1. 6 Điều kiện để áp dụng
2.3.3. Truyền thông trong nhóm
Phƣơng pháp lập trình cực hạn khuyến khích sử dụng thƣờng xuyên các cuộc họp ngắn về tình hình phát triển trong toàn đội (gọi là các cuộc họp đứng). Thực hiện điều này với các nhóm ở xa là quan trọng, để họ có thể phối hợp với các đội khác. Khác biệt về thời gian giữa các vùng thƣờng là những vấn đề lớn nhất ở đây, đặc biệt là khi các dự án thuê ngoài cho mà khách hàng ở nƣớc ngoài hay các đội dự án cùng phát triển có sự chênh lệch lớn về múi giờ, làm cho bất cứ lúc nào cũng là khó cho ai đó để thực hiện cuộc họp ngắn. Trong các dự án trƣớc, việc tổ chức họp đứng hai lần một tuần là để làm việc và cung cấp phối hợp tốt. Trong các dự án gần đây của chúng tôi, chúng tôi đã thực hiện một sử dụng wiki nhiều hơn, và điều này đã làm giảm sự cần thiết phải họp đứng với
các đội khác. Bây giờ chúng tôi thƣờng tổ chức họp đứng trong cùng đội, trong cùng địa điểm. Tuy nhiên, chúng tôi vẫn họp hàng ngày với đội ở xa, nhƣng không liên quan đến toàn đội mà chỉ những ngƣời tập trung vào các nhóm cộng tác với nhau.
Chúng tôi thấy một thói quen tốt để bắt đầu cuộc gọi hội nghị là nói chuyện phiếm về tin tức địa phƣơng (nhƣ tình hình chính trị, thể thao, thời tiết ) giúp mỗi bên có đƣợc một ý thức về bối cảnh cuộc sống rộng lớn hơn ở phía bên kia của dây. Điều này là rất quan trọng vì khi một ngƣời đang có quá nhiều nhiệm vụ theo định hƣớng có thể dễ dàng vƣợt khỏi tầm nhìn rộng hơn trong bối cảnh chúng ta đang sống.Và điều này có thể làm ảnh hƣởng đến tinh thần, sự tập trung và niềm say mê vào công việc. Ngoài ra nó còn giúp các bên phần nào hiểu nhau và nắm đƣợc tình hình của nhau cũng nhƣ dễ dàng thông cảm cho hoàn cảnh và điều kiện của nhau.
Với các vấn đề thời gian chênh lệch giữa các vùng, điều quan trọng cho cả hai bên khi chọn thời gian cho các cuộc gọi. Một trong những khách hàng của chúng tôi sẽ chỉ làm thực hiện các cuộc gọi trong ngày kinh doanh, trong đó buộc các đội phát triển đến trong những giờ không làm việc của họ. Điều này làm cho các đội phát triển khó đáp ứng một cách hữu ích các yêu cầu này đồng thời làm cho sự hợp tác trở nên khó khăn, gây ức chế trong công việc phát triển. Một dự án khác cũng gặp phải vấn đề thời gian lễ tết giữa các vùng thời gian. Dự án này dự kiến phát hành chính trong kỳ nghỉ tết âm lịch, kỳ nghỉ này tƣơng đƣơng với yêu cầu một nhóm ngƣời phƣơng tây đi làm trong ngày giáng sinh hay Lễ Tạ Ơn. May mắn thay, chúng tôi đã có thể thuyết phục họ thay đổi ngày. Ngay cả trong ít trƣờng hợp nghiêm trọng hãy nhớ rằng ngày lễ này hiếm khi đƣợc chia sẻ, vì vậy bạn thƣờng sẽ nhận đƣợc thời gian khi một đội đang ở chế độ nghỉ trong khi nhóm khác đang ở trong một tuần làm việc thƣờng xuyên.