BIỆN PHÁP HOÀN THIỆN PHÂN CÔNG HIỆP TÁC TRONG CÔNG TY TNHH PRINCETON BIOMEDITECH VIET NAM
3.2.1: Một số giải pháp chung
Với tình hình phát triển của công ty như hiện nay, để đảm bảo hoạt động hiệu quả, cũng như giảm được chi phí nhân công tận dụng cao nhất sức lao động và đặc biệt đem lại cho người lao động một môi trường lao động thoải mái thân thiện cũng như đem lại thu nhập cao nhất cho người lao động, số lao động hiện nay cần được điều chỉnh về số lượng cũng như về chất lượng sao cho phù hợp với từng phòng ban chức vụ và công việc của từng người, có kế hoạch đào tạo cũng như phát triển nguồn nhân lực trong công ty để công nhân gắn bó với công ty nhất mực trung thành với công ty cũng là xây dựng thương hiệu cho công ty khi công ty thành lập các chi nhánh tại các khu vực địa bàn mới , ý thức kỷ luật và thái độ làm việc của công nhân cần phải được thay đổi sao cho phù hợp với nội quy trong công ty loại bỏ tối thiểu những hành vi đi trái ngược lại với nội quy và quy tắc lao động của công ty đã đề ra, cần linh hoạt trong xử phạt vi phạm sao cho nhân viên và ban lãnh đạo công ty cảm thấy hợp tình và hợp lý nhất trong quá trình làm việc.
Trước hết, phòng hành chính nhân sự cần lên phương án điều chỉnh lại định mức lao động của bộ phận phòng ban trong công ty một cách phù hợp hơn với điều kiện thực tế và xây dựng hệ thống mức lao động của từng công việc trong từng phòng ban và đối với các công nhân trong sản xuất tác nghiệp giúp cho đánh giá chính xác được nhân viên trong quá trình lao động tạo sự công bằng và tâm lý lao động tốt cho công nhân . Qua việc xác định và đánh giá lại sẽ là những cơ sở để Công ty xác định được số lượng lao động thực tế cần thiết ở từng chức danh cũng như từng bộ phận trong sản xuất tác nghiệp sắp xếp công nhân cho phù hợp với từng bộ phận và công việc trong sản xuất. Từ đó mới áp dụng các biện pháp giảm bớt số lao động hiện có, cũng như có những kế hoạch để phát triển và đào tạo hoặc tuyển mộ thêm các nhân viên cho phù hợp với yêu cầu của công việc trong công ty làm giảm bớt những láng phí không cần
thiết cho công ty cũng như tạo môi trường cho công nhân làm việc tốt nhất. Các bước tiến hành gồm có trước hết là những lao động làm việc tại các bộ phận quản lý như phòng kinh doanh, phòng kế toán … sau đó đến các bộ phận như sản xuất tác nghiệp trong quá trình này cần phải chú trọng nhất đến bộ phận sản xuất tác nghiệp do công ty hoạt động trong lĩnh vực sản xuất sản phẩm.
. Từ đó căn cứ vào mức độ phức tạp, khối lượng công việc, tính trách nhiệm của từng chức danh công việc sẽ hình thành nên hệ thống thang bảng lương mới cho từng chức vụ, chức danh công việc và từng công việc cụ thể.
Tóm lại công ty cần phải hoàn thiện lại công tác phân công hiệp tác lao động thông qua các phương pháp về định mức lao động… để giúp cho công ty giảm thiểu một cách lớn nhất chi phí trong công việc và công nhân có thể hoàn thành công việc đạt kết quả cao nhất và tâm lý thoải mái nhất.
