIB mất 1 tuần để thực hiện kiểm duyệt lại toàn bộ các trƣờng hợp cơ bản và mất 4 ngày để thực hiện triển khai trên toàn hệ thống. Sau đó hệ thống đƣợc triển khai thử nghiệm trong vòng 1 tháng để đánh giá kết quả thực hiện.

Đánh giá kết quả thực hiện

Dự án đƣợc phát triển theo mô hình phát triển phần mềm thống nhất (RUP – Rational Unified Process) đƣợc coi là thành công về mặt tính năng chƣơng trình. Toàn bộ tính năng phát triển mới của chƣơng trình trong quá trình kiểm thử chấp nhận và chạy thử nghiệm đều không phát hiện ra lỗi.

Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng có xuất hiện một số lỗi mới của hệ thống mà điển hình là lỗi BT Offline1

đƣợc gọi là “hung thần” của hệ thống. Trung tâm Công Nghệ Ngân Hàng VIB và đội dự án bên Sungard đã mất gần 1 tháng nghiên cứu và tìm lỗi mới tìm ra đƣợc lỗi này. Ngoài ra còn một số lỗi khác nữa mà cả hai bên mất khá nhiều thời gian phối hợp mới giải quyết đƣợc. Có thể thấy một điểm yếu trong quá trình sửa lỗi là bên Sungard mất nhiều thời gian để xây dựng lại đƣợc môi trƣờng kiểm thử đồng thời quá trình trao đổi mất nhiều thời gian do các thủ tục hành chính giữa hai bên.

Sau khi đƣa dự án vào sử dụng trong 3 tháng. VIB có lấy ý kiến đánh giá của ngƣời dùng về kết quả của dự án và thống kê đƣợc bảng nhƣ bên dƣới. Trong

1

Lỗi BT Offline là lỗi chi nhánh bị cô lập về mặt dữ liệu, không tƣơng tác đƣợc với hệ thống trung tâm cũng nhƣ các chi nhánh khác. Khi chi nhánh khác tƣơng tác với chi nhánh này thì cũng bị Offline theo. Lỗi này do chuỗi số dùng cho giao dịch trong chi nhánh bị tràn do có quá nhiều giao dịch trong các tƣơng tác.

bảng, cột đánh giá tính điểm từ 0 đến 100. Trong đó, điểm 100 là điểm cao nhất tức là thỏa mãn yêu cầu của công việc.

STT Tiêu chí Yêu cầu Đánh giá 1 Tính chức năng

Chức năng thực hiện phù hợp với công việc 98

2 Bảo vệ thông tin đối với ngƣời không đƣợc phép đọc hoặc chỉnh sửa

97

3 Chức năng làm việc cho kết quả chính xác 99

5 Tính tin cậy

Khả năng tránh lỗi sai và tìm ra lỗi sai 71

6 Hệ thống hoạt động ổn định ngay cả trong trƣờng hợp có lỗi phát sinh trong hệ thống

75

7 Hệ thống có thể khôi phục lại dữ liệu liên quan trực tiếp đến lỗi và tái thiết lại hoạt động

97 8 Hệ thống hoạt động không ảnh hƣởng đến các hệ thống khác 93 9 Tính khả dụng Dễ dàng nắm đƣợc các tính năng và sử dụng vào các tình huống cụ thể trong công việc

95 10 Dễ dàng hƣớng dẫn và sử dụng các chức năng 98 11 Dễ dàng quản lý và vận hành hệ thống 94 12 Tính hiệu quả

Các chức năng thực hiện trong khoảng thời gian đủ nhanh

96

nguyên hệ thống

14 Khả năng bảo trì

Hệ thống có thể dễ dàng phân tích và tìm ra nguyên nhân gây ra lỗi

52

15 Hệ thống có thể tránh hoặc chịu đƣợc các tác động không mong muốn khi sửa đổi phần mềm

57

16 Tính khả chuyển

Hệ thống có thể thích nghi với nhiều môi trƣờng khác nhau

98

17 Hệ thống có thể cài đặt đƣợc trên những môi trƣờng cụ thể

93

18 Hệ thống có thể tồn tại cùng với các phần mềm độc lập khác và chia sẻ tài nguyên sử dụng chung

96

19 Tính mở rộng

Hệ thống có thể tích hợp với các hệ thống khác 53

20 Hệ thống có thể dễ dàng chỉnh sửa theo các yêu cầu mới

67

Bảng 3-1 Bảng đánh giá kết quả dự án InterBranch

Từ vấn đề gặp phải khi triển khai dự án InterBranch, VIB đã đƣa ra rất nhiều các kiến nghị mà một trong số đó là VIB cần thay đổi quy trình quản lý cũng nhƣ phƣơng thức phát triển phần mềm để chủ động hơn trong quá trình vận hành, bảo trì hệ thống cũng nhƣ chỉnh sửa lỗi khi gặp vấn đề và nhanh chóng thay đổi hệ thống đáp ứng các yêu cầu kinh doanh. Từ đó VIB đề ra nhiệm vụ cần phải áp dụng một phƣơng thức quản lý và phát triển phần mềm mà VIB sẽ cùng phát triển và thực hiện dự án. Đồng thời, phƣơng thức này phải đảm bảo cho phần mềm đƣợc phát triển phục vụ tốt yêu cầu công việc với chi phí hợp lý.

