1. 6 Điều kiện để áp dụng
2.1.2. Lợi thế của dịch vụ thuê ngoài
Chiến lƣợc sử dụng nguồn lực bên ngoài trƣớc hết tạo ra đòn bẩy cho nguồn lực công ty, truyền tƣ tƣởng, kỹ năng và kinh nghiệm mới đồng thời rút ngắn thời gian tiếp cận thị trƣờng, tạo ra lợi thế so sánh cũng nhƣ thúc đẩy. Các lợi thế chiến lƣợc của việc sử dụng nguồn lực bên ngoài bao gồm:
- Tiết kiệm chi phí: Một trong những lợi thế của dịch vụ thuê ngoài là bạn sẽ tiết kiệm đƣợc nhiều chi phí và tăng lợi nhuận. Đồng thời, bạn sẽ tiết kiệm đƣợc thời gian, công sức, cơ sở hạ tầng và nguồn lực. Chi phí cho dịch vụ dịch vụ thuê ngoài thƣờng thấp hơn so với chi phí xây dựng một cơ cấu làm việc trong doanh nghiệp, vì thế với cùng một công việc, cùng một yêu cầu về chất lƣợng, bạn sẽ mất ít chi phí hơn khi sử dụng dịch vụ thuê ngoài, tiết kiệm phí tổn về vốn khi không phải đầu tƣ và duy trì thêm cơ sở hạ tầng. Khi sử dụng dịch vụ thuê ngoài, bạn không tốn chi phí để đào tạo nhân viên, không phải trả cho các khoản tiền đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, thuế thu nhập cá nhân v.v…. Ngoài ra, việc tạo dựng cơ cấu tổ chức nhân sự làm việc toàn phần trong doanh nghiệp đòi hỏi bạn phải có đủ diện tích văn phòng, các trang thiết bị làm việc,… dịch vụ thuê ngoài sẽ giúp bạn giải quyết các vấn đề đó. Tiếp cận với các dịch vụ chất lƣợng cao với mức chi phí thấp là lợi ích lớn nhất mà doanh nghiệp của bạn có đƣợc khi sử dụng dịch vụ thuê ngoài.
- Tập trung cho trọng tâm kinh doanh chính: Dịch vụ thuê ngoài giúp công ty khách hàng tập trung vào các hoạt động sản xuất kinh doanh chính trong khi các hoạt động phụ đƣợc giao cho chuyên gia bên ngoài đảm nhận. Đối với nhiều công ty, lý do chính khiến họ sử dụng nguồn lực bên ngoài là vì các hoạt động phụ đã thu hút nhiều nguồn lực cùng với sự tập trung quá mức của đội ngũ quản lý vào các hoạt động sảm xuất kinh doanh phụ.
- Đạt đƣợc năng lực ngang tầm quốc tế: Với bản chất chuyên môn hóa, các nhà cung cấp nguồn lực bên ngoài đã đáp ứng nhu cầu của khách hàng bằng những nguồn lực ngang tầm thế giới. Làm việc với các tổ chức có năng lực nhƣ vậy giúp cho họ tiếp cận với công nghệ, thiết bị và kỹ thuật mới; với các phƣơng thức làm việc, thủ tục và tài liệu có hệ thống; với lợi thế cạnh tranh thông qua các kỹ năng phát triển.
- Tăng lợi ích của việc tái cơ cấu quy trình kinh doanh: Dịch vụ thuê ngoài thƣờng là một sản phẩm phụ của một công cụ quản lý mạnh mẽ khác: tái cơ cấu quy trình kinh doanh. Nó cho phép tổ chức nhận biết đƣợc ngay lợi ích của tái cơ cấu thông qua một tổ chức khác đã thực hiện tái cơ cấu theo tiêu chuẩn / quy trình toàn cầu. Đồng thời, việc tái cơ cấu theo các chuyên môn riêng sẽ tạo nên các quy chình chuyên biệt và tối ƣu, giúp tạo ra các sản phẩm có chất lƣợng cao và chi phí tối thiểu.
- Chia sẻ rủi ro: Việc đầu tƣ vào các hoạt động hỗ trợ thƣờng chứa đựng rất nhiều rủi ro cho công ty. Khi thực hiện dịch vụ thuê ngoài, công ty trở nên linh hoạt, năng động hơn, dễ dàng thay đổi cho phù hợp với thời cơ mới. Dựa trên các công ty thuê ngoài, công ty đã đẩy đi phần nào gánh nặng về rủi ro trong mảng hoạt động hỗ trợ sang các công ty đƣợc thuê.
- Hƣớng nguồn lực tới các hoạt động mang tính chiến lƣợc hơn: Bất kỳ tổ chức nào cũng chỉ tiếp cận đƣợc một nguồn lực có giới hạn. Dịch vụ thuê ngoài cho phép hƣớng các nguồn lực từ các hoạt động không phải trọng tâm tới các hoạt động đem lại lợi ích trong việc phục vụ khách hàng.
Bên cạnh đó, thực hiện thuê ngoài cũng đem lại nhiều lợi thế trên phƣơng diện quản lý:
- Các ứng dụng một lần: các ứng dụng cần phát triển và điều chỉnh vào một thời điểm nhất định đòi hỏi một nguồn nhân lực rất lớn tại thời điểm đó. Điều này khiến tình hình công ty biến động và cũng tạo ra chi phí lớn. Thuê ngoài là
giải pháp hợp lý nhất. Có thể lấy ví dụ từ việc chuyển đổi đồng euro, chuyển đổi platform, thay đổi framework...
- Giảm hoặc kiểm soát đƣợc chi phí hoạt động: đây là một ƣu thế lớn của dịch vụ thuê ngoài. Tiếp cận cơ cấu chi phí thấp hơn từ nhà cung cấp bên ngoài là lợi ích lớn nhất trong ngắn hạn của việc sử dụng nguồn lực bên ngoài. Theo một cuộc điều tra gần đây, các công ty cho biết tiết kiệm đƣợc 9% chi phí thông qua các dịch vụ thuê ngoài [10].
- Tránh tình trạng đọng vốn: dịch vụ thuê ngoài giảm nhu cầu đầu tƣ vốn vào các chức năng hoạt động không chính yếu. Điều này giúp công ty tránh đƣợc tình trạng bị đọng vốn, tạo nguồn vốn sẵn có cho các hoạt động chủ chốt. Dịch vụ thuê ngoài còn cải thiện các đánh giá tài chính khi loại bỏ yêu cầu về khả năng thu hồi vốn từ các lĩnh vực không chính yếu.
- Tạo ra dòng tiền thu về: dịch vụ thuê ngoài cũng tạo ra việc chuyển giao tài sản của khách hàng cho nhà cung cấp nhƣ các thiết bị, phƣơng tiện và giấy phép. Xét về bản chất, các tài sản này đều có giá trị và đƣợc bán lại một phần cho nhà cung cấp thông qua quá trình chuyển giao, tạo ra dòng tiền thu về.
- Đảm bảo nguồn lực không sẵn có bên trong: công ty thực hiện thuê ngoài vì họ không thể tiếp cận đƣợc các nguồn lực cần thiết xét về nội tại công ty. Chẳng hạn khi công ty mở rộng hoạt động, nhất là khi mở rộng ra một khu vực địa lý mới, sử dụng nguồn lực bên ngoài trở thành một lựa chọn quan trọng so với việc tự xây dựng nên.