3.2.2: Phân công lao động
Thứ nhất trong phân công lao động theo chức năng quản lý công ty cần phải bầu ra trưởng phòng của từng phòng ban một cho dễ dàng trong việc quản lý, do bảy tháng trước anh trưởng phòng hành chính nhân sự cũ của công ty nghỉ làm do vậy anh trưởng phòng kinh doanh của công ty lại thay thế luôn trưởng phòng hành chính trong khi vẫn làm trưởng phòng kinh doanh của công ty nhưng công ty vẫn không có kế hoạch thay thế trưởng phòng khác gây ra sự căng thẳng trong công việc của vị trí trưởng phòng trên. Theo tôi công ty cần phải có một truởng phòng mới trong phòng hành chính nhân sự để công việc của công ty hoạt động tốt hơn phân công và định mức công việc của vị trí này cũng dễ dàng hơn. Theo tôi tìm hiểu do công ty đang thiếu người có kinh nghiệm quản lý trong phòng hành chính nhân sự nhưng công ty lại không có kế hoạch tìm một người khác để thay thế vị trí này trong khi đó công ty đang có kế hoạch mở chi nhánh mới tại Hưng Yên, Hà Nội và Thành Phố Hồ Chí Minh vị trí phòng nhân sự cũng như phòng kinh doanh là rất vất vả, một phòng phải đáp ứng tìm công nhân để sản xuất, một phòng phải đáp ứng tìm thị trường mới và các khu vực tỉnh thành lại cách xa nhau vì vậy hai phòng mà chỉ
có một trưởng phòng quản lý công việc rất khó khăn và gây ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng công việc cũng như tâm lý lao động của nhân viên.Theo tôi có 2 cách: một sẽ đạo tạo nhân viên thay thê; hai là tuyển dụng thêm nhân viên có kiến thức và kinh nghiệm làm vị trí trưởng phòng. Cách đào tạo nhân viên thay thế vị trí trưởng phòng nhân sự theo tôi là rất khả thi do thời hạn mở các chi nhánh sang các thị trường mới rất gần, các nhân viên đã làm từ trước trong công ty đều là nhân viên có thâm niên và gắn bó với công ty từ những ngày đầu và đều tốt nghiệp trình độ đại học ra trường, giờ nếu các nhân viên có cơ hội thăng tiến sẽ làm nhân viên phấn đấu hơn trong công việc, ngoài ra các công việc trong thời gian giữa năm 2011 của công ty rất nhiều phòng hành chính nhân sự không những cần có một trưởng phòng mới cũng cần có một phó phòng để giúp trưởng phòng trong các công việc về nhân sự cũng như hành chính.
Thứ hai với cấp bậc công việc và cấp bậc công nhân công ty sử dụng không hiệu quả cần phải điều chỉnh cấp bậc công nhân phù hợp và hiệu quả đối với cấp bậc công việc đã được đánh giá theo kỳ kế hoạch. Công ty cần phải thay đổi các vị trí làm việc của công nhân sao cho cấp bậc công nhân phù hợp với cấp bậc công việc có nghĩa là cấp bậc công nhân thấp hơn hoặc gần bằng cấp bậc công việc, nhằm giảm lãng phí và giúp cho công nhân tiến bộ hơn trong tay nghề và cảm thấy giảm sự nhàm chán trong công việc. Theo tôi cần điều chỉnh bảng cấp bậc công nhân và cấp bậc công việc như sau:
Bảng điều chỉnh cấp bậc công việc phù hợp với cấp bậc công nhân kỳ kế hoạch: Qua bảng cấp bậc công việc và cấp bậc công nhân được điều chỉnh lại, Cấp bậc công việc bình quân = ( 15*1 + 15*2 + 25* 3 + 16*4 + 15 * 5+ 3*6 +1*7 ) : 90
= 3.155
Cấp bậc công nhân bình quân là 2.78 thấp hơn cấp bậc công việc.
Như trên đẳng thức trên cấp bậc công nhân bình quân thấp hơn cấp bậc công việc bình quân sẽ giúp công nhân tích cực hơn trong công việc, nhưng sự sắp xếp này đòi hỏi phòng nhân lực lại phải thay đổi cấp bậc công nhân và cấp bậc công
việc của từng lao động một cách rất tỉ mỉ. Bảng cấp bậc trên cũng giúp phong nhần lực trong quá trình tuyển lao động khi mở các chi nhánh mới tuyển theo biểu mẫu sao cho phù hợp với kế hoạch công ty đề ra trong năm 2011 và 2012.
Bảng 5: Bảng cấp bậc công nhân và cấp bậc công việc của lao động trong công ty.