Do đó, Trung Tâm Công Nghệ Ngân Hàng VIB đã đề ra một lộ trình cho việc thử nghiệm phƣơng thức mới nhƣ sau:

 Áp dụng phát triển thử trong nội bộ VIB

 Áp dụng phát triển dự án thật cho VIB

Sau khi lựa chọn, VIB thấy phƣơng pháp phát triển phần mềm linh hoạt Agile mà phƣơng pháp lập trình cực hạn XP là một phƣơng thức phát triển hợp lý với yêu cầu mà VIB đề ra là đáp ứng đƣợc yêu cầu thay đổi liên tục của môi trƣờng kinh doanh, tạo ra phần mềm tốt với chi phí hợp lý và VIB cùng tham gia vào quá trình phát triển của dự án.

Tiếp đó, dự án khai báo công việc TimeSheet đƣợc lựa chọn để áp dụng phƣơng pháp lập trình cực hạn XP. Sau đó, dự án VIB_Planing và dự án VIB4U đều đƣợc VIB áp dụng XP để quản lý và phát triển đã thành công tốt đẹp.

3.5.1. Dự án bảng khai báo công việc TimeSheet

Mô tả dự án

Dự án khai báo công việc TimeSheet là dự án phát triển nhằm hỗ trợ nhân viên VIB dễ dàng khai báo công việc mình thực hiện hàng ngày nhằm quản lý công việc, thống kê công sức đóng góp, và đồng thời giúp nhân viên nhớ đƣợc và dễ dàng thống kê các công việc mà mình đã thực hiện. Khai báo TimeSheet là việc phải thiết lập một thói quen nhƣ ghi nhật ký hàng ngày, càng ghi chi tiết thì càng có cơ sở dữ liệu để lên kế hoạch, phân chia công việc phù hợp, và có thể phát hiện ra các vấn đề mà nhân viên gặp phải để hỗ trợ và tìm cách giải quyết.

Các chức năng chính

 Quản lý các đầu mục công việc của nhân viên, cho phép nhân viên khai báo các đầu mục công việc, thời gian, công sức bỏ ra, các ảnh hƣởng và tác động của công việc tới dự án, nhóm, hay công việc kinh doanh. Cho phép nhân viên nhập bảng khai báo công việc của mình vào file excel vào nhập dữ liệu từ file excel vào hệ thống.

 Cho phép nhân viên dễ dàng tập hợp, phân tích và đánh giá đƣợc các đóng góp của mình cho dự án, cho nhóm hay tổ chức dựa trên các khai báo về công việc hàng ngày.

 Cho phép ngƣời quản lý kiểm tra đƣợc tình trạng công việc, qua đó nắm đƣợc tình hình của nhóm hay của dự án.

 Cho phép sử dụng các tài khoản Active Directory (để sử dụng đăng nhập vào hòm mail) cũng đăng nhập đƣợc vào chƣơng trình.

Tổ chức đội dự án

Toàn đội dự án bao gồm 8 thành viên là nhân viên đƣợc lấy ra từ các phòng hỗ trợ hệ thống của Trung Tâm Công Nghệ Ngân Hàng VIB. Đây là một dự án không lớn nhƣng nếu đáp ứng đƣợc các tiêu chí đề ra, nó sẽ là động lực rất lớn cho VIB áp dụng một phƣơng pháp mới trong việc phát triển phần mềm và khẳng định đƣợc khả năng tự phát triển phần mềm phục vụ cho mục đích kinh doanh của VIB.

Lựa chọn kỹ thuật

Đây là một dự án mới, đƣợc đầu tƣ và phát triển từ đầu nên việc lựa chọn giải pháp kỹ thuật không phụ thuộc vào các hệ thống cũ mà cần phải tính đến cơ chế mở rộng để các hệ thống sau này có thể phát triển mở rộng và tích hợp thêm vào. Do đây là dự án áp dụng cho toàn bộ nhân viên của VIB (khoảng 2500 ngƣời) đƣợc kết nối qua mạng WAN của riêng ngân hàng nên đội dự án đã quyết định sử dụng công nghệ Java WebStart (Jnlp - Java Network Launching Protocol) ở phía máy khách và công nghệ Servlet ở phía máy chủ kết nối với cơ sở dữ liệu Oracle 10g.

Môi trƣờng phát triển ở phía ngƣời phát triển nhƣ sau: - Máy tính tối thiểu PIII 1.2 GHz, RAM 2G

- Hệ điều hành WinXP ServicePack 3

- Môi trƣờng phát triển tích hợp MyEclipse 6 Môi trƣờng triển khai hệ thống:

- Máy chủ IBM System x3650 M2 - Web Server Tomcat 5.5

- Máy ảo Java 1.6

- Cơ sở dữ liệu Oracle 10g

Dự án bắt đầu từ 16/09/2008 đến 24/12/2008, thì hoàn thành bao gồm phần việc kiểm thử nghiệm thu và triển khai dự án. Dự án đƣợc chia làm 3 giai đoạn:

 Giai đoạn đầu: Phát triển tính năng nhập và chỉnh sửa bảng khai báo công việc. Trong giai đoạn này, xây dựng một khung chƣơng trình tƣơng tác giữa ứng dụng khách và ứng dụng dịch vụ. Tích hợp với hệ thống tài khoản Active Directory để có thể đăng nhập vào và sử dụng với tài khoản đăng nhập vào hòm thƣ điện tử.

 Giai đoạn thứ hai: Hoàn thiện tích năng quản lý khai báo công việc cho nhân viên. Xây dựng tính năng quản ký kiểm tra tình hình công việc, các báo cáo quản lý nhóm, báo cáo dành cho nhân viên.

 Giai đoạn ba: Hoàn thiện các sửa đổi ở giai đoạn một và giai đoạn hai. Xây dựng các tính năng hỗ trợ ngƣời dùng nhƣ nhập dữ liệu từ file