Đơn vị: Lao động Bậc công việc 1 2 3 4 5 6 7 Tổng số Bậc công nhân 1 15 9 24 2 5 19 24 3 6 4 10 4 12 3 16 5 12 12 6 3 1 4 7 Kế hoạch cho cấp bậc công việc 15 15 25 16 15 3 1 90
Thứ ba trong phân công lao động theo công nghệ của công ty theo tôi nhiệmvụ cần thiết nhất là giảm tính đơn điệu của công nhân trong tổ dán và công nhân ấn nút trong tổ sóng bằng cách
Đối với công nhân ấn nút trong tổ sóng ( do vẫn có một công nhân thực hiện cộng việc đưa giấy thành phẩm vào máy khi vận chuyển giấy thành phẩm vào máy sóng 2 công nhân này sẽ đổi công việc cho nhau cứ 1 đến 2 tiếng 1 lần) tốt nhất là 1 tiếng một lần để tránh việc đơn điệu trong lao động giúp cho công nhân làm việc tích cực hơn ngoài ra cũng có thể đổi chỗ giữa công nhân đưa giấy vào máy in trong tổ in và công nhân ấn nút trong tổ sóng vì 2 công nhân này có khoảng cách gần
nhau hơn 2 công nhân trong tổ sóng hoặc có thể đổi chỗ chéo giữa 3 công nhân này 1 tiếng 1 lần để giúp cả 3 công nhân không căng thẳng trong công việc người thực hiện đổi lích giữa các công nhân là tổ trưởng tổ sóng sau 1 tiếng sẽ nhắc nhở 3 công nhân này thay phiên cho nhau bằng cách anh tổ trưởng sẽ tới thay thế một người và công nhân còn lại sẽ di chuyển tới chỗ làm mới ( do giấy được cho ra liên tục không thể cùng lúc 2 công nhân có thể đổi chỗ cho nhau ) Nếu trong trường hợp các công nhân không thỏa thuận được thời gian đổi công việc cho đỡ mệt mỏi khi nào các công nhân mệt mỏi hoặc muốn đổi sẽ báo với tổ trưởng của mình để các công nhân tự đổi cho nhau
Đối với công nhân tổ dán do các công nhân trong tổ có trình độ cũng như kỹ năng trong công việc giống nhau, và công việc trong tổ dán cũng không yêu cầu độ khó quá cao vì vậy để giảm bớt tính đơn điệu trong công việc công nhân đứng dán chính có thể thay thế cho công nhân vận chuyển các sản phẩm tới máy dán cần đào tạo ngay các công nhân vận chuyển trong tổ để họ có thể làm thành thạo bước công việc dán như công nhân chính, theo tôi làm như trên sẽ giúp công nhân chính và công nhân vận chuyển giảm bớt nhàm chán .các công nhân có thể thay thế nhau một tiếng một lần trong một ca làm việc hoặc để các công nhân tự thỏa thuận với nhau, việc thay thế này theo tôi nghĩ cần phải linh hoạt để các công nhân tự thỏa thuận giúp tâm lý người công nhân thoải mái hơn.
Thứ 4 Đối với nhân viên trong bộ phận quản lý theo tôi trong phòng hành chính nhân sự cần giảm bớt một văn thư do lượng tài liệu cần đánh máy về phòng hành chính không nhiều cộng với văn thư khi không có nhiều công việc sẽ gây ảnh hưởng tới công việc của nguời khác. Ngoài ra do các công việc nhập số liệu các công việc như điều tra thông tin khách hàng không cần trình độ đại học do vậy công ty cần phải rút kinh nghiệm và định hướng lại trong các phòng ban như phòng hành chính nhân sự, phòng kính doanh có thể chỉ cần tuyển cao đẳng nhưng vẫn làm đúng và tốt công việc được giao, nếu tuyển trình độ đại học sau này sẽ rất khó trả lương và hơn nữa gây lãng phí cho công ty cũng như gây sự nhàm chán cho người
lao động.
Thứ 5 Các tổ trưởng cần phải thực hiện nghiêm túc các nội quy đối với công nhân do trong quá trình làm việc có quá nhiều công nhân gây lãng phí như hút thuốc lá cũng như nói chuyện phiếm. Cần xây dựng hệ thông giám sát chặt chẽ tới các tổ trưởng trong ca làm việc quản lý tốt các tổ trưởng để các tổ trưởng trong từng ca tự quản lý người trong tổ của mình, bằng các hình thức thưởng và phạt trực tiếp đối với các tổ trưởng trong ca làm việc đó, sau đó mới đánh giá tới ý thức của từng công nhân trong qúa trình làm việc. Yêu cầu các tổ trưởng đưa ra được những công việc của các công nhân trơng tổ mình cần phải làm và thực hiện chúng như thế nào để phòng nhân sự kiểm tra và xem xét qua từng tuần và từng tháng.
3.2.3: Hiệp tác lao động
Trước tiên cần thay đổi việc hỗ trợ trong tổ nhóm của các thành viên trong nhóm, để nhóm làm việc hiệu quả và giảm thời gian hao phí lao động công ty cần phải khóan triệt và đánh giá lao động chặt chẽ nhưng do hiệp tác lao động trong công ty là tổ tổng hợp có phân công lao động không đầy đủ mỗi người không chỉ thực hiện công việc chuyên môn hẹp của mình ngoài công việc mình của mình công nhân còn làm công việc khác vì vậy tổ trưởng trong một nhóm cần phải thật sự công bằng và cần có trách nhiệm cao, lương trách nhiệm của tổ trưởng cần phải cao như trong công ty lương trách nhiệm của tổ trưởng là quá thấp 50000/ 1 tháng làm cho tổ trưởng ít có trách nhiệm trong công việc. Ngoài ra cần phải giám sát công nhân chặt do các công nhân còn làm các công việc chung khác vì vậy dễ gây tình trạng ỷ lại tổ trưởng cần phân rõ ràng công việc chung của công ty nhưng do ai đảm trách từng phần từng khu vực công việc rõ ràng và chính xác tạo cho công nhân có tính trách nhiệm với công việc của minh được giao phó.
Thứ hai công ty còn có hình thức phân công tổ theo ca, để giám thấp nhất tình trạng giao ca mà kéo dài tới 30 phút hoặc 1 tiếng làm ảnh hưởng tới quá trình làm việc cũng như hao phí lao động, trong tổ sẽ bầu ra một người sẽ đến trước ca đó nửa tiểng để chuẩn bị bàn giao ca trước giờ làm việc, những người được giao đi trước sẽ có được chế độ lương
phụ cấp của công ty nếu làm không đúng trách nhiệm sẽ chịu phạt, ngoài ra khi giao ca cần phải ghi rõ cụ thể tất cả những công việc cần bàn giao và tình trạng máy móc của tổ nhóm trước tránh gây tình trạng công nhân không cần biết là của ca nào không chịu bảo quản máy móc của công ty, gây ra tổn hại đến cơ sở vật chất của công ty và đặc biết ảnh hưởng trực tiếp tới ý thức của công nhân trong quá trình làm việc.
- Về mặt không gian trong công ty cần phải thay đổi vị trí của các khu vực để hiệp tác lao động hợp lý. Sơ đồ sắp xếp lại phân xưởng
Hình 3: Sơ đồ xưởng sản xuất chỉnh sửa:
1 Máy tạo sóng 2: Khu đặt giấy thành phẩm
4 Khu đặt giấy qua bước tạo sóng và bước in
5 Máy in 6 Máy dán 7 Kho vật tư
Theo tôi công ty nên sắp xếp theo sơ đồ mới ở trên, khu (1) Máy tạo song cần
cách xa khu (2) khu giấy thành phẩm do máy tạo sóng xung quanh nhiệt độ rất cao làm giấy dễ bị hỏa hoạn ảnh hưởng tới công ty nên cần để giữa khu đặt giấy ( 2 ) và Máy tạo sóng (1) một khoảng cách như hình vẽ trên. Máy in ( 5 ) và Máy dán ( 6) và kho vật 3 Cửa ra vào
tư ( 7 ) cần có một khoảng không gian ở giữa bằng cách dịch chuyển máy in xuống sâu hơn và kho vật tư tiến gần hơn vào cửa vào giúp cho các công nhân di chuyển giữa máy in và máy dán dễ dàng hơn, kho vật tư ( 7) ngay sát cửa sẽ giúp công tác vận chuyển vật tư từ bên ngoài vào công ty dễ dàng hơn và cũng giúp cho nhưng công nhân làm việc ở bộ phận dán có khoảng trống hơn tạo sự thoải mái cho công nhân trong qúa trình làm việc. Ngoài ra theo tôi khu đặt giấy qua bước tạo sóng và bước in cần phải ngăn ra hai khu vực riêng biệt nhau, do công nhân thường xuyên để lẫn giữa sản phẩm vừa tạo sóng và sản phẩm mới đi in sát nhau tại khu vực (4) gây ra tình trạng mực của sản phâm mới in lại vẩy sang bên sản phâm chưa in làm cho bao bì rất xấu anh hưởng lớn tới chất lượng sản phẩm của công ty.
Ngoài thay đổi vị trí trong không gian làm việc của công ty cần có sự chỉnh sửa và thay đổi vị trí của các kho bãi bên ngoài công ty tránh gây ảnh hưởng cho phòng quản lý điều hành của công ty và cũng giúp cho công nhân thoải mái hơn trong công việc, đặc